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1、第八章 机关管理,机关管理概述机关管理的主要内容机关管理现代化电子政务与办公自动化,第一节 机关管理概述,机关管理的涵义及特点机关管理的任务,机关管理涵义,广义的行政机关是指一级政府机关的总称，即国家政权组织中执行国家意志，从事国家政务、机关内部事务和社会公共事务管理的政府机关及其工作部门。狭义的行政机关是特指一级政府机关的办公厅（室），它是在政府首脑直接领导下为处理综合性事务，辅助进行全面管理工作而设立的。我们这一章讨论的机关管理，是基于狭义的机关。,在我国，承担机关管理机构是：国务院和地方政府所设的办公厅（室）以及机关事务管理机构。国务院办公厅在国务院秘书长领导下工作，其地位略高于部级；国
2、务院所属各部、委和直属机构以及省、直辖市、自治区人民政府办公厅，其行政地位略高于局级；地级市、自治州人民政府、地区行政公署以及县级人民政府均设办公室；更小的行政基层组织一般只设一个专职人员负责秘书工作，协助领导处理日常事务,机关管理特点,服务性广泛性综合性具体性,机关管理的任务,协助领导者制定和执行政策，当好领导者的助手。参与政务 处理各种例行的日常事务，随时接受并完成种种临时性、突发性任务。处理事务 为行政机关的各项职能活动提供最佳的工作和生活条件提供服务 应有效地提高机关管理效能，创造廉价政府、廉洁政府,办公厅（室）参与政务的方式主要包括：协助领导掌握本单位和下属各单位的工作情况，收集和综
3、合处理各种信息资料，为领导决策当参谋助手；协助领导掌握和研究本部门方针政策的贯彻执行，以统揽全局，把握工作方向；协助领导进行工作指挥，承上启下，协调左右，查办督办领导决策的贯彻执行。办公厅（室）的工作人员，在参与政务活动中，首先要摆正自己与领导的关系和位置。在政务活动中，办公厅（室）的工作人员是参谋助手，而不是主持人或决策人；是配角，而不是主角；是参与地位，而不是决策地位；不能越职越权，更不能代替领导擅自做主。办公厅（室）参与政务，主要是指在领导决策之前为领导收集信息，提供“素材”；决策之中为领导出谋献策；决策之后查办督办，反馈协调，总结经验。为此，办公厅（室）在参与政务活动中要争取主动，探索
4、规律，总结经验，超前服务。参政而不专政、弄政、乱政、滥政。,处理事务包括公文的拟办、收发和传递，档案的管理，会议的筹备与管理，以及来客接待，信访工作，保密工作，生活服务，环境保护和领导交办的其他事务性的工作。提供服务主要是创造良好的工作、生活条件工作条件包括工作环境条件和工作关系条件。生活条件主要指机关工作人员的衣食住行。创造廉价政府、廉洁政府，需要一是健全机关制度，包括人事管理、工作程序管理、财务管理、政府采购等方面的制度，尤其是政府采购制度；二是加强机关作风建设。,机关管理的主要内容：会议管理,组织会议是行政机关管理的一项重要内容。通过会议，可以：传达上级指示和有关会议的精神，布置任务；讨
5、论和研究各种问题，并做出相应的决定或决议；汇报工作情况，总结交流经验；统一思想认识，协调各方面的关系和工作等等。,会议的类型,按会议的规模分：大型会议、中型会议、小型会议。按与会人员所代表的地域分：国际性会议、全国性会议、全省性会议；按召开时间的确定性分：常设性会议和临时性会议。政府常见的会议类型有：全体会议、常务会议、办公会议、专题会议等。一般有相应的会议制度规范。比如杭州市人民政府会议制度,市政府全体会议,市政府全体会议一般每半年召开一次。(一)主要议题1、传达和研究贯彻党中央、国务院、省委、省政府及市委的重大方针政策、指示、决定;2、决定和部署市政府的重要工作;3、通报有关全市工作的重要
6、情况;4、讨论需要由市政府全体会议决定的其他重要事项。(二)参加人员市政府全体会议由市政府组成人员及各区政府主要负责人参加。会议由市长或受委托主持工作的副市长召集和主持。副秘书长,办公厅主任、副主任,市直属有关单位及中央、省驻杭有关机构的主要负责人列席会议。视情邀请市政府顾问、市委有关部门、市人大常委会、各县(市)政府、市政协、市法院、市检察院、杭州军分区、武警杭州市支队、人行杭州中心支行,市总工会、团市委、市妇联、市工商联、市各民主党派和有关新闻单位的负责人参加。(三)工作程序1、市政府政研室负责根据市政府常务会议或市长确定的议题,拟订会议安排计划,包括议题、时间、内容和参加人员等,报市政府
7、秘书长审定。2、市委、市政府值班室负责落实会议通知,并将参加会议人员的落实情况反馈给办公厅秘书二处;办公厅秘书二处负责安排会场、会议签到、材料分发等工作;办公厅保卫处负责会议的保卫工作,联系落实维持会场外交通秩序等工作。3、市政府政研室负责会议材料准备、录音等工作。会议需作新闻报道的,由市政府政研室负责通知落实。会议材料会后移交办公厅秘书二处归档。,市政府常务会议,市政府常务会议一般每半月召开一次,如有需要可临时召开。(一)主要议题1、传达和研究贯彻党中央、国务院、省委、省政府及市委的重大方针政策、指示、决定;2、传达和贯彻市人大及其常委会的决议;3、分析形势,讨论决定全市性重大问题;4、交流
