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1、第四章 职 务 管 理,第一节 职 务 分 析一、职务分析的含义职务分析是对职务工作的性质、内容、责任、方式以及工作人员任职资格等方面进行周密的调查研究并加以系统准确的描述，为职务管理提供客观依据的活动。简单地讲，职务分析就是要通过一系列科学的方法，把职务的工作内容和职务对员工的素质要求弄明白。,1.职务分析的相关要素第一，工作要素,是工作活动的最小单位：一是细分和描述工作内容的最小元素。二是工作中的身体动作。三是工作活动涉及的一般特征，如工作环境、条件等。第二，工作任务,是为了完成组织目标所进行的一系列具体行动与事件，通常表现为工作要素的集合。第三，工作职责,是指由组织成员担负的一项或多项任
2、务的集合，社会组织成员中的群体或个体有义务将其完成。,第四，工作职位,是指由一个组织成员在一定时间内所担负的一项或几项相互联系的任务及职责的集合。工作职位就是工作岗位，与组织成员的数量相对应。有多少职位就应该有多少员工。职位具有以下五个特点：一是职位是工作任务与工作责任的集合，是人与事有机结合而成的基本单位，职位的设定是组织结构细化的必然结果，是人与事互相配合的表现，也是企业运作的基本细胞。二是在某一特定组织里，职位的数量是有限的。职位数量又被称作编制。三是职位可按不,同标准加以分类。四是职位与人是一一匹配的，某组织中有多少职位，就应该有多少人。职位一般不随人走，不是终身的，可以是专任，也可以
3、是兼任，可以是常设，也可以是临时的。五是职位通常包含一组技能、知识、经验相似的任务，是组织中的一个岗位。其任务可以是单一的，也可以是较复杂的，这要视组织结构与任务情况而定。第五，工作职务。工作职务是由若干相关或相似职位构成的集合。指规定担任的工,作或为实现某一目的而从事的明确的工作行为。职务与职位不同，一个职位只有一个员工，一个职务则可能有若干个员工，同时，一个员工也有可能担任若干个职务。职务和职位的最明显区别是，在一个职务上可能安排两个以上的人，但在一个职位上只能安排一个人。如经理是一个职务，副经理也是一个职务，但可能有两个副经理职位。职务包括职权和责任。职权是按照相关规定赋予职位的某种权力
4、，以保证履行职责，完成工作任务。责任是指担任一定职务的人对该工作的同意或承诺。第六，工作职业。工作职业是指不同时期、不同组织中类似的一组职务，通常要求相似的专业技能，任职者应有一定的职业稳定性。2.职务分析的层次工作任务工作职位工作职务,3.职务分析的内容(1)职务调查。即对职务工作进行系统的调研，可以从两个方面着手：一是从这一职务的职责要求出发，对这一职务进行分析和解释；二是从正在从事这一职务的员工的实际工作入手，对这一职务进行概括和整理。职务调查的对象和内容可以分析概括为7W，即：工作主体(Who)，说明谁来担任这项职务。工作内容(What)，说明这项职务具体要做什么事情。,工作时间(Wh
5、en)，该职务的工作时间。工作地点(Where)，履行该职务的地点。工作方式(How)，如何完成该职务职责。工作原因(Why)，职务的意义。工作关系(for Who)，为谁工作。(2)职务(工作)描述。也称工作描述，是指对职务调查的结果进行总结和调整，并加以规范性界定，用以说明工作的范围、任务、责任、权力、功能、工作关系和工作环境等。一般而言，职务描述包括以下内容：工作名称及主要任务、工作职责和职权、工作关系、工作的步骤和程序及所需设备、工作的条件、工作的社会环境等。,二、职务分析的作用1.为招聘与录用建立甄选标准2.为培训开发提供信息3.提供时间与动作研究的相关信息4.为工作评价提供标准5.
