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1、,归档文件整理,主要内容,一、档案的价值和作用二、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(8号令）三、数码照片声像档案的收集与管理四、公章的保管和使用,一、什么是档案？,1.档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，按照一定规律保存以备查考的各种形式和载体的历史记录。2.文件与档案有何区别?尚未办理完毕的文件不是档案；对日后没有查考价值的文件不是档案；档案包括实物的、声像的等特殊载体材料经过系统整理的，对机关、组织和个人有查考价值的文件，可称为档案,二、档案的价值与作用,1.档案的基本价值（1）档案的凭证价值“空口无凭，立字为证”真实可靠的历史证据（2）档案的参考价值查考既往情况掌握历
2、史资料,2.档案的作用,1.维护国家、集体和个人权益的法律书证。许多单位和个人以档案为证据，解决了债务、产权和著作权等各种纠纷，证实了个人的学历、经历以及工资、福利待遇方面的诸多问题。,2.行政管理的查考凭据档案可以为机关、企事业单位的领导工作和业务管理提供证据及咨询材料，借以熟悉情况、总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题。,汤国基档案事件,2003年7月14号，一纸赔偿标的高达2100万元的民事起诉状被递交到宁乡县人民法院，原告方汤国基状告他的母校原益阳师专，现更名为湖南城市学院及宁乡县教育局，理由是当年的毕业档案中，由于对他有精神反常和严重神经官能症等评语，导致他20年来一直没有单位
3、接收，生活极不稳定，极大的摧残了他的身心健康。,“对人事档案我是有切肤之痛的，学校利用自己看不到自己档案的规定报复我。”汤国基对瞭望新闻周刊说。这位1983年毕业的大学生现在连曾经赖以为生的写作都放弃了，他觉得“活着都没意思了”。当年，他是益阳师专建校以来第一个在诸多等国家级报刊上发表作品的学生，但才华初显的他也显得桀骜不驯，多次向媒体和教育部门写信，反映自己的学校师资水平不佳，并称自己的班主任周某和中文系负责人“不学无术”。自信的他没有想到的是，毕业后没有任何单位接收他，有的单位本拟录用，但总是到最后突然变卦。女友与其突然分手时问他：“你是不是有什么病瞒着我？”这时关于他的精神病传言也开始了
4、。在众多不解之下，他怀疑自己的档案里有问题。,直到2003年6月，一位匿名人士将其毕业鉴定、处分决定复印件和精神病医学鉴定书的手抄件投到他信箱，他才最终确认是档案里有问题。他曾得罪过的班主任给他加上了“有严重的神经官能症，不宜担任教学工作”的评语。2003年6月26日，原学校承认处分决定和毕业鉴定的复印件“与原件完全一致”。汤国基现在仍在为自己的名誉而打官司，他告诉瞭望新闻周刊，自己是“鸡蛋碰石头”，胜诉的可能性很小，但他“不甘心”。,三、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 2006年9月19日已由国家档案局局务会议审议通过。,（一）目前文件
5、归档保管中存在的主要问题 1.归档的范围不够科学“该收的没收，不该收的一大堆”2.上级的、宏观的、重复的文件较多，本单位的、具体的文件不突出 3.极大地影响了档案利用工作的开展,（二）机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定 的基本原则,归档范围要坚持“以我为主”的“职能“原则：以突出反映本单位的工作特色；保管期限 要坚持“简化”原则：档案实行“两分法”、“标时制”永久；定期（30年、10年）档案的移交和接收工作 要坚持“衔接”原则：各业务部门档案部门 档案室档案馆,三、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定 主要内容,第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各
6、种门类和载体的历史记录。,第三条 机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动 和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的 文件材料；（反映本单位职能的）（二）机关工作活动中形成的在 维护国家、集体和公民权益等方面 具有凭证价值的文件材料；（有凭证作用的）,（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的 重要文件材料；（重要收文）（四）其他对本机关工作具有 查考价值的文件材料。（其它有查考价值的）,第四条 机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性 不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考
