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1、会计信息系统,朱海英,4、销售与收款核算与管理 4、1销售与收款核算和管理需求分析 4、2IT环境销售与收款子系统的流程分析 4、3销售与收款子系统功能结构设计 4、4基础设置 4、5销售与收款业务处理 4、6销售、收款业务与财务的一体化策略 4、7月末结账与统计分析,供应链管理信息系统,物资采购需求计划,采购管理,应付款管理,库存管理,存货管理,应收款管理,销售管理,物流流动过程：由企业向买方转让产品或提供服务，将生产出的产品发送给购货单位。资金过程：企业通过销售活动获取收入，将产品转化为现金或应收账款，用于补偿为生产产品而消耗的生产资料、人力资源成本、税金及其他费用确保企业的生存和发展。,
2、销售与应收款管理子系统：（1）销售管理子系统提供报价、订货、发货、开票的完整销售流程，支持普通销售、委托代销、分期收款、直运、零售、销售调拨等多种类型的销售业务，并可对销售价格和信用进行实时监控。（2）在收到销售货款时，还需要在应收系统中进行有关收款业务的处理并生成相应的记账凭证，同时根据收款情况及时核销应收账款。,4、1销售与收款核算和管理需求分析 4、1、1销售与收款核算和管理概述 1、销售收入的确认,收入确认,销售商品收入,正常销售收入：商业折扣、现金折扣、销售折让、销售退回,特殊业务：代销、预收货款、售后回购、售后租回,提供劳务：完工百分比法,让渡资产使用权,一次收取使用费,分期收取使
3、用费,建造合同：完工百分比法,2、销售费用的核算 包括运输、装卸、包装、保险、展览费、广告费等。3、销售成本的核算 通过产成品成本结转4、销售过程中税金的核算 记入“营业税金及附加”科目：消费税、营业税、资源税、城市维护建设税、教育费附加。记入“管理费用”科目：房产税、土地使用税、车船使用税、矿产资源补偿税。5、应收账款核算 有关债权债务在“应收账款”和“预收账款”核算 应收账款的坏账准备计提和发生坏账的核算。,销售收款业务核算的内容：业务上的核算：（1）根据发票登记“主营业务收入”、”应交税费应缴增值税（销项税额）“、”银行存款“、”应收账款“，并结转”主营业务成本“；”营业税金及附加“和”
4、销售费用“的登记。（2）月末销售收入、成本、费用的结转 账簿信息：（1）“主营业务收入”与”主营业务成本”按产品品种和规格设明细账（2）“销售费用“按费用类别设置明细账（3）”应交税费应交增值税“设置三栏式明细账（4）月末编制销售收入、成本、税金、费用、利润汇总表。,4、1、2销售与收款业务流程分析 销售业务的基本环节：销售报价、销售合同签订、销售开票（销售通知单）、商品发货、财务结算等。涉及部门：销售部门、客户、信用审核部门、仓储部门、发运部、开单部、财会部等。,销售预收款业务流程图,发运汇总资料,1.销货退回业务：企业开具红字销售发票，财务部门退换货款，冲减收入、税金及成本。2.坏账管理,
5、4、1、3销售与收款核算和管理的特点（1）业务频繁、数据量大（2）数据的真实性、准确性要求高（3）销售活动参与者众多，数据实时性要求高（4）业务内容及核算方法比较复杂，可靠性要求高（5）信息加工的深度要求高，应具备一定的统计功能，为销售分析预测提供基础数据（6）应具备资料、档案管理的特点（7）同其他子系统联系紧密,4、2IT环境下销售与收款子系统的流程分析 4、2、1销售与收款子系统的目标,库存管理,销售管理,应收款管理,系统管理,存货核算,基础设置,销售成本,出库单,发票、单据,收款信息,出库单,现存量,销售核算需要解决的问题：（1）产成品的核算与管理。对库存产品的入库、发出和结存进行核算与
