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1、主讲：张小年刘双凤 深圳广播电视大学,会计信息系统付得一主编,第三章 账务处理子系统,会计信息系统,第三章账务处理子系统,第三章 账务处理子系统,本章主要讲授：一、账务处理子系统的工作原理及功能结构二、账务处理子系统的初始化三、账务处理子系统日常业务处理四、账务处理子系统辅助核算与管理五、账务处理子系统出纳管理六、账务处理子系统期末业务处理,学习目的与要求：,1.了解：会计信息系统内部控制的具体体现。辅助核算功能解决了手工方式下难以解决的问题以及所带来的会计管理信息量的增加。,2掌握：账务处理子系统的工作原理、业务处理流程、数据流程和账务系统初始化；掌握记账凭证的录入、修改、审核、记账、期末业
2、务的处理、结账和出纳管理中银行对账功能等；掌握辅助核算的处理,3.理论与实验结合做好实验三、实验四、实验五、实验六,第一节 账务处理子系统的工作原理及功能结构,含义,账务处理子系统是会计信息系统的基础和核心，是整个会计信息系统最基本和最重要的内容。账务处理子系统是企业会计信息系统的核心子系统，其他财务和业务子系统有关资金的数据最终要归集到账务处理子系统中来生成完整的会计账簿。报表子系统编制会计报表和进行有关的财务分析，其数据主要也是取自账务处理子系统。,一 账务处理子系统的手工处理方式,二 账务处理子系统的计算机处理方式,三 通用账务处理子系统的基本功能结构,分三部分来理解与学习,一、账务处理
3、子系统手工处理方式,在手工条件下，会计核算具有一整套科学的方法体系。主要包括：设置会计科目及账户、复式记账、填制与审核凭证、设置与登记账簿、成本计算、财产清查、编制会计报表。,不同规模、不同业务量和业务属性的企业，采取了不同的会计核算组织程序，也称账务处理程序，如记账凭证核算组织程序、科目汇总表核算组织程序、汇总记账凭证核算组织程序等,缺点：数据处理大量重复、信息提供不及时、容易出现数据错误、会计人员工作强度大。,使用计算机处理会计业务，原有手工条件下，根据原始凭证编制记账凭证、根据记账凭证按科目分类生成有关日记账和明细账、根据账簿记录编制会计报表，这一基本的处理程序并没有发生变化。,特点：计
4、算机具有运算速度快、业务处理能力强、数据处理精度、大大减轻了会计人员的工作强度。,二、账务处理子系统的计算机处理方式,计算机账务处理中会计业务处理的基本流程,1.编辑输入记账凭证或机制凭证,2.对输入的记账凭证进行审核,3.人工控制由计算机自动完成记账,4.人工控制由计算机自动完成结账,5.人工控制由计算机自动进行银行对账,计算机账务系统业务处理流程,计算机账务系统业务处理流程图见教材：P49图3-1,在账务处理子系统业务处理流程图中各主要数据库文件分别是：凭证文件；科目余额/发生额文件；部门（项目、往来业务）辅助文件；银行对账单文件。,系统初始化,凭证处理,辅助核算管理,基本功能结构,三、通
5、用账务处理子系统的基本功能结构,账簿输出,出纳管理,期末处理,包括系统工作环境设置，账套设置，科目、凭证种类、初始余额录入，系统的人员管理，初始银行未达账，初始未核销往来账等设置。,通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。完成凭证的录入、审核、记账、查询、打印，以及出纳签字等,1.系统初始化,2.凭证处理,3.出纳管理,为出纳人员提供一个集成的办公环境，加强对现金及银行存款的管理。查询和打印现金日记账、银行日记账、资金日报表，进行支票登记和管理，进行银行对账并编制银行余额调节表。,包括
6、查询和打印各种已记账凭证、总账、日记账、明细账及各种汇总表。,4.账簿输出,5.辅助核算管理,包括个人往来、客户往来、供应商往来、部门核算、项目核算等辅助核算管理。,6.期末处理,主要完成期末结转业务记账凭证的自动编制和期末结账工作。包括月末的“月结”及年末的“年结”工作。,一、初始化设置前的准备工作,二、系统控制参数设置,三、会计科目设置,四、凭证类别设置,第二节 账务处理子系统的初始化,六、期初余额录入,七、其他设置,五、设置项目档案,账务处理子系统的初始设置一般由财务主管或财务主管指定的专人进行。初始设置工作在系统投入使用时进行，以后一般不再重新设置或修改，如需修改应在年末结账后进行。,