7、的抄件等；（不需办理的）（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性 人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的 文件材料，本机关负责人兼任外单位职务 形成的与本机关无关的文件材料，有关工作 参考的文件材料；（临时、重份的）,（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的 抄送文件材料；（不需执行的）（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或 越级抄报的文件材料。（参阅的）,简易方法：（1）发文都归档；（2）收文与本单位职能有关的归档；（3）内部运转文件注意归档。,第
8、五条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。,第六条 机关文书档案的保管期限 定为永久、定期两种。定期一般 分为30年、10年。,第七条 永久保管的文书档案主要包括：,(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料
9、；(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。,划分永久时，需要注意以下问题：1.突出本机关自身的文件材料 2.突出本机关主要职能的文件材料 3.突出反映本机关机构演变及人事任免的文件材料 各单位党组、行政办公会议记录、纪要，党员、职工名册，年度综合性会议，年度以上计划、总结、统计材料，获县处级以上先进奖励，受警告以上处分，有领导批示的材料、人事任免、机构设置、大事记等划为永久。,如何区分“重要的”和“一般的”文件材料（1）看作者：在反映同一问题的文件中，作者为本机关比外机关的重要。以机关名义发文比以
10、内部机构名义发文重要；主要职能部门形成的比一般事务部门形成的重要；直属上下级机关形成的比不相隶属机关形成的重要；作者为高层机关的比基层机关的重要。（2）看内容：反映本机关主要职能活动的比反映非主要职能活动的重要；方针政策性的比一般事务性的重要；反映本机关全局性工作的比反映局部工作的重要；反映本机关中心工作的比反映日常工作的重要；反映本机关典型问题的比反映一般问题的重要；有针对性、依据性的比普发性、参考性的重要；有时效性的比没有时效性的重要。,本机关召开工作会议、专题会议的文件材料 1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 2 典型材料、代表发言材料、交流材料、
11、简报 30年。,先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，机关在归档时如何划分保管期限？1.受县级（含）以上表彰、奖励的 永久 2.受县级以下表彰、奖励的 30年,对本机关有关人员的处分材料，归档时其保管期限如何划分？,1 受到警告（不含）以上处分 永久2 受到警告处分的 30年,四、数码照片声像档案的收集与管理,数码照片声像档案的特点 优点 1、拍摄方便的快捷性；2、获得视、听效果的直接性；3、减小体积的高度压缩性；4、复制、传输的方便性；5、反复使用中内容信息不变的稳定性。,缺点 1、对软、硬件的依赖性；2、信息的易改性；3、内容与载体的分离性；4、载体的不耐久性；,归档、收集要求 1.由
12、拍摄者整理、归档和移交；2.随时形成，随时归档；3.拍摄数据、目录数据、软硬件数据等一并归档、移交；4.多种归档形式 网络在线归档；刻录在光盘等载体上移交；制作成纸质照片归档；5.说明文字齐全；6.鉴定把关：真伪 质量（数码质量、内容质量）数量,长久保存档案，不可使用 1、软盘 2、电脑硬盘 3、U盘 4、数码相机的储存卡、记忆卡 5、MP3、MP4,五、公章的保管和使用1.公章的启用2.公章的保管公章由单位主管指定专人（一般为秘书）保管并使用。3.公章的使用盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记
