《电子公文处理》PPT课件.ppt

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1、电子化公文实践,重庆市政府办公厅电子政务技术中心胡力,介绍的主要内容,一、电子公文的内涵 二、公文工作体系环境巨变 三、电子公文推进的障碍 四、电子公文计算机程序构成 五、电子公文建设的策略 六、电子公文重点问题的处理 七、电子公文建设的组织与实施,一、电子公文的内涵,（一）电子公文与核心要素1、什么是电子公文？是文档表现的磁、光载体？是生成文件的工具决定的技能？2、一种更全面的说法 应用现代信息和通信技术，将公文工作通过计算机网络进行集成，超越时间和空间及部门之间的分隔限制，实现公文工作体系的优化重组。简单地说就是借助电子信息技术而进行的公文活动。3、重点是 电子公文是一种工作体系。,一、电

2、子公文的内涵,电子公文需要把握三点核心要素：1、对象数字化 公文涉及的“全部”、“所有”事务的对象数字化，公文构成形式、表现形式的全部数字化转换。不仅仅是公文自身，包括公文的外延内容，如公文登记本等辅助管理信息。电子公文是公文的数字化生存。2、过程网络化 公文载体的交换方式、公文处理工作关联的方式、工作责任传递的方式，全部要通过计算机网络实现，工作联系方式的全部网络化转换。3、工作整体性 在公文生存生命期的各个部分，内容加工各个阶段与环节都是不可分割存在的工作体系，每一个工作步骤的对象与成果，相互间都是可以继承和共享的。,一、电子公文的内涵,（二）电子公文从名变到实变素 近3-5来出现的提法，

3、经历从名词变化到实质改变的过程1、办公自动化 文字处理的工具，解决手工工作效率问题，一项技能。2、公文管理 对标题、目录或部分公文项的处理，以计算机“做”管理为主。3、信息共享 如全文查询，简单的公文传输等，分别作用在公文处理的各个层面上。以上可称之为前电子公文阶段,一、电子公文的内涵,（二）电子公文从名变到实变4、前电子公文的特点 辅助手工工作的工具，辅助管理工作的工具，局部孤立的应用，作用在公文处理工作外围，不对原有公文工作体系产生影响。5、前电子公文的效果 易变，不能生存，多次重复建设，成效有限。6、电子公文的实变 成为整个公文处理工作体系的重建，这是电子公文不同于传统办公自动化和公文管

4、理的根本所在，这也是电子公文实施的难度所在。,一、电子公文的内涵,（三）电子公文是办公室信息化生态体系 表现在以下四个方面：1、全要素内容 全过程，全对象，全信息化，工作体系。2、相互依存 各部分难以分割独立生存，业务上交互、数据上共享、控制上为一整体，互为关联，承上启下，互为支撑。3、基于过程 涵盖所有公文工作自然过程，根植于公文业务工作的各个方面，业务工作与公文工作溶为一体。4、综合体系 电子公文是包括了理念、业务、管理、技术、人员的综合体系。,二、公文工作体系环境的巨变,（一）传统公文处理工作方式主要特点1、个体工作方式 以个人，以经办人为中心，事无具细、亲力亲为，工作重复进行。2、封闭

5、自我管理 情况只有经办人自己清楚，工作成的暗箱，难以考核，经办人说了算，3、运行阶段独立 各个阶段内部工作可完全独立存在和运行，相互间可以没有多少关联，表现在阶段都自有登记本，自己一套工作规程，是传统公文处理程序各个阶段自成体系的原因。,二、公文工作体系环境的巨变,（一）传统公文处理工作方式主要特点4、公文资源独享 以公文夹为传递载体，资源公文夹独，信息难以共享。5、手传手的交接 当面确认交接，签字认账，有的环节不好当面确认，容易出问题。6、公文管理粗放 形式管理，不确定、易变、自由度大，靠人的自觉性来保障，制度上书、上墙，无约束力，公文处理与公文管理在技术层分离。,二、公文工作体系环境的巨变