7、一、初始化设置前的准备工作,账务处理子系统初始化，根据其在账务系统中的作用大致上可以分成两个层次：第一个层次是系统工作必不可少的基本设置；第二个层次是为了方便用户使用、提高系统工作效率和灵活的处理会计业务能力的设置及其与财务管理有关的深入设置。,1.仔细阅读使用手册,2.会计科目、凭证类型等的确定,3.会计数据资料的准备,4.会计组织和人员分工的确定,1.仔细阅读使用手册,在使用系统之前，应根据会计法、企业会计准则及企业会计制度的要求，结合本企业会计核算和管理的需要及软件的特点，确定会计科目体系和凭证类型。,在进行初始化系统之前，应认真阅软件的使用说明书，理解并掌握系统提供的功能及使用方法，并
8、结合本单位业务处理的需要和软件的特点进行充分的准备。,2.会计科目、凭证类型等的确定,会计科目体系的设置应考虑以下几方面的要求：,（1）会计科目的确定,设置会计科目必须满足会计核算的要求 要根据不同单位经济业务的特点，以全面核算其经济业务的全过程及结果为目的，使全部经济业务在所设的科目体系中都能得到反映。,设置会计科目必须满足管理的要求会计信息系统还要为企业管理提供各种信息，为考核、分析单位的经营状况，实施控制，作出预测、决策提供依据。而这些要求都可以通过合理地设置科目体系得到满足。,设置会计科目必须满足报表的要求 会计报表是会计信息息统的输出的基本信息之一，报表中的各项数据应能方便的从机内账
9、中自动生成。报表中的各个要素，应能从各级会计科目中找到。,设置会计科目要保持相对稳定性 进行科目设置时必须考虑企业经济活动的发展前景，留出较充分的余地。,设置会计科目要满足会计制度的要求我国的企业会计制度对一级科目的名称、编码使用范围都有明确的规定，不允许各单位进行修改，只能在制度允许的条件下进行适当的增删，单位在确定科目体系时必须遵循这一规定。,（2）记账凭证类型的确定,在账务系统中记账凭证一旦设定并使用，一般说来既不允许修改也不允许删除，因此必须根据单位会计核算和管理的需要确定好记账凭证的类别。,3.会计数据资料的准备,在系统运行前，应对系统所需的各种基础数据进行整理，以满足系统运行的要求
10、。这些数据包括：,(1).往来账户数据的准备,(2).银行账数据的准备,(3).科目余额的准备,(4).凭证摘要的规范化,(1).往来账户数据的准备,一般会计软件对往来账户的处理是将往来账户设成辅助账，必须对往来账户的有关资料如：单位名称、个人姓名、地址、电话、邮政编码等资料进行认真的整理，作到名称使用规范，有关资料齐全，以符合账务处理子系统的要求。,(2).银行账数据的准备,账务处理子系统一般都提供银行对账功能，但在启用此项功能之前，必须在系统中录入最近一次对账企业方与银行方的调整前余额，以及启用日期之前的单位日记账和银行对账单的未达项，对于系统所需的这些数据，都要事先整理出来。,(3).科
11、目余额的准备,账务处理子系统使用之初必须将各个会计科目的期初余额输入到计算机中，如果账务系统启用日期不是年初则还需要将系统使用之前各科目的各月的借贷方发生额输入计算机，以便今后编制年终会计报表使用。一般账务处理子系统只需要输入最低级科目的发生额和余额，其上级科目的发生额和余额可由计算机自动进行计算而生成。为了获取系统所需的这些数据，在系统投入使用之前必须对手工会计账簿进行清理，结平所有账户，列出所有明细科目的发生额、余额的清单，以备账务系统初始化设置使用。,(4).凭证摘要的规范化,在会计信息系统中为了提高编制凭证的效率，减少汉字的输入量，一般设有凭证摘要库以便存放单位常用的摘要，使用时通过摘
12、要编码或现场帮助功能，自动输入摘要的内容。这就要求在系统使用之前，必须对单位使用的摘要进行认真的规范化，这种规范化一方面是指对摘要表述的规范化，另一方面还要符合软件的要求，如商品化通用软件一般都对摘要有长度的限制，使用摘要的字数不能超过此长度。,4.会计组织和人员分工的确定,计算机账务处理子系统投入使用前需要根据会计信息系统的工作特点进行工作岗位的重新划分并确定每一岗位的工作权限，以便在系统初始设置时进行操作权限设置确保账务系统的运行安全。人员分工的目的是为了避免与业务无关的人员或无权限的人员对系统进行非法操作。会计信息系统人员分工可以通过姓名和密码的设置来限定其操作权限和责任范围，从而保证会
13、计人员各司其职。,二、系统控制参数设置,1.凭证控制设置,2.账簿设置,3.明细权限设置,1.凭证控制设置,（1）制单控制：在填制凭证时，系统能够进行的控制。制单序时控制：资金及往来赤字控制：可以使用其他系统受控科目：允许修改他人填制的凭证：支票控制：制单权限控制到科目：,（2）外币核算：如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式固定汇率、浮动汇率。,（3）凭证控制：处理凭证时，系统能够进行的操作控制。打印凭证页脚姓名：凭证审核控制到操作员：出纳凭证必须经由出纳签字：,（4）凭证编号方式控制：其中“系统编号”为填制凭证时，按照凭证类别按月自动编制凭证编号。“手工编号”为在制单时手工录入凭证编号