6、管理。（2）销售的核算与管理。根据销售合同发货给客户并及时收回货款。（3）利润的核算与管理。反应监督企业经营情况，促使企业节约销售费用、降低成本。,销售管理,应收款管理,总账管理,系统管理,应付款管理,基础数据,转账,凭证,发票、单据,核销情况,销售与收款子系统的主要目标：（1）在系统的初始设置方面完成用户自定义功能。（2）在信息采集方面，要求能够全面、准确地收集销售信息，规范业务流程。（3）在信息记录、加工和处理方面，做到：及时掌握企业销售情况、完成日常核算和管理、及时记录收回的货款和每笔业务的执行情况。（4）在信息传递和流程管理方面，要求做到：规范流程，实施动态管理（5）资料管理、风险控制
7、方面实施价格管理与信用管理，防范经营风险（6）在信息查询、输出方面，要求做到多角度销售和收款分析（7）在与其他子系统集成使用方面，要促进各部门之间的沟通与监督，各环节的衔接与控制。,4、2、2销售管理流程 P141（1）客户基本资料的输入。客户的信用情况、偿债能力和欠款情况，实现销售合同与货款催收工作。（2）日常核算的原始数据的输入。报价单、销售合同和销售发票。（3）信用和价格的检查。检查合同所对应的客户是否满足信用条件，合同价格是否符合商品价格政策。（4）与其他子系统进行数据传输和调用。总账子系统：生成记账凭证传到总账子系统 存货子系统：提供产品库存量和单位成本信息（5）根据销售合同文件更新
8、客户资料。,销售管理流程图,4、2、3收款流程,设置系统参数,设置基础信息,输入期初余额,形成应收,收款核算,转账处理,制单,查询统计,票据处理,坏账处理,汇兑损益,期末结账,初始设置,日常处理,期末处理,4、3销售与收款子系统功结构设计 4、3、1销售与收款子系统的数据代码设计 1、产品代码设计 销售与收款子系统所有数据处理是围绕产品这个中心展开的。存货子系统、成本子系统和销售与收款子系统都涉及到产品代码因此产品代码必须在整个系统设计中做到统一。产品类别 品种 规格 序号,2、客户代码设计 客户编码应考虑客户所在的地区，以便了解销售按地区的分布情况；还要考虑客户的行业类型，以便进行市场潜力的
9、分析。国家 地区 行业 企业序号,4、3、2数据文件设计 1、客户档案文件 用于存储所有客户的固定信息，以及所欠账款综合动态信息，以便加强货款催收工作，提高销售管理。（1）客户进本信息。日常业务处理中，销售合同、销售发票、出库单、收款单等单据需要频繁使用客户基本信息。（2）信用条件。动态反应客户信用程度和偿债能力，对销售合同、销售发票实施信用控制。（3）付款条件。最长信用期间构成，有利于应收款项的催收。（4）欠款状况。动态反应客户的欠款和收款情况，快速了解客户的欠款状况。（5）组织方式：以“客户编码”为索引关键字的索引文件,基本信息,信用条件,付款条件,欠款状况,2、销售报价单文件 记录企业向
10、客户提供货品、规格、价格、结算方式等信息。销售报价单拆分成两个文件：一个文件用于保存报价单的固定信息；另一个文件用于保存报价单的变动信息。以“报价单号”为索引关键字的索引文件。,3、销售合同 关于货物的明细内容，是反映由购销双方确认的客户订货需求的单据。将销售合同拆成两个文件：一个文件保存销售合同的固定信息；另一个文件用于保存销售订单的变动信息。组织方式：固定信息文件以“合同编号”为索引关键字的索引文件；变动信息文件以“合同编号”+“产品代码”为索引关键字的索引文件。,4、销售发票文件 确认销售收入、应缴销售税金、应收账款的依据，包括增值税专用发票和普通发票。是销售和收款子系统最重要的原始数据
