办公中的数据处理应用实例.ppt

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1、第4章 办公中的数据处理应用实例,办公自动化实例教程,本章目录,4.1 数据的输入与编辑4.2 公式与函数的应用4.3 数据的排序与筛选4.4 数据图表的制作4.5 数据汇总与透视分析,4.1 数据的输入与编辑,办公自动化实例教程,4.1.1 常见类型数据的输入要点,1数字的输入 对身份证号、电话区号、邮政编码等不参与运算的数字，为保持其原貌，要设置为文本型数据输入。2文本的输入 如果需要在某个单元格中显示多行文本，可以将光标移到需换行的位置，然后按下组合键，即可实现强制换行；另外，先选中单元格，然后单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”项，最后在弹出的“设置单元格格式”对话框中，单

2、击“对齐”选项卡，选中“自动换行”复选框，可以实现单元格中文本的自动换行显示。,办公自动化实例教程,4.1.1 常见类型数据的输入要点,3日期和时间的输入 日期输入格式可为“年/月/日”、“年-月-日”、“月/日”、“月-日”，其中年还可省略世纪位。4分数的输入 对于分数，在输入可能与日期混淆的数值时，应在分数前加数字“0”和空格。5 特殊符号的输入 特殊符号（如，等）的输入有两种方法，一是运行“插入”“文本”“符号”命令，从打开的“符号”对话框中选择输入，如图4-1所示；二是运行“插入”“特殊符号”“符号”中选择输入，或者单击其中的“更多”按钮，打开如图4-2所示的“插入特殊符号”对话框，从

3、中根据需要切换不同的选项卡，并可以方便地选择需要的符号。,办公自动化实例教程,4.1.1 常见类型数据的输入要点,办公自动化实例教程,图4-1“符号”对话框,4.1.1 常见类型数据的输入要点,办公自动化实例教程,图4-2“插入特殊符号”对话框,4.1.2 几种常用的快捷数据输入方法,1.建立工作组,实现多张工作表中相同数据的快速录入2.带零和小数位数据的快捷输入 3.有一定规律数据的序列输入方法,办公自动化实例教程,拖动填充柄快速输入序列或者特定格式数据 根据输入前两个数据的规律快速拖动输入数据,4.1.3 对输入数据进行有效性审核,【例4-4】如图4-3所示，为灵锐科茂公司销售人员的信息表

4、。根据公司薪酬政策，基本底薪应在2000元5000元之间。为防止数据输入错误，需为其设置输入有效性条件。,办公自动化实例教程,图4-3 需要设置“数据有效性”的数据表格,下面以该项设置为例，详细介绍“数据有效性”的设置方法。具体步骤如下：（1）选择需要输入基本工资数据的区域。,4.1.3 对输入数据进行有效性审核,（2）单击“数据”“数据工具”“数据有效性”命令下面的箭头，从出现的下拉菜单中，选择“数据有效性”选项，打开“数据有效性”对话框，如图4-4所示。,办公自动化实例教程,图4-4 设置有效性条件,4.1.3 对输入数据进行有效性审核,（3）在“设置”选项卡中，“允许”下拉列表选择“小数

5、”，“数据”下拉列表中选择“介于”，“最小值”和“最大值”中分别输入“2000”和“5000”。（4）在“输入信息”选项卡中，“标题”下的文本框输入“请输入底薪”，在“输入信息”下的文本框中，输入“请输入该人员的基本底薪(2000-5000之间)”，“选定单元格时显示输入信息”复选框保持默认的选中状态。（5）在“出错警告”选项卡中，“样式”下拉列表框选择“停止”，“标题”下的文本框中输入“数据错误”，在“错误信息”下的文本框中，输入“底薪数据超过可能,办公自动化实例教程,4.1.3 对输入数据进行有效性审核,范围,请核对!”。（6）在“输入法模式”选项卡中，“模式”下拉列表框中，选择“关闭（英

6、文模式）”。这个设置是在输入数字时，自动关闭中文输入方法。（7）最后单击“确定”按钮，关闭“数据有效性”对话框即可。,办公自动化实例教程,4.1.4 下拉式列表选择输入的设计,所谓下拉式列表输入方法，就是在单元格中建立下拉列表，在需要输入数据时，可以方便地从列表中进行选择输入。本节介绍利用数据有效性创建下拉式选择列表的方法。这种方法，其实通过利用“数据有效性”的“序列”设置来达到建立下拉列表的目的。,办公自动化实例教程,4.1.5 选择型粘贴的操作与应用,大家对“粘贴”都很熟悉，但对于“选择性粘贴”，可能容易忽视对其的应用。所谓“选择性粘贴”，就是指把剪贴板中从其他位置复制过来的内容，按照操作