14、。,（5）往来控制方式：客户往来款项和供应商往来款项是由应收、应付系统核算，还是由账务处理子系统核算。,2.账簿设置,账簿设置：用来调整各种账簿的输出方式及打印要求等。打印位数宽度明细账（日记账、多栏账）打印输出方式凭证、正式账每页打印行数：明细账查询权限控制到科目：,3.明细权限设置,对操作员的操作权限做进一步控制。如制单权限控制到科目、凭证审核权控制到操作员、明细账查询控制到科目。,1.会计科目设置的内容,2.会计科目设置的功能,3.会计科目编码方案,三、会计科目设置,4.会计科目辅助核算设置,1.会计科目设置的内容,（1）科目编码：科目编码应是科目全编码，即从一级科目至本级科目的各级科目
15、编码组合。各级科目编码必须唯一,且必须按其级次的先后次序建立，即先有上级科目，然后才能建立下级明细科目。科目编码中的一级科目编码必须符合现行的会计制度。通常，通用商品化会计核算系统在建立账套时，会自动装入规范的一级会计科目。,（2）科目名称：科目名称是指本级科目名称，通常分为科目中文名称和科目英文名称。,（3）科目类型：科目类型是指会计制度中规定的科目类型，分为：资产、负债、所有者权益、成本、损益。,（4）账页格式：定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。通常系统会提供金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。,（5）助记码：用于帮助记忆科目，提高录入和查询速度。通常科目助记
16、码不必唯一，可以重复。,（6）科目性质（余额方向）：增加记借方的科目，科目性质为借方；增加记贷方的科目，科目性质为贷方。一般情况下，只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。已有数据的科目不能再修改科目性质。,（7）辅助核算：也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其它核算要求，系统除完成一般的总账、明细账核算外，还提供部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算五种专项核算功能供选用。,（8）其他核算：用于说明本科目是否有其他要求，如银行账、日记账等。一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。,（9）外币核算：用于设定该科目是否有
17、外币核算，以及核算的外币名称。,（10）数量核算：用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。,（1）科目增加：该功能允许增加一个新的会计科目，增加时要进行合法性和正确性检查，即不能有相同的科目代码出现，保持科目代码的唯一性。,（2）科目修改：当科目属性有错误时，可以对错误属性进行修改。但是如果某科目已被制过单或已录入期初余额，则不能修改该科目。如要修改该科目必须先删除所有与该科目有关的凭证，并将该科目及其下级科目余额清零，再修改。修改完毕后要将余额及凭证补上。已使用的科目不能增加下级。,（3）科目查询：准确而迅速地定位在用户所要查询的科目上，方便地查询或修改科目的各种属性。,2.会计科目
18、设置的功能,（4）科目删除：对于不再使用的科目，可以将其从科目库中删除掉。但是已有余额的科目不能删除，不能删除非末级科目。,（5）科目打印：该功能可实现科目的简单和明细打印。,（6）科目保存：该功能是将科目设置的内容保存在科目文件中。,3.会计科目编码方案,在进行科目代码设置时，一级科目代码应该使用财政部统一规定的代码。其他各级科目码应按使用单位的实际情况，在满足核算和管理要求的基础上自行设置。但这种设置还应符合前面所设的会计科目编码规则。通常对会计科目进行编码采用分组的顺序码。,例如：21710101（应交税金应交增值税进项税）；其中一级科目编码：2171为新会计制度规定；二级、三级科目编码
19、根据企业需要自行设定。这里都是二位01。,注意：由于账务系统运行时计算机只以科目代码来识别账户，因此科目编码非常重要，除上面所说原则外，编码时还需要注意以下问题：科目代码应输入全码，即从一级科目至本级科目的各级代码组合而成的代码组。科目代码必需具有唯一性，即每一个会计科目有而且只有一个代码来代表。科目代码要在满足核算和管理的前提下适合计算机识别和分类处理。科目代码应简单明了，便于操作人员记忆和使用。科目代码既要反映科目间的统属和逻辑关系，也要尽量减少位数，以免增加输入和运算的工作量，增加出错的可能性。考虑到单位业务的扩展和管理要求的不断提高，科目代码还应具有一定的扩展性，以便需要时能够灵活对科
