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1、建筑工程合同管理与索赔,1,第十章 索赔的处理(一),本章提要：索赔处理是指承包商的索赔管理工作过程，包括索赔机会搜寻、索赔理由、索赔事件的影响分析和索赔值的计算(在第11章中讨论)、索赔的证据、起草索赔报告等。索赔工作过程必须符合合同的规定，必须贯穿在承包商的整个项目管理系统中。第一节 索赔工作程序一、索赔工作的特点 与工程项目的其它管理工作不同，索赔的处理和解决有如下特点；1对一特定干扰事件的索赔没有预定的统一标准的解决。要达到索赔的目的需要,建筑工程合同管理与索赔,2,许多条件。它的主要影响因素有：(l)合同背景，即合同的具体规定。索赔的处理过程、解决方法、依据、索赔值的计算方法都由合同
2、规定。不同的合同，对风险有不同的定义和规定，有不同的赔（补）偿范围、条件和方法，则索赔会有不同的解决结果，甚至有时索赔还涉及到适用于合同关系的法律。(2)业主以及工程师的信誉、公正性和管理水平。如果业主和工程师的信誉好，处理问题比较公正，能实事求是地对待承包商的索赔要求，则索赔比较容易解决；而如果他们其中一人或两人都不讲信誉，办事不公正，则索赔很难解决。虽然承包商有将索赔争执递交仲裁的权力，但大多数索赔争执是不能递交仲裁的，因为仲裁费时、费钱、费精力。而大多数索赔数额较小，不值得仲裁。它们的解决只有靠业主、工程师和承包商三方协商。,建筑工程合同管理与索赔,3,如果业主和工程师管理水平不高，例如
3、业主不太精明，工程师也比较平庸，则索赔易于解决；而如果业主是十分精明的管理专家，或业主聘请管理公司进行合同管理，则通常索赔比较困难。(3)承包商的工程管理水平。从承包商的角度来说，这是影响索赔的主要因素，包括：承包商能全面完成合同责任，严格执行合同，不违约；工程管理中没有失误行为；有一整套合同监督、跟踪、诊断程序，并严格执行这些程序；有健全有效的文档管理系统等。(4)承包商的索赔业务能力。如果承包商重视索赔，熟悉索赔业务，严格按合同规定的要求和程序提出索赔，有丰富的索赔处理经验，注重索赔策略和方法的研究，则更容易取得索赔的成功。,建筑工程合同管理与索赔,4,（5）合同双方的关系。合同双方关系密
4、切，业主对承包商的工作和工程感到满意，则索赔易于解决；如果双方关系紧张，业主对承包商抱着不信任的甚至是敌对的态度，则索赔难以解决。2索赔和律师打官司相似，索赔的成败常常不仅在于事件本身的实情，而且在于能否找到有利于自己的书面证据，能否找到为自己辩护的法律(合同)条文。例如在上章的实例中，我国分包商确实为TL公司完成了许多口头指令的工程和工作。这是事实。但由于分包商没有书面证据(尽管有实物证据！)，索赔就是不能成立。合同和事实根据(书面证据)是索赔的两个最重要的影响因素。3对干扰事件造成的损失，承包商只有“索”，业主才有可能“赔”，不“索”则不“赔”。如果承包商自己放弃索赔机会，例如，没有索赔意
5、识，不重视索赔，或不懂索赔；不精通索赔业务，不会索赔；或对索赔缺乏信心，怕得罪业主，失去合作机会，或怕后期合作困难，不敢索赔，则任何业主都不可能主动提出赔偿。,建筑工程合同管理与索赔,5,一般情况下，工程师也不会提示或主动要求承包商向业主索赔。所以索赔完全在于承包商自己，他必须有主动性和积极性。承包商的索赔主动性和积极性表现在：培养工程管理人员的索赔意识和索赔业务能力，在工程管理中推行有效的索赔管理；积极地寻找索赔机会；一经发现索赔机会，则应及早地提出索赔意向通知，主动报告并请示工程师；及早提交索赔报告(不必等到索赔有效期截止前)；在提出索赔要求后，经常与业主，与工程师接触、协商，敦促工程师及
