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1、1 .目的：制定与维持各项品质记录的识别、收集、索引、建档、维护、取阅与废弃等处理程序，以证实达成所需的产品及品质系统有效动作。1.2确保品质记录清晰易读，且可辨别是指何种产品，其储存和保管方式应便于存取，并提供适宜的环境以防止其损坏、变质、涂改和遗失。2 .范围：凡本公司有关品质记录及客户提供的相关品质记录。3 .定义：品质记录：有关于设计、检查、量测、试验、调查、稽核、训练、审查或相关结果的品质记录及图表，包括顾客指定的记录,可用以分析和鉴定品质趋势及矫正预防措施的必要性和其有效性。4.流程:流程权责单位相关说明使用表单品质表单制作I相关单位体系文件管制程序体系文件格式及书写规定N相关单位
2、权责主管体系管理办公室依文件编号及版次要求赋予表单编号及版次品质记录总览表编号登录J体系管理办公室各相关单位使用表单须为最新版本发行使用J相关单位禁用铅笔书写、修改，应以水笔或圆珠笔书写、划线修改，如修改应由修订人签认品质记录制作-N相关单位权责主管表单须经权责主管审查及核准后方可生效分类，、索引、建档相关单位可按客户别、产品别、制程别、生产线别、时间别等分类J相关单位依保存期限保管储存维护相关单位品质记录借阅申请表记录调阅相关单位文件档案销毁申请单逾期销毁申请相关单位经保管部门经理核准后销毁废弃处理5.内容:3.1 品质表单制作与审核1.1 .1品质记录表单格式的制作，除依体系文件管制程序随
3、同其相关程序或规定统筹办理，另须依体系文件格式及书写规定制作。1.2 .2品质记录表单经相关单位主管审核后交体系管理办公编号登录。5.2编号登录5.2.1体系管理办公室依文件编号及版次要求，赋予表单的统一编号与版次。5.2.2编号完成后登入品质记录总览表,索引列管。5.3发行使用5.3.1各相关单位及人员使用的表单应查询品质记录总览表,确认是否为最新版本，以免误用旧有的表单。5.3.2各发行使用的表单其右下角须注明该表单的文件统一编号及其版次。5.4品质记录制作与审核5.4.1各相关单位于使用表单时，其内容须详实记载完备，禁用铅笔，务必使该表单保持清晰易读。5.4.2表单的记录应尽可能避免涂改
4、，如需修改则用划线方式涂改，并由该修订人签认。5.4.3各表单须经相关权责主管审查及核准后方可生效。5.5分类、汇整、索引、建档5.5.1各品质记录相关单位主管审核后，须按表单名称的大类别或按客户别、产品别、制程别、生产线别、时间别等以档案夹或卷宗装订成册，并于其上标识记录名称。5.5.2品质记录表单上须有表单编号、保管编号（1）文件编号：由体系管理办公室依文件编号及版次要求编订的。（2）保管编号，各记录存档部门须建立保管编号索引，以避免遗失，其编号原则可参考如下：IIII-流水码，以数字01-99表示。IIL日期代码，以数字01-31表示。IL月份代码，以数字0172表示。1.公元年份代码，
5、以数字表示（如06）O5.5.3重要品质记录（如：客诉）于必要时可建立一览表清册，列于卷宗将其名称、日期、追查状况等列表以便追踪。5.6储存维护5.7.1品质记录的储存与维护需易于存取调阅，并提供适宜的环境与设施以防其损坏、变质、涂改及遗失。5.7.2各项品质记录的保存期限规定于品质记录总览表中，品质记录保存期限应符合法规及客户要求（最低限度），规定如下：名称保存期限一般管理记录表单一年以上或保存最新版本管理评审、品质稽核记录三年以上教育训练履历在职期间设备、检测仪器使用期间品各项品质绩效的记录建立年度后加一日历年质记录表单(如客户有指定的要求，依客户要求保存期限为准。)各项生产性零组件核准书
6、、工模具记录、客户采购订单及修订记录产品停产后加一日历年5.7.3替代零件的复印文件须与新零件档案合并保存，以便追溯比较。5.7.4若有比上述规定须保留更长的保存期限,则应于品质记录总览表上保存期限栏内明文规定的。5.8记录调阅5.8.1与品质记录无关业务人员欲调阅记录时,均须填写品质记录借阅申请表向建立或存档部门申请，科级以上主管核准后方可调阅。(1)客户或验证公司来厂评鉴时，可视需要向有关单位调阅相关品质记录资料。5.9逾期销毁申请与废弃处理：各品质记录逾保存期限规定，填写文件档案销毁申请单,经保管部门经理签核后自行销毁，不得再保存。6 .相关附件：6 .1品质记录总览表(FM040700-01)7 .2品质记录借阅申请表(FMO40700-02)7 .参考文件：7 .1体系文件管制程序(QP040200)8 .2体系文件格式及书写规定(W1040201)