8、市长、副市长分工范围内的重要工作进展情况;5、讨论报请省政府审批的重要事项;6、讨论报请市委决定的重要事项;7、讨论通过提请市人大常委会审议的重要事项;8、讨论决定市政府的规章、重要文电以及各区、县(市)政府,市政府各部门、各直属单位请示的重要事项;9、研究市政府日常工作中的其他重要事项。(二)参加人员市政府常务会议由市长、副市长、秘书长参加。会议由市长或受委托主持工作的副市长召集和主持。副秘书长,办公厅主任、副主任及市政府有关部门和单位的主要负责人根据议题需要列席。视情邀请市人大常委会、市政协、杭州军分区以及其他机关和单位的负责人参加。,市政府常务会议,(三)工作程序1、市政府政研室负责向市
9、政府领导征求对会议议题安排的意见。2、需要市政府决策的重大事项,由市政府和市政府办公厅有关领导或有关部门、下级政府提出,经市长同意后,由分管副市长负责做好有关的协调工作。上报市政府的预选方案,由市政府分管副秘书长负责把关,报分管副市长审阅后送市政府政研室。市政府政研室根据收集的议题,负责拟订会议安排计划,包括议题、时间、地点和参加人员等,报市政府主要领导审定。3、市委、市政府值班室负责会议通知,并在会前将落实情况反馈给市政府秘书长和市政府政研室。各部门应严格按通知要求安排参加会议人员,未经市政府秘书长同意,不得增加与会人员。4、参加会议的有关部门要按照会议通知要求,认真准备提交会议讨论研究的材
10、料,并将会议材料于会前3天一式40份送市政府政研室。5、凡提交会议讨论研究的事项,内容涉及其他部门和地区的,应在会前进行充分协商。经协商意见仍不一致的,有关部门应将分歧意见如实报告。需市政府秘书长、副秘书长或办公厅主任、副主任协调的问题,有关部门应及时书面报市政府办公厅。根据需要,由分管秘书长或主任主持召开协调会。对应事先协调而未协调的事项,原则上不安排讨论研究。6、市政府政研室负责会议签到、材料分发等工作,并将人员到会等情况及时报告会议主持人。7、有关部门向会议汇报问题,应简明扼要。汇报人发言一般不超过15分钟,经会议主持人同意可适当延长。其他补充发言一般不超过10分钟。8、会议记录由市政府
11、政研室负责,记录力求完整、准确,字迹清楚,主要观点和内容不错记漏记。9、会议纪要由市政府政研室负责编发。会议纪要应完整、准确地反映会议议定的内容。会议纪要初稿一般应在会后3天内完成,经办公厅分管副主任、主任审阅后送秘书长审签。重要的专题会议纪要送市长或常务副市长签批。10、市政府政研室负责汇总、登记会议议题等材料,并将会议相关材料于每年年初归并移交办公厅秘书二处归档。会议原始记录为机密材料,原则上不对外借阅。确需查阅会议记录的,应报经市政府秘书长或办公厅主任批准。11、除审议政府规章或提请市人大常委会审议的地方性法规的会议外,一般不作新闻报道。如需报道,应报市政府秘书长或办公厅主任批准,由市政
12、府政研室负责通知落实。,市长办公会议,市长办公会议根据需要不定期召开。(一)会议议题1、传达和研究贯彻国务院或国务院有关部门召开的全国性会议和省政府或省政府有关部门召开的全省性工作会议精神;2、研究确定市政府日常工作中事关全局、需要统筹安排的事项;3、研究市政府召开的全市性重要会议的准备事项;4、研究提交市政府全体会议、常务会议讨论的事项;5、研究向省政府领导或省政府有关部门负责人汇报的有关事项;6、听取市政府领导重要出访或考察的情况汇报;7、研究处理市政府日常工作中的其他重要事项。(二)参加人员市长办公会议由市长、常务副市长及相关副市长,秘书长、相关副秘书长,办公厅主任、相关副主任及市政府相
13、关部门的负责人参加。会议由市长或受委托主持工作的副市长召集和主持。(三)工作程序市长办公会议工作程序按市政府常务会议工作程序执行。,市政府专题会议,市政府专题会议由市长、副市长视情召开。(一)会议议题1、研究处理属于市长、副市长分管职责范围、需要统筹协调的业务事项;2、研究处理属于市政府既定工作安排、需要组织实施的业务事项;3、研究处理全市性重要活动的协调实施事项;4、研究处理具体问题的协调实施事项;5、研究突发性事件的处理意见;6、研究处理上级领导或市委、市政府主要领导对涉及面较广的具体问题所作批示的贯彻落实意见;7、研究处理市政府日常工作中的其他具体业务事项。(二)参加人员市政府专题会议由