6、早审查索赔报告，业主及早审查和批准索赔报告；催促业主及早支付赔(补)偿费等。,建筑工程合同管理与索赔,6,在一般情况下，索赔提出并解决得越早，承包商越主动，越有利。而拖延多有不利：(1)可能超过合同规定的索赔有效期，导致索赔要求无效；(2)尽早提出索赔意向，对业主和工程师起提醒作用，敦促他们及早采取措施，消除干扰事件的影响。这对工程整体效益有利，否则承包商有利用业主和工程师过失(干扰事件)扩大损失，以增加索赔值之嫌。(3)拖延会使业主和工程师对索赔的合理性产生怀疑，影响承包商的有利的索赔地位；(4)“夜长梦多”，可能会给索赔的解决带来新的波折，如工程中会出现新的问题，对方有充裕的时间进行反索赔
7、等；(5)尽早提出，尽早解决，则能尽早获得赔偿，增强承包商的财务能力。拖延会使许多单项索赔集中起来，带来处理和解决的困难。当索赔额很大时，尽管承包商有十分的理由，业主会,建筑工程合同管理与索赔,7,全力反索赔，会要求承包商在最终解决中作出让步。承包商对待每一个索赔，特别对重大的一揽子索赔，要象对待一个新工程项目一样，进行认真详细的分析、计划，有组织、有步骤地工作。4索赔是以利益为原则，而不是以立场为原则，不以辨明是非为目的。承包商追求的是，通过索赔(当然也可以通过其它形式或名目)使自己的损失得到补偿，获得合理的收益。在整个索赔的处理和解决过程中，承包商必须牢牢把握这个方向。由于索赔要求只有最终
8、获得业主、工程师、或调解人、或仲裁人等的认可才有效，最终获得赔偿才算成功，所以索赔的技巧和策略极为重要，承包商应考虑采用不同的形式、手段，采取各种措施争取索赔的成功，同时又不损害双方的友谊，又不损害自己的声誉。,建筑工程合同管理与索赔,8,由于合同管理注重实务，所以对案例的研究是十分重要的。在国际工程中，许多合同条款的解释和索赔的解决要符合通常大家公认的一些案例，甚至可以直接引用过去典型案例的解决结果作为索赔理由。但对索赔事件的处理和解决又要具体问题具体分析，不可盲目照搬以前的案例，或一味凭经验办事。在国际工程中，许多相同或相近的索赔事件，有时处理过程，索赔值的计算方法(公式、依据)不同，可能
9、得到完全不同甚至相悖的解决结果。,建筑工程合同管理与索赔,9,这是毫不奇怪的。所以在分析研究一些书和杂志中介绍的索赔案例时，应注意它的特点，如合同背景、环境、合同实施和管理过程、合同双方的具体情况和其它细节问题，如合同双方的索赔(反索赔)策略等。这些对合同问题的解决有极大的影响。而这些常常在书中和杂志中很难清楚和详细地介绍。所以阅读和分析索赔案例切不可象看小说一样，只注重事件起因和最终结果，否则会产生误导。所以人们更应注重索赔管理的方法、程序、处理问题的原则，从一些案例中吸取经验和教训。,建筑工程合同管理与索赔,10,二、索赔工作程序 索赔工作是指对一个(或一些)具体的干扰事件进行索赔所涉及到
10、的工作。它包括许多工作内容和过程。从总体上分析，承包商的索赔工作包括如下两个方面：1承包商与业主和工程师之间涉及索赔的一些业务性工作。这些工作，以及工作过程通常由承包合同条件规定。FIDIC合同条件对索赔程序和争执的解决程序有非常详细的和具体的规定。承包商必须严格按照,建筑工程合同管理与索赔,11,合同规定办事，按合同规定的程序工作。这是索赔有效性的前提条件之一。2承包商为了提出索赔要求和使索赔要求得到合理解决所进行的一些内部管理工作。这些工作为索赔的提出和解决服务，所以：(l)它们必须与合同规定的索赔程序同步地协调地进行。(2)这些工作又应融合于整个施工项目管理中，在项目实施过程中处理，同时
