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1、第2章 管理信息系统的三个理论来源,2.1 管理管理的概念管理是运用组织、计划、指挥、控制和协调等基本行动，来有效地利用人力、材料、资金、设备和方法等各种资源，发挥最高的效率，以实现一个组织机构所预定的目标和任务。管理工作的六个要素是：目标、信息、人员、资金、设备和物资，它们构成了物流、人流和信息流。管理的基本职能是：计划、组织、领导、控制、激励、协调和通信。,管理科学的发展阶段管理科学的发展大约经历了以下6个阶段。第一阶段：泰勒制。第二阶段：行为科学学派。第三阶段：数学管理学派。第四阶段：计算机管理学派。第五阶段：系统工程学派。第六阶段：信息学派和管理信息系统学派。后一种学派的产生，一般不是
2、对前一种学派的否定，而是对前一学派的弱点加以改进，使前者的愿望更能得以实现。2.1.3 管理信息通常，人们把反映企业各种生产经营活动并对企业管理产生影响的各种消息、情报和资料统称为管理信息。管理信息通过数字、文字和图表等形式来反映企业生产经营活动中的运行情况，并通过它来沟通和协调各个环节之间的联系，以便实现对整个企业的有效控制和管理。除了具有以上的一般特性之外，管理信息还具有以下一些特点。,(1)时效性：管理信息会随着时间的推移而老化，失去它原有的价值。信息的时效性是指信息从信息源发出，经过接收、加工和传递等过程，直到用于决策的这段时间间隔及其使用的效率。时间间隔越短，信息的使用越及时，使用效
3、率越高，就说明信息的时效性越好。(2)系统性：在管理过程中，任何零散的、个别的信息都不足以帮助人们认识整个生产经营活动的发展变化情况，只有能够全面地，完整地反映经济活动中的变化和特征的信息，才可称为管理信息。(3)目的性：任何管理信息的收集和整理，都是为了某项具体的管理工作服务的，所以管理信息具有明确的目的性。(4)层次性：管理信息的层次性是与管理系统的层次性相对应的。众所周知，管理决策活动可以分为高、中、低三个不同的层次。其中，高层管理又称为战略计划，主要工作是对组织内外的全面情况进行分析，制定组织或企业的长远目标、发展战略和方针政策等；中层管理又称管理控制，主要工作是制定资源分配计划及实施
4、进度表，并组织基层单位来实现总目标；基层管理又称运行控制，主要工作是具体组织人力、物力去完成上级指定的任务。不同管理层次信息在来源、内容、准确度、使用频率、使用寿命和保密程度上都是不同的。,2.2 信息信息的概念数据和信息这两个词在实际应用中经常容易混淆。信息是经过加工后的数据，它会对接收者的行为和决策产生影响，它对决策者能增加知识，具有现实的或潜在的价值。信息是经过加工以后的数据，这一概念可用图1-1说明。数据并不只是数字，所有用来描述客观事实的语言、文字、图画和模型都是数据。,图1-1 数据与信息的转换过程,综上所述，用语言、文字或图形等表达的资料经过解释就是信息。也就是说，信息是我们对数
5、据的解释，或者说是数据的内在含义。根据这个定义，那些能表达某种含义的信号、密码、情报和消息都可概括为信息。信息概念包括以下5个方面。(1)信源：即信息的发布者，也就是传者。(2)信宿：即接收并利用信息的人，也就是受者。(3)媒介：原意指中间物，可用以记录和保存信息并随后由其重现信息的载体，媒介与信息密不可分，离开了媒介，信息就不复存在，更谈不上信息的交流和传播。(4)信道：是指信息传递的途径和渠道。信道的性质和特点将决定对媒介的选择。比如，在谈话中，传者如果是以声波为交流信道的，那么声波信道的特性便决定了所选取的交流媒介只能是具有“发声”功能的物体、材料和技术手段；同样，如果以频道为信息传递渠