6、,（二）电子公文工作方式主要特点1、协同工作方式 分工明确，工作边界清楚，以个人集中处理向以流程协同处理转变。2、开放的工作环境 网络打开管理暗箱（客观存在），记录工作痕迹。3、流程化关联处理 工作步连续、继承，减少重复，工作步相互制约。4、资源的全面共享 资源控制主体从个人变为了服务器第三方所有，资源交换不是物理给予，而是规则授权。,二、公文工作体系环境的巨变,（二）电子公文工作方式主要特点5、以物为主的控制 控制不可视，当事人离线间接，认物不知人，责任认定方式变化。6、管理植于过程 管理根植在计算机程序中，监管不受人的因素的影响，可定性、定量。7、具有全局性 成效与作用的区域成正比，局部应

7、用代价大，难生存，跨单位特征。,二、公文工作体系环境的巨变,（三）狭义电子公文与广义电子公文1、狭义电子公文 文秘工作范畴的公文，称为文秘公文。2、广义电子公文 行政审批或业务处理类公文，称为业务公文，广义电子公文包括文秘公文和业务公文。3、传统公文文秘与业务分离 文秘公文与业务公文的运行完全分开，单位内部的业务分割。4、电子公文是广义公文体系 公文资源是一个整体，文秘与业务存在政策照应或事件上的联系，形成广义公文体系，是发展需要，电子公文建设是一个机关的信息化基础平台。,三、电子公文推进的障碍,（一）行政主导与技术主导1、行政主导推进 专家确定线路，与原业务人员分离，建立新体系，培训不适应换

8、岗，先实现组织机构与业务流程的再造，再建立业务工作体系的科学做法。2、技术主导推进 这是没有办法的变通方式，主导权掌握在原来业务管理者的手中，小心地琢磨业务人员的行为，只能影响、引导、启发，同样有办法，技术演变业务、演变管理，有成效的推进已有不同程度流程再造。,三、电子公文推进的障碍,（二）文秘人员的障碍 是最大的障碍1、个体手工业者向产业工人转换 传统的公文处理个体手工业者，电子公文方式产业工人，一定程度的阶级身份的转换。2、知识技能的适应 文科知识体系为主，看重舞文弄墨，看轻工匠式的操作技能。3、文化习惯的差异 习惯于人文式思维，不适应工程规则式思维，以个人为主体不惯于配合的，乐于决定于密

9、室缺少开放的观念，不适应过程管理。,三、电子公文推进的障碍,（二）文秘人员的障碍4、角色转变的困难 增强了更多的责任，亮出了工作细节，变自主干活到受别人控制地干活，从办文的主人变为被管理对象，是一次利益调整。电子公文引起一些文秘人员的反对是可预见的。,三、电子公文推进的障碍,（二）领导支持的态度1、要面对重大变革 公文与办公室工作体系的重大变革，领导的态度影响全局。2、清醒的领导 按工作的缓急排不上，不愿引麻烦，一旦支持就会有力度。3、不清醒的领导 迎合潮流赶时髦，被动推着干这个事，摇摆不定，易变的因素多，风险大。,三、电子公文推进的障碍,（四）周边环境的阻力1、工作环境的差异 电子公文要跨机

10、关，机关间办公环境差异，单方面对跨机关的单位提工作要求，不同层级跨机关，不同系统跨机关。2、外面的阻力影响更大 外单位意见牵涉大的关系，领导的压力更大，阻力影响更大，有实际的教训。,三、电子公文推进的障碍,（五）电子公文推进要面临几大阶段1、反抗期 普遍性，不同程度存在，消极对抗，借题发挥，拖延时间，不了了之，为难领导，施加压力。2、适应期 解决心结问题，断掉了后路，适应不困难。3、推进期 主动参与，难于应付。,四、电子公文计算机程序构成,（一）程序形成的几种方式1、基于管理的程序 从搞公文内部管理开始，没有强制性的辅助应用，脱离基础业务工作。2、基于共享的程序 从方便查阅文件开始 具有一定的

