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1、第七章 账簿,账簿的作用及种类账簿的设置和登记账簿登记的规则账簿的对账和结账账簿的更换和保管,教学目的：通过本章的学习，要能熟练的登记帐薄，利用帐薄。基本要求：1、理解设置和登记帐薄的作用；2、熟悉日记账、分类帐、明细分类帐的内容、格式、登记依据和登记方法；3、掌握登记帐薄的各种规则，包括错帐更正的规则；教学重点：会计的职能和特点；会计核算的前提和一般原则。教学时数：4学时,第一节 账簿的作用及种类,一、账簿的作用1.账簿可以为企业管理部门提供系统、完整的会计信息。2.为编制会计报表提供资料。3.有利于开展会计检查和会计分析。,二、账簿的种类（一）按其用途的分类1.序时账簿：也称日记账，是按照
2、经济业务发生 的时 间先后顺序，逐日逐笔登记经济业务的账 簿。按其 记录内容的不同又分为普通日记账和 特种日记账。2.分类账簿：是指对全部经济业务按照总分类账 户和明细分类账户进行分类登记的账簿。按照总分类账户进行分类登记的账簿叫做总分类 账，简称总账；按照明细分类账户进行分类登记 的 账簿叫做明细分类账，简称明细账。3.备查账簿：指对一些在序时账簿和分类账簿中 不能记载或记载不全的经济业务进行补充登记 的账簿，对序时账簿和分类账簿起补充作用。,(二）账簿按其外表形式的分类1.订本式账簿：是指在启用前就将许多张账页装订成册并连续编号的账簿。2.活页式账簿：是指平时使用零散账页记录经 济业务，将
3、已使用的账页用账夹夹起来，年 末将本年所登记的账页装订成册并连续编号 的账簿。3.卡片式账簿：是指用印有记账格式的卡片登记经济业务的账簿。卡片账是一种特殊的活页式账簿，对某些可以跨年度使用，无需经常更换的明细账，如固定资产明细账、低值易耗品明细账等，可采用卡片式账簿。,（三）账簿按账页格式的分类1.三栏式账簿：是将账页中登记金额的部分分为三个栏目，即借方、贷方和余额三栏。2.多栏式账簿在借方和贷方的某一方或两方下面分设若干栏目，详细反映借贷方金额的组成情况。3.数量金额式账簿：是在借方、贷方和余额栏下分别分设三个栏目，用以登记财产物资的数量、单价和总金额。,三、账簿的基本内容1.封面。2.扉页
4、。3.账页。账页的基本内容应包括：（1）账户的名称（总账科目、二级或三级明细科目）；（2）登账日期栏；（3）凭证种类和号数栏；（4）摘要栏（记录经济业务内容的简要说明）；（5）金额栏（记录账户的增减变动情况）；（6）总页次和分户页次。,第二节 账簿的设置和登记,一、日记账的设置和登记（一）普通日记账的设置和登记 设置普通日记账的单位，一般不再使用记账凭证，而是在经济业务发生后，根据原始凭证或汇总原始凭证，登记普通日记账。,（二）特种日记账的设置和登记1.现金日记账的设置和登记：是由出纳人员根据现金收款凭证、现金付款凭证和银行存款付款凭证（记录从银行提取现金的业务），按经济业务发生的时间先后顺序
5、逐日逐笔进行登记的一种特种日记账。2.银行存款日记账的设置和登记：是由出纳员根据银行存款付款凭证、银行存款收款凭证和现金付款凭证（记录将现金存入银行业务），按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔登记的账簿。,（三）多栏式日记账的设置和登记 这种日记账是在一张账页上分别按现金（银行存款）借方（收入栏）和贷方（支出栏）的对应科目设置相应的多个金额栏的日记账。登记多栏式日记账时，由于其账页较长应注意将业务金额准确记入相应金额栏内，防止因数字串行或串栏造成记账错误。为避免以上错误的发生和便于账簿的保管，通常是将多栏式日记账按收入和支出一分为二，即分别按借方对应科目设置现金（银行存款）收入日记账，按贷
6、方对应科目设置现金（银行存款）支出日记账。,二、总分类账的设置和登记（一）三栏式总分类账的设置1.普通三栏式。在账页中设有借方、贷方和余额三个 金额栏。2.反映对方科目的三栏式总账。反映对方科目的三栏式总账，除在账页中设置借方、贷方和余额三个金额栏外，还分别在借方和贷方栏下设有对方科目栏，以便直接从总账中了解经济业务的来龙去脉。,（二）多栏式总分类账的设置 多栏式总分类账，是把序时账簿和总分类账簿结合在一起，变成了一种联合账簿，通常称为日记总账，它具有序时账簿和分类账簿的双重作用。由于多栏式总账将全部总账账户放在一张账页中进行登记，使账页篇幅较大，不便于登记和保管，不过采用计算机记账的单位较适
