《办公楼开荒保洁及物业管理项目组织架构和人员配备方案.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公楼开荒保洁及物业管理项目组织架构和人员配备方案.docx（20页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、办公楼开荒保洁及物业管理项目组织架构和人员配备方案第一节组织机构建立计划2一、建立组织机构的要求2二、建立组织机构的步骤3第二节组织架构4第三节人员配置5第四节部门职能7一、客服部7二、招商部8三、保洁部8四、工程部9五、公秩部9六、财务部10第五节人员岗位职责H一、总经理11二、副总经理12三、客服部经理13四、财务部经理14五、保洁部经理15六、工程部经理15七、公秩部经理16八、招商部经理17第六节人员管理及考核18一、考核18二、人员管理19三、员工仪容仪表、着装及标志20第一节组织机构建立计划一、建立组织机构的要求1.要明确各部门责权：在项目组织机构中，项目人员与组织多种关系共存，行
2、政隶属关系、业务关系和工作责任被剥离。在这种多维度沟通交织在一起的情况下，当事员工就有了多身份，这使得管理关系的协调变得异常复杂，处理不当将会产生责任推诿或者多头管理等问题，为了避免这些问题的出现，明确各部门职能和各员工的责权显得尤为重要。2.要保证项目人员能力素质充分发挥：在项目组织机构中，组织架构能否发挥作用，管理人员的能力素质是关键,所有组织管理模式归根结底是对人的使用，在这种模式下，对项目负责人的要求愈加提高。项目负责人一方面要协调采购方需求，一方面要保证与公司总部的规范性对接，同时还要负责项目质量。这要求项目负责人具有较高的人际协调能力、领导与决策能力、组织管理能力、较高的工作热情和
3、对突发情况的应变能力等，完美的人才是不存在的，而本行业,对高素质人才缺乏吸引力，难以招聘到高素质人才，因此保持对现有人才有效培养和储备，才是项目人才持续有效发挥专业技能的有效方法。3.要保证信息的有效传递：信息在传递过程中容易发生变异或延迟。在项目组织机构的架构中，一个任务地完成需要多个部门的协作，信息传递的维度要多于职能式组织架构。在缺乏规范化管理的环境中，信息的传递容易受到人际关系的影响。因此建立公司信息管理系统，打破人际关系建立的交流网络，从整体上保证信息传递的速度、全面性和真实性，有助于促进各部门高效沟通和协作，从而保证项目质量。4.要保证投入资金的监管：此严格控制资金使，保证每笔钱都
4、花在刀刃上是提高项目利润率的有效方法，管理需要对项目负责人进行一定的放权，公司在下放资金权利的同时应当制定相应的监管措施，除了要加强细化常规的财务监管外，还可以通过对实施不定期巡检来核对上报的资金使用情况。二、建立组织机构的步骤1.确定组织目标项目目标是项目组织设立的前提，应根据确定的项目目标，明确划分分解目标，列出所要进行的工作的内容。2.确定项目工作内容（1）根据项目目标和规定任务，明确列出项目工作内容，并进行分类归并及组合是一项重要组织工作。对各项工作进行归并及组合并考虑项目的规模、性质、项目复杂程度以及单位自身技术业务水平、人员数量、组织管理水平等。(2)如进行实施阶段全过程项目管理，
5、工作划分可按计划阶段和实施阶段分别归并和组合。3.组织结构设计(1)确定组织结构形式。(2)合理确定管理层次。管理组织结构中一般应有三个层次：一是决策层。由项目负责人和其助手组成，要根据项目的活动特点与内容进行科学化、程序化决策。二是中间控制层(协调层和执行层)，具体负责规划的落实，目标控制及合同实施管理，属承上启下管理层次。三是作业层(操作层)。由现场人员组成，负责具体的操作工作。(3)配置工作岗位及人员。(4)制定岗位职责标准与考核要求。(5)制定工作流程与考核标准。第二节组织架构结合本项目服务内容广泛、服务标准要求较高、全天候24小时服务的特点，我公司拟采取统筹、集中式管理，各部门运营的