7、者指定的粘贴要求和规则，将其粘贴到目的工作表中的指定位置；而“粘贴”操作只是原样不动地将在源位置复制的内容，粘贴到目的工作表中的指定位置。,办公自动化实例教程,4.1.5 选择型粘贴的操作与应用,选择型粘贴的典型应用:1复制公式的计算结果 2利用选择性粘贴进行数据运算 3利用转置功能来实现表格行列的互换,办公自动化实例教程,4.2 公式与函数的应用,办公自动化实例教程,4.2.1 公式输入规则与编辑操作,1公式的输入2公式的运算符及其优先顺序3公式的修改4公式的移动和复制5让工作表中的所有公式快速现身,办公自动化实例教程,4.2.2 公式中单元格的引用方式,1.按照引用的绝对与相对关系划分,办

8、公自动化实例教程,相对引用 绝对引用 混合引用 三种引用的快速切换,2.跨表格单元格引用的三种情形,引用同一工作薄的其他工作表中的单元格或区域,4.2.2 公式中单元格的引用方式,办公自动化实例教程,3.单元格引用的应用举例,引用同一工作薄多张工作表的相同单元格或区域 不同工作薄之间的数据引用,4.2.3 函数应用的基础知识,1函数的基本结构,办公自动化实例教程,函数名 括号 参数表,2 函数的调用,在公式中直接调用函数 在表达式中调用函数 函数的嵌套调用,4.2.3 函数应用的基础知识,3函数的类型 在Excel中有几百个函数，可分为11大类，教程表4-2对各类函数的功能进行了描述。,办公自

9、动化实例教程,4.函数的输入,借助函数向导输入 手工直接输入函数,4.2.4 数组公式及其应用,1.数组公式的输入 数组公式与一般公式不同之处在于它被括在大括号 中，其输入步骤如下：（1）选中一个单元格或者单元格区域（要根据数组公式的返回结果来确定）。（2）按照前面介绍的公式输入规则，输入公式的内容。（3）公式输完后，按组合键，结束操作。,办公自动化实例教程,4.2.4 数组公式及其应用,2.数组公式的编辑修改 数组公式在编辑方面，与一般公式的一大不同之处在于：不能单独对数组公式所涉及的单元格区域中的某一部分进行复制、删除、剪切、清除或者移动等操作。,办公自动化实例教程,3.数组公式的应用举例

10、,4.3 数据的排序与筛选,办公自动化实例教程,4.3.1 数据库表格的特点,Excel数据库表格具有以下特点：（1）数据库是一个数据区域，该区域的首行是一些描述性的词组，表明相应列的数据性质及数据类型，这一行称为数据库的结构名，其中每一项称为字段。（2）同一字段的取值（即Excel数据库的相同列）类型相同。（3）数据库中的每一行称为一个记录，一个记录代表一个客观事物的各种数据特征。（4）在多数情况下，数据库还应该有一个条件区域，可用作数据库函数的参数。,办公自动化实例教程,4.3.2 数据排序的操作,1Excel中数据排序的基本规则 排序有升序或降序两种方式。2.使用工具按钮对数字单关键字排

11、序 按单个关键字排序就是根据数据表中某一列内容进行排序，包括“升序”和“降序”两种方式。3.利用菜单法对汉字字段按笔画进行排序 Excel中对数据库中排序的第二种方法就是“菜单法”，操作时，只要运行“数据”“排序和筛选”,办公自动化实例教程,4.3.2 数据排序的操作,“排序”按钮，然后在随之出现的对话框中进行相应选项设计即可。4.实现具有多个关键字的复杂排序,办公自动化实例教程,4.3.3 数据筛选的操作,1.自动筛选的操作方法与应用实例2.自定义筛选的操作与应用实例3.自动筛选与自定义筛选功能总结4.高级筛选的操作与应用实例,办公自动化实例教程,4.4 数据图表的制作,办公自动化实例教程,

12、4.4.1 数据图表的类型介绍,1.最常用的四种数据图表,办公自动化实例教程,柱形图 条形图 折线图 饼图,2其他常用图表类型,面积图 XY散点图 圆环图,4.4.1 数据图表的类型介绍,办公自动化实例教程,雷达图,3数据图表类型的选择原则 制作图表时，类型的选取必须与源数据表内容以及制作目的相结合。比如：要制作某公司上半年各月销售变化趋势，最好用柱形图、条形图或折线图；用来表现某公司人员职称结构、年龄结构等，最好用饼图；用来表现两个量之间对应关系，最好用XY散点图。,4.4.2 数据图表的创建方法,1.利用功能键创建独立工作表图表2.利用“插入图表”按钮创建嵌入式图表3.选取不连续数据区域制

13、作数据图表,办公自动化实例教程,4.4.3 数据图表的格式优化,1.数据图表的各个组成部分名称 下面图4-5标注了数据图表各个部分及其名称。,办公自动化实例教程,图4-5 数据图表各个部分的名称,4.4.3 数据图表的格式优化,2.数据图表优化的操作方法,办公自动化实例教程,方法一:直接操作法 方法二:右键菜单法 方法三:命令按钮法,3.对按下组合键快速生成的嵌入式图表优化设置,（1）图表类型的更改。（2）对分类轴和图例“行/列切换”。（3）调整图例的位置。,4.4.3 数据图表的格式优化,办公自动化实例教程,（4）设置数据坐标轴字体格式并放到上面。,5.数据图表的数据内容更新,(1)数据图表

