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1、目标七：时间与情绪管理,秘书工作千头万绪，事务繁杂，既有办文办会的大事又有各种类型的琐事，在繁杂忙碌的事务工作中，秘书人员既是为领导辅政的决策助理，又是事无巨细的公务勤杂员，既担负着协助领导促进组织发展的重任，又时刻联通着上下内外各种信息和关系的交流和传递，承担着比其他岗位人员更多的压力。要想成为一名优秀的秘书，就要掌握时间与情绪的管理方法，时刻让自己保持科学高效的工作状态和健康向上的心态。,张强和李华同是天成有限公司的办公室秘书，张强经常加班，因为每天的工作就像滚雪球一样，越积越多，总是难以按时处理完，李华却很少加班，下班后还会坚持锻炼，事后，张强索性把自己每天的时间和工作情况记录下来，仔细
2、分析才发现果然有很大的问题，他总是一上班就开始打电话，查邮件，回复邮件的时候还会捎带着浏览体育新闻，琐事完成了才开始忙自己的“正事”，有时候中间再有点什么小事一耽搁不加班才怪呢。,情景导入：,张强诊断了自己的时间使用情况，发现问题的症结在于时间的分配利用很不合理，实际上，哪怕给每个人一样多的时间，有的人游刃有余，比如李华，有的人却疲于应付，比如张强，这就是时间管理能力上的差异。,知识点一：时间管理的内涵和价值,一时间管理的内涵 时间管理是更加有效的利用既定的时间，通过科学的规划和恰当的原则对事务进行安排和取舍，从而使时间发挥更大的效能。,二、时间管理的价值 时间的管理是秘书人员高效工作，实现个
3、人价值不可或缺的法宝，它的价值在于：（一）认清自己的现状：时间管理可以帮助秘书人员量化自己的工作，更好地认清自己的现状，并致力于改善。,1.我都做了什么？（接了五个电话、看了一份报纸、与三个人聊天、回复了八封邮件）2.是不是做了自己最需要做的事情？（这么多文件我怎么最后才动笔？）3.是不是在工作中获得了真正的收获？它是什么？（我本应该准备好发言，学会写发言稿的，可是我似乎更精通今天的八卦新闻）,（二）形成积极的思维方式和好的行为习惯 时间管理意味着自我管理,我怎样做才更科学？（这种方法适合我）我应该适当的约束放纵的自己。（绝不能继续聊天和网上购物，那不是最主要的）我要集中全部力量面对这件事。（
4、排除干扰，今天我的主要任务是）,（三）拥有更加明晰的目标 时间管理会使我们拥有更加明晰的目标。,1、什么是我最想要的生活？（关注于阅读和交际）2、我今年、这个月、这一周、今天的目标科学吗？（今年我要完成市场调研书的写作、这个月搜集全部的资料、这一周做完基本纲要、今天开始动笔完成第一章）3、目的明确，我必须现在开始行动。（马上开始，今天我要处理完所有的急件）,（四）实现自我价值，获得成就感。时间管理会让秘书在工作中找到自己的方法和节奏完成既定的目标，很容易实现各个阶段的自我价值，获得巨大的成就感。,1、我居然完成了。（不可思义，我一小时接待了三个客户）2、我很了不起，因为我这么快的做完了。（高度
5、集中精力，我居然写完了这么长的调研报告）3、我能行，因为我一直做的很好。（我可以完成这个任务，因为我总能按时完成）4、我一定会成功的，因为我志在成功。（我一定可以拿到最好的绩效工资，因为我每天都高效率的工作，充实而快乐）,知识点二：时间管理的基本原则,1.目标和计划先于行动 从明天起开以做什么呢？在行动之前，让目标和计划来告诉你：我的目标是_为了实现目标我将按照如下计划来做：,2.要事第一，黄金时间面对黄金般价值的事情。给自己列时间表的时候，要重点关注黄金时段即你最有效率的那段时间的安排，遵循意大利经济学家帕累托20比80定律，用80%的时间来做20%的事情，找准最重要的。3.微笑着说“不”，
6、排除一切无关的干扰。说“不”时要牢记，你拒绝的一件事而不是一个人，所以不要板起脸来，微笑着说明自己的理由，要委婉而坚定4.今日事情今日毕，不做欠下时间债的人。海尔集团首席执行官张瑞敏提出了“日事日毕，日清日高”的理念，要求每一个工人和管理者学会管理自己的时间和目标，即著名的“5E”标准：每个人（Everybody）、每件事（Everything）、每一时（Everytime）、每一物（Everyone）、每一处（Everywhere）,5.考虑不确定性，游刃有余的高效工作 努力锻炼自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计的工作，或者另准备一套应变计划。,如何应付工作优先次序突然变更1通知所