6、方式，物业服务中心采取公司领导下的总经理负责制，各项工作任务由经理统筹安排，各部门主管监督落实，相关部门分工协作相结合的管理方式。第三节人员配置管理处共配置XX人一、经理XX人，全面负责住宅、办公楼管理，对各部工作落实检查及对外协调等。二、综合管理部（XX人）1.主管XX人，协助经理做好办公楼的管理、对部门工作安排落实检查及管理处内部沟通协调等工作。2.管理员XX人，负责办公楼的装修管理、办公楼巡查、节日布置、业主联络、清洁绿化检查管理及为业主提供便利性服务等。3.保洁员XX人,负责办公楼所有公共区域的保洁工作。4.绿化工XX人，负责办公楼公共绿化养护工作。（第XX年开始配置人员）三、客户服务
7、中心（XX人）1主管XX人，全面负责客户服务中心的管理工作，做好业主的投诉处理，对部门工作安排、落实检查等；根据办公楼的实际情况提供业主服务。2.客户服务中心XX人，负责办公楼客户接待、客户投诉、投诉处理、会务服务、商务服务、档案管理、财务等工作。四、保安部（XX人）1.主管XX人，协助经理开展工作，负责办公楼的保安管理工作，兼任义务消防队长。2.保安领班XX人，协助保安主管做好办公楼的安全保卫工作，安排与协调本班人员的各项工作，对本班工作的检查与监督，并协助主管做好突发事件处理。3.保安员XX人，门岗XX人，XX、XX、XX区共有出入口XX个，每个出入口配置XX人，实行XX班XX运转；车管员
8、XX人，做好办公楼的车辆管理；巡逻岗XX人，每班XX人实行XX班XX运转，负责办公楼的安全巡查。4.消监控员XX人，负责消、监控室相关工作。五、工程部（XX人）1.主管XX人，协助经理开展工作，负责办公楼公共部位、公共设施设备的维保和业主委托维保服务。2.工程人员XX人（含电梯、空调、水电等），负责办公楼的公共区域房屋、附属构筑物、公共设施设备、电气、给排水等日常维修及业主委托服务。3.高配工XX人，负责办公楼区域的高配值班与巡查记录等工作。第四节部门职能一、客服部1.对所辖业主、房屋、商铺和车库等主体进行统一管理,推动物业公司质量体系、管理目标和经济效益的落实；2.落实公司关于办公楼的各项规
9、定和决定，有计划、有步骤的完善办公楼房屋公共设施和综合服务体系；3.定期收集汇总办公楼及公司的各项信息，定期向公司领导汇报反映，并根据公司领导的意见和要求开展下一步工作；4.接待业主来访和接听业主来电，解答业主咨询，受理业主投诉、维修、求助、咨询与收集业主建议，并做好相应记录。5.受理业主投诉、报修、求助后，按照物业服务中心规定，填写相关工作任务单交相关部门在规定时限内处理，并负责跟进、督促，直至完全解决，同时对业主进行电话回访。6负责办公楼物业管理费、水电费的统计核算工作，确保费用收缴的及时准确，提高物业管理费的收缴率。7.负责业主档案的建立与管理，满足物业管理服务工作需要。8.负责办公楼物
10、业服务质量日常检查工作，发现和消除不安全因素。9.负责完成上级部门交办的其它工作。二、招商部1负责临街商铺和办公楼内商的经营管理工作，合理选择商业类型和业态，提升办公楼整体形象；2.负责商铺的租赁管理工作，保持物业与业主之间的经营联系；3负责协调商铺和住户之间的各种关系，处理办公楼外围商业的种类问题；4.负责组织办公楼内的广告、宣传、产品体验等其它收费活动；5.负责商铺租金、物业费及其它代缴费用的收取工作；6.根据政府相关规定，负责商铺的日常管理，以及装修监管和消防防范等工作；7.负责了解各商铺的经营状况和市场变动，为物业公司的经营决策提供数据支撑；8负责新的物业服务和收费项目，拓展物业公司经