7、用。,（三）总分类账的登记方法1.日期栏：2.凭证字、号栏；3.摘要栏：.4.对方科目栏：5.借、贷方金额栏：6.借或贷栏：,三、明细分类账的设置和登记（一）三栏式明细分类账（甲式账）的设置和登记 是由会计人员根据审核后的记账凭证，按经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的。日期栏登记经济业务发生的具体时间，与记账凭证的日期一致；凭证字、号栏登记原始凭证或记账凭证的种类和编号；摘要栏登记业务的简要内容，通常也和记账凭证中的摘要内容是一致的；借方、贷方金额栏登记账户的借方、贷方发生额；借或贷栏登记余额的方向；余额栏登记每笔业务发生后该账户的余额。,（二）数量金额式明细账（乙式账）的设置和登记
8、可以由会计人员根据原始凭证按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记，也可以由仓库保管员根据原始凭证按照时间先后顺序逐日逐笔进行登记。具体登记方法如下：1.日期栏登记经济业务发生的具体日期，应 与原始凭证的日期一致。2.凭证字、号栏按证明业务发生或完成的原 始凭证进行登记，3.摘要栏登记业务的简要内容，文字力求简 练，但要能说明问题。4.入库、出库栏中的数量栏、入库单价栏和金额栏、出库栏和结存栏中的单价栏和金额栏、出库单价栏和金额栏,（三）多栏式明细账的设置和登记1.借方多栏式明细分类账的设置 在账页中设有借方、贷方和余额三个金额 栏，并在借方按照明细科目或明细项目分 设若干栏目，或者单独
9、开设借方金额分析栏 2.贷方多栏式明细分类账的设置 在账页中设有借方、贷方和余额三个金额栏，并在贷方按照明细科目或明细项目分设若干栏 目，或者单独开设贷方金额分析栏 3.借贷方多栏式明细分类账（特种明细账）在账页中设有借方、贷方和余额三个金额栏，并同时在借方和贷方栏下设置若干个明细科目 或明细项目进行登记的账簿,四、总分类账和明细分类账的关系及其平行登记（一）关系：1.联系：两者所反映的经济业务的内容相同。两者的登账依据相同2.区别：反映经济内容的详尽程度不同。作用不同。,（二）平行登记 1.同时登记：即对发生的每一笔经济业务，要根据审核无误的同一会计凭证，在同一会计期间，既要在有关的总分类账
10、中进行登记，又要在该总账所属的明细分类账中进行明细登记。2.方向相同：即对于一笔经济业务，在依据同一会计凭证登记总分类账户的借贷方向与登记所属明细分类账户的借贷方向必须一致。对有些经济业务所涉及的账户，总分类账户在借方（或贷方）登记，而明细分类账户虽用“红字”登记在贷方（或借方），但可以理解为相同的变动方向。3.金额相等：即记入总账中的金额，必须与记入其所属的各明细分类账户中的金额之和相等。,五、备查账簿的设置和登记备查账簿的主要用途是记录序时账簿和分类账簿未能或无法反映的特殊经济事项。它的种类和格式一般没有固定的模式，完全取决于特殊经济业务的种类、内容以及对该业务实施管理的具体要求。为此，备
11、查账簿的格式及内容应讲求实用性、简单化。如工业企业为了对受托加工的材料加强实物管理，用来登记加工材料的增、减、结存情况的“受托加工材料登记簿”（见图表721所示），以及为加强对经营租入固定资产的实物管理而设置的“租入固定资产登记簿”等。,第三节 账簿登记的规则,一、账簿启用的规则（一）启用账簿时的一般规则（二）会计人员交接规则,二、登记账簿的规则 1.登记账簿必须用蓝黑色墨水钢笔书写，不许用铅笔或圆珠笔记账。2.登记会计账簿时，应当将会计凭证的日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内。3.各种账簿应按账户页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。4.账簿中书写的文字或数字不能顶格书写，
12、一般只应占格距的二分之一，以便留有改错的空间。5.记账除结账、改错、冲销记录外，不能用红色墨水。6.对于登错的记录，不得刮擦、挖补、涂改或用药水消除字迹等手段更正错误，也不允许重抄。,7.各账户在一张账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数和余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在本页最后一行的“摘要”栏内注明“转次页”字样，在下一页第一行的“摘要”栏内注明“承前页”字样。对“转次页”的本页合计数如何计算，一般分三种情况：需要结出本月发生额的账户，结计“转次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数，如采用“账结法”下的各损益类账户；需要结计本年累计发生额的账户，结计“