14、市长、副市长、秘书长或受委托的副秘书长,办公厅主任、副主任召集和主持,根据会议内容,分别召集有关部门负责人参加。(三)工作程序1、根据市长、副市长确定的议题,由办公厅相关处室负责拟订会议安排计划,包括议题、时间、内容和参加人员等,报分管秘书长或办公厅主任、相关副主任审定。2、会场安排、会议通知、人员落实情况、记录等会务工作,由办公厅相关处室负责落实。3、会议纪要的起草、整理由办公厅相关处室负责,由分管秘书长或主任审核后送分管副市长签批,重要的专题会议纪要送市长或常务副市长签批。会议的有关材料随会议纪要一并归档。,如何精心组织会议,做好会前筹备。主要工作有：制定好会议预案(主要内容有会名、会期、
15、会场、出席范围、会议票证、会场布置、会议议程等)。准备好会议文件，并在会前印发给与会人员；准备好会议通知，包括会名、会期、开会时间、地点、出席对象、入场凭证、筹办单位等要素。做好会议服务工作，主要是安排食宿、交通、医疗等。做好会间安排。会议开始后，主要工作有核对与会代表，坚持会议签到制度，做好会议记录，搞好会议服务工作和保卫工作，有必要时编发会议简报；做好会后整理。会议结束后，有关人员应尽快将会议决议、会议纪要等材料整理归档，对整个会议进行总结。,假定你的一位好朋友将于近期举办婚礼，请你负责筹备这次婚礼，请谈谈你的计划,婚礼筹备计划,1.1.决定婚礼日期、地点、仪式及婚宴方式1.2.确定婚礼预
16、算1.3.草拟客人名单1.4.召集好朋友讨论婚礼计划1.5.确定伴郎、伴娘1.6.确定主婚人、证婚人,婚礼前准备,与婚礼的所有项目干系人沟通 结婚物品采购 新郎新娘形象准备 拍婚纱照 布置新房 确定婚礼主持人,婚宴预约 婚礼化妆预约 婚庆车辆预约 婚庆摄像预约 其他,婚礼前一天准备,与婚礼的所有项目干系人沟通 确认婚礼当天要发言人的准备情况 最后确认婚礼当天所有物品准备情况 新郎新娘特别准备 准备闹钟,婚礼当天流程,化妆 婚车接新娘迎新娘酒店准备,酒店迎宾婚礼仪式晚餐其他节目自由发挥摄像摄影,婚礼项目结束,机关文书和档案管理：文书管理,文书管理是指行政机关按照国家有关规定，运用科学方法，对公文
17、从形成、传递到立卷、归档的全过程的管理活动。与其他书面文字材料相比，文书具有显著的特点：文书的制定与发布实施是由法定的组织或个人完成的。文书的制定必须是机关或组织领导人依照法定程序在其职权范围内进行。文书具有稳定的规范性。任何行政机关在一定的时期内，其文书的种类是稳定不变的，其行文规则、文书格式以及公文的办理程序都是确定的。文书具有权威性。文书一经公布就成为行政工作的基本依据，必须依法执行，不得更改。文书是有形的。即使是在最完善的办公自动化系统中，文书也必须以书面形式出现。,科学的文书管理,规范公文类别统一文体格式规范行文规则规范地执行公文处理程序严格控制公文的数量，提高公文管理质量 目前，我
18、国公文管理的依据为国家行政机关公文处理办法（2000）,公文类别,我国行政机关的公文种类主要有：命令（令）决定 公告 通告 通知 通报,议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要,文体格式,公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。,行文规则,第十三条 行文应当确有必要，注重效用。第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。第十五条 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复
19、问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。第十六条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。第十七条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。第十八条 属于主管部门职务范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。第十九条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向
20、下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。第二十条 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。第二十一条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。第二十二条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。第二十三条 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。,公文处理程序,包括发文处理程序和收文处理程序发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审
