账簿管理的详细设计.ppt

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1、哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第五章 账簿管理的详细设计,本章主要内容账簿管理的总体设计 总账和科目发生额与余额表的详细设计 明细账的详细设计 部门账表的详细设计 往来账表的详细设计 项目账表的详细设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第五章 账簿管理的详细设计,会计信息系统中的账簿管理子系统主要是对系统管理和凭证管理子系统录入并处理得到的信息加以组织，以企业会计制度和会计准则规定的账簿格式，以及其他各种各样有利于经营管理决策的账表格式，向企业管理当局提供全面反映企业各类经济业务的汇总或明细信息。与手工账簿管理相比，电算化账簿管理具有快速、灵活、准

2、确的特点。本章以用友ERPU8.61教学版演示软件中的账簿管理界面来阐述账簿管理的详细设计。由于受软件和时间等因素的限制，作者很难编制一套完整的，模仿企业实际业务的账簿数据，因此，出于方便且能说明账簿管理设计思想的前提下，本章采用用友ERPU8.61提供的2004年度一个月份的演示数据，敬请读者见谅。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 账簿管理的总体设计,一、账簿管理的功能模块划分 二、账簿管理的数据存储设计 三、账簿管理的数据流程设计,本节主要内容,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 账簿管理的总体设计,本小节主要内容,企业发生的经济业务

3、，经过制单、审核、记账等处理，就形成了正式的会计账簿。对企业发生的经济业务进行查询、统计、分析等操作时，都可以通过“账簿管理”功能完成。账簿管理是会计工作所必须的重要内容。除了前述现金和银行存款总账以及日记账管理之外，账簿管理还包括基本会计科目的账簿查询和输出，以及各种辅助核算账簿的查询与输出。在账簿管理中，不论是查询还是打印，都必须指定查询或打印条件，系统根据指定的条件即时生成账簿，并按用户需求进行屏幕显示或打印输出。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 账簿管理的总体设计,本小节主要内容,为了实现对账簿进行快速、高效和实时地管理，账簿管理应具有友好的用户界面，几乎

4、处处可以方便地实现总账明细账凭证的联查。此外，账簿查询还应提供未记账凭证的模拟记账功能，使企业能够随时了解各科目的最新情况，包括那些已经完成制单或审核但尚未进行记账处理的经济业务，从而对部门、往来、项目、外币信息反映更加及时，费用控制更加有效。自定义多栏账功能可根据实际管理的需要将不同科目、不同科目级次有机地组合起来，生成多栏账，以满足多科目、多级次的综合管理。账簿管理的功能模块划分如图5-1所示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 账簿管理的总体设计,本小节主要内容,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 账簿管理的总体设计,本小节主要内容,

5、账簿管理的数据存储设计,账簿管理的数据流程设计,账簿管理的功能模块划分,账簿管理所涉及到的数据基表，绝大多数在系统管理和凭证管理中已经设计，如科目字典、部门发生额与余额基表、往来发生额与余额基表、项目发生额与余额基表、外币发生额与余额基表、凭证基表等，账簿管理中需要另外设计的只有多栏账格式基表，其基表名称为Dlzgs。在Dlzgs基表中存储各账套、各种多栏账的格式定义信息，包括各栏栏目定义信息、栏目对应的科目信息、栏目分析信息等；该基表的作用是在生成多栏式明细账时，系统按该基表中的有关多栏账的定义信息生成多栏账。多栏账格式应设计历史数据基表，在查询以前年度的多栏账时，可根据多栏账格式的历史数据

6、基表生成。Dlzgs基表的数据结构如表5-1所示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 账簿管理的总体设计,本小节主要内容,账簿管理的数据存储设计,账簿管理的数据流程设计,账簿管理的功能模块划分,表5-1 多栏账格式基表的数据结构,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 账簿管理的总体设计,本小节主要内容,账簿管理的数据存储设计,账簿管理的数据流程设计,账簿管理的功能模块划分,从数据流程角度来看，账簿查询主要是指系统根据用户设置的查询条件，从各类基表中读取相关数据，按规范的格式动态生成各类账簿临时数据，并通过某种界面进行恰当地展示，如图5-2所示

