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1、百世品牌整合计划,工作邮件写作方法,参与者(收件人),想清楚谁是参与人,需要发送给哪些人,抄送给哪些人(1)跨部门的一定要抄送给对方主管,当然还得抄送给自己的直属主管和部门的主管。(2)发送会议记录的时候,参会人员是收件人,应该参会而没有参会的人是抄送人。(3)邮件审批人只能有一个,若需要多人审批(有职务的高低)按职务的高低由低到高的逐级审批(审批完成的人员在下一层级审批时由收件人转为抄送人)。(4)不涉及邮件的人员千万不要发送或抄送,以免信息泄露或产生垃圾文件。,2,主题,一个邮件只能有一个主题,要表述简洁,具体到所针对的层面,以方便阅读。切记不要出现无主题或主题口语化、表达不清的情况。,3
2、,附件,(1)不要忘传、错传(2)邮件正文中要写明附件的主要内容和发送目的,即:附件是什么,想让对方做什么。(3)附件若有修改,注明修改的地方(在哪里注明?)(4)附件是图片的,一定打包压缩后再上传,尽量减小其所占空间,4,正文,(1)称呼要正确:人名书写正确;称谓合理(如内部以职位或大家通用称谓来称呼,外部以先生女士相称);称呼要包含所有收件人(多人可用大家、各位xx等来称呼)(2)表述需完整:再简单的内容也要完整表述,以免造成误解,影响执行效率和效果。(3)条理要分明:注意分段,一个要点占一个自然段,清晰直观(4)意见有反馈:对于他人提出的意见,在正文中要予以反馈和解决,不能仅是表示感谢(
3、5)结尾要总结,再次明确需求,如是“请知悉”“请查收”“请审批”即可,还是要求有所反馈,如需确认或反馈,一定要在结尾明确“需要确认”或反馈的具体期限和要求等(6)代表公司与外界通邮则官方正式,公司内部工作朋友间互通则亲切简明,团队建设时则可感性化一些。,5,正文,(7)一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情(方便双方日后整理)。如果你确实需要将内容都放进一封邮件,请考虑用数字标注你的要点,并且分行,分段落。(让你的观点更加明显,并且让收件人更加愿意逐条回答问题);(8)不同内容部分用下划线等分开,做到模块清晰;(9)如果邮件很长,特别注意在一开头以独立段的形式写摘要;(10)加粗、加下划线、添加文字背景颜色等方法关键标题或者关键词句,让人可以快速扫描结构;(11)多用图形或表格替代文字,6,签名,应用标准格式,信息简洁完整,树立职业化形象,7,内容,邮件中的所有内容要保证:没有错字,且标点符号应用得体,紧急事件,紧急事件一定要直接用电话,不能使用邮件,避免延误的风险,转发,转发时应对原邮件的信息进行处理,写明自己的意图,方便对方接受到正确而有效的信息。,失误,发现发送有误时,及时补发一封邮件,说明补发原因,承认自身错误,并注明“以此为准”。,8,