11、实际作用，脱离业务过程难以解决好信息源的问题。3、基于交换的程序 从跨机关的公文交换开始，利用了信息化的长处，开始进入业务过程的门坎。,四、电子公文计算机程序构成,（一）程序形成的几种方式4、基于过程的程序 从环节控制，过程管理入手，实现对原有工作体系的替代，不仅去掉纸质公文，也去掉各种管理的登记本。5、基于过程的程序是逐步形成的 以公文交换过程为例：1）实现交换，电子邮件加Word，2）载体的格式控制，解决格式不一致问题，3）交换过程的控制，解决确定性问题，4）增加责任认定，确定授权责任，5）综合集成，完全替代公文交换业务过程。,四、电子公文计算机程序构成,（二）程序构成方式1、点对点方式

12、初期：点对点的零星的联系，工作面各自独立，各个部分的程序分离。2、星型方式 目前：以一点为中心，关联所有工作面，建立整体的程序体系，形成整体的电子公文体系，中心点单位星型向外扩展业务，办公厅（室）电子公文系统的典型。3、星型方式存在的问题 以中心点封闭，单向需求为主，难以解决半成品双向的复杂业务协同，不能解决中心点以外单位间的业务互动。,四、电子公文计算机程序构成,（二）程序构成方式4、紧密联系方式区域解决方案 所有单位点用一套程序，理想化的好模式，空降系统，不能兼容条与块差异的特殊性，难以分别满足各个应用的个性需求，不能分别实现各单位文秘工作平台与业务平台整合，既解决广义电子公文的问题。从计

13、算机程序关联角度，N个单位用同一套程序形成整体，每对单位间的关联，将形成几何级数的网状关联对的复杂关系，增加了协同控制难度的不可确定性。,四、电子公文计算机程序构成,（二）程序构成方式5、松散耦合方式区域解决方案 机关对内控制与对外交往方式有质的差异，跨机关关联用不上紧密耦合，以交换为主的关联是松散耦合的关系。6、星型方式加交换中心的松散耦合体系 星型方式的中心点增加一个公文交换中心，所有机关，包括中心点，对交换中心都同级，形成公用电子公文交换中心，专解决交换问题，各机关内部电子公文处理保持相对的独立性，这是一种能兼顾各方情况的方案。,四、电子公文计算机程序构成,（二）程序构成方式7、集群方式

14、的公文处理体系 也是大集中，所有机关的电子公文共用一套程序，运行在一套服务器上，各机关公文处理系统的流程和运行自行独立，互不干扰，从根本上解决了电子公文各自运行平台支撑的负担问题。8、程序构成方式的选择 省级或地市级适合于用公文交换中心的区域化电子公文方式。区县级适合用集群方式的区域化电子公文系统。,四、电子公文计算机程序构成,（三）电子公文技术支撑要求1、可靠性要求 业务工作对技术支撑的高度信赖性，提供7*24连续运行支撑，敏感性可约降低，制度化日常数据保护，保证关键设备不低于2小时等待的系统切换。2、适当性要求 不过多追求设备档次与性能，以够用为原则，不过多考虑升级特性，设备性能一次用尽。

15、,四、电子公文计算机程序构成,（三）电子公文技术支撑要求3、可变性要求 电子公文软件的长期修改变化不可避免，电子公文软件要具有开放性和可调整性，谨慎引进电子公文软件，重点看解决业务问题能力、后续服务能力，形成长期合作关系。4、技术保障管理 不能忽视电子公文运行保障管理，出了问题才到处找原因，被动应付贫于奔命，技术保障信息化与业务信息化的同步，可以形成全面掌控业务运行细节的监控系统。,五、电子公文建设的策略,（一）破除技术迷信1、技术不是万能的 警惕先进、一流、全部搞定，避免一步到位，技术不是工作的制约点。2、业务才是主体 最难的问题不是技术，是业务问题，业务是“因”，是因业务才用技术，主要的精

16、力在业务的实质上，用适合于自己情况的技术。,五、电子公文建设的策略,（一）破除技术迷信3、适度的技术手段 警惕过度启用安全技术手段，非敏感业务的安全手段投资远超过主要业务，专网与公网环境有质的区别，注重选用实用低成本的控制技术。4、管理手段与技术手段相结合 管理始终是第一位的，可以没有技术，不能没有管理，通报出的问题还没有看到因技术强度不够，管理与技术结合发挥更大的作用。,五、电子公文建设的策略,（二）坚持整体思路1、传统习惯制约整体性 传统公文处理有分割电子公文整体性外在诱因，信息化反而复杂、增加工作量的原因，避免电子公文不同部分各用不同程序，整体思路的档案管理提高效率的例子。2、整体性的基

