通用账务系统原理及应用.ppt

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1、第四章 通用账务系统原理及应用,账务系统：它是以凭证为原始数据，通过对凭证的输入和处理，完成记账、结账、银行对账、账证表的查询和打印、系统服务和系统管理等账务处理工作。账务处理是财务软件的核心。,2、总账系统数据处理流程（1）,（1）手工账务处理分析：可以采用不同的会计核算组织程序,五种会计核算组织程序。记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式汇总记账凭证核算形式日记总账核算形式多栏式日记账核算形式不同的账务处理组织程序，差别在于登记总账的方法和依据不同。其中科目汇总表核算形式 比较常见，也是计算机总账系统设计的基础。处理步骤：图例5.11手工科目表汇总账务处理流程,返 回,关 闭,主讲：钟晓鸣

2、E-mail：,图例5.1 1手工科目汇总表账务处理流程图,4.1、财务软件中的核心模块账务系统,账务系统针对手工账务处理的一些缺陷：数据大量重复：记账凭证是整个系统数据源，但在手工系统下设置了多个登账环节，使得记账凭证上的数据被多次转抄。信息提供不及时：手工处理速度较慢，工作量大，不能及时提供会计报表。准确性差：如平等登账，而一旦出现差错，查找起来也非常麻烦。工作强度大,4.1、财务软件中的核心模块账务系统,要求达到：及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入计算机的会计数据及时、正确和全面。高效、正确地完成记账等数据处理过程。随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间

3、的各账表、为企业管理提供信息。账务系统方便地从其他子系统中获得数据，实现会计数据的及时传递和数据共享。,4.1、财务软件中的核心模块账务系统,账务系统数据处理流程(按数据处理流程)（按操作过程）,账务系统数据处理流程（按数据处理过程）流程描述,原始凭证,输入凭证,临时凭证文件,用户,科目编码及余额表,人员权限表,其他初始化表,其他系统传入凭证,审核凭证,输出,记账,科目余额/发生额文件,部门/项目辅助文件,凭证主文件,企业对账文件,期末处理,编报,输出,银行对账单,输入或传送,基本账套参数表,银行对账文件,银行对账,输出,记账凭证,已审核记账凭证,记账凭证及汇总情况,自动转账凭证,会计报表,总

4、账,明细账,日记账,辅助账表,余额调节表,已达账项,未达账项,初始化,账务系统操作流程图,原始单据,编制凭证,记账凭证,录入凭证,科目表,初始设置,企业基础信息文件,临时凭证文件,凭证审核,是,记账结账,历史凭证文件,汇总文件,企业银行账文件,期末转账凭证,银行对账文件,银行对账,对账结果,查询与生成,各种报表,各种总账、日记账、明细账,计算机环境下的账务处理流程:,4.1、财务软件中的核心模块账务系统,总账系统数据处理过程：用户将本单位的其他会计信息（如科目代码和名称，期初余额等）通过初始化 送入计算机，并保存在相应的数据文件当中。录入记账凭证、原始凭证，输入的凭证经检查无误后，写入临时凭证

5、文件，或 者期末通过自动转账生成机制凭证转入临时凭证文件。对临时凭证文件中未审核的凭证进行审核，如审核通过则作上标记.记账：根据临时凭证文件中已审核凭证进行记账，分别更新科目余额/发生额文件，流水账文件、部门、个人、项目等辅助文件，单位银行对账文件，并将临时凭 证文件中已记账凭证删除。根据单位银行对账文件和对账单文件中的银行业务进行对账，生成对账结果。,返 回,关 闭,主讲：钟晓鸣 E-mail：,4.1、财务软件中的核心模块账务系统,总账系统数据处理过程（续前页）：根据各种余额/发生额文件和流水账文件生成日记账、明细账（科 目、部门、项目等明细账）根据各种余额/发生额文件生成总账并输出 会计

6、期末，自动进行期末处理，并自动生成记账凭证（称之为机制凭 证）传入临时凭证文件，在所有凭证都记账后进行结账。根据各种余额/发生额文件及流水账文件输出各种会计报表。,返 回,关 闭,主讲：钟晓鸣 E-mail：,4.1、财务软件中的核心模块账务系统,总账系统数据处理过程与手工账务处理过程的不同：数据处理的起点和终点不同：数据处理方式不同：记账，手工由不同的财务人员登记到不同账簿，计算机方 式下只是一个数据处理的过程，由计算机自动完成。数据存储方式不同。计算机存储在凭证文件库和科目余额/发生额文件中。对账的方式不同，手工方式下，根据复式记账的原则，总分类账、日记账、明 细分类账平行登记，根据记账凭