7、。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 账簿管理的总体设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 账簿管理的总体设计,本小节主要内容,账簿管理的数据存储设计,账簿管理的数据流程设计,账簿管理的功能模块划分,在账簿查询条件定义中，除某些单选或复选条件（如“包含未记账凭证”）以及由用户直接输入的条件（如“金额”）外，绝大多数条件选择的可选值都是由系统基础数据字典提供的，例如：会计科目选择由科目字典提供，月份选项由账套数据字典提供等。在生成特定账表时，系统根据账表类型以及相应的查询条件，确定具体从哪些基表中读取相关数据。例如，生成总账时需要从科目字典

8、读取所选科目的余额方向以及各月发生额和余额，从凭证基表中统计凭证个数，如果是外币科目还要从外币科目发生额与余额基表中读取外币发生额和余额；生成部门账表时需要从部门发生额与余额基表中读取与所选部门相关的发生额与余额信息；等等。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 账簿管理的总体设计,本小节主要内容,账簿管理的数据存储设计,账簿管理的数据流程设计,账簿管理的功能模块划分,由图5-2可见，与手工账簿登记的数据流程相比，会计信息系统中账簿管理的数据流程主要呈现出以下特点：（1）手工系统中，总账的登记必须以科目发生额与余额表的统计为基础，即科目发生额与余额表是手工账簿系统数据流

9、程的中间节点，而非终结节点。然而，在会计信息系统账簿管理的数据处理流程中，用户可以随时方便地查询发生额与余额表、总账、明细账以及各类辅助账表中的任何一种，这些账表并列地处于数据流程的终结点状态，它们之间不存在先后顺序上的依赖关系。因此，会计信息系统的账簿生成过程更加直接，具有更高的账簿生成效率；,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 账簿管理的总体设计,本小节主要内容,账簿管理的数据存储设计,账簿管理的数据流程设计,账簿管理的功能模块划分,（2）手工账簿处理系统中，经济业务的相关信息往往以各类账表的形式加以保存，以备查询、审核之用或据以编制会计报表。也就是说，手工处理得

10、到的中间处理结果是系统后续处理的数据来源，必须加以记录和保存，以便进行查阅和核对。然而，信息化环境下用户查询生成的各类账表中所呈现的数据，是按照用户特定的查询或输出需要重新组织得到的临时数据，并不在数据库中加以保存，因此，这些账表数据就是流程中的终结点，而不可能成为整个会计信息系统数据流程的中间节点。也正因为如此，会计信息系统中的账表才有可能根据不同用户的特定需要以更加灵活多样的形式加以呈现；,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第一节 账簿管理的总体设计,本小节主要内容,账簿管理的数据存储设计,账簿管理的数据流程设计,账簿管理的功能模块划分,（3）手工账簿处理系统中的初始数

11、据来源主要是记账凭证，更多的中间数据源依赖于会计人员在工作过程中生成。而在会计信息系统中，为实现自动化处理而专门设计的各类基础数据字典、凭证基表、各类发生额与余额基表中存储的信息是账簿管理数据流程中的数据来源。这些基表中的数据已经在系统管理和凭证管理中形成。账簿管理的数据流程在很大程度上属于从数据库中查询数据并按一定格式加以组织的过程，因此，排除了会计人员手工记账时中间结果错误的可能性，使最终呈现给用户的各类账表信息具有更高的准确性。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计,一、总账的详细设计 二、科目发生额与余额表的详细设计,本节主要

12、内容,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设计,1总账的功能设计 总账不但可以输出各总账科目的年初余额、各月发生额和月末余额，而且还可输出明细科目的年初余额、各月发生额和月末余额。在输出总账时先要定义查询条件，总账查询条件定义窗口如图5-3所示。系统按定义的查询条件输出总账账簿。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国

13、教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设计,（1）科目范围：可定义起止科目范围，为空时，系统默认所有科目。（2）科目级次：在确定科目范围后，可进一步在该科目范围内选择按某级科目或同时按多个级次科目进行总账查询。如将科目级次定义为1-1，则只输出一级科目总账，如将科目级次定义为1-3，则输出一至三级科目总账。（3）末级科目：所选科目范围内，如需查询包含末级科目在内的所有级次科目，则选择“末级科目”即可。如果“末级科目”被选中，“级次”选项失效。（4）包含未记账凭证：若想使输出的总账中包含未记账凭证数据，则用选择“包含未记