21、核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。,档案管理,档案管理工作的主要内容包括档案的接收、管理和提供利用、移交等内容。由机关档案工作条例规范。,机关财务管理,行政机关在行政经费的领拨、分配和使用过程中发生的各种经济关系，称为机关财务或行政财务。机关财务管理就是国家行政机关为实现其对机关活动的科学管理，对行政经费的领拨、运用等实施有效的管理、监督。按照机关财务管理制度执行。,机关总务后勤管理,机关后勤总务管理就是行政机关对机关环境、物材、人才生活事务、接待事务等方面进行科学、合理、有效的管理，为行政机关工作人员创
22、造良好的工作环境和生活环境。,机关总务后勤管理一览表,机关信息管理,机关信息管理工作包括信息的收集信息的选择信息的分析与加工信息的存储信息的传递信息的反馈,机关管理现代化,机关管理现代化是以科学管理为基础，运用现代科学技术的先进理论、方法和技术来研究和处理机关行政工作，从而提高机关管理的效率,机关管理现代化内容,机关管理观念的现代化：效率观念、整体观念、技术领先观念、竞争观念。机关管理人员素质的现代化：人员素质通常包括人员的知识、能力、技能、个性品质。机关管理制度的科学化：作息时间、考勤制度、文秘工作制度、会议制度、财务制度、物资供应制度、住房分配管理制度、车辆管理制度等等。管理方法与手段的科
23、学化、现代化,第四节 电子政务与办公自动化,电子政务是政府政务工作和现代信息技术充分结合的产物，电子政务技术可以视为电子政务活动中所运用的技术的总称,电子政务活动由三部分组成：政府内部的电子化和网络化办公；政府部门之间通过网络而进行的信息共享、实时通信和协同工作；政府部门通过网络进行的双向信息交流。从安全性、方便性和经济性的角度，这三个部分运行在不同的网络形式上。与公众直接对话和信息服务的政务部分应架构在internet网上，这是我们常说的政府门户。Internet是政府向企业、公众开展一站式服务的最优平台；政府部门内部的办公自动化应限于部门内部的专用网络（intranet）。内部专用网可以让
24、政府内部工作人员共享重要信息，简化工作流程，增强内部的协作能力，从而提高机关管理绩效。外用专用网路（extranet）涵盖了政府部门和其他所有协作单位的网络，可以称之为政府部门外部专用网络。它使政府各协作部门之间、行业机构之间可以进行业务沟通，使大范围的协同工作得以保证，使部门之间的关系更密切、行动更协调。,电子政务技术主要由：安全技术、标准化技术、数据组织技术、数据挖掘技术、信息交换技术、协同技术、办公自动化技术、决策支持技术和网络技术等构成。,办公自动化,办公自动化（office automation,简称OA）它是运用计算机技术、通信技术、系统工程学、行为科学等的先进科学技术，将有关的事
25、务活动交由办公设备来完成，并由这些设备与办公室工作人员构成人机信息处理系统。,案例：英国税收和海关部（HMRC）的电子录用系统,税收和海关部通过外部录用的公务员职位大多集中在联系中心、办事员、助理办事员等低等次职位，人才开发计划也吸引一些高层次人才，每年共录用约6000人。该部门的外部录用广告通常发布在当地或国家出版物、就业中心、在线就业中心及公务员录用通道网站。有兴趣的求职者可以登陆HMRC的网站查询关于职位的相关信息。不同的工作有不同的选用程序，通常包括：现实工作的预览，以便求职者评估自己是否适合这一职位；情景测试，根据求职者的行为反应打分；数理和口头表达能力测试；工作风格和个性问卷；由电
26、子录用系统模拟的电话访谈；工作技能测试，比如数据录入、文本和数字校对、理解力和准确性等。整个选用过程，求职者被按照其总体表现情况排序，求职者可以随时查看选用进展情况，并在恰当的时候预约访谈或评估。并且整个选用过程会被记录追踪，确保录用的公平性。此外，HMRC有专门的学习和就职政策团队负责处理在线公告，包括提供各种参考资料、合同、任前文件、审查和欢迎新加入者等信息。,电子录用项目的实施，提高了HMRC录用工作的效率并有效地节约了开支。具体体现为：（1）仅3个人的录用团队在3个月内录用230名候选人；（2）在两个星期的时间里，分别管理45,000份问卷、测试和筛选；（3）人均雇佣成本下降25%；（4）一项大型专家竞选项目节约费用超过100万英镑；（5）对外承包的录用显著减少；（6）保管和食宿费用显著减少；（7）HMRC为求职者提供的服务得到改善，顾主品牌得到加强。（8）整个录用过程中的审计、机会均等以及报告等工作的约束条款被更好地完成；（9）录用过程中的行政管理工作减少，录用团队有更多的时间从事有价值的任务。,公共部门电子录用参考技术,