13、转次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数，如“本年利润”帐户和采用“表结法”下的各损益类账户；既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累积发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。如债权、债务结算类账户、“实收资本”等资本类账户和“材料”等财产物资类账户。,三、错账的查找方法和更正规则（一）错帐的查找方法 1.过账错误的查找方法：如果过账时发生错误，首先应确定错账的差额，从这一金额的某些特征可能提供错账类型的线索，从而找出错误所在。一般的方法有：差数法、二除法。2.非过账错误的查找方法：如果通过以上方法仍找不出错误，则有可能是记账凭证编制错误，以及几种错误交叉影响造成的，这就需要采
14、用其他查错方法进行查找。主要有：顺查法、逆查法、抽查法。,（二）错账的更正规则 1.划线更正法，又称红线更正法。这种方法主要适用于，在每月结账前，发现账簿记录中的文字或数字有错误，而其所依据的记账凭证没有错误，即纯属记账时笔误或计算错误，应采用划线更正法进行更正。2.红字更正法，又称红字冲销法。它是用红字冲销原有记录后再予以更正的方法，主要适用于以下两种情况：根据记账凭证记账以后，发现记账凭证中的应借、应贷会计科目或记账方向有错误，而账簿记录与记账凭证是相吻合的。据记账凭证记账以后，发现记账凭证中应借、应贷会计科目和记账方向都正确，只是所记金额大于应记金额并据以登记账簿。3.补充登记法，也称蓝
15、字补记法。,第四节 账簿的对账和结账,一、对账 就是核对账目，即在经济业务入账以后，于平时或月末、季末、年末结账之前，对各种账簿记录所进行的核对。1.账证核对。指各种账簿的记录与记账凭证及其所附的原始凭证相核对。2.账账核对。指各种账簿之间的有关数字进行核对。3.账实核对。包括账物、账款的核对。即将各种财产物资的账面余额与实有数额进行核对。,二、结账（一）含义：是指在把一定时期（月份、季度、年度）内所发生的全部经济业务登记入账的基础上，在期末按照规定的方法对该期内的账簿记录进行小结，结算出本期发生额合计数和余额，并将其余额结转下期或者转入新账以及划出结账标志的程序和方法。（二）结账前的账项调整
16、和结账分录 1.结账前的账项调整。2.结账分录。（三）账户结算的种类和方法 是指把一定时期内应记入账簿的经济业务全部登记入账后，计算并记录各账户的本期发生额及期末余额，并将余额结转下期或新的账簿以及划出结账标志的全过程，简称结账。结账按结算时期不同，主要有月结、季结和年结三种。,第五节 账簿的更换和保管,一、账簿的更换是指在年度结账完毕后，以新账代替旧账。1.更换新账时，要注明各账户的年份，然后在第一行日期栏内写明1月1日；在摘要栏内注明“上年结转”或“上年余额”字样；最后根据上年账簿的账户余额直接写在“余额”栏内。在此基础之上再登记新年度所发生的相关会计事项。2.总账应根据各账户经济业务的多
17、少，合理估计各账户在新账中所需要的账页，并填写账户目录，然后据以设立账户。,3.对于有些有余额的明细账，如应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款等明细账，必须将各明细账户的余额，按照上述的方法，详细填写在新建明细账相同的明细账户下，以备清查和查阅；对于采用借贷方多栏式的应交增值税明细账，应按照有关明细项目的余额采用正确的结转方法予以结转。,二、账簿的保管主要包括日常管理和旧账归档保管两部分内容。（一）会计账簿的日常管理 1.各种账簿要分工明确，并指定专人管理，一般是谁负责登记，谁负责管理；2.会计账簿未经本单位领导或会计部门负责人允许，非经管人员不得翻阅查看会计账簿；3.会计账簿除需要与外单位核对账目外，一律不准携带外出。对需要携带外出的账簿，必须经本单位领导和会计部门负责人批准，并指定专人负责，不准交给其他人员管理，以保证账簿安全和防止任意涂改账簿等现象的发生。,（二）会计账簿的归档保管 1.会计档案的内容。2.会计档案的保管机构和保管人员。3.会计档案存档办法。4.会计档案的保管期限，分为永久、定期两类。各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。5.会计档案保管期满，单位负责人签署意见后，可以进行销毁。,