20、目进行增删。,4.会计科目辅助核算设置,当企业规模不大时，可以将往来单位、个人、部门、项目通过设置明细科目来进行核算管理；而对于一个往来业务频繁，清欠、清理工作量大，核算要求较严格的企业来说，应采用账务处理子系统提供的辅助核算功能进行管理。即将这些明细科目的上级科目设为末级科目并设为辅助核算科目。,四、凭证类别设置,通常，系统提供五种常用分类方式供选择：1、记账凭证2、收款、付款、转账凭证3、现金、银行、转账凭证4、现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证5、自定义凭证类别,某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，通常系统有五种限制类型供选择：借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限
21、制科目有发生额；贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额；凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额；凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生额；无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。,在录入凭证之前，应进行凭证类别的设置；已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字；若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。,五、设置项目档案,1.定义项目大类 即定义项目核算的分类类别,3.定义项目分类 为了便于统计，可将同一项目大类下的项目进行进一步细分。,2.指定核算科目 即具体指定需按此类项目核算的科
22、目。一个项目大类可以指定多个科目，一个科目只能指定一个项目大类。,4.定义项目目录 定义项目目录是指将各个项目大类中的具体项目输入系统中。,六、期初余额录入,在初次使用账务处理子系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机；如果是年中启用账务处理子系统，如果企业是在年初建账，或不反映启用日期以前的发生额，则期初余额就是年初数。如果企业是在年中建账，而又希望查询结果全面反映全年的业务情况，则应先将各账户此时的余额和年初到此时的借、贷方累计发生额计算清楚，作为启用系统的期初数据录入到账务处理子系统中，系统将自动计算年初余额。若科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入
23、。期初余额的录入分两部分：总账期初余额录入、辅助核算科目期初余额录入。,期初余额的录入分两部分：无辅助核算科目期初余额录入、有辅助核算科目期初余额录入。,（1）无辅助核算科目期初余额录入：余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生额数据由系统自动计算。如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。红字余额用负号输入。,（2）有辅助核算科目期初余额录入：在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动为其开设辅助账页。相应地，在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由
24、辅助账的期初明细汇总而来，即不能直接输入总账期初数。,期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证；已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。,若使用了应收、应付系统，并且客户往来或供应商往来由应收、应付系统核算，那么，应该到应收、应付系统中录入含客户、供应商账类的科目的明细期初余额。在账务处理系统中，只能录入这些科目的总余额，若这些科目还有其他辅助核算，如部门核算或项目核算，则只能录入这些科目下各部门总余额或各项目的总余额。,4.常用摘要定义,3.常用凭证定义,2.外币及汇率设置,1.定义结算方式,七、其他设置,1.定义结算
