《任务7多人协同处理文档重要.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《任务7多人协同处理文档重要.ppt（28页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、任务7：多人协同处理文档,多人协同处理文档,任务分解（相关知识点）,批注修订审阅比较与合并脚注/尾注题注组织结构图,重点修订、脚注/尾注、题注难点 修订、题注,重点与难点,不修改原稿，只对文档提出建议的审阅方式，即批注。多个审阅人可以在文档中加入自己的批注，最后由文档的定稿人一并阅读，综合考虑审阅意见后对公文进行修改并定稿。Word的文字批注可以采用醒目的批注框（称为“气球”），它可以显示批注内容、位置等详细信息，比较符合手工批注的阅读习惯。,1、批注,插入文字批注：打开待审阅的文档，选中需要批注的文字（插入批注后，这部分文字将用括号“”括起来），或将光标放在待插入批注的位置（插入批注后，该位
2、置显示“I”）点击“插入批注”命令，显示一个批注框，审阅文档用户可以向其中输入批注了。当某条批注输入完成以后，鼠标点击文档的任意位置，批注框的指示线变为虚线，边框也会变为细红色实线。重复上述步骤，可以将自己的全部批注插入文档，最后按常规方法保存文档即可。,查看与编辑文字批注：当用户在文档中插入批注以后，Word的“审阅”工具栏即会自动打开。也可以右击工具栏的任意位置，选中“审阅”命令即可将工具栏打开，可以使用其中的按钮对批注进行操作。点击“审阅”工具栏中的“显示”按钮，选中“批注”命令就能够看到文档中的所有批注。查看某位用户的批注（或修订）：打开“显示审阅者”菜单命令，选中需要查看的审阅者姓名
3、，则文档只显示该用户插入文档的批注。若文档有多位参与审阅的用户插入了批注，查看时只要将“I”形光标放入批注框，即可看到批注人的姓名、批注日期和时间。修改批注：点击批注框，即可修改批注框中的内容。在公文定稿过程中，用户可以参考批注对文档进行编辑。删除批注：若某处的批注不再需要，可右击批注框，选择“删除批注”命令即可将其从文档中删除。,1、批注,与通常使用的修改方法不同，文档定稿人不仅可以看出何处做了修改，还能选择接受或拒绝修改，从而提高公文的审阅效率。插入修订：打开待审阅的文档，将光标放在需要插入修订的位置，打开“审阅”工具栏，点击“修订”按钮：在当前光标位置输入第一条修订，完成后将光标移到新的
4、修订位置，再次输入第二条修订。全部修订输入完毕以后，点击“修订”按钮退出修订状态，按常规方法保存文档即可。修订后的文字显示为带有下划线的红色字体。注意：当点击“修订”按钮以后，用户不仅可以向文档插入内容，也可以删除文档中的内容。被删除的内容会放入类似批注框的“删除框”内，未来的定稿用户可以做出接受或拒绝删除的选择。,2、修订,编辑修订：编辑修订就是在文档定稿时接受或拒绝修订。修订有插入和删除两种情况，用户也可以选择两种不同的编辑修订方式。插入修订：对于插入文档内容的修订，定稿用户只须右击文档中的修订文字，根据需要选择“接受插入”或“拒绝插入”命令。删除修订：对于删除文档内容的修订，定稿用户只要
5、右击“删除框”，根据需要选择“接受删除”或“拒绝删除”命令。,2、修订,重要文档往往有很多人参与审阅，定稿者需要逐一查看所有批注和修订，以便深入了解每位审阅人的想法。Word提供了查看审阅过程的两种方法，以方便查看文档中的批注和修订。审阅窗格查看：利用文档窗口下面的一个水平窗格“审阅窗格”，可以查看主文档的修订和批注，页眉和页脚的修订以及文本框修订等内容。点击“审阅”工具栏中的“显示”按钮，选择“审阅窗格”命令，显示“审阅窗格”。其中灰色长条中的文字标明了文档部位（主文档、页眉和页脚、文本框等），灰色长条下面的区域则会显示批注或修订的内容（插入的内容、删除的内容、审阅人姓名和审阅日期）。右击“
6、审阅窗格”中的内容，则可以打开快捷菜单执行接受删除、拒绝删除等操作。提示：使用“审阅”工具栏中的“前一处修订或批注”和“后一处修订或批注”按钮，可以快速查看页面中的批注或修订。,3、审阅过程,页面视图查看：文档定稿除了需要查看不同审阅者的批注或修订以外，有时还需要了解不同审阅阶段的进展。使用“审阅”工具栏中的“显示以审阅”列表，选择其中的命令可以看到各个审阅阶段的具体情况：,3、审阅过程,显示标记的最终状态：打开“显示以审阅”列表选择“显示标记的最终状态”选项，则文档中未删除的批注全部显示，插入修订用带下划线的红色字体显示，已经删除的修订文字则被去掉，显示文档审阅后的情况；最终状态：选择列表中
7、的“最终状态”选项，则文档中的批注被全部删除，插入的修订文字全部生效（像其他内容那样采用正常字体显示），删除的修订文字则被全部去掉。显示文档定稿时的效果；显示标记的原始状态：选择“显示标记的原始状态”选项，曾经插入的批注会全部显示出来（包括已经删除的批注），插入的修订文字则被全部去掉，已经删除的内容用红色划线文字显示。显示文档审阅的总体情况；原始状态：选择“原始状态”选项，此时文档中的批注和修订全部隐藏。显示文档的初稿。,为了加快文档的起草速度或者集思广益，有时一份文档需要几位作者共同撰写。使用word提供的比较合并功能对合并的两个文件进行比较，然后在新文档中显示源文档和目标文档的异同，最后由