17、本控制点 不需要做到100%控制，主要控制关键环节，1）把握两个流，一是信息流，强调资源的继承性，二是业务流，强调过程的延续性。2）统一基础数据库，主要是多个系统共有特征的数据，3）统一或开放程序的接口，所有部分程序的接口都是自己掌握或是能向第三方开放的。,五、电子公文建设的策略,（二）坚持整体思路3、始终坚持整体思路 从一开始就坚持整体思路，任何新建系统，要用尽已有系统的资源，任何新建系统，要保持与已有系统关联，没有整体性的系统越早重搞越主动，在这方面有太多的教训。4、整体性不单是技术问题 整体性从本质上说是业务问题，业务问题应以业务为主的方式来解决，避免依靠技术解决所有问题的技术陷阱，整合

18、技术不能形成有密切联系关系的整体系统。,五、电子公文建设的策略,（二）坚持整体思路5、规范开发源头 避免内部部门以任何理由自搞开发，部门只能提需求，所有系统建设一个口子组织，万不得以，避免引入多个公司，各搞一部分。6、控制增加的系统 最大限度保证增加系统是可开放或可集成的，如要新选公文传输程序或系统时。,五、电子公文建设的策略,（三）选好工作突破点1、重点突破 不搞全面开花，从重点突破开始，选见效快的点，公文工作有重大影响的环节，不开始啃硬骨头。2、从点到面 要尽可能减少涉及面，减少复杂性和关联关系，减少阻力易于控制。3、扬长避短 扬信息化手段的长，避传统公文处理业务的短，先解决能事，再解决好

19、的事，先搞雪中送炭，后搞锦上添花。,五、电子公文建设的策略,（三）选好工作突破点4、优先选择 1）公文传输，有很强的业务替代优势，涉及面较大，控制难度大。2）公文共享，涉及面窄，易于实施，业务替代优势不大。3）公文流转，涉及面大，实施难度大，业务替代优势不明显。5、快速推进 信息化系统建设三个月法则，缩短折腾期，不体现优势难以服从。6、站稳脚跟 为急成不能一开始就体外运行，避免技术与业务分离，实现制度性生存。,五、电子公文建设的策略,（四）必须要变通1、基础环境改变 公文工作体系根本变化，经验来源于环境、受制于环境，重建公文处理工作的工作体系。2、不宜机械模拟传统 存在全盘模拟趋向，老的档案管

20、理搞法，继承提取业务要素，不囿于表现形式，抓住控制的要点。3、难以全盘电子化 文化特征难以全部电子化表现，特定的电子公文环境难以很大范围扩展，难以解决电子公文重新转变纸质公文的问题。4、把握电子化的度 以整体工作平台切换到信息化工作环境为原则，充分利用信息化的优势，解决主要问题，其他顺其自然。,五、电子公文建设的策略,（五）双轨制与单轨制的转换1、电子公文实施成败的关键控制环节 不可避免，关系成败。2、双轨制的危险 两种工作体系并存是特定手段，一主一辅不可兼顾，长期双轨制变成淘汰制，淘汰的一般是自己不习惯的。3、尽可能缩短双轨制时间 双轨制不产生电子公文运行依赖性，双轨制不能完善电子公文运行的

21、条件，电子公文的问题只有完全电子公文环境下出现，双轨制时间长只能有害无益。,五、电子公文建设的策略,（五）双轨制与单轨制的转换4、切换面临的震动 动荡不可避免。1）程序的问题，只有到一定的状态和强度才能显现。2）技能掌握的问题，人员差异性只在大范围应用时表现出来。3）习惯的问题，总存在习惯改变的过程。5、周全准备，项住压力 程序不能太脱离业务工作实施，不要轻易出手，打有把握之仗，有充分的解决问题技术保障准备，预先与领导沟通。,六、电子公文重点问题的处理,（一）电子文档与版式文件1、公文交换是责任交换 公文交换内容交换，公文交换责任交换，文档规范是责任的体现，交换文档规范一致性是电子公文交换严肃