7、证登记明细账、利用汇总数据登记总分类账，然后定期进行核对。计算机方式下，总账系统中采用记账程序自动、准确、高 速地完成记账过程，明细与汇总数据同时产生。,返 回,关 闭,主讲：钟晓鸣 E-mail：,4.1、财务软件中的核心模块账务系统,（3）总账数据处理流程中的数据处理从总账系统数据处理流程图，可以看到两个重要数据文件：一是临时凭证/主凭证文件一是科目余额/发生额文件案例讨论：总账数据处理流程中两个重要数据表的设计,返 回,关 闭,主讲：钟晓鸣 E-mail：,4.1、财务软件中的核心模块账务系统,（3）总账数据处理流程中的数据处理从总账系统数据处理流程图，可以看到两个重要数据文件：一是临时

8、凭证/主凭证文件一是科目余额/发生额文件（也有叫汇总文件的）案例讨论：总账数据处理流程中两个重要数据表的设计案例5.1 总账系统中的临时凭证/主凭证文件设计案例5.2 总账系统中的科目余额/发生额文件设计,返 回,关 闭,主讲：钟晓鸣 E-mail：,案例5.1 临时凭证/主凭证文件设计临时存储末记账的所有凭证，记录在一定时间内所发生的各项经济业务的文件。一旦记账，凭证就从临时凭证文件转移到“流水账文件”。先看一张手工凭证：手工凭证图例再来看财务软件下比较标准的凭证输入界面：凭证输入窗口根据这两个资料，设计一个临时凭证/主凭证文件的数据结构（简单结构，只需列出字段。下面提供了一笔具体核算业务，

9、作设计时的参考期末转账业务数据,图例5.9手工凭证图例,图例5.8凭证输入界面,图例5.4 临时凭证文件/凭证主文件结构图业务1月7日，财务部王晶从工行提取现金10000元，作为备用金，现金支票号XJ001。借：现金(1001)10000 贷：银行存款工行存款(100201)10000,案例5.2科目余额/发生额文件设计科目余额/发生额文件是总账数据处理过程中很重要的一个文件。在手工账务处理当中,科目汇总表如下：,图例5.5 科目余额/发生额文件文件结构图,注意:在该文件结构中,某月的期初余额,期初余额方向,截止到某月的借方合计,贷方合计,某月的期末余额,期末余额方向需要在上表的基础上计算得到

10、.,图例5.5 科目余额/发生额文件文件结构图,注意:在该文件结构中,某月的期初余额,期初余额方向,截止到某月的借方合计,贷方合计,某月的期末余额,期末余额方向需要在上表的基础上计算得到.如3月份的数据:3月期初余额=年初余额+1月借合计+2月借合计-1月贷合计-2月贷合计方向则根据期初余额来判断至3月份的本年累计:借方累计=贷方累计=3月份的期末余额=3月期初余额+3月借方合计-3月贷方合计方向则根据期初余额来判断,2、总账系统数据处理流程（8）,（3）总账数据处理流程中的数据处理根据这两个数据文件的设计，我们再来看总账数据处理当中很重要的一个数据处理过程记账记账处理过程：,返 回,关 闭,

11、主讲：钟晓鸣 E-mail：,图例5.6记账数据流动过程,+10000,+10000,+10000,3、总账系统功能结构（1）,（1）总账系统基本功能结构根据总账系统数据处理流程，可以得到：图例4.6 总账系统基本功能结构图总账模块的基本功能，在实际的软件当中，需要根据会计核算的要求进行流程安排：图例4.4 总账系统业务处理流程图,返 回,关 闭,主讲：钟晓鸣 E-mail：,账务系统业务处理流程图,系统初始化,建立账套,财务分工,设置分类档案,建立会计科目,输入期初余额,其他设置,输入凭证,审核凭证,记账,账簿管理,修改凭证,取消审核,出纳管理,辅助核算管理,月末转账,试算平衡,结账,打印正

12、式账表,备份,月末处理,日常处理,开始下月工作,总账系统基本功能结构图,总账系统,系统设置,建立会计科目,输入期初余额,设置凭证类别,单位信息设置,自动转财分录,凭证编辑,凭证查询,凭证审核,凭证汇总,记账,结账,输出记账凭证,输出余额表,输出明细表,输出日记账,银行对账,往来核算,部门核算,财务分工,数据备份,数据恢复,凭证处理,记账结账,证账输出,辅助核算,系统管理,补充内容：账务系统当中的辅助账,辅助核算是财务软件对手工系统总分类账与明细账的核算方式，以灵活多变的辅助核算方式和查询汇总方法为用户提供更加全面准确的信息。而实际当中，许多企业的财务人员则没有充分加以运用。辅助账：在手工会计业