14、账凭证”选项，系统在生成总账时，在当前月份中将未记账凭证计算在内。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设计,按总账查询条件定义即可输出总账，如图5-4所示。与出纳管理中现金和银行存款总账的功能完全相同，但总账输出的会计科目不仅仅是现金和银行存款科目，而是科目字典中的所有会计科目。在查询过程中，可以在科目下拉列表中选择需要查看的科目（选择范围为总账条件定义的范围）；用户可以用账簿格式下拉列表择账簿格式，包括金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式四个可选值，其默认值为金额式，

15、如果用户选择了金额式以外的其他账簿格式，系统将在借方、贷方、余额下显示所选科目的外币或数量信息；用工具栏中的“明细”功能，可联查当前科目的明细账；如果用户需要打印总账，则可以通过工具栏中的“打印预览”、“打印设置”和“打印”功能实现。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设计,2总账的生成流程设计 总账的生成流程设计如图

16、5-5所示，在初始化月份变量Yf为1月份或启用月份（如果查询启用年份的总账，则初始月份应为启用月份）后，主要通过以下六步实现总账查询过程。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设计,（1）创建总账屏幕显示对象：总账显示的数据项包括日期、凭证号、摘要，借方（数量、外币、金额）、贷方（数量、外币、金额）、方向、余额（数量、外币、金额），共13项，需要分别定义对应的列标题，年份填入账套数

17、据字典中的当前核算年份（历史数据查询时根据年份选择填写）。（2）生成期初余额行：按选择的科目编号，从科目字典中读取该科目的科目余额方向和初始月份（1月份或启用月份）该科目的月初余额（数量、金额），如果此科目为外币科目，则还要读取外币科目发生额与余额基表中初始月份该科目的外币月初余额，将其分别填入总账第一行“方向”和“余额（数量、外币、金额）”栏，同时将该行的日期的月份填入“01”或启用月份，摘要填入“上年结转”或“期初余额”。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设计,（3）生

18、成Yf月份的本月合计行和本年累计行：首先，按选择的科目编号，从科目字典中读取Yf月份该科目的借方发生额（数量、金额）、贷方发生额（数量、金额）、累计借方发生额（数量、金额）、累计贷方发生额（数量、金额）、月末余额（数量、金额），如果此科目为外币科目，则还要读取外币科目发生额与余额基表中Yf月份该科目的外币借方发生额、贷方发生额、累计借方发生额、累计贷方发生额、月末余额。同时在总账中追加一行，将借方发生额（数量、外币、金额）、贷方发生额（数量、外币、金额）、月末余额（数量、外币、金额）分别填入新增行的借方（数量、外币、金额）、贷方（数量、外币、金额）、方向（按已读出的科目余额方向填写）、余额（数

19、量、外币、金额）栏，并在摘要栏填入“本月合计”。然后，再在总账中追加一行，将累计借方发生额（数量、外币、金额）、累计贷方发生额（数量、外币、金额）、月末余额（数量、外币、金额）分别填入新增行的借方（数量、外币、金额）、贷方（数量、外币、金额）、方向、余额（数量、外币、金额）栏，并在摘要栏填入“本年累计”。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设计,（4）统计Yf月份该科目的凭证总数：在凭证基表中，按选择的科目编号统计Yf月份涉及到该科目的凭证个数，统计时将相同的凭证号按一个凭证

20、计算，即统计不同凭证号的个数，将统计得出的凭证个数分别填入“本月合计”行和“本年累计”行的凭证号数栏。（5）月份变量Yf增加1并将其与当前月份比较进行循环终止条件判断：如果更新后的Yf月份仍然小于等于账套数据字典中的当前月份，则重复第（3）、（4）步，再读取并填入Yf月份的本期发生额、余额和本年累计发生额，统计并填入Yf月份的凭证号数以及初始月份至Yf月份的凭证累计号数等等，直至Yf月份等于当前月份为止。若选包括未记账凭证，则当前月份的本期发生额、余额和本年累计发生额还要将未记账凭证数据计算在内。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计

21、,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设计,（6）根据账簿格式显示总账。若选金额式则借、贷、余只显示金额；若选数量金额式则借、贷、余分别显示数量、金额；若选外币式则借、贷、余分别显示外币、金额；若选外币数量式则借、贷、余分别显示数量、外币、金额。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设计,科目发生额与余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。传统的总账，是以总账科目分页设账，而余额表则可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、

