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1、物业公司体系文件管理办法1.目的为体系文件编制、更改、审批、分发、回收和作废处理提供指引，保证文件受控。2 .范围适用于XXXX物业总公司及所属子（分）公司。3 .定义3.1 文件：信息及其承载媒体，即指凡被引用作为标准、规范、作业指引等的文件。3 .2标识文件：对文件进行编号，并标记其版本和修订状态的工作。4 .3受控文件：一般是指受到更改的控制，当文件发生更改时，文件使用人所持文件应给予相应更改。5 .4非受控文件：当文件更改时，文件使用人所持的文件不作相应更改。6 .5外来文件：指来自于外部，且与体系运行有关的所有文件；包括：上级来文、外购的法律、法规、规范、标准或客户提供的图纸、规定等
2、。4 .职责5 .1各部门1）根据业务需要，提出体系文件新编或修订需求；2）编写或修订属本部门职能范围的作业文件及表格；3）负责对与本部门工作有关的体系文件进行管理和控制。4.2子（分）公司综合管理部1）为所属公司体系文件管理的归口部门。2）负责审核各部门提出的体系文件编写与修订需求；3）负责组织编写或修订所属公司的体系文件；4）负责所属公司体系文件的标识、分类、发放、回收、归档及管理工作；5）负责检查监督各部门体系文件受控、执行情况。6）负责定期或适时组织对所属公司体系文件的评审，并适时对体系文件进行修订。4.3总公司综合管理部1）为全公司体系文件管理的归口部门。2）负责制定体系文件的管理细
3、则。3）负责审核各公司提出的体系文件编写与修订需求。4）负责组织编写或修订一级体系文件；5）负责检查监督各公司体系文件受控、执行情况。6）负责定期或适时组织对公司体系文件的评审，并适时对体系文件进行修订。5.方法和过程控制5.1 提出编写或修订需求1 .1.1各部门根据工作实际提出编写或修订体系文件的需求。5 .1.2各子（分）公司应根据体系运行状况确定是否需要编写或修订所属公司的体系文件。5L3总公司综合管理部门应根据各子（分）公司体系运行状况确定是否需要编写或修订体系文件。5.2 标识文件5.3 .1体系文件编号：1）总公司综合管理部门负责制定体系文件的编号规则，同时对总公司编制的体系文件
4、进行编号。2）各子（分）公司综合管理部门根据体系文件的编号规则对所属公司编制的体系文件进行编号。5.4 2.2体系文件有效版本标识1）所有的文件均须标明版本号和修改状态，格式为大写英文字母与阿拉伯数字的组合。2）新编且未经修改的文件版本号为“A/00”,修改一次版本号升为“A/01”，当版本号从“A/09”升级时，则升为“B/00”，依次类推。当对体系文件进行全面修改时，即使修改次数未达到9次，版本也要全面改版（如从AfB、BfC、）o3）文件修订时，若文件页数超过1页，则文件所有页数的版本状态均需统一变化。5.5 体系文件的编写、审核、审批5.6 .1体系文件的编制一级序文件由总公司综合管理
5、部负责组织编写，二级文件由各子（分）公司负责组织编写，三级文件由各文件使用部门负责组织编写，详见体系文件控制细则。5.3.2体系文件的审核、审批1）公司所有的体系文件在发放前均须得到批准。2）文件的审核、批准采取书面审批方式，由文件编写部门或人填写审批单，经逐级审批后，由综合管理部门印制副本，分发至各相关部门及人员，同时公布电子文本。3）文件审核、审批人不得与编制或更改人相同，但审核、审批人可为同一人。5. 3.3文件的批准权限：5.1.1 一级公司文件由总公司总经理批准。2）二级公司文件由各子（分）公司总经理批准，同时报总公司备案。3）三级公司文件由各子（分）公司业务分管领导或部门负责人批准
6、后，报所属公司综合管理部备案。5.1.2 文件的分发5.1.3 1综合管理部门是体系文件分发的责任部门，经审批生效的体系文件由综合管理部门根据各部门的需求情况确定分发部门和人员，经总经理批准后执行。5.4.2 经核准拟采取单个文件形式颁发的体系文件，应在其封面页上注明分发号，并于每页的右上角加盖红色“受控文件”印章，所有文件的正本（批准件）保存在综合管理部门，且不加盖红色“受控”印章。5.4.3 经核准拟采取成册颁发的体系文件，可直接分发，无须注明分发号和加红色“受控”印章。5.4.4 文件的发布渠道：1）在内部局域网中发布电子文本，但须设定相关权限。2）以书面文件的形式发布至各公司及相关部门