25、方式,用来建立和管理企业在经营活动中所涉及到的结算方式，它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。,2.外币及汇率设置,企业有外币业务，要进行外币及汇率的设置。外币及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率值，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率，在制单时使用固定汇率还是浮动汇率由账簿初始化设置决定。,3.常用凭证定义,4.常用摘要定义,在企业日常的经济业务中，会出现大量的同类业务，反映这些业务的会计凭证的分录格式一致，不同的仅仅是发生额。为方便这类凭证的输入，可以预先定义这类凭证的分录格式，即常用凭证。将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时随时调用，必将大大提高业务处理的效率。确切地说
26、，“常用凭证”提供的是常用会计凭证的模板，在调用常用凭证后，仍可做修改，使其符合当时会计业务需要。,常用摘要是系统为方便以后凭证输入，帮助用户规范摘要而设定的功能。用户可以通过常用摘要定义功能，定义本企业常用摘要，在填制会计凭证时可随时调用。,一、填制凭证,四、账簿输出,第三节 账务处理子系统日常业务处理,二、凭证审核,三、记账,一、填制凭证,每一张凭证应该只记录一笔经济业务，不可把记录不同经济业务的分录填入一张凭证。凭证填制的内容主要有：凭证头：凭证类别、凭证编号、制单日期组成凭证体：摘要、科目、辅助信息、金额组成,为确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确性和可靠性，制单员填制的每一张凭证都必
27、须经过审核员的审核。审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。,二、凭证审核,几点注意：,审核员和制单员不能是同一个人。凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有被取消审核签字后才可以进行修改或删除。作废凭证不能被审核，也不能被标错。已标错的凭证不能被审核，若想审核，需先取消标错后才能审核。若设置了“凭证需出纳签字”参数，则对于收款和付款凭证不仅须审核员签字还需出纳签字。,凭证汇总,凭证汇总是按条件对记账凭证进行汇总并生成一张科目汇总表。进行汇总的凭证可以是已记账凭证，也可以是未记账凭证，因此财务人员可在凭证未全部记账前，随时查看企业目前的经营状况及其他财务信息。,三、记账,计算机
28、账务处理中的记账过程首先是一个数据传递的过程，把经过审核签章的、要求记账的记账凭证从录入凭证数据库文件中，传递到记账凭证数据库文件中，这一工作由计算机自动完成。经过记账的凭证是不能修改的，也就是记账凭证数据库文件中的数据是不能修改的，由此形成了会计核算系统稳定的数据。,系统记账一般都遵循这样一个过程：,1.选择记账凭证,2.自动检验记账凭证,3.数据保护,4.正式记账,虽然记账凭证在输入和审核时已经经过多次检验，但为了确保会计数据的正确，系统在登记机内账簿时仍将对记账凭证进行一次平衡校验和会计科目等有关内容的检验。如果发现不平衡凭证或错误凭证，系统会将不平衡的凭证或错误凭证的类别和凭证号显示给
29、用户，同时停止记账。,开始记账时，系统首先要求用户选择要记账的凭证范围。凭证范围由月份、凭证类别、凭证编号决定，系统一般给出凭证编号的最大范围作为默认值。一般月份不能为空，类别如果为空，系统自动将各类已审核的记账凭证全部进行记账。,1.选择记账凭证,2.自动检验记账凭证,以上工作完成后，系统自动将选定的记账凭证登记到机内账簿中（包括部门核算、往来核算和项目核算的辅助账簿），并进行汇总工作，计算出各个科目最新的本月发生额、累计发生额和最新的当前余额，将其保存在系统中，完成记账工作并将已记账的凭证张数显示给用户。,记账工作涉及到系统内多个数据库，记账过程一旦发生意外，会使记账涉及到的数据库受到影响
30、，为此系统设计了数据保护功能。记账前系统首先将有关数据库在硬盘上进行备份，一旦记账过程出现意外，系统将停止记账并自动利用备份文件恢复系统数据。,3.数据保护,4.正式记账,记账工作需注意以下问题：,未经审核的记账凭证不能记账。有不平衡凭证或错误凭证时，系统停止记账。这种情况较为特殊，通常在系统投入日常使用后，违反规定修改初始设置时容易发生。记账过程决不允许无故中断系统运行或关机。,四、账簿输出,账务处理子系统的账簿输出分日报单输出，日记账输出，明细账输出、总账输出和辅助账输出，每种输出均有查询和打印两种输出方式。账簿输出的格式由科目设置中的账类所决定，可以输出三栏式、数量金额式、复币式、多栏式