11、来源。组织方式：固定文件是以“发票号”为关键字建立的索引文件；变动信息文件是以“发票号”+“产品代码”作为关键字建立的索引文件。,5、销售文件 根据销售发票文件记账生产的数据文件，用来存储每笔销售业务的详细数据。保存产品某月的销售情况。组织方式：以“产品代码”为关键字的索引文件。字段中包含：销售收入累计、销售成本累计、销售费用累计、销售税金累计、销售利润累计,6、应收、预收账款文件 由销售发票文件记账以及销售发票文件与收款单文件核销后生成，是生成应收账款对账单的重要数据来源。,7、收款单文件 用于存储收款单信息，记录企业收到的客户款项，每张收款凭证为一个记录，以提供生成应收账款明细账所需的收款
12、信息。,4、3、3销售与收款子系统的总体结构设计1、基础设置 建立各类档案、各种初始设置及初始余额等数据的录入2、销售与收款日常业务处理 单据的审核与记账；往来核销；坏账处理3、转账 主要实现将销售与收款业务信息转换为会计信息，并传递给总账子系统。两个部分：定义凭证模板（定义凭证科目、借贷方金额及辅助核算信息）和生成记账凭证,4、销售核算和结账 汇总销售收入、结转销售成本、结转销售税金、计算销售利润以及月底结账。5、统计和分析输出 按不同统计条件，分地区、部门人员、产品品种等，对一段时间内的销售与收款业务进行汇总。6、系统维护 数据备份、数据恢复、系统帮助、权限设置、系统修复等,4、4基础设置
13、4、4、1系统初始化前的准备工作（1）整理已有的各类档案（2）整理已有的未核销的往来业务，确定应收、预收账款的初始余额（3）确定销售发票及收款单据的格式和内容（4）整理销售过程中的应交税种和税率（5）确定销售费用的分摊原则和方式（6）确定结算方式、销售类型、客户付款条件、费用项目等内容（7）确定输出的各类报表的格式,4、4、2系统初始化,销售系统期初余额：（1）11月30日，销售一部，从产品库发出“普通打印纸A4”，共计100箱，每箱售价为130元，委托北京世纪学校代为销售，批号为5768.货已发出至12月1日还未结算（2）11月30日，销售一部，从产品库发出“凭证套打纸8X”，共计50箱，售
14、价180元，委托天津海达公司代为销售，批号5903，货已发出至12月1日还未结算。,4、5销售与收款业务处理 4、5、1销售价格管理 1、设置价格级别 对于同一商品设置不同的价格对应不同的客户。2、商品价格管理 根据所设定的价格级别，确定不同商品的具体价格。3、客户折扣率管理 针对不同客户企业给与不同的折扣率。4、批量折扣率 为了鼓励客户批量购买，不同商品不同客户采用不同的批量折扣率,4、5、2客户信用管理 1、信用控制环节 在销售合同、销售发票、销售出库单等单据进行保存和审核时，系统对单据中的客户信用进行控制。2、信用额度控制 提示超信用：给出提示不控制后续环节 超信用审批：控制后续环节的开
15、展，等待专人审批。3、信用期间管理 信用期已到，客户尚未付款结算，系统将提供单据信用期间过期预警。,4、5、3日常单据的输入（1）销售订货业务 12月1日，销售二部，收到哈尔滨飞机制造厂订单一张，订购联想天喜套装，共计50套，订购单价11499元，预计本月28日发货,（2）一般销售业务：商业折扣 12月10日，销售四部，向北京世纪学校出售“管理革命”光盘，共计1000张，单位售价为98元。由配套用品库发货。给与9折的折扣。同时开具普通发票一张，发票号为48701，款未收。,销售子系统(发票、发货单),库存管理子系统,应收账款子系统(确认收入),存货子系统（成本结转）,发票,出库单,发货单,委托
16、代销业务:12月18日，销售二部，从硬件库发出联想天喜PIII/500，共计20套，售价为9959元，委托上海万邦证券代为销售，货已发出还未结算。,委托代销业务结算：12月19日，销售一部，收到北京世纪学校委托代销结算单一张，结算普通打印纸共计100箱，结算单价为130元。立即开具销售普通发票给北京世纪学校，发票号为48705，款未收。,先发货后开票退货：12月28日，销售二部，哈飞公司退回联想天禧套装一套，无税单价为11499元，入硬件库。,计提坏账准备：“日常处理”“坏账处理”“计提坏账”进入“应收账款百分比法”窗口，单击“确认”，开始制单,案例分析案例1,假设你正审核A销售公司总公司的下