22、性的起码要求。2、注重电子文件格式易变性 1）纸质文件格式特点 显式格式，一次集中印制，格式固定不可变。2）电子文件格式特点 隐式格式，多次分散印制，格式受机器环境的影响。,六、电子公文重点问题的处理,（一）电子文档与版式文件3、统一字库 字库是引起格式变化的原因之一，文档交换不交换字模，字模情况由接收微机决定，公文4种标准字库的问题没有解决，电子公文交换在不同的地方有字符差异隐患，字库影响文件准确的一致性，字库影响到文件格式，标宋，统一字库是唯一的解决办法，买断字库的使用权。,六、电子公文重点问题的处理,（一）电子文档与版式文件4、文件格式的问题 1）格式的不可确定性 字处理软件环境决定文件

23、格式，同一文档在不同软件中格式有差异，同一文档在同一软件不同版本有格式的偏差，2）统一所有的字处理软件 字处理软件基础工具个性化应用，字处理软件具有的更新升级很频繁的特点，大范围统一不可行。3）分割与字处理软件的联系。将处理好的文档转换为专用版式文件，文件格式的表现不再受字处理软件影响，控制往专门文件程序格式文件格式，大多采用这种方式。,六、电子公文重点问题的处理,（一）电子文档与版式文件5、版式文件 1）特点 专用性，格式固定，字符内容不可修改，2）S2文件 印刷业普遍使用，附加排版信息量大不便于网上传输，技术专用使用不方便，试用效果不好，3）PDF文件 网络上使用多国外产品，当时与公文格式

24、表示习惯有差异，格式核心技术不可知，有可能阻碍以后文档其他方面的应用。,六、电子公文重点问题的处理,（一）电子文档与版式文件5、版式文件 4）CEB文件 国办开始用，已买断了方正大字库，当时可用版式文件效果相对好，5）版式文件与编辑文件并用 版式文件只能看不能动，编辑文件方便重复使用，同时提供两种文件，用于不同用途。,六、电子公文重点问题的处理,（二）电子签章与电子公章1、签章与公章的不同概念 文秘人员多用电子公章叫法，狭义章概念，技术人员多用电子签章提法，一种综合的应用技术 章的应用只是其中的一个应用方式。2、电子签章的基本情况 电子签章基于PKI公钥基础设施技术，多用于电子证书的身份确认，

25、数字签名的文档保护，电子签章也叫数字签名，3、数字签名简单原理 用专用算法对文档（或图形）符号要素抽取，形成信息摘要，用PKI密码对摘要加密，形成数字签章，签章文档任何改动，信息摘要与原文就不配对。,六、电子公文重点问题的处理,（二）电子签章与电子公章4、电子签章的一些特征 1）第三方独立责任机制。原于电子商务的概念，有效性保障由与交易无关的第三方提供，没有行政关系或隶属关系的概念。2）纯电子数字性。网上纯电子文档交换的过程控制，必须是电子载体对电子载体，对纸介质载体具有排斥性，脱离电子数字环境所有控制措施不起作用。3）电子公章是中国特色。国外基本没有公章概念，公章制作是电子签章中国专用分支，

26、迎合使用公章形式需要产生，不是实体章，是虚拟章。,六、电子公文重点问题的处理,（二）电子签章与电子公章5、公章是政府公文要求的约定形式 公章是政府公文构成不可或缺要素，确定公文真实性、有效性、权威性手段，国外行政公文没有公章，党的正式文件没有公章，公章是自行约定的公文格式要求的符号形式。6、公章的重要特征 1）公章是权威授权的形式表示 不能自行宣示获得，只能行政授予。2）公章具有唯一性 物件的唯一，授印渠道的唯一。,六、电子公文重点问题的处理,（二）电子签章与电子公章6、公章的重要特征 3）公章具有通用性 应用对象通用，有效范围广泛。4）公文与纸不可分离 公章是纸上信息保护的凭证，公章与纸是毛