6、道的，其媒介选择只能是电子类的载体。(5)反馈：是指受者对传者发出信息的反应，在传播过程中，这是一种信息的回流。传者可以根据反馈经验检验传播的效果，并根据此调整、充实和改进下一步的行动。,2.2.2 信息的分类和性质1.信息的分类信息可以从不同角度分类，常见的信息分类主要有以下9种。(1)以信息的性质为依据，信息可分为语法信息、语义信息和语用信息。(2)以认识的主体为依据，信息可分为客观信息(关于认识对象的信息)和主观信息(经过认识主体思维加工的信息)。(3)以主体的认识能力和观察过程为依据，信息可分为实在信息、先验信息和实得信息。(4)以信息的逻辑意义为依据，信息可分为真实信息、虚假信息和不
7、定信息。(5)以信息的生成领域为依据，信息可分为自然信息、社会信息和思维信息。(6)以信息的应用部门为依据，信息可分为工业信息、农业信息、军事信息、政治信息、科技信息、文化信息和经济信息等。(7)以信息的记录符号为依据，信息可分为语声信息、图像信息、文字信息和数据信息等。,(8)以信息的载体性质为依据，信息可分为文献信息、光电信息和生物信息等。(9)以信息的运动状态为依据，信息可分为连续信息、离散信息和半连续信息等。2.信息的性质信息主要具有以下一些性质。(1)真伪性：信息有真信息与假信息，即真实信息和谎言信息。真实而准确的信息可以帮助人们做出正确的决策，从而实现信息的价值。而谎言信息，即不真
8、实、有错误的信息，不但不能帮助人们做出正确的决策，反而可能会带来严重的错误，其价值可能为负。(2)层次性：由于信息大多数是为管理服务的，在现实世界中管理是分层的，不同的管理层需要不同的信息，因而信息也具有层次性。一般可以和管理层一样，人为地将信息分为战略级、策略级和执行级3个层次。(3)可压缩性：信息的可压缩性是指人们可以对信息进行概括、归纳和综合，使其变得精炼、浓缩，并且保留信息的本质与内涵。信息可以进行浓缩、集中、概括以及综合，而不至于丢失信息的本质，就像物质中的液化气、压缩饼干样。当然，在压缩的过程中会丢失一些信息，但丢失的应当是无用的或不重要的信息。,(4)扩散性：信息的扩散性是指信息
9、可以通过各种渠道和手段向四面八方自然扩散传播的特性。信息好像热源，它总是力图向温度低的地方扩散。信息的扩散是其本性，它力图冲破保密的非自然约束，通过各种渠道和手段向四面八方传播。信息的浓度越大，信息源和接收者之间的梯度越大，信息的扩散力度越强。(5)传输性：信息的传输性使人们可以利用各种各样的手段向外传输信息。信息是可以传输的，它的传输成本远远低于传输物质和能源。它可以利用电话和电报进行国际、国内通信，也可以通过光缆卫星传遍全球。传输的形式也越来越完善，包括数字、文字、图形和图像以及声音等。它的传输既快又便宜，远远优于物质的运输，因此我们应当尽可能用信息的传输代替物质的传输，利用信息流减少物流
10、，宁可用多传输十倍的信息来换取少传输一倍的物质。(6)共享性：信息的共享性表现为同一则信息可以为众人所利用，这是信息区别于物质的一个显著特点。按信息的固有性质来说，信息只能共享，不能交换。也就是说，某人告诉另外一个人一个消息，某人并没失去什么，不能把这则消息的记忆从某人的大脑中抹去。消息的分享没有直接的损失，但是可能会造成间接的损失。信息分享的非零和性造成信息分享的复杂性。,(7)增殖性(再生性)：用于某种目的的信息，随着时间的推移可能价值耗尽，但对于另一种目的来说可能又显示出用途。信息的增殖在量变的基础上可能产生质变，在积累的基础上可能产生飞跃。(8)转化性：信息的转化性主要是指信息可以转化
11、为价值。信息、物质、能源三位一体，又是可以互相转化的。有能源、有物质就能换取信息，这是不言而喻的。那么有信息是否可以转化为物质和能源呢？现在大量的事实已经说明是可以转化的。许多企业利用信息技术大大节约了能源，并且有人提出了“信息就是金钱”的口号。,2.3 系统系统的定义及属性1.系统的定义系统是由相互联系和相互制约的若干组成部分结合成的、具有特定功能的有机整体。系统的定义可以从以下三个方面来理解。(1)系统是由若干要素(部分)组成的。这些要素可能是一些个体、元件和零件，也可能本身就是一个系统(称为子系统)。(2)系统有一定的结构。一个系统是其构成要素的集合，这些要素既相互联系又相互制约。系统内