13、。凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。使用不同的印章，或加盖在不同的位置，其意义、作用是不同的，常见的有以下几种：,（1）落款章。加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。加盖部位是在落款处的年、月之间，应“骑年盖月”。印章加盖之页，应有正文记载，以防止别有用心之人利用空白页，添加有害文字，使组织造成损失。（2）更正章。（3）证见章。对以他人名义出现的文书盖章作证。（4）骑缝章。带有存根的公函、介绍信，要加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。（5）骑边章。重要案件的调查、旁证，以及座谈记录等材料，很多是由调查人自作笔录。为完备手续，除由当事人盖落款章、所在单
14、位盖证见章外，必须骑各页边加盖一完整公章。,（6）密封章。在公文和其他重要文件封套的封口处加盖印章，以确保传递途中没有私自拆封。（7）封存章。在封条上加盖印章以封存账册、财物，以及文件橱、仓库等，常常在节假日前夕或特殊情况下使用。4.公章的停用与销毁凡单位撤销，原公章应即停用，也应立即通知有关单位，并宣布原章失效。通知中仍应附上印模，并写明停用日期。公章停用后即为废章，应及时送交原制发单位或经主管部门批准后销毁。经销毁的公章也应留下印模，以被日后查考。,彭州市红岩镇关于进一步规范公章管理和使用的通知,各办（所），各村（社区）：为进一步深化规范化服务型政府建设，规范和加强公章的管理使用，现就我镇
15、的公章管理和使用作如下规定，各办（所）、村（社区）必须严格执行。一、公章管理制度（一）党委公章由党政办主任负责管理（二）政府公章由专人管理,（三）办（所）公章由各办（所）自行管理，指定专人负责，并承担责任（四）村（社区）支部委员会公章原则上由支部书记负责管理，村（社区）村（居）民委员会公章原则上由村（社区）主任管理,（五）公章转接和刻制制度1、公章管理人员调动或外出期间，须履行交接和登记手续，且必须到镇党政办备案。2、因公务外出需携带镇党委、政府印章的，必须报请镇党委、政府主要领导批准后，指定用途及有效时间，在镇党政办备案，填写红岩镇公章外出使用登记，在规定时间内送回。3、公章损坏需重新刻制的
16、，须经镇党委、政府主要领导批准后，方可重建刻制。,二、公章使用制度（一）党委公章使用各办（所）需加盖党委公章及以党委名义上报或下发的各类文件、信息、报表等文字性资料，按照以下流程办理：撰写文件办公室主任把关签字分管领导审批签字（重要文件需镇党委书记审批签字）报党政办登记盖章存底。各村（社区）开具的证明、文件等文字性资料需加盖党委公章，按照以下流程办理：村（社区）书记审批签字盖该村党支部公章镇党政办主任审批签字镇分管领导审批签字（重要文件需镇党委书记审批签字）报党政办登记盖镇党委公章。,（二）政府公章使用各办（所）需加盖政府公章及以政府名义上报或下发的各类文件、信息、报表等文字性资料，按照以下流
17、程办理：撰写文件办公室主任把关签字分管领导审批签字（重要文件需镇长审批签字）报党政办登记盖章存底。各村（社区）开具的证明、文件等文字性资料需加盖政府公章，按照以下流程办理：村（社区）主任审批签字盖该村（社区）村（居）民委员会公章镇分管领导审批签字（重要文件需镇长审批签字）报党政办登记盖镇政府公章。,（三）办（所）公章使用凡需加盖各办（所）公章，由各办（所）分管领导或主任审批把关，并在专用公章使用登记薄上登记。（四）村（社区）公章使用凡需加盖各村（社区）党支部公章，由各村（社区）支部书记审核签字后盖章，并进行登记；需加盖各村（社区）村委会印章，由各村（社区）主任审核签字后盖章，并进行登记。（五）
18、正确使用公章加盖公章时必须严格按文件规定，用印位置上不压正文，下骑年月，用力适度，保证盖印端正，图印清楚。,三、严肃公章管理使用纪律（一）提高认识公章既是党委、政府权力的象征，又是党委、政府的形象标志。规范管理和使用公章既是党委、政府权为民所用、依法行政的体现，更是新形势下推进规范化服务型政府建设的必然要求。各办（所）、各村（社区）要提高认识，高度重视，严格公章的管理和使用，维护党、政府和人民的合法权益，坚决杜绝因公章管理使用失误造成重大损失。,（二）严肃纪律公章使用后要注意存放保管，不得随意放置。管理人员未经领导批准，不得私自将公章交与他人或当事人使用，不准私自加盖公章，不准在空证明、介绍信
19、等凭证或便签上加盖公章。非管理人员，不得私自使用公章。使用公章时，必须在专用公章使用登记薄上进行登记，经办人必须签字。有关公章管理使用的记录本和留存文件要妥善保管，不得遗失或遗漏。（三）责任追究公章管理人员作为第一责任人，要认真履行工作职责，做到用章经批准，盖章要登记，查询有记录。分管领导和办（所）主任作为分管责任人，要认真审核把关，确保用章无误。对违反本公章管理和使用制度造成损失或不良影响的，要严格追究公章管理人员及相关人员责任，并进行问责。,谢 谢,六、归档文件整理规则,归档文件整理归则2000年12月6日由国家档案局发布，2001年1月1日正式实施。,（一）归档文件整理规则的主要内容 规
