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1、文职人员文书及事务管理,主讲：曾昭铭,游戏规则,1、准时上课、下课2、吸烟有害您和他人的健康3、手机请转为按摩器4、举手发言&掌声鼓励5、随手清洁(爱护桌椅)6、按要求完成全部练习和作业,培训内容,文职人员的工作职责及要求如何做好上司的助手文件与档案的管理会务管理部门物资的管理,九段秘书,1、上司要求秘书安排次日上午九点开一个会议。接到这个通知，你会如何行动？,九段秘书,一段秘书的做法：发通知用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。二段秘书的做法：抓落实发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。三段秘书的做法：重检查发通知，落实到人，第二天在会前
2、30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。,九段秘书,四段秘书的做法：勤准备发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。五段秘书的做法：细准备发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。,九段秘书,六段秘书的做法
3、：做记录发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。七段秘书的做法：发记录会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。,九段秘书,八段秘书的做法：定责任将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。九段秘书的做法：做流程把上述过程帮成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！,
4、调查表明：,1、7的被调查者认为“做文职就是打杂，跑腿，没有 什么前途”；2、10 文职就是一个过度性的职业，没有专业可 言，是女性结婚前的最好职业；3、13的人觉得文职在国外是越老越值钱，国内却还 以年轻取人；4、22的公众赞成 经济越发展，好的文职越缺乏；5、48的公众都认为，文职是一个可以积累经验的职 业，是走向管理岗位的一个阶梯；,拍拍脑袋，发发言,想一想，做秘书有什么好处？,文职人员应具备的职业素养,职业心态专业职业形象,文职人员的工作内容是什么？,请写出你目前主要的工作内容:1、时间:5分钟；2、用最快的速度写下来，不用思考；3、至少要写下10个；,文职人员的工作职掌与权责,文职人
5、员的工作职掌与权责,第一单元文职人员的工作职责及要求,1.上司的助理还是上司的阻力2.全能型的秘书攻略,1、上司的助理还是阻力,思考：你现在是上司的助理还是阻力？协助分担管理参谋支持辅助其塑造良好的形象,领导者 替身,决策支持,事务执行者,服务人员,协调人,参 谋,领导,1、主观态度上的问题服从和服务意识淡薄没有敬业精神，工作态度不佳保密意识差，导致泄密事件向上错位，擅作主张2、客观能力上的问题专业技能水平差各类知识较浅薄概念、判断、概括能力差,1、上司的助理还是阻力,常见的角色错位,2、全能型秘书攻略A,外交官的圆滑骡子般的耐力光线般的速度修女般的忠诚犀牛般的厚韧爱因斯坦般的头脑母亲般的温柔
6、与耐久力,21世纪全方位秘书应俱备的条件,文职人员必备的职业素质,正 直-坚持既定政策和原则 实事求是 热 情对人、对事积极、乐观 敬 业-以工作为荣，设定高的工作水准 守 信-不失约、不违约、不食言、不泄密 忠 诚忠于上级 忠于事业 有 序-利落，有条不斋 高 效-追求效率和效益 可 靠-按约定完成工作，保质、保量、及时 细 心-尽可能的考虑事情周到、细心,2、全能型秘书攻略B,悟 性领悟上级或领导的真实想法 自 信积极 向上 勤 奋不断学习 提高能力 默契捕捉起真正的含意 分寸大智若愚 谦虚为人处事时的谦和与内敛 承受压力,第二单元如何做好上司的助手,1.研究与了解上司2.与上司达成心理默
7、契3.形成良性的工作模式4.如何为上司进行合理的屏闭,1、研究与了解上司,1.上司每天都在干什么？2.你的上司都有哪些技能？3.你的上司对你的态度怎么样？4.什么事情会让你的上司行动起来？,2、与上司达成心理默契,1.上司的领导风格2.上司思考问题的风格3.如何同上司交流？,3、形成良性的工作模式,1.工作的模式2.主动的程度3.良好的印象,4、如果为上司进行合理的屏闭,1.来电者有什么要求？2.哪些来电应当直接转给其他同事或部门？3.那些主可以直接由秘书说明？4.什么时间不希望被打扰？5.哪些人是不希望被接待的？6.哪些人只能在特定的时间联络到？7.那些时间最适合回复电话？8.什么时间最适合