11、又获得项目管理的各职能人员和职能部门的支持和帮助。图10一l为国外某项目管理公司的索赔工作程序。,建筑工程合同管理与索赔,12,建筑工程合同管理与索赔,13,它将索赔工作分为两个阶段，即内部处理阶段和解决阶段。每个阶段又分为许多工作。在国际工程中，索赔工作通常可能细分为如下几大步骤：1索赔意向通知。在干扰事件发生后，承包商必须抓住索赔机会，迅速作出反应，在一定时间内(FLDIC条件规定为28天)，向工程师和业主递交索赔意向通知。该项通知是承包商就具体的干扰事件向工程师和业主表示的索赔愿望和要求，是保护自己索赔权利的措施。如果超过这个期限，工程师和业主有权拒绝承包商的索赔要求。在国际工程中许多承
12、包商因未能遵守这个期限规定，致使合理的索赔要求无效。2索赔的内部处理。一经干扰事件发生，承包商就应进行索赔处理工作，直到正式向工程师和业主提交索赔报告。这一阶段包括许多具体的复杂的分析工作(见图102)：,建筑工程合同管理与索赔,14,建筑工程合同管理与索赔,15,(1)事态调查，即寻找索赔机会。通过对合同实施的跟踪、分析、诊断，发现了索赔机会，则应对它进行详细的调查和跟踪，以了解事件经过、前因后果，掌握事件详细情况。在实际工作中，事态调查可以用合同事件调查表进行。(2)干扰事件原因分析，即分析这些干扰事件是由谁引起的，它的责任该由谁来负担。一般只有非承包商责任的干扰事件才有可能提出索赔。如果
13、干扰事件责任常常是多方面的，则必须划分各人的责任范围，按责任大小，分担损失。(3)索赔根据，即索赔理由，主要是指合同条文，必须按合同判明干扰事件是否违约，是否在合同规定的赔(补)偿范围之内。只有符合合同规定的索赔要求才有合法性，才能成立。对,建筑工程合同管理与索赔,16,此必须全面地分析合同，对一些特殊的事件必须作合同扩展分析。(4)损失调查，即为干扰事件的影响分析。它主要表现为工期的延长和费用的增加。如果干扰事件不造成损失，则无索赔可言。损失调查的重点是收集、分析、对比实际和计划的施工进度，工程成本和费用方面的资料，在此基础上计算索赔值。(5)收集证据。一经干扰事件发生，承包商应按工程师的要
14、求做好并在干扰事件持续期间内保持完整的当时记录，接受工程师的审查。证据是索赔有效的前提条件。如果在索赔报告中提不出证据，索赔要求是不能成立的。按FIDIC条件，承包商最多只能获得有证据能够证实的那部分索赔要求的支付。所以承包商必须对这个问题有足够的重视。,建筑工程合同管理与索赔,17,(6)起草索赔报告。索赔报告是上述各项工作的结果和总括。它是由合同管理人员在其他项目管理职能人员配合和协助下起草的。它表达了承包商的索赔要求和支持这个要求的详细依据。它将由工程师、业主、或调解人、或仲裁人审查、分析、评价。所以它决定了承包商的索赔地位，是索赔要求能否获得有利和合理解决的关键。3提交索赔报告 承包商
15、必须在合同规定的时间内向工程师和业主提交索赔报告。FIDIC,建筑工程合同管理与索赔,18,条件规定，承包商必须在索赔意向通知发出后的28天内，或经工程师同意的合理时间内递交索赔报告。如果干扰事件持续时间长，则承包商应按工程师要求的合理时间间隔，提交中间索赔报告(或阶段索赔报告)，并于干扰事件影响结束后的28天内提交最终索赔报告。4解决索赔 从递交索赔报告到最终获得赔偿的支付是索赔的解决过程。这个阶段工作的重点是，通过谈判，或调解，或仲裁，使索赔得到合理的解决。,建筑工程合同管理与索赔,19,(1)工程师审查分析索赔报告，评价索赔要求的合理性和合法性。如果觉得理由不足，或证据不足，可以要求承包