6、提供绩效考评的标准6.提供人员晋升和流动的信息 7.提供职业安全与健康的信息8.是健全组织人力资源制度的基础条件,三、职务分析的步骤职务分析是一个全面的评价过程，这个过程可以分为四个阶段：准备阶段、调查阶段、分析阶段和完成阶段，这四个阶段相互联系并相互影响。,职务分析各阶段的关系,1.准备阶段(1)明确职务分析的意义、目的、方法及步骤。(2)向有关人员做宣传和解释；与跟职务分析有关的员工建立良好人际关系，使他们作好积极配合的心理准备；以精简、高效为原则，组成工作组。(3)确定调查和分析对象的样本，同时还应考虑样本的代表性。把各项工作分解成若干工作元素和环节，确定工作的基本难度。,2.调查阶段对
7、工作的整个过程、工作环境、工作内容和工作人员等主要方面作一个全面的调查，具体工作内容如下。(1)编制各种调查问卷和提纲，灵活运用各种调查方法，如面谈法、问卷法、观察法、参与法、实验法和关键事件法等。(2)广泛收集有关工作的特征以及需要的各种数据。,3.分析阶段(1)仔细审核已收集到的各种信息，对各种工作特征和工作人员特征的重要性和发生频率等作出等级评定。(2)对职务分析信息进行分类，分析核定有关工作和工作执行人员的关键成分。(3)归纳、总结出职务分析的必需材料和要素，包括关键岗位的职责、任务、工作关系和职务范围等。(4)针对职务分析提出的问题，提出改进建议，重新划分工作范围、内容和职责，确保所
8、提出的问题都得到解决。,4.完成阶段(1)编写职务说明书。内容包括工作概况、详细的工作职责及明确的工作要求，还有任职者的资格等。对这些项目和内容都要叙述得清楚明了且细致具体，以便为员工更好地完成任务提供有效的指引。(2)结果应用。根据职务分析的结果，制定人力资源管理的各种应用性文件，如招聘录用文件、人员培训文件、考核标准和薪酬规划文件等。并使培训文件的使用者如管理者和各个工作岗位上的人员都能够了解职务说明书中的内容和职务分析的各种文件，并按照文件的具体规定进行管理和工作，使工作分析的成果运用到实际工作中去。,四、职务说明书的编写职务分析的结果常以职务说明书的形式确认。职务说明书又称工作说明书，
9、是职务管理的规范性文件。1.职务说明书的内容职务说明书并无固定格式，可以根据工作分析的目的和实际需要设计有关内容与格式，但其基本内容或核心要素是一致的。职务说明书中的内容包括工作说明和工作规范，工作规范可以既包括在工作说明中，也可以单独编写。,(1)工作说明。又称职务或工作描述，是指一种提供有关职务工作任务、工作职责等方面信息的文件。工作说明的基本内容如下。第一，工作识别，又称工作标识，包括工作名称和工作地位。其中工作地位主要指所属的工作部门、直接上级职位、工作等级、工资水平、所辖人数、定员人数、工作地点和工作时间等。第二，工作编号，又称岗位编号、工作代码。第三，工作概述，是对工作性质和任务的
10、高度概括和简要描述。工作概要也是职务说明书的基本要素，一般用一句话对职务的工作内容进行简明扼要的描述。在叙述工作概要时，应当,遵循以下几点要求。简明扼要，尽量用一句话表达；明确指出工作的基本目的和这样做的原因；尽量避免将工作的具体任务、方式等细节写进去。第四，工作职责，是该职务(位)有义务完成的工作内容。对工作职责的确定，是职务说明书的中心内容。工作职责应逐条指明工作的主要职责、工作任务和工作权限等。为使信息最大化，工作职责应在时间和重要性方面实行优化，指出每项职责的分量或价值。,第五，工作关系，又称工作联系，指任职者与组织内外其他人之间的关系。包括该工作受谁监督，此工作监督谁，此工作可晋升的
11、职位、可转换的职位以及可迁移至此的职位，与哪些部门的职位发生联系等。第六，工作方式，指履行工作职责的行为方式。如所需要的设备和工具，所需要的一定操作程序，所需要同企业中其他部门、其他人员发生的协作关系，所需要的权力等。第七，工作条件与工作环境。工作条件主要包括任职者主要应用的设备名称和运用信息资料,的形式。工作环境包括工作场所、工作环境的危险性、职业病、工作的时间、工作的均衡性、工作环境的舒适度等。第八，工作的绩效标准。有些工作说明书中还需包括有关绩效标准的内容，即完成某些任务所要达到的标准。第九，任职资格，是对担任该职位的工作者提出的素质和能力方面的要求，包括体力、智力、技能和经验等。,(2
12、)工作规范。又称任职要求，是一个人为了完成某种特定的工作所必须具备的知识、技能、能力以及其他特征的具体规定。工作规范的内容主要包括：一般要求，包括年龄、性别、学历等。生理要求，包括健康状况、力量与体力、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度等。心理要求，包括观察能力、集中能力、记忆能力、理解能力、学习能力、解决问题能力、创造性、数学计算能力、语言表达能力、决策能力、交际能力、性格、气质，兴趣、爱好、态度、事业心、合作性和领导能力等。,2.职务说明书的编写要求(1)统一、规范。(2)清晰、具体、简明。(3)共同参与。,第二节 职 务 设 计,一、职务设计的含义职务设计亦称工作设计，是指为了有效地达到组织