11、营收入的工作。三、保洁部1.负责办公楼内绿化植物的日常管理和养护，合理规划办公楼内绿化植物种类和分布；2.负责办公楼的环境卫生清洁、保洁服务，以及绿化管理服务；3.负责制定合理的作业频率、班次和人员安排，负责绿化、景观和水系护理的日常维护、保养工作；4.负责保洁员的日常管理和考察工作，合理配置人员做好办公楼内公共区域的环境卫生和绿化管理工作；5负责对办公楼绿化和环境保洁的监督工作，对服务质量进行定期或不定期检查，不断提升服务质量；6.负责保洁员的业务知识培训和专业技能培训工作；7.负责上级部门交办的其它临时性工作。四、工程部1.负责办公楼内土建、弱电系统、强电系统、给排水系统、消防系统、综合布
12、线系统及其它公共系统的运行管理和日常保养维护，做好各项设施设备的维护和检修工作；2.负责办公楼内的整体设备设施的维修保养工作；3.负责做好办公楼内水、电、暖等能源的消耗管控工作;4.负责对办公楼内设备设施的购置、使用、保养和报废,进行论证、安装、维护和日常管理；5.负责办公楼内各类工程维修的组织实施与协调；6.配合其它部门处理各类突发性临时工作。五、公秩部1.负责组织全体公秩人员认真履行职责，圆满完成公司交给的各项公秩维护任务；2.协助公司完成公秩人员的招聘、面试，负责安排新公秩员的上岗前培训及公秩人员的岗中、技能等各项培训；3.负责日常公秩勤务的组织与实施，检查、指导、讲评；4.负责公秩队勤
13、务值班，负责突发事件的组织指挥和各种处置方法的拟订及方案的演练；5.负责拟制公秩人员职责、基本要求、奖励与处罚细则,并指导公秩人员贯彻执行；6.负责公秩班组建设，做到选好苗、使用好、管理好、培训好；经常指导他们工作，帮助他们解决实际困难，定期组织他们学习应急处理程序等知识；7.协同公安机关搞好物业社区综合治理；&随时掌握公秩员思想动态，加强与公秩员的沟通和交流，熟悉物业服务区域的治安状况；9.在物业服务区域内发生治安、刑事案件时，应立即组织公秩人员保护好现场，并控制好事态；10.负责所辖物业管理服务区域内队员的月考评；11.完成上级部门交办的其他工作。六、财务部1负责公司年度、季度和月度的财务
14、核算及日常财务管理；2.根据总公司相关规定，制定和完善物业公司内部会计核算、报销审批制度；3具体负责公司内部的财务预、决算工作；4.负责协调处理涉税问题，及时向总公司报送各项数据资料，配合总公司的监督审核工作；5负责搜集经营活动情况、资金动态、营业收入和费用开支的资料，为总经理提供决策依据；6.负责各项财产的登记、保管和发放，并按规定摊销折旧：7.按月、季和年度编制收支计划，定期作出财务分析报告，报送总公司；8作好薪资、奖金和福利的计划和发放；9.完成上级部门交办的其它工作。第五节人员岗位职责一、总经理1.负责主持物业公司的全面经营管理工作，按时上报半/全年度经营和管理计划、总结；2.负责落实
15、总公司及董事会的决议及经营目标计划，完成公司公司下达的各项目标任务；3.根据月度经营计划认真督促落实经营目标的分解和实施；4.审定公司内部各项管理制度和岗位设置，维护、协调相关部门的公共关系；5对客户投诉的重大问题进行及时处理和跟踪；6.安排并抽查各部门工作情况，及时劝阻损害公共利益现象的行为；7监督检查房屋使用状况，及时以书面形式上报工程部组织修复；&根据合同约定对办公楼内的绿化、消毒、防虫害等工作进行监管；9.建立健全各类文件和业主档案，保障业主信息安全;10.严格控制公章和各类证件的使用；11制定社区文化活动计划，宣传组织、策划、执行社区文化活动；12.审定公司的年底工作计划和方案，批准