20、则共分5个部分：范围、定义、整理原则、质量要求、整理方法。1个附录（图示：归档章、归档文件目录、档案盒、备考表）,适用于各级党政机关、社会团体和其他社会组织。企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等归档文件材料的整理工作，可参考归则执行。归则不适用于科技、会计等专业（专门）文件和音像、电子等特殊载体文件材料的整理。电子公文的归档管理按国家档案局电子公文归档管理暂行办法（档发20036号）有关规定执行。,（二）归档文件整理归则的实施范围,（三）、归档文件整理工作的几个基本概念 归档文件-立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理-
21、就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。文件办理完毕-是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不是文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。,（四）、归档文件分类的方法,1、基本分类方法（1）年度分类法（2）机构分类法（3）问题分类法（4）保管期限分类法 2、复式分类方法,每个立档单位的分类方案一经确定应保持相对稳定。具体方法如下：第一步：按保管期限分类，根据归档文件内容划定的不同保管期限进行分类。第二步：按年度分类，同一保管期限的文件根据归档文件形成的年度进行分类。文件签发日期（即落款日期）为文件所属年度。(公文213)其中，跨年度形成的文件分类，应视
22、不同情况作不同处理。跨年度的会议形成的文件材料放在会议闭幕年；跨年度的请示与批复放在批复年；跨的度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年。第三步：按机构分类，是指根据单位内设承办机构对归档文件进行分类。采用机构分类法，原则上一个机构设置一个类，机构名称就是类名。采用机构分类法不能同时采用问题分类法。其中，由业务部门起草，以机关或办公厅（室）名义发文的，如果内容属该部门职责或业务范围，则应归入负责起草文件的机构；由几个机构共同承办处理的文件一般归入主办机构。,（五）、归档文件的整理步骤,1、确定文件整理单位：每份文件（自然件）为一件 归档文件一般以每份文件为一件，或与一个事由紧密联系的相关文件
23、为一件。下列文件或文本在实体装订时，可为一件：正本与定稿为一件；正文与附件原则上为一件（如果附件内容比正文重要且件数较多，则各为一件）；转发文与被转发文为一件；处理单与文件为一件；来文与复文为一件（也可各为一件）；会议记录一次为一件（如果几次会议研究同一问题则为一件）；报表、名册、图表等应按其原装订方式，一册（本）为一件；中文文本与外文文本对应为一件。,2、划分保管期限 按档案保管期限表的规定，确定每份文件的保管期限。3、装订加固 归档文件应按“件”为单位装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件或手抄稿在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，
24、来文在后；结论性材料在前，依据性材料在后；汉文在前，少数民族文字在后；文件处理单在前，文件在后；正文在前，发文稿纸在后 归档文件装订前，应去除原装订文件的金属物和易变脆的塑料物（短期保存的档案、精装或平装等书本式的档案材料除外）。,大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，应根据实际情况，按照A4纸型的尺寸加以 折叠，尽量减少折叠层次，折叠应尽量位于字迹间隙处。减少文件受损，便于阅读。装订要采用对档案文件无损的材料和方法，如无酸纸袋、不锈钢材料和夹装、线装等方法。装订要牢固，做到文件不损页；不倒页，不压字。装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。采用袋装的，袋内文件尽量大小一致。采用左侧装订的，
25、要将左、下侧对齐；采用左上角装订的，要将左、上侧对齐。,4、编填页号 文件中有图文的页面为一页。每件归档文件以原有页码为序；无页码的文件以件为单位，从“1”开始编制流水页码，正面在文件右上角，背面在文件左上角。5、简单分类 按保管期限年度组织机构（问题）分类法将文件归类；,按照党务工作类、行政事务类、民政工作类、文化卫生工作类、社区服务类、文件科技类、社会治安综合治理工作类、劳动保障服务类、人口与计划生育、照片类、实物类等进行分类。为突出为群众服务的主题，可建立民政低保档案、老龄人员档案、离退休人员档案、下岗失业人员档案、困难职工档案、残疾人员档案、育龄妇女档案、“两释”人员档案、涉毒人员档案