16、商作出解释，或进一步补充证据，或要求承包商修改索赔要求，工程师作出索赔处理意见，并提交业主。(2)根据工程师的处理意见，业主审查、批准承包商的索赔报告。业主也可能反驳，否定或部分否定承包商的索赔要求。承包商常常需要作进一步的解释和补充证据；工程师也需就处理意见作出说明。三方就索赔的解决进行,建筑工程合同管理与索赔,20,磋商，达成一致，这里可能有复杂的谈判过程。对达成一致的，或经工程师和业主认可的索赔要求(或部分要求)，承包商有权在工程进度付款中获得支付。(3)如果承包商和业主双方对索赔的解决达不成一致，有一方或双方都不满意工程师的处理意见(或决定)，则产生了争执。双方必须按照合同规定的程序解
17、决争执，最典型的和在国际工程中通用的是FIDIC合同条件规定的争执解决程序。,建筑工程合同管理与索赔,21,第十章 索赔的处理(二),第二节索赔机会和干扰事件一、寻找索赔机会 在合同实施过程中经常会发生一些非承包商责任的，而且承包商不能影响的干扰事件。它们不符合“合同状态”，造成施工工期的拖延和费用的增加，是承包商的索赔机会。承包商必须对索赔机会有敏锐的感觉。寻找和发现索赔机会是索赔的第一步。在承包合同的实施中，索赔机会通常表现为如下现象：1业主或他的代理人，工程师等有明显的违反合同，或未正确地履行合同责任的行为。,建筑工程合同管理与索赔,22,2承包商自己的行为违约，已经或可能完不成合同责任
18、，但究其原因却在业主，工程师或他的代理人等。由于合同双方的责任是互相联系，互为条件的，如果承包商违约的原因是业主造成，同样是承包商的索赔机会。3工程环境与“合同状态”的环境不一样，与原标书规定不一样，出现“异常”情况和一些特殊问题。4合同双方对合同条款的理解发生争执，或发现合同缺陷，图纸出错等。5业主和工程师作出变更指令，双方召开变更会议，双方签署了会谈纪要、备忘录、修正案、附加协议。,建筑工程合同管理与索赔,23,6在合同监督和跟踪中承包商发现工程实施偏离合同，如月形象进度与计划不符、成本大幅度增加、资金周转困难、工程停滞、质量标准提高、工程量增加、施工计划被打乱、施工现场紊乱、实际的合同实
19、施不符合合同事件表中的内容，存在差异等。寻找索赔机会是合同管理人员的工作重点之一。一经发现索赔机会就应进行索赔处理，不能有任何拖延。二、干扰事件 索赔机会常常表现为具体的干扰事件。干扰事件是索赔处理的对象，事态调查、索赔理由分析、影响分析、索赔值计算等都针对具体的干扰事件。在承包工程中(特别在国际工程中)，常见的可以提出索赔的干扰事件有：1业主没有按合同规定的要求交付设计资料、设计图纸，使工程延期。例如，推迟交付，提供的资料出错，合同规定一次性交付，而实际上分批交付等；业主提供的设备、材料不合格，或业主未在规定的时间内提供。,建筑工程合同管理与索赔,24,2业主没按合同规定的日期交付施工场地，
20、交付行驶道路，接通水电等，使承包商的施工人员和设备不能进场，工程不能及时开工，延误工期。3工程地质与合同规定的不一样，出现异常情况，如土质与勘探资料不同，发现未预见到的地下水，图纸上未标明的管线、古墓或其它文物，按工程师指令进行特殊处理，或采取加固地基的措施，或采用新的开挖方案。4合同缺陷，如合同条款不全，错误，或文件之间矛盾、不致、有二义性。双方就合同理解发生争执。招标文件不完备，业主提供的信息有错误。5业主或业主的工程师指令工程停建、缓建，指令改变原合同规定的施工顺序和施工部署。业主和他的工程师超越合同规定的权力不适当干扰承包商的施工过程和施工方案。6工程变更。业主和他的工程师指令增加，减