31、等用户需要各种账簿。也可以输出各种日报单。和手工不同的是，计算机账务系统在任何一级会计科目都可以输出对应账簿。,账簿输出包含,总账,余额表,明细账,序时账,日记账,日报表,多栏账,综合多栏账,各种辅助核算账簿管理,第四节 账务处理子系统 辅助核算与管理,（一）部门核算和管理,（二）个人往来核算与管理,一、部门核算和管理,1.部门核算输出部门核算账（包括部门总账和部门明细账）、核对部门账（主要检查核对部门核算总账与明细账、部门核算总账与总账是否相符）,2.部门管理为企业提供部门收支分析表以及部门计划执行报告,二、个人往来核算与管理,1.个人往来核算（两个功能）个人往来明细账：提供用户指定的部门和
32、会计期间内的部门个人往来明细账，使用户及时了解个人借款、还款情况，清理个人借款。系统对个人往来账的清理是通过核销的方式进行的，通常有自动核销和手工核销两种方式。个人往来余额表：输出指定会计期间内某科目某部门下所有人的发生额及余额表；指定会计期间内某部门往来个人的各往来科目的发生额及余额表；指定会计期间内某个人往来核算科目下所有人的发生额及余额表。,2.个人往来管理（三个功能）个人往来清理：本功能是对个人的借款、还款情况进行清理，使用户及时了解个人借款、还款情况，清理个人借款。系统对个人往来账的清理是通过核销的方式进行的，通常有自动核销和手工核销两种方式。个人往来账龄分析：是指对个人往来款余额的
33、时间分布情况进行账龄分析，以便财务人员及时了解个人往来款项的资金占用情况，及时催收或支付款项。个人往来催款单：提供打印指定的往来个人的往来款项催款单的功能，以便用户及时地清理个人借款,第五节 账务处理子系统出纳管理,（一）查询日记账及资金日报表,（三）银行对账,（二）支票登记,出纳管理的主要功能包括查询和打印现金日记账、银行存款日记账和资金日报；登记和管理支票登记簿；录入银行对账单，进行银行对账，输出余额调节表，并可对银行长期未达账提供审计报告。,一、查询日记账及资金日报表,计算机账务处理中，日记账由计算机自动登记，日记账的主要作用只是用于输出现金与银行存款日记账供出纳员核对现金收支和结存等使
34、用。要输出现金日记账和银行存款日记账，要求在系统初始化时，现金会计科目和银行存款会计科目必须选择“日记账”标记，即表明该科目要登记日记账。所以，如果需要，任何一个会计科目都可以输出日记账。,资金日报表是反映现金和银行存款日科目当日借贷方发生额及余额情况的报表。,计算机账务处理系统中，也为银行出纳员提供了支票登记簿，用以详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等信息。,二、支票登记,三、银行对账,账务处理子系统中的银行对账就是将系统登记的银行存款日记账与银行对账单进行核对，银行对账单来自企业开户行。,2.录入银行对账单,1.录入银行对账期初,银行对账,3.银行对账,4.编制余额调节表,分
35、期验收,单项工程验收,录入银行对账期初需要做的工作是：确定银行账户的启用日期。录入企业银行日记账和银行对账单的调整前余额。录入企业银行日记账和银行对账单期初未达项，系统将根据调整前余额及期初未达项自动计算出银行对账单与企业银行日记账的调整后余额，如果调整后余额不平，应该调平。否则，在执行银行对账之后，会造成账面不平。,1.录入银行对账期初,2.录入银行对账单,在一个会计期间末，需要进行银行对账时，选择银行账户，录入银行对账单。,3.银行对账,银行对账采用自动对账和手工对账相结合的方式进行。,自动对账是计算机根据对账依据自动进行核对、勾销。对账依据由用户根据需要选择“方向、金额相同”是必要条件，
36、其他可选条件是票号相同、结算方式相同、日期在多少天之内。对于已经核对上的银行业务，系统将自动在银行存款日记账和银行对账单双方标上两清标志，并视为已达账。对于在两清栏上未写上两清符号的记录，系统视为未达账项。由于自动对账是以银行存款日记账和银行对账单双方对账依据完全相同为条件，所以为了保证自动对账的正确和彻底，必须保证对账数据的规范合理。手工对账是对自动对账的补充，使用自动对账后，可能还有一些特殊的已达账没有对出来，而被视为未达账项，可以用手工对账进行调整。,下面四种情况中，只有第一种情况能自动核销已对账的记录，后三种情况均需通过手工对账来强制核销。1、对账单文件中一条记录和银行日记账未达账项文