22、本期发生额、累计发生额、期末余额，在实行计算机记账后，建议用户用余额表代替总账，实现以表代账。1科目发生额与余额表的功能设计 输出科目发生额与余额表也需要先定义查询条件，然后系统按查询条件进行汇总输出。科目发生额与余额表的查询条件定义如图5-6所示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设计,（1）月份范围：当选择的起止

23、月份不同且起始月份小于终止月份时，可以对多个月份之间的科目发生额与余额进行查询；当只查某个月时，应将起止月份都选择为同一月份，如查2007.10月，则月份范围应选择为。（2）科目范围：定义起止科目范围，为空时，系统默认为是所有科目，在定义起止科目时，应可以使用通配符（？和*）。（3）科目级次、末级科目：其定义与总账查询条件定义相同。（4）余额范围：用于指定要查找的余额范围。例如，余额下限输入0.01，上限不输，则表示查余额大于零的所有科目；若输入2000040000，则表示查余额大于等于20000且小于等于40000的所有科目。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总

24、账和科目发生额与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设计,（5）科目类型：为空时，系统默认全部类型。可用科目类型下拉列表选择要查询的科目类型，科目类型包括资产、负债、权益、成本、损益五种。（6）外币名称：为空时系统默认所有外币。指定外币名称时，将查询具有该外币核算的科目。在条件定义中按外币名称定义，查询时按外币编号查询，外币编号为非显示项。（7）包含未记账凭证：若想查询结果包含未记账凭证，用鼠标选择“包含未记账凭证”，此选项只对核算的当前月份有效，月份范围不包括当前月份时，此选项为不可选状态。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节

25、总账和科目发生额与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设计,（8）本期无发生，累计有发生显示：对于本期和累计均无发生且无余额的科目，肯定没有在科目发生额与余额表中输出的必要。但是对于本期无发生但累计有发生的科目，系统默认在科目发生额与余额表中输出，即打开查询条件窗口时，“本期无发生，累计有发生显示”选项默认选中，若想不在科目发生额与余额表中输出，则使其不被选中。用户定义完查询条件后，科目发生额与余额表的查询结果如图5-7所示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额

26、表的详细设计,总账的详细设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设计,在图5-7界面，通过工具栏中的“累计”功能，用户可以选择显示或取消显示累计发生额，其他项目系统默认一律显示。用户可以用账簿格式下拉列表选择账簿格式，包括金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式四个可选值，其默认值为金额式。如果用户选择了金额式以外的其他账簿格式，系统将在借方、贷方、余额中不仅显示金额，而且显示外币或数量信息。例如，当选“外币金额式”时，系统在所显示的数据（期初、本期、累计、期末）中增加外币

27、列，并在外币列中显示外币科目数据；当选“数量金额式”时，系统在所显示的数据（期初、本期、累计、期末）中增加数量列，并在数量列中显示数量核算科目数据；当选“数量外币式”时，系统在所显示的数据（期初、本期、累计、期末）中同时增加数量列和外币列，并在这两列中显示具有对应核算的科目数据。可随时用工具栏中的“打印预览”、“打印设置”和“打印”功能打印显示的内容。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设计,选定某一科目，用“总账”功能可查阅该科目的总账，同样可用“明细账”功能查阅该科目的明

28、细账，即在科目发生额与余额表中，可以联查到相应科目的总账或明细账。利用工具栏中的“查询”功能可弹出图5-6中的查询条件定义窗口，用户重新定义查询条件后系统按新的条件显示查询结果。此外，通过“过滤”功能可以对科目发生额与余额表中的数据进行进一步过滤，过滤时弹出科目过滤条件定义窗口，系统根据输入的科目编码进行过滤并显示符合过滤条件的会计科目数据，输入的科目编码中可使用通配符。账表查询中通配符有“？”和“*”两个，其中“？”匹配单一一个字符，而“*”则匹配多个字符（即一个字符串）。下面通过一个例子来说明通配符的使用方法。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额

29、与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设计,在进行科目过滤条件定义时，假设科目编码方案为：4-2-2-2-2，若科目定义为5?01，则表示查询一级科目首位编码为“5”且二级为“01”的任何科目，“?”为单个编码通配符，一个“?”可代表任何一位编码；当要查询管理费用（5502）的所有下级科目时，可将过滤条件定义为5502*，表示查前四位编码为5502的任何科目，“*”为任意编码通配符，一个“*”可代表任意位编码；若过滤条件定义为1*01，则可查询一级科目首位编码为“1”，且末级科目编码为“01”的所有科目的发生额和余额，包括100101，100201，100

