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1、EXCEL表格及图表制作,课件目录,一、EXCEL基本处理二、EXCEL凼数应用三、EXCEL图表制作,EXCEL基本处理,一、简单的快捷操作,二、数据的格式设置,三、数据的输入技巧,五、数据的分类汇总,六、数据透视表,四、数据的排序和筛选,1、行列的简单操作,1）、行列的选择、复制、删除等2）、行列的添加和删除,Ctrl+S 保存Ctrl+X 剪切Ctrl+C 复制Ctrl+V 粘贴Ctrl+F 查找Ctrl+H 替换,常用的简单快捷键,一、简单的快捷操作,2、选择性粘贴（编辑-选择性贴粘或单击鼠标右键）,1)、数值（数据完整）2)、转置（横、竖转换）3)、粘贴链接（跟随原表格-自动更新）,
2、3、如何输入日期和时间？,1）、快捷方式：ctrl；输入当前系统的日期,2）、快捷方式：ctrlshift；输入当前系统的时间,可以通过excel的“格式”“单元格格式”来设置日期和时间的显示方式。,插曲：显示出20091201至20091231的日期，要求扣除休息日（周六、周天）,“编辑”“填充”“序列”,4、利用自动更新提高数据输入的效率。,例如：用“保险”来替代“太平洋寿险泉州支公司”,方法：“工具”“自动更正项”,二、数据的单元格设置,文本的输入-如何输入以0开头的数字？,一般来说，数字表示的是数值。系统默认的。当需要用到数字来表示诸如学号、标号、电话号码内容时，应当把数字当做文本来处
3、理。,设置方法：Ctrl+1或右键 单元格格式,单元格美化,单元格对齐方式的设置：合并单元格、自动换行；文字的大小，颜色、字体的设置；表格边框的颜色和线条类型的设置；单元格底纹的设置；,也可以自动套用格式。,3、打印-页面设置,多页打印时，可以统一对“顶端标题行”和“左端标题列”进行设置。,三、数据输入的技巧,1、窗口的冻结,可以保证数据的行列一直处于可见状态，便于资料的录入和查看。,可以在选中需要冻结的单元格的下方和右方的单元格。“窗口”“冻结窗口”,2、工具表的隐藏/取消隐藏,可以保证对原数据进行有效的查看，并且便于资料（公式）保存的完整。,可以在选中需要隐藏的表格。格式工作表-隐藏,3、
4、表格的链接,可以对EXCEL报表进行目录汇总后，对相应的子表格通过“链接”后，能够更有效的使用、查看清表格的功能。,4、单元格内容的合并,公式：A2&B2,方法二：“=CONCATENATE（A2,B2,C2）”。,5、单元格内容的分列,四、数据的排序和筛选,1、排序：利用排序按钮,Excel中数据排序的顺序有如下规律：降序：错误值，逻辑值，字母，数字，空格升序：数字，字母，逻辑值，错误值，空格,数字排序；,字符排序,自定义序列排序，可以通过“选项”进行“方向”或“方法”排序,2、在数据表中筛选出需要的数据,操作：选中单元格”数据“”筛选“”自动筛选“,自定义筛选：设置一定的筛选条件,取消筛选
5、,把菜单中的“数据“”筛选“”自动筛选“的选择去掉。,3、高级筛选,多条件筛选:比如以个人英雄榜为例子。要筛选出性别是专务职级，同时8000标保10000的记录。,关键在于筛选条件区域的设置。,其中应该注意的是：在同一个行中设置筛选条件，表示“与”，而不同的行中设置筛选条件表示的是“或。”,选择筛选的行或列，可进行不重复的筛选,五、数据的分类与汇总,分类汇总的前提：对数据按照分类的关键字进行排序。,例如：职工工资表，对各个部门员工的基本工资和合成工资进行汇总。,分类汇总的删除,分类汇总的嵌套：对不同字段进行分类。比如：将上面对部门的汇总的基础上，对性别进行二次汇总。,2、合并计算,提高登记效率
6、,注意事项：1.每张工作表都只包含两列，是合并的数据标志，不可缺少。2.姓名要统一格式，特别对两个字的姓名，姓名中间要么都不用空格对齐，要么都用空格对齐，否则格式不同会生成单独的行，影响合并的结果。3.“汇总”工作表将用来存放数据，是一个空白表。,数据-合并计算,操作：1、新建一个“汇总”工作表，单击合并计算数据目标区域左上角的单元格A1。2、在主菜单选择“数据”，单击“合并计算”命令，打开“合并计算对话框”。,3.在“合并计算”对话框的“函数”下拉列表框中，单击用来对数据进行合并计算的汇总函数“求和”,4.单击“引用位置”，选择的源数据添加到“所有引用位置”列表框中，重复操作相关源数据添加。
7、,5.在进行好这些设置后，按确定按钮返回到“汇总”工作表。,关键步骤：,六、数据透视表,要求同时对：营销区、业务部、业务室的各个标保进行求和汇总。,1、查看数据透视表中具体数据的来源,方法：双击经过处理的数据的单元格，excel将在一个新的工作表中显示出这些数据的详细的来源。,2、查看自己希望查看的数据,3、数据透视表的修改,数据透视表的工具栏,可以通过字段列表对数据透视表中的字段进行添加和删除。,对字段的删除可以通过“数据透视表向导”来完成。,4、修改数据的汇总方式和数字的显示方式,选中汇总项，右键“字段设置”,5、数据透视表的更新,数据透视表并不会因为数据源的改变而发生改变。因此应手动进行