21、少或删除部分工程，指令提高工程质量标准，如提高装饰标准，提高建筑五金标准等。业主删除部分工程，而将它委托给其它承包商来完成。7附加工程。在合同规定的范围内，业主指令增加附加工程项目，要求承包商提供合同责任以外的服务项目。8由于设计变更，设计错误，业主和工程师作出错误的指令，提供错误的数据、资料等造成工程修改、报废、返工、停工、窝工等。9由于非承包商原因，工程师指令暂停工程施工。,建筑工程合同管理与索赔,25,10业主和他的工程师的特殊要求，例如合同规定以外的钻孔，勘探开挖；对材料、工程设备、工艺作合同规定以外的检查试验，造成工程损坏或费用增加，而最终证明承包商的工程质量符合合同要求；要求承包商
22、完成合同规定以外的工作或工程，为业主，业主的其它承包商、工作人员、任何合法机构人员提供临时工程、临时设施和各种服务等。11业主拖延合同责任范围内的工作，如拖延图纸批准，拖延隐蔽工程验收，拖延对承包商问题的答复，不及时下达指令、决定，造成工程停工。12业主要求加快工程进度，指令承包商采取加速措施。这只有在如下两种情况下才能提出索赔：(1)已发生的工期延长责任完全非承包商引起，业主已认可承包商的工期索赔。,建筑工程合同管理与索赔,26,(2)实际工期没有拖延，而业主希望工程提前竣工，及早投入使用。13进口材料海运时间过长或在港口停置时间过长，造成工程停工待料。14业主没按合同规定的时间和数量支付工
23、程款。15物价大幅度上涨，造成材料价格、人工工资大幅度上涨。16国家法令的修改，如提高工资税，提高海关税，颁布新的外汇管制法等。17，货币贬值，使承包商蒙受较大的汇率损失。18不可抗力因素，如反常的气候条件、洪水、革命、暴乱、内战、政局变化、战争、经济封锁、禁运、罢工和其它一个有经验的承包商无法预见的任何自然力作用等使工程中断或合同终止。19在保修期间，由于业主使用不当或其它非承包商责任造成损坏，业主要求承包商予以修理；业主在验收前或交付使用前，擅自使用已完或未完工程，造成工程损坏。,建筑工程合同管理与索赔,27,三、索赔理由 干扰事件是承包商的索赔机会，但它们能否作为索赔事件，承包商能否进行
24、有效的索赔，还要看它们的合同背景，即具体的合同条款，不可一概而论。不同的合同条件有不同的索赔条件，索赔范围和索赔处理程序。在索赔报告中承包商必须指明索赔要求是按合同的哪一条款提出的。寻找索赔理由主要通过合同分析进行。若以FIDIC作为合同条件，则针对前述干扰事件的索赔理由可见表10一l。,建筑工程合同管理与索赔,28,建筑工程合同管理与索赔,29,如何寻找一个有力的索赔理由，加强承包商在索赔中的地位？有时不仅在于对合同的阅读和分析，而且还在于工作中的合理和有利的行为相配合。案例25在某桥梁工程中，承包商按业主提供的地质勘察报告作了施工方案，并投标报价。开标后业主向承包商发出了中标函。由于该承包
25、商以前曾在本地区进行过桥梁工程的施工，按照以前的经验，他觉得业主提供的地质报告不准确，实际地质条件可能复杂得多。所以在中标后做详细的施工组织设计时，他修改了挖掘方案，为此增加了不少设备和材料费用。结果现场开挖完全证实了承包商的判断，承包商向业主提出了两种方案费用差别的索赔。但为业主否决，业主的理由是：按合同规定，施工方案是承包商应负的责任，他应保证施工方案的可用性、安全、稳定和效率。承包商变换施工方案是从他自己的责任角度出发的，不能,建筑工程合同管理与索赔,30,给予赔偿。实质上，承包商的这种预见性为业主节约了大量的工期和费用。如果承包商不采取变更措施，施工中出现新的与招标文件不一样的地质条件