30、901等等。利用“还原”功能可以将查询数据恢复到初始状态。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设计,2科目发生额与余额表的生成流程设计 科目发生额与余额表的生成流程如图5-8所示，主要通过以下五步实现查询过程。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设计,创建科目发生额与余额表屏幕显示对象,生成各类科目的小计行,生成符合查询条件的科目发生额与余额行,生成所有科目

31、的合计行,科目字典,外币发生额与余额基表,根据账簿格式显示科目发生额与余额表,凭证基表,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设计,（1）创建屏幕显示对象。科目发生额与余额表显示的数据项包括科目编号、科目名称、期初余额方向、期初余额（数量、外币、金额）、本期借方发生额（数量、外币、金额）、本期贷方发生额（数量、外币、金额）、累计借方发生额（数量、外币、金额）、累计贷方发生额（数量、外币、金额）、期末余额方向、期末余额（数量、外币、金额）共22项，需要分别定义对应的列标题。,哈尔滨

32、工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设计,（2）生成符合查询条件的科目发生额与余额行。按某月汇总（即查询条件中的起止月份都选择为同一月份）时比较容易实现，只要根据起止科目、科目级次、余额范围、科目类型、外币名称等查询条件，从科目字典中检索出符合条件的科目。分别对每个符合条件的科目，从科目字典中读取该科目的余额方向以及所查月份的月初余额（数量、金额）、本期借方发生额（数量、金额）、本期贷方发生额（数量、金额）、累计借方发生额（数量、金额）、累计贷方发生额（数量、金额）、月末余额（数量、

33、金额），如果此科目为外币科目，则还要读取外币科目发生额与余额基表中该科目所查月份的外币月初余额、借方发生额、贷方发生额、累计借方发生额、累计贷方发生额、月末余额。同时，在科目发生额与余额表中追加一行，把该科目需要输出的数据项填入相应栏目内即可。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设计,根据查询条件，如果需要对多个月份之间的科目发生额与余额进行查询（即查询条件中的终止月份大于起始月份）时，从科目字典或外币科目发生额与余额基表中读取该科目起始月份的月初余额（数量、外币、金额）填入

34、期初余额的相应栏内；从科目字典或外币科目发生额与余额基表中读取该科目所查各月借方发生额和贷方发生额（数量、外币、金额），并对各月的借贷方发生额汇总，将汇总数填入本期借方发生额和本期贷方发生额的相应栏内；从科目字典或外币科目发生额与余额基表中读取该科目终止月份的累计借方发生额、累计贷方发生额和月末余额（数量、外币、金额）填入累计借方发生额、累计贷方发生额和期末余额的相应栏内。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设计,当选择包括未记账凭证时，在本期发生额、累计发生额、期末余额数据

35、中，需将凭证基表中各有关科目的未记账凭证数据计算在内。在生成某个符合查询条件的科目数据行时，如果该科目本期和累计均无发生额，则不在科目发生额与余额表中显示。对于本期无发生额但累计有发生的科目，如果选择了“本期无发生，累计有发生显示”条件，则在科目发生额与余额表中予以显示，否则不显示。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设计,（3）生成各类科目的小计行。对所有符合查询条件并在科目发生额与余额表中显示的数据行，分别按科目类型对期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额进行分类汇总

36、，即在科目发生额与余额表中追加一行并填入资产类科目的小计数，再增加一行填入负债类科目的小计数，以此类推，直到科目发生额与余额表中所有科目类型的小计数均已被汇总并填入为止。然后，把已填入的所有数据行按科目类型和科目编号排序。（4）生成所有科目的合计行。对所有符合查询条件，并在科目发生额与余额表中显示的数据行进行汇总，计算期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额的合计数，同时在科目发生额与余额表的最后追加一行，并将各合计数填入相应的栏目内。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第二节 总账和科目发生额与余额表的详细设计,本小节主要内容,科目发生额与余额表的详细设计,总账的详细设

37、计,（5）根据账簿格式显示科目发生额与余额表。若选金额式则期初余额、借方发生额、贷方发生额、累计借方发生额、累计贷方发生额、期末余额只显示金额；若选数量金额式则需分别显示数量和金额；若选外币式则需分别显示外币和金额；若选外币数量式则需分别显示数量、外币和金额。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 明细账的详细设计,一、查询明细账 二、打印明细账 三、多栏账 四、序时账,本节主要内容,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 明细账的详细设计,本小节主要内容,查询明细账,多栏账,序时账,打印明细账,1查询明细账的功能设计 明细账功能用于查询各账户的明