13、务中为各种各样的备查账。手工方式下，科目分类账与备账套是分开独立的，需要重复登记，只是备查账可能只需要登记部分凭证。在软件当中，辅助核算则是指当一笔经济业务发生后，在进行账务处理时，不仅要登记总分类账、明细账等正式账簿，还要登记各种辅助账，而在实际运用中，记账凭证一经输入，只要执行记账功能，即可完成正式账簿和辅助账簿的登记，前提是相关科目需要设置辅助核算属性。,返 回,关 闭,主讲：钟晓鸣 E-mail：,3、总账系统功能结构（181）,往来核算案例：如某企业的产品种类很多,销售客户非常多,如果按以下传统会计科目体系设置:1131 应收账款113102 应收销售款11310201 应收A产品款

14、1131020101 应收A产品款_客户甲1131020102 应收A产品款_客户乙1131020103 应收A产品款_客户丙11310202 应收B产品款1131020201 1131020202 1131020203,返 回,关 闭,主讲：钟晓鸣 E-mail：,3、总账系统功能结构（182）,缺陷：科目体系庞大往来单位的变化经常需要对科目进行调整如果利用往来核算和管理，则可以：大大减少科目数量避免由于往来单位的变化而造成对科目的频繁修改往来单位的应付应收款清晰，并可进行方便的统计分析，并打印账龄分析和催款单进行往来核算管理的主要功能：（)建立往来单位通讯录（)设置往来单位期初未达往来账，

15、设置往来单位期初余额（)往来查询（)往来核销:包括逐笔核销、全额核销、手工核销（5）账龄分析：,返 回,关 闭,主讲：钟晓鸣 E-mail：,3、总账系统功能结构（183）,往来核算案例：如果按往来核算和管理，则可以将科目设置为：1131 应收账款113102 应收销售款11310201 应收A产品款（往来核算）11310202 应收B产品款（往来核算）11310203 应收C产品款（往来核算）建立往来单位通讯录，在输入记账凭证时，在遇到往来核算科目时，系统要求用户选择往来单位，同时将这些业务数据保证在凭证文件和专门记录往来管理的数据文件当中。,返 回,关 闭,主讲：钟晓鸣 E-mail：,3

16、、总账系统功能结构（183）,往来核算案例：如果按往来核算和管理，则可以将科目设置为：科目表:1131 应收账款113102 应收销售款11310201 应收A产品款（往来核算）11310202 应收B产品款（往来核算）11310203 应收C产品款（往来核算）客户档案:客户甲客户乙客户丙建立往来单位通讯录，在输入记账凭证时，在遇到往来核算科目时，系统要求用户选择往来单位，同时将这些业务数据保证在凭证文件和专门记录往来管理的数据文件当中。,返 回,关 闭,主讲：钟晓鸣 E-mail：,账务系统当中的辅助账,一、日记辅助账用于需要生成日记账的会计科目，一般为现金与银行存款.当该科目有经济业务发生

17、，记账时，不但要将金额记入正式账簿还会登记相应的日记辅助账，在查询日记账簿时，可以直接查询以日记账形式的该科目的经济业务。在一些软件当中，一旦这两个科目被指定为现金账科目和银行账科目，则在账簿查询时，直接以日记账形式反映。,返 回,关 闭,主讲：钟晓鸣 E-mail：,账务系统当中的辅助账,二、银行辅助账用于对某一科目记待核银行账的处理。一般为银行存款科目，银行账的特殊核算要求是，需要定期将其发生的经济业务与银行递交的银行存款对账单进行核对，借以生成银行存款余额调节表。在账务系统中，设置了银行辅助账的科目才可以使用银行对账功能。银行辅助账的科目在记账时，一方面登记正式账簿，另外，还需要登记结算

18、方式、结算号、金额、方向、业务日期等辅助信息，并记入辅助账，便于期末进行银行对账。,返 回,关 闭,主讲：钟晓鸣 E-mail：,账务系统当中的辅助账,三、单位往来和个人往来辅助账单位辅助账是为核算企业在生产经营过程中与外部单位发生的往来经济业务。如应收账款，应付账款，应收票据，应付票据。一般都涉及债权债务。个人辅助账是为了核算企业与内部职工之间的往来经济业务，如其他应收款和其他应付款，主要完成个人借款，还款等业务。在手工方式下，对往来业务的处理方法是按往来单位或个人设置明细账，如刚刚的案例。这种设置对于往来业务较少时可以，但是企业规模大，往来频繁，清理工作量大时，则需要设置往来辅助账。,返