27、与皮的关系。,六、电子公文重点问题的处理,（二）电子签章与电子公章7、电子化环境下的公章表示 1）电子化公文理论上不存在公章保护的问题 电子化、网络化业务的凭证控制有自己的机制，这个机制不需要借用纸加公章的凭证经验，全电子化环境下公文与公章已不存在必然联系。2）电子公文重新变为纸公文是使用公章的主因 电子公文不可避开要重新落地为纸质公文，表面是电子公章，实质仍是与纸联系的公章，落地电子公章有型，没有了公章的重要特征，问题不出在网上，而是出在地上。,六、电子公文重点问题的处理,（二）电子签章与电子公章8、单向行为半功能化的电子公章 公章必须是你来我往的双向行为，现行电子公章单向“行章”行为，组织

28、单位只管自己电子公章出去，不想或不好想同时接收其他电子公章，半功能化应用只能局限于内部使用，缺失电子公章全要素工作体系。9、大多数电子公章是假的真公章 真公章，责任单位自己主导搞出来的。假公章，是因为缺失公章有效性的重要特征：没经权威受权，私刻自己的公章，传统与电子双重使用，突破了渠道唯一，不同公章表现结果差异，电子公章只在一定范围使用，不具备通用性。,六、电子公文重点问题的处理,（二）电子签章与电子公章10、假的真公章包藏隐患 徒有虚形，缺失管理控制要素，引发隐患：电子公章所有高超保障控制只对电子载体有效，电子公文落地成“章”控制点全新变化，每打印一次公文，相当于一次文件制作和授印，赋予另一

29、单位代为行“盖”章的权力，公开承认计算机打印出的公章有效性，开了一方可公开合成另一方公章的先例，开了公章可以多头冒出的先例，合成章与传统章似而非似，打乱公章管理的体系，控制打印份数问题同样存在，还存在落地后的电子公文使用的问题，假冒公文的事例日益增多。,六、电子公文重点问题的处理,（二）电子签章与电子公章11、使用真的假公章 纸引发的问题最有效的是用纸的方式解决，没有必要非追求似而非似的符号形式，用另一个与传统公章有明显区别的实体公章，用传统手段控制落地环节，电子公文专用章：椭圆型，有意与传统公章区别，各单位用自己的专用章，避免了代行盖章，电子公文落地盖自己专用章经手人签字有效，控制环节、渠道

30、和人，就是出了问题，也知道是那个单位的专用章，一个单位的专用章接收所有单位公文落地，避开模拟章多专用打印设备配置难题，规范电子公文落地行为，,六、电子公文重点问题的处理,（二）电子签章与电子公章12、电子公章需要探索整体解决方案 章作为特有行政文化产物也许仍需要引入，需要有整体的电子公章不落地运行方案，一个单位的电子公章运行实际用处不大，变为区域内的所有单位普遍的整体行为，普遍应用网上传输涉密的问题，多头认证保障的问题 设立区域化电子公章管理交叉认证中心，网上只传输半个公章。,六、电子公文重点问题的处理,（三）电子公文交换的控制1、公文交换的实质是责任交换 公文交换应有一系列把关要求，传统方式

31、已有认可的控制习惯，电子公文交换看不到交换对象或责任主体，改人控制为计算机符号控制。2、主要岗位工作渠道控制 收、发文口子统一控制，控制收发文口子操作的机器和使用者，只有指定机器指定的人员能进行收发文操作，在专用下简便省钱有效做法：综合控制IP地址、网卡号、口令密码。在公网上一般要用PKI公钥基础设施安全认证技术，实施有效控制。,六、电子公文重点问题的处理,（三）电子公文交换的控制3、交换公文内容控制 确保公文交换中内容不可更改，不用可编辑文件交换，有意或疏忽更改公文内容，启用版式文件，代价小，使用方便，使用电子签章技术。4、交换公文的过程控制 公文运行的签发规范控制，盖章手续是一套很好控制制