8、给来电者回复电话？,第三单元文件与档案的管理,1.建立正确的文件与档案管理的意识2.建立归档的范围3.分类与标识4.各类文件与档案的收集、分类、立卷、归档、利用等管理程序及要素,1.建立正确的文件与档案管理意识,档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教、等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。文档管理：文档管理是以管理规范为主，对文档进行有效管理的解决手段。它主要提供对文档的分类、整理、存储、更新及使用的统一解决和管理办法。,2.建立归档的范围,所谓归档，是指文书部门或业务部门将文件整理立卷后，按照规
9、定的时间移交给档案室集中保管。,归档范围 是指一贯单位形成的全部文件中哪些该归档，哪些不该归档。,按问题特征立卷,按作者特征立卷,按时间特征立卷,按名称特征立卷,按通讯者特征立卷,按地区特征立卷,灵活地结合运用2-3个特征来组立一个案卷,立卷6特征,3.分类与标识,1、分类：方便使用；操作简单；设置合理方法：按对象划分：根据资料来自何人，与哪些企业有关进行划分 按主题划分：比如把资料分成技术开发领域的资料和销售领域的资按形式划分：如适用于会议记录的资料，或者规定格式的文档等 按项目划分：项目也叫专案 按时间划分：比如可将2002年的资料都收集在一个资料夹里,2、标识：使用大写、清楚的字母标示档
10、案。使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同颜色 标示。为大型的资料建立索引。,4.各类文件与档案的收集、分类、立卷、归 档、利用等管理程序及要素A,您有以下工作内容，请问您会如何分类归档：1.收发E-mail2.会议记录工作3.项目性质工作(发表会、尾牙、股东会等)4.报价工作(国内、国外客户)5.计算机文书工作(发布公告、人事令、联络单、签 呈、各种报表的汇总等)6.主管的名片管理7.其它,4.各类文件与档案的收集、分类、立卷、归 档、利用等管理程序及要素B,个人档案管理,1.待办及追踪档2.待归档3.参考数据文件4.家庭生活档5.名片
11、档,1.集单件数据组成案件完整的档案2.一文一事一卷一案3.文件分存单及影印本之存盘4.分类适当5.务必制作索引目录单6.定期清理,档案管理应注意之细节,点击,第四单元会务的管理,1.会议的计划与通知2.快速进行会议记录3.如何整理会议纪要,会议的重要性,大多数企业在会议中决定其基本走向90%以上的重大决策是通过会议制定的企业花在开会上的时间越来越多开会的频率越来越高,注意重点,1.会议的计划与通知A,会前工作计划,会中工作计划,会后工作计划,议题及参会人员范围的确定 会议场所的选定 会议通知的起草 申报会议预算 人员确认 设备准备 预定 车辆安排 会务通知起草 议程PPT制作 食品的采买 指
12、导服务员工作 会议场地布置与熟悉,会议室保障 汇报人员的保障 用餐的保障 娱乐的保障 住宿的保障,离会车辆安排 退房 设备整理 结帐 设备归还 费用报销 会务总结,1.会议的计划与通知B,会议流程,会议通知,2.快速进行会议记录,手脑并用，紧跟发言者的思路，及时判断发言内容的线索、层次、联系、结论。一时没听懂或没听全的发言，空出格子，会后请发言者补上。可采取缩写或简写的方式提高记录速度。切莫忘记日期。,摘要式会议记录对于会议人数较多，讨论后能就某中升心议题达成协议的会议，一般采用摘要式记录。只记发言的要点，讨论的问题、结论通过的决议等中心内容。,详细式会议记录对于人数较少，观点各不相同的会议，
13、可以采用此方法。主要把与会人员阐明观点、表明态度的讲话，详细记录下来。,写作要求,3.如何整理会议纪要,整理会议纪要,会议纪要格式：由标题、正文、主送、抄送单位构成,两种：一是会议名称加纪要；二是召开会议的机关加内容加纪要,会议纪要正文：会议概况:会议时间、地点、名 称、主持人，与会人员，基本 议程。会议的精神和议定事项,会议纪要的三种写法:集中概述法 分项叙述法 发言提要法,会议纪要的特点:内容的纪实性 表达的要点性 称谓的特殊性,请讨论:在会议管理过程中还有什么问题？,第五单元部门物资的管理,1.部门物资的申购与审批2.部门物资的保管3.部门物资的建档4.部门物资的清查,1.部门物资的申购与审批,确认物资采购量,采购量该物资需要量+期末储备量期初储备量+计划期内不可用资源企业内部可利用的资源,领导审批,提交采购单,为领导提供物资信息,2.部门物资的保管,2、物资的保管 四号定位、五五码垛摆放科学、数量准确、质量不变、消灭差错。,1、物资的验收入库 提货、验收、办理入库手续等过程,3。物资的发放及时、迅速、准确的发放。限额发料制,3.部门物资的建档,4.部门物资的清查,清仓盘点 做到帐、卡、物相符。,编制物资登记表,与上司内心的期望赛跑,谢谢大家!,