16、年度财务预、决算方案；13.审定公司薪资、奖金及福利的分配方案，并负责组织实施；14.指挥突发事件的应急处理，控制事态发展，妥善处理善后事宜。二、副总经理1.按分工协助总经理主持公司的日常行政和管理事务,协助总经理对公司进行人事、行政及物资采购等全方面的管理工作；2.按照国家有关法律法规及公司规定，制订公司相应的人事、物资、行政规章制度；3准确地掌握人员、物资及行政管理的各种数据，配合总公司做好日常督导和财务管理；4.负责办理人员面试、入职、培训、签订劳动合同以及辞退、辞职、退休等各项人事工作；5.建立健全各项资料目录、台帐及其它相应单据表格,确保记录的及时、准确和全面性；6根据各部门办公需求
17、，按时上报月度采购计划并监督发放领用情况；7.监督设备材料、工具用品的采购和管理，控制发放及维修开支，监督设备设施保养、维护情况；8按总经理要求，草拟、制作各类文件和视图资料；9.及时准确地传递、传达公司公司下达的各类通知，组织参加公司公司开展的各项集体活动；10.负责公司日常管理事务及外联工作；11.公司各类财务票据的签字、报销，协调临时资金需求；12.按照应急预案和上级指挥，处理突发事件的应急和善后工作；13.准确无误的完成总经理和公司公司领导交办的其它任务。三、客服部经理1.贯彻执行公司制订的各项管理规章制度;2.全面负责办公楼楼宇的日常管理工作，及时掌握办公楼业主的动态，制定部门月底、
18、年底物业费收缴计划和明细,并保证物业费的顺利收缴；3.调动员工的积极性，调理稳定员工情绪，保质保量的完成各项工作；4.热情接待业户，及时有效的处理各项投诉，做好投诉记录并转交相关部门或向副总经理汇报；5定期对本部门员工进行培训和考核，不断提高员工的业务水平和服务质量；6.负责物业公司全体员工的日常考勤工作，配合财务核定每月薪资发放情况；7.负责制定本部门的各项管理制度、服务标准和操作规程，并检查落实；8.协助管理物业清洁、绿化、维修、接待和回访等服务工作，收集有价值的物业信息，为推动公司客户服务工作的发展出谋划策；9.完成总经理、副总经理交办的其它工作任务。四、财务部经理根据实际工作需要，由总
19、经理决定是否设立财务部经理（主管）一职，如果不单独设立经理（主管），相关工作由会计兼任。1.负责公司成本收入核算工作，建立相应的工作体系；2.负责公司的财务管理、统计、采购和库管等方面工作规章制度的制定并监督实施；3.负责编制公司月度、季度、年底的资金计划和收支计划；4.负责提出公司年底财务预算和资金需要计划，报总经理审批；5制定公司的投资、支出预算，参与合同汇审，给总经理及时提供相关财务数据；6.完成领导交办的其它工作。五、保洁部经理1.熟知办公楼绿化布局和区域养护状况；2负责办公楼的环境卫生清洁、保洁服务和水系、绿化管理服务；3.负责绿化、水系景观和公共设施的日检工作，并做好记录；4.负责
20、制定保洁员的工作计划表，安排好保洁员的各项日常工作:5.合理分配办公楼内公共区域的环境卫生和绿化管理工作；6.负责保洁员的培训学习和日常指导工作；7.负责上级部门交办的其它工作。六、工程部经理1.全面负责工程部的日常管理工作;2.负责管理辖区内各类设施、设备的运行、保养、维修及安全检查工作的安排和落实；3.按照公司的各项规章制度，合理制定工作计划，完成各项管理指标；4.确保机电设施和消防设施随时处于安全、良好的运行状态:5.执行政府部门的有关规定，加强安全管理和安全教育,建立各级安全制度，防止发生安全事故；6.负责员工的服务意识和专业技能培训，不断提高员工的综合能力和素质；7负责组织技术文件和
21、设备档案的建立、接管和管理工作；8.负责业主各种报修投诉和处理，管理本部门的工程质量和服务质量；9.完成上级部门交办的其他工作。七、公秩部经理公秩部主要负责辖区内各种设施的安全、保卫工作，消防监控工作，并负责维护办公楼内日常的公共秩序。1.负责组织全体公秩人员认真履行职责，圆满完成公司交给的各项公秩维护任务。2.协助公司完成公秩人员的招聘、面试，负责安排新公秩员的上岗前培训及公秩人员的岗中、技能等各项培训。3.负责日常公秩勤务的组织与实施，检查、指导、讲评。4.负责公秩队勤务值班，负责突发事件的组织指挥和各种处置方法的拟订及方案的演练。5.负责拟制公秩人员职责、基本要求、奖励与处罚细则,并指导