32、度保障，出了问题也能根据制度划清责任，电子公文存在避开传统公文运行控制规范的可能，交换的文件需要有保证经规范程序产生的制度。,六、电子公文重点问题的处理,（三）电子公文交换的控制5、发文的有效性的处理 要考虑发出文件受文方办文的问题，普遍的仍是要转为纸件作某些处理或直接办理，对非鲜章文件办理有规范的说法，已有办非鲜章文件的先例，建立有效管控运行模式，定机、定人、签名、盖电子公文专用章。6、直接办文的有效性的处理 直接网上收文办理风险更大，制度上保证办件经对方主要领导签发，传统方式就是看章，设计报文码制度。,六、电子公文重点问题的处理,（三）电子公文交换的控制7、设计报文码思路：无规则14位码，

33、印在纸上，机要交换，每年向各单位预发足够多的码，报文码由管公章的机要员管理，每报个文件领取一个报文码（模拟盖章控制），加在报关电子公文指定位置一同发送，收到电子公文后计算机核码的正确性，一个报文码只能使用一次，低成本管理与技术结合的方式形成过程控制的制度。,六、电子公文重点问题的处理,（四）领导网上签文与纸文件保留1、不保留正式纸质件有风险 电子公文系统局限在政府机关内，公文效力不局限在政府系统部，公文是社会文书，电子件为内部性质文档，效力没各方认可，公文电子化失掉重要痕迹，证据消失，线索消失，在相当长的时间里，政府机关要保留纸质文件。2、根据实际情况实施领导网上办文 领导签阅文件地点与环境不

34、确定，领导签字凭证必须原样保存，包括相关线索，领导网上办文意味着要重复签文，领导主动带头网上办文，可以提倡，补充解决留有硬凭证的问题。,六、电子公文重点问题的处理,（四）领导网上签文与纸文件保留3、领导办文环节不是影响电子公文效率主要问题 领导不在网上办文就不是电子公文？不追求形式，注意效用，影响公文运行效率主要在领导签批以外的环节，解决大环节问题，不影响电子公文运行的大局，领导环节不可勉强为之。,六、电子公文重点问题的处理,（五）电子公文运行管理1、监管技术措施的组织 1）建立步骤记录。与计算机系统日志记录不同，专门记录公文运行步骤的程序，动态形成工作步骤记录库，记录电子公文工作过程所有细节

35、，2）实现状态监控。对电子公文运行重要环节设监控点，如发文，设下载接收监控中心。3）提取综合信息。分类整理过程数据，简化获取，针对于不同人员分别组合数据，第一时间提醒。,六、电子公文重点问题的处理,（五）电子公文运行管理1、监管技术措施的组织 4）形成催促机制。工作提醒催促机制很需要，集成及时通信程序，集成手机短信发送系统。5）公务短信平台。很有效的电子公文运行辅助工具，需要构成规范公务短信工作体系，形成规范的短信接收机制，建立公务值班手机制度，要有短信接收情况反馈机制，技术监查接收情况信息。,六、电子公文重点问题的处理,（五）电子公文运行管理2、涉密件与内部件 文件共享范围方式有全新变化，出

36、现控制难题，假涉密件时常惹出麻烦，分离涉密件与内部件，启用内部件标识。3、适应政务公开工作的要求 公文公开成了基本要求，强调公开就惹事，加强管理就关死，政务公开控制点与责任源点分离，不这过程界定而是事后界定，缺少制度性的管理手段，增加公文公开的基本标识，文件起草人选定公开标识，专用程序控制。,六、电子公文重点问题的处理,（五）电子公文运行管理4、非正式文件的处理 1）正式非正式文件需分类处理。两者处理方式过程差异大，管理要求不一致，不能混杂在一个系统中。2）非正式文件处理的特点。没有文号，只有局部公文处理步骤，没有固定办理规则，多源头、不能统一口子控制、随意性强，数量多，远超过正式公文，领导批

37、示，具有保存价值，临时通知，占用工作人员大量时间。,六、电子公文重点问题的处理,（五）电子公文运行管理4、非正式文件的处理 3）非正式文件电子化处理要点。分类赋予文号如 工作通知、领导批示，解决多岗位同时使用同类文号的问题，变公文全过程协同控制方式，为单岗位自主控制方式。4）非正式文件电子化的应用。以方便使用、简化环节为出发点，保持个体性、控制松散性、应用普遍性，强调时效性，与短信催促、通知接收监控形成一体，发挥大作用。,六、电子公文重点问题的处理,（五）电子公文运行管理5、主题词作用的谈化 主题词成了公文构成的要件（90年），主题词因计算机而生，也会因计算机而消失？精力推敲选定主题词从来就没