7、有由此而牵连的相关单位及人员2在进行其他工作前先完成重要项目3依重要、紧急及普通等原则将事情分类4依事情之重要性设定优先次序5接受他人请托前先评估该项事情的重要性及自己的工作量6告诉对方何时可完成或可协助那些部份7若无法帮忙时，适时且得体的拒绝8了解自己的目标并列举三项优先原则9每天都尽全力做好每一件事,6.找准自己的问题，通过管理自我来管理时间。时间管理是你自己在管理，是“人”的管理，首先要解决的问题不是时间，而是自我的价值定位、工作态度和行事风格。不管理自己的人不可能管理好时间。,知识点三：时间管理的方法,一、GTD（Getting Things Done）：完成每一件事 这种方法是美国时
8、间管理专家戴维艾伦在畅销书Getting Things Done（中文译本尽管去做：无压工作的艺术）。戴维艾伦曾说过对秘书人员充满启发的话：“始终如一地坚持做一些看似琐碎的小事，长此以往，将会产生重大的影响。”他的GTD具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。,二、不离手的“待办单”永远都坚持将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。1.设计一个待办单：待办单主要包括的内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。2、待办单的使用注意：固定时间制定待办单（头一天晚上或一上班就做），一天一张待办单、完成一项划掉一项，为应
9、付紧急情况留出时间、最关键的一项，每天坚持。,在设定事项的时候，我觉得可以遵循华为公司的以SMART为导向的“华为”目标原则即：具体性（Specific）；目标必须是清晰。比如，目标“我要努力的工作”不是一个具体的目标，但目标“我要处理完15份文件、会见两名客户”就是具体的目标了；可衡量性（Measurable），目标必须用指标量化表达；可行性（Attainable），应该在能力范围内且有一定难度，是需要跳一跳够的到的桃子；相关性（Relevant）与工作生活密切相关；及时性（Time-based）.必须确定完成的时间。,三、时间管理“四象限”法：要把精力的重点放在重要但不紧急的事情 著名管理
10、学家科维提出了一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：,四、简洁高效、快速反应麦肯锡30秒电梯理论 麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。秘书人员在时间管理中要牢记奥卡姆剃刀定律（Occams Razor,OckhamsRazor）：“如无必要，勿增实体”（Entities should not be multiplied unnecessarily）。,五、节省时间的基础管理好物品的5S运动 借鉴日本公司倡导的“5S”运动：清理(SEIRI)、整理(SEITON)、清洁(SEISO)、维持(S
11、ETKETSU)、素养(SHITSUKE)5个项目，因五个日语的罗马拼音均以“S”开头，因此简称为“5S”，此种方法 倡导从小事做起，力求事事“讲究”，保持环境的干净整洁，物品摆放有条不紊、一目了然，将资源浪费降到最低点，提高整体工作质量和效率。,5S管理具体各项内容如下：1)清理：全面检查制定分类标准（不使用、很少使用、一般使用、经常使用）。坚决清除不使用物品最经常使用的物品放置于最容易取得的地方 2)整理：规划场所、划分区域 摆放整齐 分类标识、不同颜色、一目了然 3)清洁：划分责任区域 例行清洁，“四无标准”(无废物、无污迹、无灰尘、无死角)隔离污染源 4)维持：制定标准工作文件 制定奖罚办法定期检查 5)素养：坚持行动正向强化形成习惯,对应“5S”原则，秘书人员应该做到：（1）东西哪里拿的放回哪里去（2）把同样、同类、同时使用的东西放在一起。（3）把储存库分类管理并加上编号（4）把所有的钥匙放在一起保管（5）把文件按照重要性分类保管（6）把常用的东西放在随手可取的地方（7）把没有价值的资料及时清理掉（废纸篓 碎纸机）,实训提高实训目标：理解时间管理的内涵，能够有意识地科学管理时间实训形式：案例分析 情境演练 主题发言,
