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1、AA集团公司文件管理办法第一章总则第一条为加强对各类文件的统一管理，减少文件数量，提高发文质量和组织管理工作的效率，充分发挥文件在各项工作中的先导作用，结合集团公司的实际情况，制订本办法。第二条本制度所称“文件”是指集团公司的所有文本文件和电子文件，包括：1、外来文件；2、集团公司公文文件；3、集团公司管理体系文件；4、工作记录。第三条本办法适用于集团公司本部内部文件和外来文件的拟定、收发、保管、作废等工作的管理。第四条集团公司各类文件由行政管理部归口管理，其他部门、子公司负责与其业务有关的文件的管理。第二章外来文件的管理第五条外来文件包括：（一）法规性文件，包括国家、省、市颁布的相关法律、条
2、例、通知以及行业规范、标准等。（二）行业主管部门和相关单位的来函、来文；（三）商务信函、通知。第六条集团公司各级人员在外出时应注意收集与集团公司及个人业务有关法规性文件。获得外来文件后，当事人应识别文件的内容、性质。涉及其它部门、人员业务的，应主动告知其它部门和个人，并在取回文件后7日内将文件原件交集团公司行政管理部，个人可根据需要保存文件复印件。据为己有或逾期不报的，集团公司给予口头警告处分。第七条各部门、子公司每月向行政管理部报送外来文件登记表。行政管理部汇总后，以适当方式予以公布，以便外来文件在集团公司的共享利用。第八条集团公司行政管理部应指定专人下载法规性文件，并根据文件内容打印、分发
3、给集团公司高层管理人员和有关部门、子公司负责人。集团公司各部门、子公司负责人应在本单位内指定专人下载与本单位职责相关的法规性文件,并根据文件内容转交给行政管理部和相关领导。第九条文件接收人员在接收行业主管部门和相关单位的来函、来文时，应注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁的函件可拒绝签收。签收后的来函、来文应在当日内交行政管理部，由行政管理部总裁秘书拆封。行政管理部总裁秘书根据文件内容，送交集团公司有关领导、有关部门、子公司，并在外来文件登记表上做好登记。第十条文件接收人员在收到各类商务信函后，根据信封的内容分别采取以下处理方式：（一）注明收件人姓名或职务的，应直接交收件人；（二）注明接收部门
4、的，应直接交部门；（三）收件人是集团公司的，全部交行政管理部处理。第十一条任何人员严禁拆看其他人员的信函。错投或误拆的，应及时转交收件人。私自拆看他人信函的，收件人可追究当事人的民事责任。第三章公文文件第十二条公文文件是指以集团公司名义发出的通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报等。文书文件是集团公司在经营管理过程中所形成的具有约束力和规范体式的公务文书，是传达贯彻上级方针、政策，发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。第十三条集团公司发文一般由承办部门拟稿，行政管理部审核、统一编号,报总裁签批后发文。第十四条发文的用途（一）集团公司内
5、部发文主要用途：1、公布集团公司规章制度；2、转发主管部门文件；3、公布集团公司体制机构变动或人事任免事项；4、公布集团公司重大生产、技术、经营管理等工作的决定；5、发布有关奖惩决定和通报；6、其它有关集团公司的重大事项。（二）集团公司对外发文主要用途：1、对行业主管部门呈报申请、请示报告等；2、同业务关系单位联系有关工作联系事宜。第十五条发文程序（一）集团公司各部门需要发文，应事先向分管副总裁提出申请。（二）分管副总裁同意发文时，承办部门根据实际需要草拟文件初稿，草拟文稿必须从集团公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。（三）文稿拟就后，拟
6、搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期。（四）行政管理部应根据集团公司领导的要求和集团公司有关规定，对文稿进行审核和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。（五）经行政管理部审查修改后的文稿，送分管副总裁核稿。分管副总裁应对文稿内容、质量负责。需要会签的文稿，应在交付打印前送有关部门会签。（六）文稿审核会签后，按批准权限的规定请集团公司领导签发。（七）经领导批准签发后的文稿交行政管理部总裁秘书统一编号，印发。文件发放时，做好发放记录。第十六条公文的格式、字体、字号等应遵循行文规范，行政管理部
7、核准无误后由总裁签发。第十七条公文的归档、保管、借阅等参见档案管理办法的有关规定。第四章集团公司管理体系文件第十八条集团公司管理体系文件是指集团公司为完善治理结构、规范内部管理而颁布、下发的各类规章制度、规程、程序、作业指导书等制度性文本文件，包括:(一)集团公司章程、专业委员会议事规则等集团公司治理文件；(二)集团公司全面管理体系文件，包括：1、gms管理手册(Njlygms-OIA);2、行政与信息管理手册(NJLYGMS-02A)；3、人力资源管理手册(NJLYGMS-03A)；4、供方管理手册(NJLYGMS-O4A)；5、项目管理手册(NJLYGMS05A)；6、营销与客户服务管理手
8、册；(NJLYGMS-06A)；7、财务管理手册(NJLYGMS-07A)；8、岗位说明书手册(NJLYGMS-08A)。(三)集团公司其他为规范各项工作过程或项目开发流程而起草的规程、程序、作业指导书等。第十九条集团公司管理体系文件由集团公司行政管理部联合各项制度的主控部门沟通起草。根据实际需要，集团公司可以聘请专业管理咨询集团公司协助建立集团公司的管理体系文件或某一方面的规章制度文件。聘请专业管理咨询集团公司时，集团公司行政管理部负责咨询期间的沟通、协调。第二十条管理体系文件的评审、会签(一)起草完成后管理体系文件必须进行评审、会签。(二)集团公司行政管理部负责组织文件的主控部门和相关部门
9、的人员进行文件的讨论、修改和会签，或者提请集团公司总裁进行会议讨论。(三)文件的主控部门起草公文，集团公司行政管理部审核后，呈交总裁签发“颁布令二第二十一条管理体系文件的具体管理执行GMS体系文件管理规程的有关规定。第五章工作记录第二十二条工作记录是指在日常经营管理工作中形成的可验证、可追溯的各种报告、方案、记录表单等。第二十三条与业务有关的报告、方案书等由各部门、子公司负责留存，负责记录表单格式的设计和修改。第二十四条集团公司行政管理部负责与管理体系文件有关的记录表单的统一管理，包括编制、印刷和发放使用，并在体系文件评审中检查记录表单的及时性、真确性和有效性。第六章附则第二十五条文件送达（一
10、）集团公司对外送达文件时，应由接收人在文件送达签收记录上签字。（二）在交接文件时，不能当面交接的，应电话告知接受人。第二十六条集团公司文本文件可以电子文件形式进行下发、保存，电子文件与文本文件的效力等同。第二十七条集团公司各类文件的立卷、归档、保管、借阅、保密、销毁等执行档案管理办法的有关规定。第二十八条合同、协议等特殊文件的管理执行经济合同管理办法的有关规定。第二十九条集团公司各子公司应遵照集团公司档案管理办法的规定将相关文件向集团公司报送归档。第三十条本制度由行政管理部负责解释。第三十一条本制度自颁布之日起施行。外来文件登记表年月序号文件名称发文单位发文时间登记号备注：各部门、子公司每月报送一次，行政管理部汇总后公布。文件评审、会签表年月日文件名称评审人员主控部门意见相关部门人员意见分管领导意见