26、，此时再变换方案，业主要承担工期延误及与它相关的费用赔偿、原方案费用和新方案的费用，低效率损失等。理由是地质条件是一个有经验的承包商无法预见的。但由于承包商行为不当，使自己处于一个非常不利的地位。如果要取得本索赔的成功，承包商在变更施工方案前到现场挖一下，作一个简单的勘察，拿出地质条件复杂的证据，向业主提交报告，并建议作为不可预见的地质情况变更施工方案。则业主必须慎重地考虑这个问题，并作出答复。无论业主同意或不同意变更方案，承包商的索赔地位都十分有利。,建筑工程合同管理与索赔,31,第三节索赔证据,证据作为索赔文件的一部分，关系到索赔的成败。证据不足或没有证据，索赔是不能成立的。证据又是对方反
27、索赔攻击的重点之一，所以承包商必须有足够的证据证明自己的索赔要求。证据在合同签订和合同实施过程中产生，主要为合同资料、日常的工程资料和合同双方信息沟通资料等。在一个正常的项目管理系统中，应有完整的工程实施记录。一旦索赔事件发生，自然会收集到许多证据，而如果项目信息流通不畅，文档散杂零乱，不成系统或对合同事件的发生未记文档，待提出索赔文件时再收集证据，就要浪费许多时间，可能丧失索赔机会(超过索赔有效期限)，甚至为,建筑工程合同管理与索赔,32,他人索赔和反索赔提供可能。因为人们对过迟提交的索赔文件和证据容易产生怀疑。一、索赔证据的基本要求 1真实性。索赔证据必须是在实际工程过程中产生，完全反映实
28、际情况，能经得住对方的推敲。由于在工程过程中合同双方都在进行合同管理，收集工程资料，所以双方应有相同的证据。使用不实的、或虚假证据是违反商业道德甚至法律的。2全面性。所提供的证据应能说明事件的全过程。索赔报告中所涉及到的干扰事件、索赔理由、影响、索赔值等都应有相应的证据，不能零乱和支离破碎，否则业主将退回索赔报告，要求重新补充证据。这会拖延索赔的解决，损害承包商在索赔中的有利地位。,建筑工程合同管理与索赔,33,3法律证明效力。索赔证据必须有法律证明效力，特别对准备递交仲裁的索赔报告更要注意这一点。(1)证据必须是当时的书面文件，一切口头承诺、口头协议不算。(2)合同变更协议必须由双方签署，或
29、以会谈记要的形式确定，且为决定性决议。一切商讨性、意向性的意见或建议不算。(3)工程中的重大事件、特殊情况的记录应由工程师签署认可。4及时性。这里包括两方面内容：(1)证据是工程活动或其他活动发生时的记录或产生的文件，除了专门规定外(如按FIDIC合同，对工程师口头指令的书面确认)，后补的证据通常不,建筑工程合同管理与索赔,34,容易被认可。干扰事件发生时，承包商应有同期记录，这对以后提出索赔要求，支持其索赔理由是必要的。而工程师在收到承包商的索赔意向通知后，应对这同期记录进行审查，并可指令承包商保持合理的同期记录，在这里承包商应邀请工程师检查上述记录，并请工程师说明是否需做其它记录。按工程师
30、要求作记录，这对承包商来说是有利的。(2)证据作为索赔报告的一部分，一般和索赔报告一齐交付工程师和业主。FIDIC规定，承包商应向工程师递交一份说明索赔款额及提出索赔依据的“详细材料”。,建筑工程合同管理与索赔,35,二、证据的种类 在合同实施过程中，资料很多，面很广。在索赔中要考虑，工程师、业主、调解人和仲裁人需要哪些证据，哪些证据最能说明问题，最有说服力。这需要有索赔工作经验。通常在干扰事件发生后，可以征求工程师的意见，在工程师的指导下，或按工程师的要求收集证据。在工程过程中常见的索赔证据有：1招标文件、合同文本及附件，其他的各种签约(备忘录，修正案等)，业主认可的工程实施计划，各种工程图