19、回,关 闭,主讲：钟晓鸣 E-mail：,账务系统当中的辅助账,三、单位往来和个人往来辅助账在这样的设置下，具体的往来单位和个人不再以科目形式出现，只是作为档案存在于往来单位和个人目录中，在经济业务发生时，记账凭证要求登记这笔业务发生于哪个单位和个人等辅助信息。这样做的优点，不仅可以大大减少科目数量，简化科目结构，同时还可以对应收和应付账款从各种不同的角度进行统计，查询、分析。而实现这些功能，并不需要用户作重复的数据录入。,返 回,关 闭,主讲：钟晓鸣 E-mail：,账务系统当中的辅助账,四、部门辅助主要用于对各种收支业务进行部门核算的企业，如管理费用、销售收入等手工方式下，一般根据管理费用

20、的各个具体费用项目设置二级科目，按部门设置三级科目，企业如果规模不大，部门较少时，也可以采用这种方式。电算系统中，则设置该科目为部门辅助账，如下：,返 回,关 闭,主讲：钟晓鸣 E-mail：,科目编码体系实例,科目编码体系实例,账务系统当中的辅助账,四、部门辅助采用部门核算后，不仅可以核算某一期间管理费用总额和各个具体项目的总额，而可以核算某一期间各个部门的管理费用总额，和各项管理费用在各个部门的总额等，即纵向和横向查询汇总都可以。,返 回,关 闭,主讲：钟晓鸣 E-mail：,账务系统当中的辅助账,五、项目辅助账所谓项目，被认为是专门的经营对象和核算对象，项目核算就是围绕一个专门的对象，将

21、所有发生在该对象上的各种收支以项目辅助账的形式进行归集。如企业的产品成本，在建工程，科研单位的课题等等手工方式下：4101 生产成本410101 A产品41010101 直接材料41010102 直接人工41010103 直接费用410102 B产品,返 回,关 闭,主讲：钟晓鸣 E-mail：,账务系统当中的辅助账,五、项目辅助账在电算系统下，科目结构如下设置：4101 生产成本41010101 直接材料 项目辅助41010102 直接人工 项目辅助41010103 直接费用 项目辅助项目设置详见具体实例,返 回,关 闭,主讲：钟晓鸣 E-mail：,附项目辅助账的例子,账务系统当中的辅助账

22、,六、外币和数量辅助账（略）一般财务软件当中，都具备以上这些辅助核算功能，各类辅助账可以单独使用，也可以结合使用，如往来账与往来账结合使用时，可以分部门对往来账进行管理,往来账和项目账组合使用时，可以对特殊核算项目发生的往来业务进行专门管理，,总之，采用辅助核算，不仅有简化科目结构，减少科目数量，而且还可以方便地对一些核算对象进行横向和纵向的统计分析。,返 回,关 闭,主讲：钟晓鸣 E-mail：,4.1、财务软件中的核心模块账务系统,（五）辅助核算和管理主要包括项目核算、部门核算、往来核算等。往来核算：包括个人（职工）往来核算、单位（客户和供应商）往来核算。往来核算案例：,返 回,关 闭,主

23、讲：钟晓鸣 E-mail：,4.1、财务软件中的核心模块账务系统,往来核算案例：如某企业的产品种类很多,销售客户非常多,如果按以下传统会计科目体系设置:1131 应收账款113102 应收销售款11310201 应收A产品款1131020101 应收A产品款_客户甲1131020102 应收A产品款_客户乙1131020103 应收A产品款_客户丙11310202 应收B产品款1131020201 1131020202 1131020203,返 回,关 闭,主讲：钟晓鸣 E-mail：,4.1、财务软件中的核心模块账务系统,缺陷：科目体系庞大往来单位的变化经常需要对科目进行调整如果利用往来核算

24、和管理，则可以：大大减少科目数量避免由于往来单位的变化而造成对科目的频繁修改往来单位的应付应收款清晰，并可进行方便的统计分析，并打印账龄分析和催款单进行往来核算管理的主要功能：（)建立往来单位通讯录（)设置往来单位期初未达往来账，设置往来单位期初余额（)往来查询（)往来核销:包括逐笔核销、全额核销、手工核销（5）账龄分析：,返 回,关 闭,主讲：钟晓鸣 E-mail：,4.1、财务软件中的核心模块账务系统,往来核算案例：如果按往来核算和管理，则可以将科目设置为：1131 应收账款113102 应收销售款11310201 应收A产品款（往来核算）11310202 应收B产品款（往来核算）1131