38、细发生情况，可按查询条件定义输出明细账。在明细账查询过程中可以包含未记账凭证。明细账提供三种账簿查询类型：普通明细账、按科目排序明细账、月份综合明细账。普通明细账是按科目查询，按发生日期排序的明细账；按科目排序明细账是按非末级科目查询，按其有发生的末级科目排序的明细账；月份综合明细账是按非末级科目查询，包含非末级科目总账数据及末级科目明细数据的综合明细账，使用户对各级科目的数据关系一目了然。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 明细账的详细设计,本小节主要内容,查询明细账,多栏账,序时账,打印明细账,例如：某非末级科目5502三月份明细账（按时间排序）如下：日期 摘要

39、 借方 贷方 余额 3月 月初余额 3月1日（550204）100 3月2日（550201）200 3月3日（550205）100 3月4日（550201）200 3月 本月合计 3月 本年累计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 明细账的详细设计,本小节主要内容,查询明细账,多栏账,序时账,打印明细账,若选择“按科目排序”，那么5502三月份明细账的排列方式（按明细科目排序）如下：日期 科目 摘要借方 贷方余额 3月 550201 月初余额 3月2日 550201 200 3月4日 550201 200 3月 550201 本月合计 3月 550201 本年累计 3

40、月 550202 月初余额 3月1日 550202 1003月3日 550202 100 3月 550202 本月合计 3月 550202 本年累计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 明细账的详细设计,本小节主要内容,查询明细账,多栏账,序时账,打印明细账,若选择“月份综合明细账”，则三月份的月份综合明细账如下：日期 科目 摘要 借方 贷方 余额 3月 5502 月初余额 3月 5502 本月合计 3月 5502 本年累计 3月 550201 月初余额 3月2日 550201 200 3月4日 550201 200 3月 550201 本月合计 3月 550201

41、本年累计 3月 550202 月初余额 3月1日 550202 100 3月3日 550202 100 3月 550202 本月合计 3月 550202 本年累计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 明细账的详细设计,本小节主要内容,查询明细账,多栏账,序时账,打印明细账,在进行明细账查询时要定义查询条件，明细账查询条件定义如图5-9。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 明细账的详细设计,本小节主要内容,查询明细账,多栏账,序时账,打印明细账,（1）按科目范围查询和月份综合明细账：这两个选项为单选组，二者只能选其一。当选择“按科目范围查询”

42、时，用于查询普通明细账和按科目排序明细账，此时，科目范围、“是否按对方科目展开”以及“按科目排序”三个选项才为可选择状态。当选择“月份综合明细账”选项时，可同时查看某月份末级科目的明细账及其所选非末级科目的总账，即查询月份综合明细账时，“科目范围”、“是否按对方科目展开”以及“按科目排序”三个选项变不可选状态，只能“月份综合明细账”选项右边的科目选择框中选择一个非末级科目。无论选择按那种方式查询明细账，“月份范围”和“包含未记账”选项始终处于可选状态。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 明细账的详细设计,本小节主要内容,查询明细账,多栏账,序时账,打印明细账,（2）

43、科目范围和月份范围：与“科目发生额与余额表”中查询条件定义的对应选项相同。（3）是否按对方科目展开：当选择“按科目范围查询”时，若希望能在查询结果中看到明细业务的对方核算科目，则选择“是否按对方科目展开”即可。当选择该选项时，它右边的“一级科目”和“末级科目”单选框才变为可选择状态，用于明确按对方一级科目展开，还是按对方末级科目展开。（4）包含未记账凭证：若要查询结果中包含未记账凭证数据，则可选择“包含未记账凭证”选项，在查询结果中，未记账业务将用不同颜色加以区别。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 明细账的详细设计,本小节主要内容,查询明细账,多栏账,序时账,打印

44、明细账,（5）按科目排序：在按科目范围查询非末级科目明细账时，若希望看到该科目的明细账按其下属末级科目分别列示，则可选择“按科目排序”选项，当选此选项时，科目范围所选择的科目应为非末级科目为宜，否则若科目范围选择的是末级科目，则按科目排序明细账的查询结果与该末级科目普通明细账的查询结果相同。明细账查询条件定义完毕后，系统按条件显示明细账查询结果。图5-10为普通明细账（按科目范围查询且不选“按科目排序”），图5-11为按科目排序的明细账，图5-12为月份综合明细账查询。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 明细账的详细设计,本小节主要内容,查询明细账,多栏账,序时账,