17、属ABC分公司。有非常可观的年销售量。在审计中，你发现收款过程中ABC分公司处理现金收入的过程如下：直接销售和货到付款销售的收款由出纳负责，他可以从客户处或送递服务处收到现金。收到现金以后，出纳在销售票据上盖上“付讫”的戳，在把一份副本归档以便日后参考。货到付款销售的惟一记录就是这份销售票据的副件，它由出纳保管，直到从客户或送递服务那里收到现金。邮件由信用主管的秘书打开，汇款单交给信用主管的助理审阅。然后信用主管把汇款单交给出纳。在每天存款时，出纳把手头上的支票和现金交给信用主管的助理，该助理负责准备汇款清单，结算银行存款，并把存款带到银行。信用主管的助理还负责把汇款过账到应收账款分类账上，并
18、核准可允许的现金折扣。你还查实，信用主管从A总公司行政部门那里获得了冲销坏账的批准权。在会计年度的年终时，他还保管有最后一个月内收到的汇款单。,案例分析案例1,要求：1、请描述在处理收款和汇款单的过程中，可能发生的不法行为。2、你建议采取哪些程序来加强对收款和汇款单的内部控制？3、请给出ABC分公司合理的收款系统资料流图以及收款业务按职能部门的描述。4、给出IT环境下ABC分公司处理现金收入系统作业步骤和流程图。,案例分析案例1 答案,请描述在处理收款和汇款单的过程中，可能发生的不法行为。如果现金销售或者货到付款销售的销售票据没有编号或者编号管理不善，出纳就可以破坏这些销售票据，然后把钱装进自
19、己的口袋。挪用资金的现象可能发生。这牵扯到收到现金而不做相应的分录，过些时候，当另外一笔现金收到时，再对第一笔现金做分录。最近一笔的收入就被不诚实的人持有和使用。在以上描述的问题里，ABC分公司的这四名职员中的任何一人都有可能挪用应收账款的收入。由于信用主管的助理知道哪些坏账已经被认为收不回来而被冲销掉，当这些坏账的汇款收到以后，他就可以挪用这些汇款。,案例分析案例1 答案,信用部门的人员可以编造并录入一些实际上没有提供给客户的折扣，或者对于折扣日之后收到的汇款编造折扣。通过这些分录的掩盖，个人可以将这笔资金据为己有。通过邮件得到的收入，在被第四名职员（信用主管的助理）处理之前没有做任何记录，
20、所以四人中的任何一人都可以抽走现金而不需要任何掩饰。当发现盗用行为以后，也没有任何记录可以证明是谁盗用的。信用主管的助理可以添加或者毁坏应收账款分类账记录，或伪造明细分类账试算平衡表，或给出与账户记录不一致的报表等等，以此来掩盖自己抽走现金的行为。,案例分析案例1 答案,你建议采取哪些程序来加强对收款和汇款单的内部控制？所有销售票据应该编号，并每日清点销售票据的号码。所有盖了“付讫”戳的销售票据应该与银行接收的存款单的副本建立核对。应由一名专人，而不是出纳或信用部门的职员负责核对工作。应该有一名出纳员之外的职员或信用部门之外的职员负责打开邮件，并在当天准备三联的汇款清单。原始单据和支票（或现金
21、，若有的话）直接转交给出纳；一张汇款清单的副本交给上面提到的负责核对工作的职员；一张副本交给负责过账到应收账款分类账的人员。收到汇款清单副本的职员应该把上面列示的汇款单和两联的存款票据相比较，同时核对现金销售票据和存款票据。应调查任何接受的支票或现金没能在当天存入银行的原因。,案例分析案例1 答案,可以使用不同的形式（或颜色）来表示现销、货到付款销售和赊销的销售票据，以便于每日清点用过的销售票据。出纳不应与应收账款有职责上的联系。出纳准备银行存款单并把存款送到银行。出纳和信用部门以外的一名职员负责审核汇款清单和日存款票据上列示的日收款金额是否一致。汇款单不能留滞在手中。按天或按批处理邮件，不管