8、更新操作。,Excel的函数和图表,Excel函数的类型,1、当前年月的添加,涉及的函数：now()用来返回计算机内部时钟的当前日期和时间；括号里没有参数；,year()用来返回年份；括号内的参数为一个日期值。一般要和date（）等函数合用。例如=YEAR(DATE(2006,12,1),如果只要返回当前的日期：today（）,month()用来返回月份,用法和year()一样。,一、日期/时间函数,2、计算日期间的天数,因为在excel中，单元格中的日期时以数值的形式存储，所以日期可以直接进行加、减的计算。,2009-12-72010-4-14应该输入公式：=2010-4-14-2009-1
9、2-7+1=132天,注意：日期计算完以后显示的并不是常规的值，可以通过对单元格格式的修改来达到显示的目的。,Date（year,month,day）,=DATE(2006,12,1),当参数中的月份和日期超过我们一年或者一月的最大天数时，系统会自动往前加。,例如：date（2009，15，45）系统返回显示：2010-4-14,二、统计函数排名=RANK(，),例如：=RANK(C2,C:C,0)，返回值表示C2在区域中的排名,0或者缺省表示按照降序排列的列表中的位置；非0表示按照升序排序的位置。,三、查询或引用凼数VLOOKUP用于在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组
10、当前行中指定列处的数值。=VLOOKUP（A2,表格$A:$B,2,FALSE),例如：查找该业务员所在的营销区或所需要的数值（另一表格）,FALSE为大致匹配，TURE或忽略为精确匹配。,重点：1、寻找两个表格中的共同点，再来查找所需要的数值2、计算满足条件的两列区域间的序列数,四、数学函数的应用,销售表,进货表,库存表,SUMIF函数条件求和,如果要统计库存中各个产品的库存数量，应该输入：=SUMIF(进货!B2:B7,TCL,进货!C2:C7),含义：如果进货工作表中的B2:B2单元格中包含TCL，将对应的C2：c7中的数相加。,五、逻辑函数的应用：对各种条件进行判断,（一）AND函数,
11、1、AND函数当AND的参数全部满足某一条件时，返回结果为TRUE，否则为FALSE。,例：判别-基本工资大于2000为真，则返回结果为TRUE。,逻辑函数的介绍：IF，AND,OT,NOT,TRUE,FALSE,2、OR函数指在其参数组中，任何一个参数逻辑值为 TRUE，即返回 TRUE。与AND函数的区别在于，AND函数要求所有函数逻辑值均为真，结果方为真。而OR函数仅需其中任何一个为真即可为真。,3、IF凼数（条件函数）用于执行真假值判断后，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果,IF（条件,true，false）,例：合计工资大于3000为高，其余为中。,注意：if函数的嵌套最多可以有7层
12、；使用IF时应注意括号的匹配。,例：合计工资大于4000为高，大于3000为中，其余为低,Len（）用来返回字符串的长度，空格作为一个字符。,Left（b2，2）：用来返回B2从左开始的2个字符串；,right（b2，1）：用来返回B2从右开始的1个字符串；,Leftb（B2，1）：用来返回B2从左开始的1个字节数,rightb（b2，1）：用来返回B2从右开始的1个字节；,Mid（b2，3，4）用于从制定位置开始，返回制定的字符长度。,六、文本函数,B2是指要计算字符的所在位置,判断出生年月,公式：1、18位数=MID(A2,7,8)2、15位数=MID(A3,7,6)3、条件凼数判断=IF
13、(LEN(A1)=18,MID(A1,7,8),IF(LEN(A1)=15,MID(A1,7,6),出生年月日一般是从身份证的第6位开始，取68位。,Excel的图表制作,一、4步骤图表创建,步骤1、选择图表类型,在图表类型的选择过程中，应该主意，根据不同的需求，选择适合的图表表现方式。,常见的图表类型及其应用,步骤2、图表源数据,默认状态下excel会自动选择所有的数据，如果在图表创建时并不需要所有的数据都采用，可以通过这个调节杆手动来选取。,在“图表源数据”选择的“系列”对话框，我们可以添加或者删除我们要显示的数据系列。,步骤3、图表选项,可以输入标题以及X轴/Y轴的名称,步骤4、图表位置,1、对图表各个部分的认识,二、图表修饰的几个关键,2、图表坐标轴格式的设置,在图表中，双击标题、数值轴、分类轴、图例等等，都可以打开相应的格式设置对话框，进行各种设置。,在图表区右键就可以弹出相应的快捷菜单。,如何更有效的添加数据源？,方法一：选择要添加的数据，CTRLC，然后到图表上CTRLV就可以了。,方法二：选择要添加的数据，直接拖动到图表区，释放鼠标就可以了。,方法三：点击图表，将在excel上数据源出现选择框，拖动数据源的小滑块就可以重新选择数据源了。,谢谢,
