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1、第3章 创建Access数据库,第3章 创建Access数据库,3.1 设计数据库3.2 创建数据库3.3 数据库对象的管理3.4 习题,3.1 设计数据库,在开始建立Access数据库之前，必须先对数据库中要存放的数据进行仔细认真的分析和设计。良好的数据库设计可以使数据库易于维护与管理。如果将相同主题的数据存储到表中，当修改数据的内容时，所做的改动会自动更新到整个数据库中。设计良好的数据库还可以进行高效率的查询，以便显示所需的信息。查询会将不同的表中的数据进行组合。,3.1.1 数据库的设计方法和步骤 设计数据库可以分为几个步骤：1确定其目的和使用方式（1）与使用数据库的用户进行交谈，了解他
2、们的需求。（2）草拟所需要的数据库产生的报表。（3）收集目前用来记录数据的单据或文件，可以帮助了解数据库中应该有哪些内容以及需要哪些功能。2确定数据库中所需要的字段 参考的设计原则为：（1）必须包含所有需要的信息。（2）将信息存储到最小的逻辑单位。（3）字段中不要包含多个项目。（4）如果是需要计算结果的数据，尽量不要建立额外的字段存储，它可以由计算结果得到。,3确定表中所需要的表 每一个表应该只包含一个主题的相关信息。例如，如果有一个“出生日期”字段，它的主题是学生，那么它就属于“学生”表。4确定每一个字段所属的表 只将字段添加到一个表中，就是说同一个字段尽量不要出现在一个以上的表中，否则会造
3、成数据更新时的不便。如果字段在表中的多个记录中显示相同的信息，就不要将该字段添加到表中，即表中字段值应该尽量避免重复。5建立主关键字作为识别字段 为了要Microsoft Access能连接存储于不同表中的信息，数据库中的每一个表必须包含一个字段或字段集即主键，这样可以惟一地辨识表中的单个记录。6建立表的关系 在数据库中，将信息分类成表，并为每一个表定义好主关键字后，必须通过建立管理来将相关信息联系在一起。关键字：记录 字段表主题识别字段记录主关键字管理,3.1.2 数据库设计实例 本书采用“学籍管理数据库”系统为例进行介绍。“学籍管理数据库”系统是以学校的教务部门所使用管理系统为模式，包含有
4、“学生信息表”、“学生成绩表”和“学习课程表”等相关信息的实用数据库系统，该系统所含有三个表如图3-1图3-3所示。,图3-1 学生信息表,图3-2 学生成绩表,图3-3 学习课程表,BACK,3.2 创建数据库,Microsoft Access提供了两种建立Access数据库的方法。最简单的方法是：使用数据库向导，建立所选择的数据库类型中所需的表、窗体和报表。另外，也可以先建立一个空数据库，然后再自行新建表、窗体、报表等数据库对象，这是一种灵活的方法。3.2.1 利用数据库向导创建数据库 Access提供了多种数据库模板，可以利用模板来快速创建数据库，如果向导所创建的数据库内容无法完全满足要
5、求，还可以随时进入数据库对象的设计视图来进一步修改设定，有很大的灵活性。,【例3-1】利用向导来创建“订单入口”数据库。（1）启动Access 2002，选择“文件”菜单中的“新建”选项，或单击工具栏上的新建图标，便可打开新建文件窗口，如图3-4所示。,图3-4 新建Access界面,（2）在“根据模板新建”部分用鼠标左键单击“通用模板”选项，可以打开模板窗口，如图3-5所示。在模板中选择“数据库”选项卡，并单击选择“订单入口”。,图3-5“模板”窗口,（3）然后单击【确定】按钮，出现“文件新建数据库”窗口，如图3-6所示。通过“保存位置”选择文件保存路径，并可在“文件名”处输入文件名。,图3
6、-6“文件新建数据库”窗口,（4）单击【创建】按钮启动数据库向导，如图3-7所示，数据库向导提供了可以建立的表。,图3-7“数据库向导”对话框一,（5）单击【下一步】按钮进入如图3-8所示的窗口，在此可以选择数据库中所需要的表，确定表中的字段。,图3-8“数据库向导”对话框二,（6）单击【下一步】按钮，进入如图3-9所示的窗口，选择确定屏幕的显示样式。,图3-9“数据库向导”对话框三,（7）单击【下一步】按钮，进入如图3-10所示的窗口，选择确定打印报表的样式。,图3-10“数据库向导”对话框四,（8）单击【下一步】按钮，进入如图3-11所示的窗口，修改确定数据库的标题，并可以选择是否包含一幅