22、使用哪种方法处理邮件，都应该将汇款原封不动的存到银行。信用部门应该为那些数目不正确的汇款单准备必要的记录，以备将来进一步查找。把汇款单过账到应收账款分类账的责任可以留给信用部门。这步操作一般安排在现金的接受和控制之后，因此，只要信用部门不接触代表现金的汇款通知单，由信用部门来执行过账职责就不会削弱现金的内部控制。,案例分析案例1 答案,请给出ABC分公司合理的收款系统资料流图以及收款业务按职能部门的描述。ABC公司典型的收款方式有邮寄和直接向出纳人员或者收款窗口付款两种。客户付款之后应当获得相应的收据和按月列示的付款额清单。对客户付款的确认是相当重要的管理控制措施。下面是ABC公司收款业务资料
23、流程图，图中显示的主要特征是下述的几个职能的分离。,案例分析案例1 答案,案例分析案例1 答案,下面是收款系统各职能部门的工作描述：,案例分析案例1 答案,案例分析案例1 答案,3.综上所述，为了控制以邮寄方式取得的现金收入，不管是在收发部门（信件在此打开），在现金收入部门（此处现金被汇总并送存银行，取得相应的存款单据），还是在应收账款部门（在此登账），应当确认没有人能完全控制整个收款业务的交易流程。通常，之所以向客户开具发票，并报送有关报表，主要是为了客户按照其姓名、地址编制汇款通知单，并会同该客户应付的款项一起汇回。登记总分类账的依据是出纳人员为记录送存银行的现金收入数量而编制的日记账凭证
24、通知单。日记账通知单上记录的金额应该与应收账款各项目的汇总数核对一致。然后将经过确认的银行存款单副本传递到内部审计部门的职员，以便与银行账户调节一致。对通过邮件实际收到的现金的内部控制，更大程度上取决于直接监管的力度。,案例分析案例1 答案,IT环境下ABC分公司采用整批处理与直接更新系统处理现金收入交易，其系统作业步骤如下：收发部门：收发员核对客户寄来的付款支票和汇款通知单与金额是否一致，然后把两者分离，同时编制收款单：第一联收款单和客户付款支票送往现金收入部门；汇款通知单和第二联收款单送往应收账款部门。现金收入：现金出纳员核对收款单和客户付款支票，编制银行送存单。此外，通过终端机产生每个工
25、作日内现金收入的整批总和。在各个工作日结束前，把客户付款支票和两联送存单送往银行办理存款；另一联送存单和客户寄来的汇款通知单则予以存档。应收账款：应收账款职员核对汇款通知单和收款单，通过终端机键入有关资料，产生“现金收入交易文件”，然后把汇款通知单和收款单一起存档。,案例分析案例1 答案,信息处理：每日终了前，整批处理计算机程序将自动核对控制总和文件记录和现金收入交易文件记录，依据直接更新方式对应收账款明细账户和总账记录过账。此后，计算机系统将产生一份过账作业清单，送往应收账款部门复核过账处理结果。内部审计：为确保现金收入交易处理的正确性，ABC分公司的内部审计部门职员（不参与现金交易），定期核对由收发部门职员编制的收款单及经银行退回的送存单，检验收到的客户付款支票是否已如数地送存银行。,案例分析案例1 答案,以下为IT环境下ABC公司现金收入系统流程图,案例分析案例2,A公司在销售过程中有时会发生退货，退货原因包括：A公司错发商品因A公司的产品质量导致客户退货商品在运输途中损坏A公司发货太迟或途中运输延误导致客户拒收等当发生销货退回时，A公司必须对退回的商品做冲账处理。1、请给出A公司处理销货退回的部门及其处理的步骤。2、绘出A公司销货退回的系统流程图。,案例分析案例2 答案,案例分析案例2 答案,2、以下为A公司销货退回的系统流程图,Thank you!,