22、公秩人员贯彻执行。6.负责公秩班组建设，做到选好苗、使用好、管理好、培训好。经常指导他们工作，帮助他们解决实际困难，定期组织他们学习应急处理程序等知识。7.协同公安机关搞好物业社区综合治理。8.随时掌握公秩员思想动态，加强与公秩员的沟通和交流，熟悉物业服务区域的治安状况。9在物业服务区域内发生治安、刑事案件时，应立即组织公秩人员保护好现场，并控制好事态。10.负责所辖物业管理服务区域内队员的月考评。IL完成公司交办的其他工作。八、招商部经理1.全面负责招商部的日常管理工作和计划安排；2.负责商铺的租赁工作，制订季度、年度经营目标并保证实现；3.负责商铺回款工作，确保租金、物业费及其他代缴款项的
23、及时收缴；4.处理商铺业主、租户的投诉和建议，做好记录，不断改进；5.负责办公楼商业的整体规划和环境管理，协调解决各种环境问题和民生问题；6负责办公楼内各类经营活动、广告宣传及公关活动的计划和执行；7.做好办公楼内各商业的环境安全检察工作；8.完成上级部门交办的其它临时性工作。第六节人员管理及考核我司在人员管理及考核方面，形成了一整套规范性强、操作简便的高效运作管理体系。一、考核对物业服务中心的员工，除必需的岗前培训外，我司还将按岗位要求跟踪考核，并建立月度、年度考核制，做好各种考核记录。对工作表现出色的员工进行奖励、晋升；对不能满足岗位要求的员工，则予退出岗位，进行待岗学习。（一）考核目的保
24、质保量地完成工作任务，科学合理地运用分配机制，客观公正地做好人员管理，充分激励、调动员工积极性。（二）考核内容员工品行、工作能力、工作态度、工作业绩。（三）考核标准把公司质量方针、各岗位工作操作规程作为考核员工的标准；把工作计划、临时任务及工作目标作为考核员工的补充标准。二、人员管理（一）我司将在XX办公楼物业服务中心推行合理的奖惩机制，真正体现能者上、平者让、庸者下的用人思想，各岗位实行“末位淘汰制”。（二）充分体现督促后进、共同进步”的原则，被退出的员工将经过待岗学习、限期改进等阶段，得到重新上岗的机会。对表现突出、成绩卓著者，将给以奖励，奖励标准另定；而对表现低劣、工作不力者，将予以批评
25、，并酌情予以行政处分。（三）协调关系我们将通过有计划、有步骤的努力，协调和改善XX办公楼的内外关系，使办公楼物业管理的服务符合社会的要求,塑造良好的形象。协调关系的主要内容有：督促员工注意工作方式，讲求细化，从而达到与客户、业主和其他社会公众保持良好的关系。协调服务中心与员工之间的关系，创造上下左右关系的融洽的工作环境，引导员工及时排除纠纷，妥善处理投诉，维护企业声誉。（四）服务意识我们强调和谐的物业服务意识，从点滴细微处入手，为客户、业主提供优质、高效、满意的服务。（五）量化管理与标准化管理量化管理及标准化管理就是根据每个员工的不同岗位要求以及应该具备的能力，按标准对其进行评价。我司将在XX
26、办公楼物业服务中心按IS09001质量管理体系的要素对员工进行评价考核。三、员工仪容仪表、着装及标志（一）员工仪容仪表规定1.男士头发不过衣领，鬓角不过耳，不留胡须，不梳奇异发型；2.女士不浓妆艳抹，不佩戴耳坠，不戴墨镜；不使用浓烈香水、发水等。3走路时上身应保持挺直，双手自然摆动，避免上身晃动；4.站立时不弯腰屈背，手自然下垂或交叉放在身前；5.坐姿要端正。（二）员工着装要求及标志规定1工作人员在工作时间，必须身着干净整洁的工作装。公司为每位员工度身定做统一的工作服，具体分四种类型：管理人员、保安员、维修工和清洁绿化工制服。2.我司为每位员工制作了明晰的工作牌，员工上岗时必须佩戴于左胸侧。3.办公桌左上角放置桌牌，标明员工的姓名、职务和工号。