8、用户决定需要保留或删除的内容。合并：合并结果显示在目标文档中合并到当前文档：合并结果显示在当前文档中合并到新文档：合并结果显示在新建文档中注：三种合并方法的主要区别是合并结果的显示位置不同。如果待合并的文档与当前文档的内容相同，则会弹出提示对话框告知“Word未发现这两个文档有何区别”。,4、比较与合并,合并：源文档将合并到目标文档的前面，且在目标文档中进行保存的合并。在源文档窗口中点击“工具比较并合并文档”菜单命令，在打开的“比较并合并文档”对话框中选中要合并的目标文档名称，点击“合并”按钮。Word就会自动打开目标文档，将源文档的名称和内容放到目标文档的前面，页面中的所有文本均带有红色的下
9、划线。右击带有红色下划线的文本，选择“接受插入”命令，则文本的下划线全部消失，全部变成文档默认的黑色正常文字。如果选择“拒绝插入”命令，文档中带有下划线的文字全部消失。此后点击“保存”按钮，就可以将源文档的内容合并到目标文档并保存了,4、比较与合并,合并到当前文档：把目标文档合并到当前文档的前面，并且在当前文档中保存合并结果。在当前文档中打开“比较并合并文档”对话框，取消选中“精确比较”选项，然后选中要合并的目标文档名称，点击“合并”按钮旁的下拉按钮，选择“合并到当前文档”命令。当前文档的前面就会显示目标文档的内容，这些内容全部带有红色的下划线，选择“接受插入”命令，然后保存当前文档即可将目标
10、文档合并到当前文档。,4、比较与合并,合并到新文档：把两个文档合并到一个新文档，并且在新文档中保存合并结果。在当前文档中打开“比较并合并文档”对话框，取消选中“精确比较”选项，再选中待合并的目标文档名称，点击“合并”按钮旁的下拉按钮，选择“合并到新文档”命令。Word就会新建一个文件，将目标文档中的内容放到当前文档内容的前面。其中的所有文本也有红色的下划线，点击带有红色下划线的文本，选择“接受插入”命令，则文本的下划线全部消失，全部变成默认的黑色正常文字。如果选择“拒绝插入”命令，文件中带有下划线的文字全部消失。在以上操作完成以后，就可以按照新建文档的方法保存了。如果上述合并过程中两个文档使用
11、的格式有区别，就会出现比较结果对话框让用户选择保留哪个文档的格式。选择完毕点击“继续合并”按钮，则合并后的文档就会使用所选中的文档格式。,4、比较与合并,文档编辑完之后，经常需要其他人审阅，如工作人员做完文稿后，需要经过上级领导的审阅。为了避免审阅者对文档做出永久性(是指无法跟踪也无法恢复)的修改，凡是审阅者对文档改动过的地方，都应设一个标记。这样用户就可以知道哪些地方进行了改动，然后再决定这些改动是可接受的还是不能接受的。批注与审阅不同，批注是指审阅者给文档内容加上的注解或说明，或者是阐述批注者的观点。批注并不影响文档的格式化，也不会随着文档一同打印。,1、审阅和批注,1.1 修订,审阅者对
12、审阅的文档进行设置修订标记。原作者可以通过文档中所显示的修订标记，来对其中的修改进行审查，以确定所作的修改是否正确。,为了便于联机审阅，Microsoft Word 允许在文档中快速创建和查看修订和批注。批注框：为了保留文档的版式，Word 在文档的文本中显示一些标记元素，而其他元素则显示在页边距上的批注框中。批注框显示插入或删除、格式更改和批注。修订标记：启用修订功能时，审阅者的每一次插入、删除或是格式更改都会被标记出来。当查看修订时，可以接受或拒绝每处更改。,1.2 批注框和修订标记的比较,1.3 修订标记,修订标记能够使对应的原作者清楚地看出审阅者在哪些地方做了修改，如果几个人审阅了同一
13、篇文档，则Word就可以用不同的颜色表示每一个审阅者所做的修改。,1.4 添加批注和修订标记,1.5 拒绝和接受修订,拒绝修订则对原文档不做任何的改动。接受则采用审阅的意见在此地方做相应的修改。,2、插入题注,如果要为文档中的图片、表格、公式等对象添加注释，可以使用Word的题注功能，它最大的一个优点是能够根据对象在文档中的位置自动编号，而且可以据此编制文档的图表目录。,2.1 手动插入题注,选中一个要进行题注的图片或表格、公式等对象,执行“插入”“引用”“题注”，打开“题注”对话框。,2.2 自动插入题注,打开“题注对话框”，单击“自动插入题注”按钮，在列表中选择插入时能够自动添加题注的对象
14、，设定题注标签和显示位置等其他选项，单击“确定”。在文档中插入该类型的项目时，Word将自动为其添加题注。,2.3 编辑自动插入的题注,在插入新题注时：Word 会自动更新题注编号。对某一个题注进行更新，可右键单击编号，再选择快捷菜单中的“更新域”；如果要在题注中为对象添加附加的说明，可在题注后单击，再键入所需文字。,3、脚注和尾注,脚注和尾注用于在打印文档中为文档中的文本提供解释、批注以及相关的参考资料。一般可用脚注对文档内容进行注释说明，而用尾注说明引用的文献。,3.1 脚注和尾注的编号,Microsoft Word 会自动为脚注和尾注编号，而无论是在整篇文档中使用单一编号方案，还是在文档的各节中使用不同的编号方案。在文档或节中插入第一个脚注或尾注后，随后的脚注和尾注会自动按正确的格式编号。,4、组织结构图,根据例图设计组织结构图,4、组织结构图,插入图片组织结构图显示“组织结构图”工具栏：插入形状（下属、同事、助手）、版式（标准、两边悬挂等）、选择（级别、分支等）自动套用格式,