31、纸(包括图纸修改指令)，技术规范等。承包商的报价文件，包括各种工程预算和其它作为报价依据的资料，如环境调查资料、标前会议和澄清会议资料等。,建筑工程合同管理与索赔,36,2来往信件，如业主的变更指令，各种认可信、通知、对承包商问题的答复信等。这里要注意，商讨性的和意向性的信件通常不能作为变更指令或合同变更文件。在合同实施过程中，承包商对业主和工程师的口头指令和对工程问题的处理意见要及时索取书面证据。尽管相距很近，天天见面，也应以信件或其他书面方式交流信息。这样有根有据，对双方都有利。来信的信封也要留存，信封上的邮戳记载着发信和收信的准确日期，起证明作用。承包商的回信都要复印留底。所有信件都应建
32、立索引，存档，直到工程全部竣工，合同结束。,建筑工程合同管理与索赔,37,3各种会谈纪要。在标前会议上和在决标前的澄清会议上，业主对承包商问题的书面答复，或双方签署的会谈纪要；在合同实施过程中，业主、工程师和各承包商定期会商，以研究实际情况，作出的决议或决定。它们可作为合同的补充。但会谈纪要须经各方签署才有法律效力。通常，会谈后，按会谈结果起草会谈纪要交各方面审查，如有不同意见或反驳须在规定期限内提出(这期限由工程参加者各方在项目开始前商定)。超过这个期限不作答复即被作为认可纪要内容处理。所以，对会谈纪要也要象对待合同一样认真审查，及时答复，及时反对表达不清、有偏见的或对自己不利的会议纪要。一
33、般的会谈或谈话单方面的记录，只要对方承认，也能作为证据，但它的法律证明效力不足。但通过对它的分析可以得到当时讨论的问题，遇到的事件，各方面的观点意见，可以发现干扰事件发生的日期和经过，作为寻找,建筑工程合同管理与索赔,38,其它证据和分析问题的引导。4施工进度计划和实际施工进度记录。包括总进度计划，开工后业主的工程师批准的详细的进度计划，每月进度修改计划，实际施工进度记录，月进度报表等。这里对索赔有重大影响的，不仅是工程的施工顺序、各工序的持续时间，而且还包括劳动力、管理人员、施工机械设备、现场设施的安排计划和实际情况，材料的采购订货、运输、使用计划和实际情况等。它们是工程变更索赔的证据。5施
34、工现场的工程文件，如施工记录、施工备忘录、施工日报、工长或检查员的工作日记、监理工程师填写的施工记录和各种签证等。它们应能全面反映工程施工中的各种情况，如劳动力数量与分布、设备数量与使用情况、进度、质量、特殊情况及处理。,建筑工程合同管理与索赔,39,各种工程统计资料，如周报、旬报、月报。在这些报表通常包括本期中以及至本期末的工程实际和计划进度对比、实际和计划成本对比和质量分析报告、合同履行情况评价等。6工程照片。照片作为证据最清楚和直观。照片上应注明日期。索赔中常用的有：表示工程进度的照片、隐蔽工程覆盖前的照片、业主责任造成返工和工程损坏的照片等。7气候报告。如果遇到恶劣的天气，应作记录，并
35、请工程师签证。8工程中的各种检查验收报告和各种技术鉴定报告。工程水文地质勘探报告、土质分析报告、文物和化石的发现记录、地基承载力试验报告、隐蔽工程验收报告、材料试验报告、材料设备开箱验收报告、工程验收报告等。它们能证明承包商的工程质量。9工地的交接记录(应注明交接日期，场地平整情况，水、电、路情况等)，图纸和各种资料交接记录。工程中送停电，送停水，道路开通和封闭的记录和证明。它们应由工程师签证。,建筑工程合同管理与索赔,40,合同双方在工程过程中各种文件和资料的交接都应有一定的手续，要有专门的记录，防止在交接中出现漏洞和“说不清楚”的情况。10建筑材料和设备的采购、订货、运输、进场，使用方面的