14、智能更新。(2)向图表添加数据。(3)从图表中删除数据系列。(4)重新选择构成数据图表的数据。,4.5 数据汇总与透视分析,办公自动化实例教程,4.5.1 利用函数进行的数据汇总,1.利用SUMIF函数实现单个条件的数据汇总 SUMIF函数的功能是根据指定条件对若干单元格求和，其语法格式如下：SUMIF（条件判断区域，条件，求和区域）可以看出，它需要三个参数，其中的条件形式可以是数字、表达式或者文本，例如条件可以表达为：50，5000，数码相机（注意其中的引号需要是英文引号）等等。,办公自动化实例教程,4.5.1 利用函数进行的数据汇总,2.利用SUM和IF函数联合实现多条件汇总 SUMIF函

15、数只能根据一个条件进行求和，如果要实现对两个以上的条件求和，在Excel2003以及以前的版本中，必须通过使用SUM函数和IF函数的组合操作来实现。3.利用SUMIFS函数实现多重条件的数据汇总 SUMIFS函数是Excel2007中新增加的一个具有一定特色的数据汇总函数，它解决了SUNIF函数只能设置一个条件的局限性，而是可以设置多个不同的条件。,办公自动化实例教程,4.5.1 利用函数进行的数据汇总,SUMIFS函数的功能就是对某一区域内满足多重条件的单元格求和，其语法格式如下：SUMIFS(求和区域,条件区域1,条件1,条件区域2,条件2)其中：求和区域是要进行求和的单元格区域，其中包括

16、数字或包含数字的名称、数组或引用。空值和文本值会被忽略。条件区域1,条件区域2,是计算关联条件的区域，最多可以设置 127 个。,办公自动化实例教程,4.5.1 利用函数进行的数据汇总,条件1，条件2,是数字、表达式、单元格引用或文本形式的具体条件，要与前面的条件区域相对应，最多可以设置 127 个，它们主要用于定义要对哪些单元格求和。条件形式可以是数字、表达式或者文本，例如，条件可以表达为：50，5000，数码相机（注意其中的引号需要是英文引号）等等。,办公自动化实例教程,4.5.2 数据库表格的分类汇总,在对数据库表格进行数据处理时，经常需要按照某些指定字段，对数据进行分类汇总。例如，在“

17、公司工资表”中，按照财务部、人事部、销售部等分类汇总各部门人员的奖金总和；在“商品销售表”中，按照商品种类或者业务员姓名，汇总各自的销售总额。Excel提供了“分类汇总”功能，它通过“数据”“分级显示”“分类汇总”命令来实现。通过分类汇总，可以从大量的数据信息中按照某些特殊的需要提出有用的信息。,办公自动化实例教程,4.5.3 多工作表数据的合并计算,1.利用公式的“三维应用”实现多表数据合并 进行多表数据合并，最好理解的方法就是通过公式的“三维应用”来实现，也就是通过使用SUM函数，将来自不同工作表乃至其它不同工作簿的数据进行跨表格的引用。2.“合并计算”数据工具操作与功能介绍 在Excel

18、2007“数据”选项卡的“数据工具”功能区中，为多表数据合并专门提供了“合并计算”工具。其操作方法为：单击“数据”“数据工具”“合并计算”命令，会弹出如图4-6所示的“合并计算”对话框，根据需要合并的多张工作表格式的不同，此,办公自动化实例教程,4.4.3 数据图表的格式优化,处的“合并计算”可以分为两种：一种是按位置进行的“合并计算”（适用于多张待合并表格的行/列标题的顺序和位置完全相同）；另一种是按分类进行的“合并计算”（适用于多张待合并表格具有相同的行/列标题，但是以不同的顺序和位置来组织数据）。,办公自动化实例教程,图4-6“合并计算”对话框,4.5.3 多工作表数据的合并计算,3.按位置进行数据的合并计算 4.按分类进行数据的合并计算,办公自动化实例教程,4.5.4 数据透视表的创建与应用,1.数据透视分析的作用2.数据透视表的创建3.创建数据透视表的注意事项,办公自动化实例教程,（1）注意数据表格的格式。（2）创建之前定好鼠标的位置。（3）注意把握数据透视表的组成部分。（4）拖动字段的过程是可逆的。（5）合理拖动字段的位置。（6）可以对数据作一定的筛选。,4.5.4 数据透视表的创建与应用,办公自动化实例教程,（7）可以进行排序。（8）可以修改数据的汇总方式。（9）可以修改数据的显示形式。,Thank You!,