37、件中一条记录完全相同。2、对账单文件中一条记录和银行日记账未达账项文件中多条记录完全相同。3、对账单文件中多条记录和银行日记账未达账项文件中一条记录完全相同。4、对账单文件中多条记录和银行日记账未达账项文件中多条记录完全相同。,4.编制余额调节表,银行存款余额调节表是系统自动编制的。对账结束后，就可编制、查询和打印银行存款余额调节表，以检查对账是否正确。,第六节 账务处理子系统期末业务处理,（一）期末的摊、提、结转业务处理,（二）自动转账,（三）对账与试算平衡,（四）结账,一、期末的摊、提、结转业务处理,期末的摊、提、结转业务处理具有很强的规律性，一般通用账务系统都通过调用事先设置好的的转账凭
38、证模板（自动转账凭证），由计算机自动生成转账凭证来完成。使用转账凭证生成功能需要注意以下五个问题：,1、转账凭证模板必须事先进行设置。2、转账凭证中各科目的数据都是从账簿中提取、经处理后生成的，为了保证数据的完整、正确，在调用转账凭证模板生成转账凭证前必须将本月发生的各种具体业务登记入账。,期末转账业务通常是企业在每个会计期间结账之前都要进行的固定业务，每个会计期间重复进行。而且这些业务的凭证摘要、涉及到的会计科目基本是固定的，会计分录中资金的来源和计算方法也是固定的。账务处理系统允许把这类相对固定的特殊凭证，定义为凭证模板，在使用时按规则调用即可。这种凭证模板又称自定义凭证。自定义转账凭证模
39、板可以完成的转账业务主要有：,1、“费用分配”的结转。如：工资分配等2、“费用分摊”的结转。如：制造费用等。3、“税金计算”的结转。如：增值税等。4、“提取各项费用”的结转。如：提取福利费等。,二、自定义转账凭证的设置,5、“部门核算”的结转。6、“项目核算”的结转。7、“个人核算”的结转8、“客户核算”的结转9、“供应商核算”的结转,注意：定义完转账凭证后，每月月末只需调用自定义凭证，即可由计算机快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去，通过审核、记账后才能真正完成结转工作。由于转账凭证中定义的公式基本上取自账簿，因此，在进行月末转账之前，必须将所有未记账凭证全部记账，
40、否则，生成的转账凭证中的数据可能不准确。特别是对于一组相关转账分录，必须按顺序依次进行转账生成、审核、记账。,三、试算平衡和对账,对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。,试算平衡就是将系统中设置的所有科目的期末余额按会计平衡公式“借方余额=贷方余额”进行平衡检验，并输出科目余额表及是否平衡信息。,注意：一般说来，实行计算机记账后，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿都应是正确、平衡的，但由于非法操作或计算机病毒或其他原因有时可能会造成某些数据被破坏，因而引起账账不符。为了保证账证相符、账账相符，应
41、经常进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。,四、结账,会计业务的处理要求日清月结，因此通用账务系统都设有结账功能。根据有关会计制度的规定，结账主要是计算和结转各个会计科目的本期发生额和期末余额，同时结束本期的账务处理工作，计算机的结账工作也应按此办理。结账工作应由具有结账权的人员进行。由于结账工作比较重要，应该确定专人进行结账工作。,（一）通用账务系统结账工作的一般处理步骤：,（1）停止本月的记账工作。（2）进行数据保护：数据保护的过程与记账基本相同。（3）进行试算平衡。（4）将本月各账户的期末余额结转下月，成为下月的期初余额。,（二）期末结账时应注意的问题：,1、各科目的摊、提、
42、结转工作必须在结账以前完成。这些期末结转业务可以采用手工编制记账凭证，输入计算机进行结转，也可以利用系统提供的自动转账凭证设置功能设置自动转账凭证进行结转。2、当月输入的记账凭证必须全部记账，如有未记账的当月凭证，系统将不能结账。结账后就不能再输入该月凭证。3、上月未结账，本月无法结账。4、结账后产生的账簿和报表才是完整的，结账前产生的账簿和报表不一定能反映该月的全部业务。5、每月只能结账一次，因此一般结账前应作数据备份，如果结账不正确可以恢复重作。6、有些通用账务系统初始设置中需要设定每月的结账日期，使用这些软件必须在规定的日期进行结账，否则系统将不予结账。7、结账过程同样不允许无故中断系统运行或关机。多数通用软件年末结账后系统会自动生成下一年度的机内账簿，并将本年各账户期末余额结转下年。但也有一些通用软件，年末结账后需要运行年初转账功能，才能完成余额的结转工作。,