45、打印明细账,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 明细账的详细设计,本小节主要内容,查询明细账,多栏账,序时账,打印明细账,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 明细账的详细设计,本小节主要内容,查询明细账,多栏账,序时账,打印明细账,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 明细账的详细设计,本小节主要内容,查询明细账,多栏账,序时账,打印明细账,在查询明细账时，除“月份综合明细账”外，其他账簿可以用科目选择下拉列表选择需要查看的科目。用户可通过账簿格式下拉列表选择需要的格式，系统自动根据科目的性质列示可选账簿格式，即对于有

46、数量核算的科目列示“金额式”和“数量金额式”；对于有外币核算的科目列示“金额式”和“外币式”；对于既有数量核算又有外币核算的科目列示“金额式”、“数量金额式”、“外币式”和“外币数量式”；否则对于既无数量核算也无外币核算的科目则只列示“金额式”。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 明细账的详细设计,本小节主要内容,查询明细账,多栏账,序时账,打印明细账,在查询明细账时可随时用“凭证”功能，查看相应的凭证数据。用“总账”功能可查阅此科目的总账。在查询明细账时，可随时用“打印设置”、“打印预览”和“打印”功能打印显示的账簿。此外，用“查询”功能可以重新设置查询条件，系统

47、按新的条件重新输出明细账查询结果。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 明细账的详细设计,本小节主要内容,查询明细账,多栏账,序时账,打印明细账,2明细账的生成流程设计 普通明细账的生成过程与出纳管理中现金和银行存款日记账的生成过程类同，只是不计算日合计数，并将本位币借、贷、余和外币借、贷、余各栏设计为数量、单价、金额而已。同样，按科目排序明细账的生成过程也与出纳管理中现金和银行存款日记账的生成过程类同，除了不计算日合计数之外，其排序是按科目编号排序，而不是按日期排序，且需要生成各明细科目的期初余额、各月合计、各期累计和期末余额数据。月份综合明细账的生成过程也类似，即

48、按指定的科目和月份，先生成该科目该月份的总账和明细账数据，然后再按科目编号和日期进行排序即可，排序时先按科目编号排序，然后再按日期排序。以普通明细账为例，其生成流程如图5-13所示，主要通过以下八步实现查询过程。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 明细账的详细设计,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 明细账的详细设计,本小节主要内容,查询明细账,多栏账,序时账,打印明细账,（1）创建明细账屏幕显示对象。明细账显示的数据项包括日期、凭证号、摘要、外币单价、汇率、本位币单价、借方（数量、外币、金额）、贷方（数量、外币、金额）、方向、余额（数量、

49、外币单价、外币、汇率、本位币单价、金额）共19项，需要分别定义对应的列标题，年份填入系统参数中的当前核算年份（历史数据查询时根据年份选择填写）。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 明细账的详细设计,本小节主要内容,查询明细账,多栏账,序时账,打印明细账,（2）生成符合查询条件的凭证数据行。按选择的科目编号和月份范围，将凭证基表中该科目该月份范围内的凭证数据记录全部填列到明细账中（是否包括未记账凭证视终止月份和该选项而定），凭证数据内容有日期、凭证号、摘要、单价、汇率、借方（数量、外币、金额）、贷方（数量、外币、金额），其中凭证的一条记录只能填列其借方数和贷方数中的一

50、方。其中单价可能是本位币单价也可能是外币单价，这要根据该笔业务是否是外币业务而定，如果是外币业务，则此单价是外币单价，此时本位币单价需要根据外币单价、汇率和折算方式计算得出；如果不是外币业务，则此单价是本位币单价，此时外币单价项为空。,哈尔滨工业大学 管理学院 会计系 艾文国教授 HIT,第三节 明细账的详细设计,本小节主要内容,查询明细账,多栏账,序时账,打印明细账,（3）生成期初余额行。按选择的科目编号和月份范围，从科目字典中读取该科目的科目余额方向和起始月份该科目的月初余额（数量、金额），如果此科目为外币核算科目，则还要读取外币科目发生额与余额基表中起始月份该科目的外币月初余额，并在明细