13、目标与满足个人需要而进行的关于工作内容、工作职能和工作关系的设计。职务设计是根据组织需要并兼顾个人需要，规定某个职务的任务、责任、权力以及在组织中与其他职务关系的过程。,二、职务设计的内容1.工作内容的设计(1)工作技能的多样性。(2)工作的整体性。(3)工作的自主性。(4)工作的重要性。2.工作职能的设计(1)工作责任的设计。(2)工作权限的设计。,(3)信息沟通方式的设计。(4)工作方法的设计。(5)协作要求的设计。3.工作关系的设计(1)工作中部门与部门之间的设计。(2)人与人之间关系的设计。4.工作结果及反馈的设计(1)工作结果的设计。(2)工作结果反馈的设计。,三、影响职务设计的因素
14、1.环境因素2.组织因素第一，专业化。第二，工作流程。第三，工作习惯。3.行为因素第一，多样性。第二，整体性。第三，重要性。第四，自主性。,四、职务设计的要求1.提高组织效率2.符合组织的总目标3.职务与人相对应4.责任体系与总目标相符,五、工作设计的方法1.工作轮换法2.工作丰富法(1)增加员工责任。(2)使团队建设与员工工作自主结合起来。(3)完善考评、奖励和反馈机制。(4)强化培训。具体设计方法有：创造员工与产品消费者接触的机会，让员工了解并尽快满足用户的需求；在工作再设计中留出机动岗位，使员工能自行安排工作进度；实行弹性工作制，增加灵活性，提高工作和生活的质量；组合工作任务，使员工能从
15、头到尾装配一个完整的产品等。,3.职务扩大法纵向工作装载(纵向扩大工作)是将经营管理人员的部分职能转由生产者承担，工作范围沿组织形式的方向垂直扩大。横向工作装载(横向扩大工作)的方法有：将属于分工很细的作业单位合并，由一人负责一道工序改为几个人共同负责几道工序；在单调的作业中增加一些变动因素，分担一部分维修保养、清洗润滑等辅助工作；采用包干负责制，由一个人或一个小组负责一件完整的工作；降低流水线传动速度，延长加工周期，用多项操作代替单项操作等。,4.工作辅助性设计所谓工作辅助性设计是指不改变工作本身的内容、构成和范围等，而只是从工作时间上加以调整的设计方法。(1)缩短工作时间。(2)弹性工作制
16、。,第三节 职 位 分 类,一、职位分类的含义所谓职位分类，就是将所有职位，按照其工作性质和行业的不同，从横向上划分为若干个职系；再在各个职系中依照工作繁简、难易程度、责任轻重以及所需人员的资格条件，从纵向上划分为若干个职级、职等。,1.职系职系是指工作性质相同的所有职位。2.职级职级是指同一职系内工作的繁简、责任的轻重与权利的大小、资格条件相近的所有职位。3.职等：是指在各职级中将工作难易程度、责任轻重、权利大小、资格条件等按高低顺序排列出来的档次。,二、职位分类的作用和意义1.从对宏观人力资源管理的作用看(1)有利于控制政府机构、企事业单位的编制，防止机构膨胀、人浮于事和官僚主义。(2)有
17、利于加强人事管理的法制建设。(3)有利于教育部门制定专业设置计划和招生计划，有利于对人员进行对口培训和进修。(4)有助于提高人事统计的正确性和实用性。(5)有利于系统工程、行为科学、电子计算机等现代化管理手段在人事管理工作中应用和普及。,2.从对微观人力资源管理的作用看(1)有利于社会组织科学而合理地选聘人才。(2)有利于社会组织劳动定员决策。(3)有利于提高员工的工作效率。(4)有利于社会组织正确地进行人才考核和人才决策。(5)有利于社会组织公平合理进行劳动报酬分配。(6)有利于健全社会组织退休制度。,三、职位分类的原则1.系统原则2.整分合原则3.最低职位数量原则最低职位数量是指一个组织机
18、构为了实现其独立承担的任务而必须设置的职位数。4.能级原则,四、职位分类的程序1.职位调查2.职位归级职位归级是在职位调查的基础上，经过职位分析和职位品评，将各个职位归入其应属的某一职系和职级。完整的职位归级包括以下步骤：第一区分职系，按工作的业务性质划出职系。第二品评职位，按各职系职位的工作繁简、责任轻重、资历、学历和业务能力等划出职级。第三定级职位，把所有工作职位定级，并确定工资、待遇等。(1)职位的横向分类。(2)职位的纵向分类。,3.制定职级规范职级规范又叫职位说明书或职级说明书。是用文字描述一个职位所属职级的书面文件。包括：第一，职位名称。第二，职级定义。第三，职级特征。第四，工作举例。第五，最低资格。制定职级规范必须根据职位调查得到的全部事实，必须是客观描述，语言应准确、清晰、通俗易懂。4.实施职位分类根据职级规范的标准和要求，对职位进行管理和给予相应待遇。,五、职位分类的方法职位分类的方法包括两大类：职位调查和职位品评的方法。1.职位调查的方法(1)访问法。(2)观察法。(3)填表法。(4)会议法。(5)综合法。2.职位品评的方法(1)评分法。(2)因素比较法。(3)定等法，也叫分类法、排列法。,