25、0203 应收C产品款（往来核算）建立往来单位通讯录，在输入记账凭证时，在遇到往来核算科目时，系统要求用户选择往来单位，同时将这些业务数据保证在凭证文件和专门记录往来管理的数据文件当中。,返 回,关 闭,主讲：钟晓鸣 E-mail：,4.1、财务软件中的核心模块账务系统,（五）辅助核算和管理主要包括项目核算、部门核算、往来核算等。项目核算和管理：与手工系统设置明细科目不同，总账子系统当中对项目的成本、费用、往来和收入的核算进行项目辅助核算和管理。项目设置：如果某个科目需要作为项目进行辅助核算和管理，则在会计科目初始设置当中，定义科目性质，然后在项目核算管理模块当中对这个项目进行定义。录入项目期

26、初数和计划数 项目账表输出：项目总账、某科目的项目明细账、某项目明细账项目核算的作业：,返 回,关 闭,主讲：钟晓鸣 E-mail：,4.1、财务软件中的核心模块账务系统,项目核算的作业：某研究院是石油天然气总公司最大的综合性科研单位，拥有40多个处、所、公司，研究的课题数量庞大，在传统核算情况下，科目体系设置为：一级科目为“在研课题费用”，二级科目为“横向”和“纵向”，三级科目为各处、所名称，四级科目为课题号，五级科目则是劳务费、原材料费、差旅费、设备购置费、专用业务费、院所管理费、研究室管理费等12个栏目。该科目体系非常庞大，进行计算机账务处理时，一则比较麻烦，二则不利于各明细费用的横向统

27、计。针对以上情况，如果采用项目核算和管理来对课题的成本费用和收入费用进行核算，则会大大地改变这一情况。要求：1、列出传统会计科目体系，并按项目核算和管理的要求，重新建立新的会计科目体系。2、根据所学知识和软件的使用体会，列出项目核算和管理的具体步骤,返 回,关 闭,主讲：钟晓鸣 E-mail：,图例5.0 总账系统处理过程,会计数据（账簿、凭证）,数据采集,数据加工与存储,报告信息,原始凭证,经济业务流程,投资人债权人管理者政府,图例5.1 手工账务处理流程图,图例5.1 1手工科目汇总表账务处理流程图,图例5.2 总账系统数据处理流程（动态/静态）,原始凭证,输入凭证,临时凭证文件,用户,科

28、目编码及余额表,人员权限表,其他初始化表,其他系统传入凭证,审核凭证,输出,记账,科目余额/发生额文件,部门/项目辅助文件,凭证主文件,企业对账文件,期末处理,编报,输出,银行对账单,输入或传送,基本账套参数表,银行对账文件,银行对账,输出,记账凭证,已审核记账凭证,记账凭证及汇总情况,自动转账凭证,会计报表,总账,明细账,日记账,辅助账表,余额调节表,已达账项,未达账项,初始化,图例5.3 总账系统数据处理流程（静态）,原始凭证,输入凭证,临时凭证文件,用户,科目编码及余额表,人员权限表,其他初始化表,其他系统传入凭证,审核凭证,输出,记账,科目余额/发生额文件,部门/项目辅助文件,凭证主文

29、件,企业对账文件,期末处理,编报,输出,银行对账单,输入或传送,基本账套参数表,银行对账文件,银行对账,输出,记账凭证,已审核记账凭证,记账凭证及汇总情况,自动转账凭证,会计报表,总账,明细账,日记账,辅助账表,余额调节表,已达账项,未达账项,初始化,材料5.5.1 记账处理过程 动态处理过程,取“临时凭证文件”中已经审核的凭证的第一条记录 以该条记录中科目代码为关健字在“科目余额/发生额文件”中找出相应的记录，更新“科目余额/发生额文件”的“科目余额”、“发生额”，并逐级更新该科目的父科目的“科目余额”、“发生额”，如果有辅助核算和管理，那么同时更新“部门、个人、项目”等辅助文件。如果取出记录的科目属性为对账，则要将该记录追加到“单位银行对账文件”将该记录追加到“凭证主文件”将该记录做记账标志 从“临时凭证文件”删除带有记账标志的所有记录(有的软件不删除,只是打上记账标志),案例5.3 科目设置案例某单位原来的科目编码体系统为4-2-2则可能设置如下：1131 应收账款11301 客户A11302 客户B1133 其他应收款113301 应收职工借款11330101 李寻欢11330102 林仙儿请思考：如果在总账系统当中使用客户往来及职员往来的辅助核算，上述科目该如何设置？,附表企业一级科目编码表,科目编码体系实例,科目编码体系实例,科目编码的要求,