7、图片。,图3-11“数据库向导”对话框五,（9）单击【下一步】按钮进入如图3-12所示的窗口，至此，由向导创建数据库所需全部信息已完成，并可选择在数据库创建完成后是否启动该数据库。,图3-12“数据库向导”对话框六,（10）单击【完成】按钮，开始创建数据库对象，包括表、查询、窗体和报表等。在创建的过程中，屏幕通过如图3-13所示对话框显示创建数据库的过程。,图3-13“数据库向导”对话框七,（11）数据库对象创建完成后，出现如图3-14所示的信息框，Access自动产生的应用程序会先要求输入公司信息，因为这些是该应用程序必备的基本数据。,图3-14 数据库信息框,（12）单击【确定】按钮，这时
8、进入如图3-15所示的界面。在“我的公司信息”窗口中输入数据，然后直接关闭此窗体这些数据会自动保存在“我的公司信息”表中。,图3-15“我的公司信息”窗体,（13）数据库对象全部创建完成后，会执行Access自动产生的应用程序，由许多窗体所组成，其主切换面板如图3-16所示，在此可以通过各个按钮进入各窗口。,图3-16“主切换面板”窗口,（14）选择“按客户分类的订单”窗体，进入如图3-17所示操作界面。Access已经建立了基本的操作功能，包括新增订单，输入付款数据，预览发票等。,图3-17“按客户分类的订单”窗口,（15）在此输入相关信息后，关闭窗体回到数据库窗口，可以查看Access创建
9、的所有数据库对象，如图3-18所示。在这里可以直接打开各数据库对象，也可以通过选择“设计”菜单进入表的设计视图来进一步修改其内容。,图3-18“订单入口”数据库窗口,3.2.2 创建空数据库实例【例3-2】不利用向导创建一个空的“学籍管理数据库”。（1）打开Access，选择“新建”图标，如图3-4所示。在“新建文件”的“新建”窗格中选择“空数据库”，系统会弹出如图3-6所示“文件新建数据库”窗口，等待选择输入新数据库的存放路径和名称。（2）选择合适的路径，并输入数据库文件名“学籍管理数据库”，单击【创建】按钮，即建立了一个“学籍管理数据库”的空数据库。如图3-19所示，在新建的空数据库中没有
10、任何数据库对象。,图3-19“学籍管理数据库”窗口,BACK,3.3 数据库对象的管理,3.3.1 查看Access数据库属性 通过数据库属性可以随时了解Access数据库的相关信息。打开数据库文件，从“文件”菜单中选择“数据库属性”，如图3-20所示。,图3-20 选择“数据库属性”,选择“常规”选项卡，可以看到该数据库文件的相关信息，包括文件类型、位置和大小等，如图3-21所示。,图3-21“常规”属性,切换至“摘要”选项卡，如图3-22所示，可以填入记录的相关信息，方便文件的分类管理。,图3-22“摘要”属性,切换至“内容”选项卡，其中记载了数据库中所有的数据库对象，如图3-23所示。,
11、图3-23“内容”属性,3.3.2 编辑数据库对象组 在默认的情况下，数据库会根据对象类型来区分每个对象，如果想根据应用来进行区分，可以采用“组”功能将不同类型的数据库对象组成一个组。【例3-3】在“订单入口”数据库中创建如图3-24所示的对象组“订单对象”。,图3-24 对象组“订单对象”,打开“订单入口”数据库，单击【组】按钮，并在其栏下任何地方单击鼠标右键，弹出如图3-25所示快捷菜单。,图3-25 创建组快捷菜单,选择其中的“新组”选项，系统弹出“新建组”对话框，如图3-26所示。,在其中输入组的名称“教师信息”，单击【确定】按钮，数据库中出现新建的组，如图3-27所示。,图3-26“新建组”对话框,图3-27 新建组成功,该组中还没有任何对象，因此可以向其中加入对象。选择需要加入到组中的数据库对象“订单”，按住鼠标左键将其拖动到【订单对象】按钮上，如图3-28所示。,图3-28 向组中加入对象,依此步骤可以加入所需要的所有数据库对象，单击【订单对象】按钮，如图3-24所示，将相同用途的对象放到了同一个组中。,BACK,3.4 习题,思考题：1设计数据库一般分为几个步骤？2两种创建数据库的方法各有什么优缺点？,BACK,