36、记录、凭证和报表等。l1市场行情资料，包括市场价格、官方的物价指数、工资指数、中央银行的外汇比率等公布材料。12各种会计核算资料。包括：工资单、工资报表、工程款帐单，各种收付款原始凭证，总分类帐、管理费用报表，工程成本报表等。13国家法律、法令、政策文件。如因工资税增加，提出索赔，索赔报告中只需引用文号、条款号即可，而在索赔报表后附上复印件。,建筑工程合同管理与索赔,41,第四节索赔报告和索赔小组,一、索赔报告(一)索赔报告的基本要求 索赔报告是向对方提出索赔要求的书面文件，是承包商对索赔事件处理的结果。业主的反应认可或反驳就是针对索赔报告。调解人和仲裁人只有通过索赔报告了解和分析合同实施情况
37、和承包商的索赔要求，评价它的合理性，并据此作出决议。所以索赔报告的表达方式对索赔的解决有重大影响。索赔报告应充满说服力，合情合理，有根有据，逻辑性强，能说服工程师、业主、调解人和仲裁人，同时它又应是有法律效力的正规的书面文件。,建筑工程合同管理与索赔,42,索赔报告如果起草不当，会损害承包商在索赔中的有利地位和条件，使正当的索赔要求得不到应有的妥善解决。起草索赔报告需要实际工作经验。对重大的索赔或一揽子索赔最好在有经验的律师或索赔专家的指导下起草。索赔报告的一般要求有：1索赔事件应是真实的。这是整个索赔的基本要求。这关系到承包商的信誉和索赔的成败，不可含糊，必须保证。如果承包商提出不实的，不合
38、情理，缺乏根据的索赔要求，工程师会立即拒绝。这还会影响对承包商的信任和以后的索赔。索赔报告中所指出的干扰事件必须有得力的证据来证明。这些证据应附于索赔报告之后。,建筑工程合同管理与索赔,43,对索赔事件的叙述必须清楚、明确。不包含任何估计和猜测也不可用估计和猜测式的语言，诸如“可能”，“大概”，“也许”等。这会使索赔要求苍白无力。2责任分析应清楚，准确。一般索赔报告中所针对的干扰事件都是由对方责任引起的，应将责任全部推给对方。不可用含混的字眼和自我批评式的语言，否则会丧失自己在索赔中的有利地位。3在索赔报告中应特别强调如下几点：(l)干扰事件的不可预见性和突然性。即使一个有经验的承包商对它也不
39、可能有预见或准备，,建筑工程合同管理与索赔,44,对它的发生承包商无法制止，也不能影响。(2)在干扰事件发生后承包商已立即将情况通知了工程师，听取并执行工程师的处理指令；或承包商为了避免和减轻干扰事件的影响和损失尽了最大努力，采取了能够采取的措施。在索赔报告中可以叙述所采取的措施以及它们的效果。(3)由于干扰事件的影响，使承包商的工程过程受到严重干扰，使工期拖延，费用增加。应强调，干扰事件、对方责任、工程受到的影响和索赔值之间有直接的因果关系。这个逻辑性对索赔的成败至关重要。业主反索赔常常也着眼于否定这个因果关系，以否定这个逻辑关系，以否定承包商的索赔要求。,建筑工程合同管理与索赔,45,(4
40、)承包商的索赔要求应有合同文件的支持，可以直接引用相应合同条款。承包商必须十分准确地选择作为索赔理由的合同条款。强调这些是为了使索赔理由更充足，使工程师，业主和仲裁人在感情上易于接受承包商的索赔要求。4索赔报告通常很简洁，条理清楚，各种结论、定义准确，有逻辑性。但索赔证据和索赔值的计算应很详细和精确。,建筑工程合同管理与索赔,46,索赔报告的逻辑性，主要在于将索赔要求(工期延长和费用增加)与干扰事件、责任、合同条款、影响连成一条打不断的逻辑链。承包商应尽力避免索赔报告中出现用词不当、语法错误、计算错误、打字错误等问题。否则会降低索赔报告的可信度，使人觉得承包商不严肃、轻率、或弄虚作假。5用词要婉转。特别作为承包商，在索赔报告中应避免使用强硬的不友好的抗议式的语言。如不宜用“你方违反合同条款，使我方受到严重损害，因此我方提出”，宜用,