38、有用过，也无法使用，已经成为文秘人员不得不认真做的无用形式。,七、电子公文建设的组织与实施,（一）要认真汲取类似工作的教训1、建设与推进主体与业务主体脱节 单纯按工程建设来对待，与业务无关的单位牵头，能建不可用或不能用，2、追求形式搞交钥匙工程 脱离实际，追求形式，盲目追求和照搬一流，只想交钥匙，没认真考虑应用的事。3、工作主次本末倒置 重点不在业务，大量精力搞安全，热衷于在普及性应用上搞高门坎的专门技术，现阶段的主要问题不是安全，仍是应用，,七、电子公文建设的组织与实施,（一）要认真汲取类似工作的教训4、技术与业务脱节 技术人员一边忙，公司主管在夸谈，业务责任人员不关心，5、缺乏有力的行政措

39、施 工作推进长期不温不火，不敢果断负责，东一下，西一下，没盯着一项业务突破，始终进入不了核心，被边沿化。总结这些教训，我认为有一句重要的话就是：电子公文，乃至电子政务，是业务，业务的问题离不了业务的思路和方式来解决。,七、电子公文建设的组织与实施,（二）电子公文建设的准备工作1、形成以业务为主体的合力 业务人员直接参与的程度决定成败，业务人员与技术人员形成合力是成功的条件，避免接收空降系统，以业务制业务是解决业务问题的好办法，2、务实目标 解决好怎样下手的问题，清醒自己的实力与能力，干什么事是可行的，事情能干到怎样的程度，形成需求方案，判断目标务实的依据：要干的事有多大的实际作用，干出的事能不

40、能够制度性的生存。务实目标要充分考虑信息化工作的规律。,七、电子公文建设的组织与实施,（二）电子公文建设的准备工作3、执行人是决定因素 电子公文建设领导决定不了一切，领导支持是不可缺少的必备条件，决定成败的是实施层执行人，要有敢于承担责任，面对和克服困难的准备，4、不能误入买设备方案 把好建设方案关，教科书方案，设备加OA方案。5、得到解决业务问题方案 有单位的机构组织和业务工作的特点，有明确完成的业务工作内容，业务工作展开的技术手段，技术保障，有具体电子公文业务组织应用目标的描述，区分：解决自己的业务应用问题的线索为主，还是介绍对方的产品功能为主。,七、电子公文建设的组织与实施,（三）以业务

41、运行管理办法为推进主线1、制定业务运行管理办法是关键控制点 这个控制点被不少单位忽视，要从技术语言变为管理语言和业务行为语言，对应传统的公文处理办法，2、办法的制定 不仅工作要求条款，对公文处理的业务工作过程全面梳理，描述各个工作步骤处理的规则操作细节，涵盖公文生命期内的所有工作部分，工作一切细节，有差错，都能找出责任者。3、用办法来完成耦合 通过管理语言和业务行为语言清楚事情，便于与业务人员沟通，准确反馈差异，实现系统与业务的耦合。,七、电子公文建设的组织与实施,（三）以业务运行管理办法为推进主线4、用办法来规范行为 办法形成有序、严密的工作体系，保证整体电子公文能机制性运行。5、用办法来宣

42、示权威 电子公文运行的有效性要有权威的说法，要成为政府文件具有强制性，是电子公文工作步入正规和规范的标志，6、通过制定办法得到了上方宝剑 规范行为的极端困难，把规范行为的想法变成领导的决策，,七、电子公文建设的组织与实施,（四）抓实督促检查1、不能贻误战机 工作一旦展开要全力以赴，要有危机感，人员环境变化较快，夜长梦多，形成大势所趋的阵势，使工作不可逆转。2、不能指望正面的要求 没人自愿进入严格管理的笼子，仅靠提要求，搞动员，全面培训，闯过这一关，要动真格，才会就范。3、要有人当恶人 从严管理要付出代价，管理数据丰富现成，定期通报，三期见效，实时公开，制度化。,谢谢大家以上交流为个人观点，仅供参考,