26、、信访人员档案等。,6、排序归档文件的排列，是指在分类方案的最低一级类目内，按照事由结合时间、重要程度等排列。会议材料、统计报表、非诉讼案件、刊物等成套性文件可集中排列。同一事由的归档文件排列，可按文件形成时间的先后顺序或按文件的重要程度排列。对具有保存价值，但末及时归档的文件，应排列在当年同一保管期限的相应类别归档文件的最后。对排列在最后且与相应类别中的某件归档文件相关联的文件，可在归档文件目录备注中注明“此件与X件为同一事由”或标注“相互参见号”。已归档年度零散文件的排列,7、盖归档章 在文件首页（文件处理单）上方左侧空白处加盖归档章。归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件
27、号、馆编件号等项目。归档章的格式为长60mm，宽22mm，分为6格。,归档章的样式,8、编号 由档案室将归档章的 各个项目依次填写；(1)全宗号：是指档案馆给 立档单位编制的代号。(2)年度：是指文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元 纪年，如“2000”。(3)保管期限：是指文件在归档时 划定的保管期限，直接标注“永久”、“30年”、“10年”。(4)机构（问题）：是指作为分类 方案类目的机构（问题）名称 或规范化简称。不设机构（问题）的 立档单位此项可空。,(5)件号：件号又分为室编件号 和馆编件号两种。室编件号 按文件排列顺序按年逐件编流水号。(6)页数：是指每一件归档文件的有效页数。(
28、7)填写归档章内项目时，应使用碳素墨水 等符合档案保护要求的书写材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等 不耐久的书写材料。,2004年,2005年,2006年,2006年,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,（1150件）,（1240件）,（1158件）,（189件）,档案排列编号示意图（同一保管期限内跨年度排列,件号每年从1开始编制）,9、编制归档文件目录 归档文件目录包括以下内容：件号：填写室编件号。责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者一般应使用全称或通用简称，不能使用“本局”、“本部”等简称；联合发文一般应将所
29、有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录。文号：文件制发机关的发文字号。题名：文件标题。文件没有题名或题名不规范，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并加“”号。日期：文件的形成时间。具体填写日期要用8位阿拉伯数字标注年月日，如：20030416。页数：填写每件归档文件的实际页数。指每一件归档文件的有效页数。备注：填写归档文件需补充和说明的情况，如缺损、修改、移出、销毁、插入文件等。,归档文件目录 056-永久2008-0005（全宗号-保管期限年度-盒号）,归档文件目录及封面格式 1、归档文件目录及封面用纸尺寸采用国际标准A4型297mm210mm（长宽）。归档文
30、件目录原则上采用竖式。归档文件目录应置于盒内文件前面。2、填写归档文件目录时，可使用紫晶文档管理软件生成并打印出目录。3、归档文件目录右上角需录入档号，档案格式为：全宗号-保管期限年度机构-盒号。盒号为四位数，从0001开始编制。例：054-永久2008-0124 4、归档文件目录的编制。归档文件目录采用按年度、保管期限编制。如2000年归档文件目录按永久、长期、短期分别装订成册；对文件较少的单位，可按保管期限、年度编制归档文件目录。4、归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。（见图）,归档文件目录封面,10、装盒 按顺序
31、将文件依次装入 档案盒中，盒满另装；填写盒内备考表。备考表置于盒内文件之后，项目包括 盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。填写档案盒封面、盒脊的项目。档案盒封面 应标明全宗名称。档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，同一保管期限的档案盒排一个流水号。按档案盒顺序依次排架。,档案盒脊格式,拟写档案盒封面,中共成都市委宣传部,056,2007,永久,1,112,112,卷内备考表,11、排列上架,档案的排列方式,文书档案（永久）,文书档案（30年）,文书档案（10年）,