7、负责人，各公司及相关部门负责人在领取时应进行清点，如有缺少当场提出并由综合管理部门即时补发，确认无误后，签字领用。5 .4.4文件分发时应确保在使用处可获得有关版本的适用文件，必要时，可在有关工作场所（如设备房、中控室等）将相关作业指导文件等制度上墙，以便于相关操作人员了解和掌握。6 .4.5若因特殊需要拟送外部机构时，应由需求部门向综合管理部门提出书面申请，并经总经理审核批准后，由综合管理部门统一进行印制和对外发行，若有修订时不做换版及回收控制。5.5 体系文件的更改1 .5.1根据体系文件实际运行状况的需要可对其进行更改。如需更改文件，动议部门或人需提出书面申请，注明修订的原因、文件的修订
8、内容、修订前后版本及修订状态的变化，经部门负责人确认后送所属公司综合管理部门，综合管理部门初审更改文件的可能性后召集人员分专业进行讨论，确定更改内容的适宜性，按审批权限报批。5 .5.2如公司组织结构发生变更及相关物业政策法规发布和变更时，综合管理部门须确认是否对公司现有之体系文件进行修改，若需修订则由综合管理部门及时召开相关部门人员进行讨论，确定更改内容，按审批权限报批。6 .5.3综合管理部门根据审批稿修改文件，并注明修改状态，分发原发放部门/人员，并收回旧版文件。7 .5.4各子（分）公司在进行体系文件修改后，必须报总公司综合管理部门备案。5.6 体系文件的使用及保存5.6.1 1综合管
9、理部门应确保所属公司各岗位员工所使用的文件均为有效版本，各部门应确保本部门各岗位员工所使用的文件均为有效版本。5.6.2 6.2各部门负责人应设专人负责体系文件的保管，并履行监督职能。体系文件管理人员应防止文件发生短缺或遗失，否则，将追究部门负责人和文件管理人员的责任。5.6.3 任何人员不得在体系文件上进行涂改、更改、标符等，防止人为污损，以确保文件保持清晰。5.6.4 6.4任何人不得复印体系文件，如在部门发现体系文件复印件，追究部门负责人和体系文件管理人员责任。若因特殊情况确需复印，应向所属部门负责人提出申请，经同意后方可复印；若大量复印还必须上报综合管理部门审核批准。5.6.5 非本公
10、司人员不得查阅、借阅体系文件；特殊情况需经总经理批准后，在指定区域内查阅且不得带离该区域。5.6.6 6.6各部门工作人员若因培训或工作需要借阅体系文件时，须向文件管理人员借阅。借出的体系文件由文件管理人员负责及时收回并检查完整和清洁情况，如有人为污损或遗失，应加以注明，追究当事人责任。5.6.7 任何人不得利用职务之便，擅自携带体系文件外出。5.6.8 当时体系文件有遗失或破损不堪辨识时，各部门应以书面的形式向所属公司综合管理部门说明原因，并申请补发；综合管理部门按分发程序核准后，重新印制分发，同时废止原文件分发号。5. 6.9记录表样由综合管理部门负责公布，并根据记录的修改状态及时更新，供
11、各部门根据工作需要使用。5.6. 10无效/作废文件原稿，由综合管理部门加盖“保留”章后留存，以供对比新版文件修订处之用，该无效/作废的文件原稿应至少保留至后续三个版文件发行时才能销毁。5.6.11综合管理部门应保存所有版本的电子文件，以留作资料以供法律/累计知识需要。5.6.12体系文件持有人调任、离职时，应将保管的文件列入移交清单或交回综合管理部门。文件移交时，若发现份数不足或毁损，应由原受领部门人员提出申请补发齐全后再交接。5.7体系文件的回收及废止5.7.1正常情况下，如文件发生修订、废止或变更等情况，综合管理部门应及时将作废文件收回。5.7.2作废文件由综合管理部门保留正本，加盖“保
12、留”章，并与有效文件区分隔离保存，其它副本销毁。5.7.3当使用部门需要用作对照参考或其它特殊原因需要保留作废文件时，需经综合管理部门同意，同时在保留文件上盖作废印章。5. 7.4不适用于本公司体系的文件应予废止，由综合管理部门提出销毁申请，经总经理批准后执行销毁。5.8 文件的评审5.9 .1在下列情况下，综合管理部门应根据对现行文件的影响，决定是否组织相关部门对文件进行评审，以确体系保文件的适宜性和充分性：1）当管理体系或其过程需要发生较大变化时；2）评审时提出的需要改进时（包括纠正预防措施）；3）测量分析过程提出的需要采取纠正预防措施时；4）新服务项目（产品）策划时。5.8.2对需要更新的文件应按照5.3的要求进行再次审批。6.附则6. 1本办法由总公司综合管理部负责解释。6.2 各子（分）公司可根据本办法并结合实际情况制定具体的实施细则，并报总公司备案。6.3 本办法自2021年3月1日起生效施行。