12、部各要素之间相对稳定的联系方式、组织秩序及时空关系的内在表现形式，就是系统的结构。(3)系统有一定的功能。功能是指系统与外部环境相互联系和相互作用中表现出来的性质、能力和功效。信息系统的功能是进行信息收集、传递、储存、加工、维护和使用，以及辅助决策和帮助企业实现目标。2.系统的组成系统一般由五个基本部分组成，分别是：输入、输出、处理、反馈和控制。(1)输入：是指我们交给系统处理的东西。,(2)输出：是指由系统处理之后得到的结果。(3)处理：是指对输入按照一定的方式进行操作后产生输出的过程。(4)反馈：是对系统的一种控制方法，它把输出与预定的标准相比较，查看这个输出是否符合标准。若有任何差异，就
13、采取纠正措施来进行控制。(5)控制：是指由外部决定系统如何运行的过程，它是外界与系统进行交互的一个很重要的环节。3.系统的特性(1)整体性：系统是由若干要素组成的、具有一定新功能的有机整体，各个要素一旦组成系统整体，就表现出独立要素所不具备的性质和功能，形成新的系统的质的规定性，从而表现出整体的性质和功能不等于各个要素性质和功能的简单相加。(2)层次性：由于组成系统的诸要素的种种差异，使系统组织在地位和作用、结构和功能上表现出等级秩序性，形成具有质的差异的系统等级。(3)目的性(目标性)：它是系统发展变化时表现出来的特点。系统在与环境的相互作用中，在一定的范围内，其发展变化表现出坚持趋向某种预
14、先确定的状态。,(4)稳定性：是指在外界作用下的开放系统有一定的自我稳定能力，能够在一定范围内自我调节，从而保持和恢复原来的有序状态、原有的结构和功能。(5)突变性：是指系统从一种状态进入另一种状态的一种剧烈变化过程，它是系统质变的一种基本形式。(6)自组织性：是指开放系统在系统内外因素的相互作用下，自发组织起来，使系统从无序到有序、从低级有序到高级有序。(7)相似性：相似性是系统的基本特征，它是指系统具有同构和同态的性质，体现在系统结构、存在方式和演化过程具有共同性。(8)适应性：当环境发生变化时，系统也要做相应的调整以适应环境的变化，这称为系统的适应性。4)系统性能的评价判断一个系统的好坏
15、可以由以下四点来检测。(1)目标明确：每个系统均为一个目标而运动，这个目标可能由一组子目标组成。系统的好坏要看它运行后对目标的贡献。(2)结构合理：一个系统由若干子系统组成，子系统又可由各种功能组成。系统依靠清晰的结构实现系统的有效运转和相互配合。,(3)接口清楚：子系统之间有接口，系统和外部的联接也有接口，好的接口其定义应十分清楚。例如，世界各国组成的系统，各国之间发生交往均要通过海关进行，海关有明确的人员和货物的出入境规定；再如，工厂和原料供应单位，工厂和运输部门之间接口都有明确规定。(4)能观能控：通过接口，外界可以输入信息，控制系统的行为，可以通过输出观测系统的行为。系统只有能观能控，
16、才会有用，才会对目标作出贡献。2.3.2 信息系统1.信息系统的定义信息系统是一个人造系统，它由人、硬件、软件和数据资源组成，目的是及时、正确地收集、加工、存储、传递和提供信息，实现组织中各项活动的管理、调节和控制。信息系统包括信息处理系统和信息传输系统两个方面。信息处理系统对数据进行处理，使它获得新的结构与形态或者产生新的数据。比如，计算机系统就是一种信息处理系统，通过它对输入数据的处理可获得不同形态的新的数据。信息传输系统不改变信息本身的内容，其作用是把信息从一处传到另一处。,2.信息系统的功能信息系统通常具有以下功能。(1)数据收集和输入。将分散在各地的数据进行收集并记录下来，整理成信息系统要求的格式或形式。(2)数据传输。主要有两种方式：一种是计算机网络形式，另一种是盘片传输。(3)数据存储。管理中的大量数据被保存在磁盘、磁带等存储设备上。(4)数据加工处理。对数据进行核对、变换、分类、合并、更新、检索、抽出、分配、生成和计算等处理。(5)数据输出。根据不同需要，将加工处理后的数据以不同的方式进行输出。,
