《展会展务项目服务方案.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《展会展务项目服务方案.docx（17页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、企业创新大会项目展会展务供应商磋商项目磋商文件日期：2022年目录（一）服务实施与质量控制方案1（二）对服务保证和承诺4（三）项目服务方案51、展会现场服务与管理机构设置52、观众现场服务与管理63、参展商现场的管理与服务9（四）拟采取的安全应急事件处理预案11（五）对工作的组织保障及应急措施14（一）服务实施与质量控制方案接待前期准备工作1、制发邀请函，邀请外宾，协调时间2、来回机票预定，至少提前20天预定商务高等仓3、食宿安排，至少提前半个月预定4、迎接车辆安排，迎接外宾的车是市长级别（奥迪A6级别）5、迎宾（参观人员到达前5-10分钟，提醒相关人员做好迎宾工作）参观1、确定时间，做好准备
2、根据参观内容，提前相应负责人联系，告知参观事宜及注意事项，主要涉及原材料准备。座谈会结束前，提前5T0分钟再次通知相应负责人，告知参观人员即将前往，确认准备工作到位2、实地参观固定参观路线统一解说词：陪同讲解，专家提问，尽量解答送客提前IOT5分钟准备车辆，陪同就餐或送客Q后期工作1、物资整理及时整理会场（除特殊情况外1小时内完毕）物资到位2、满意度调查通过分公司或客户反馈，了解客户对本次参观的满意度及改进建议。3、总结提升接待完毕，组织总结会（尤其重要或大型客户接待），以改善不足，提炼经验。4、宣传报道重要客户参观（特级，高级级别）需在24小时之内进行宣传报道。七、日程安排（表格形式）0期具
3、体时间行程安排地点人员备注八、经费预算（表格形式）项目单价数量金额1餐费自助餐酒店2为匕送酒会3接送车7纪念品（手套）8双程飞机票9酒店住豪华房宿费单人房合计九、培训事项：1 .礼仪小姐：要面带微笑，能准确有效答复贵宾提出的问题、训练欢迎语等的培训，负责迎宾以及做好前台工作。2 .服务员：注意言行举止，训练奉茶、宴请、陪车等有关服务工作。3 .保安：负责保安工作的培训，做好车辆及人身安全的保护工作。要求：进行为期一周的培训。十、应急方案。十一、附件：接待时的礼仪规范及事项附件：接待时的礼仪规范及事项(1)迎接来宾要面带笑容，热情大方讲究仪表和衣帽整洁，其面、手、衣履要洁净Q头发、胡须不宜过长，
4、要修剪整齐。接待到来宾时，要有专门的人员负责帮来宾提贵重的行李。(2)握手时，先后次序应当遵守“尊者先伸手”的原则。握手的姿态应该是：距离对方约一步，两足站立，正面朝向对方，上身稍稍向前倾，双目注视对方，微笑着伸手。说话时神情矜持和蔼，略带微笑(3)介绍时，要称呼得体，为他人介绍时，必须遵守“尊者优先了解情况”的原则，在他人介绍前，先要确定双方地位尊卑，然后先介绍位卑者，再介绍尊者。(4)宴请时，要注重来宾的饮食爱好以及习惯，尊重来宾风俗，切忌铺张浪费，给来宾留下不好印象。（二）对服务保证和承诺致：我公司承诺为招标人提供以下服务保证提供优质服务。（I）提供会议相关工作人员以及参会人员的地接服务
5、，包括机票（中国-瑞士往返）、住宿、用餐、境外交通（机场-宾馆，会议中心-住处，及调研期间用车）等。（2）提供会议相关筹备会、预备会议的场地租赁和搭建。包括会议签到背板、席卡、主讲台装饰板等相关物料准备及布置。（3）配合招标方进行协调工作。根据招标方要求，与瑞士会议地方进行注册区、路引、易拉宝、桌椅摆放等布置以及提前布置会场等协调工作。（4）设备的安装、调试和现场保障工作。根据招标方需求，对大会、筹备会等进行设备安装、调试，并协助相关工作人员保障会议期间设备的正常使用。（5）餐饮预订和引导就餐工作。根据招标方提供的参会人员和工作人员的保底数，安排导游及司机带领前往就餐地点进行用餐。（6）根据招
6、标方告知的参会人员和工作人员的保底数，合理安排车辆的数量及车型，以供保障境外会议期间的出行活动。（7）其他会议相关工作，包括部分材料的打印，部分翻译等Q特此承诺。（三）项目服务方案1、展会现场服务与管理机构设置展览办公室：全面负责展览会现场的相关事宜，包括展品运输和通关、展台搭建与施工、现场服务、协调个展区管理工作等。客户服务中心：负责展台搭改建、展品装卸、现场广告、物品租赁、水电、商务服务、宽带上网、翻译和礼仪等证件服务中心：负责运输人员、施工人员、参展商、专业观众以及机构工作人员的证件事宜保卫办公室：负责制定现场安全保卫方案，维护现场秩序，开展防火、防盗等安全保卫工作，处理各类治安和突发事
7、件。接待办公室：接待领导和个团组参观大会事宜，负责展览期间嘉宾及代表团的食宿安排和接送等工作宣传中心：负责展会宣传及新闻工作。2、观众现场服务与管理阶段工作内容展览前结合本次展览会的实际情况，设计最合理有效的展览观众调查问卷，从而获得有价值的参考信息。针对预注册观众调查问卷进行统计分析，从而使我们获得准确的观众反应。对确定的调查问卷进行排版制作及印刷。观众胸卡及挂绳的设计，入场券、广告印刷、宣传册印刷。注册登记台所需表格和设备的准备，注册流程的标识。提前对现场服务人员进行分工和专业培训及有效的管理。为展览配置统一着装，规范服务人员礼仪。展览中现场观众注册登记及观众信息的采集、录入、处理设置足够
8、的登记台和填表台，注册和登记处应有显著标志，便于观众及时找到并办理现场注册手续。观众登记信息的及时收集、汇总。展览出入口的门禁在展览出入口配置手管理持无线数据采集器，识别观众信息。展览指示标识管理在展厅出入口处及展厅内部设置清晰的标志物，帮助观众了解展览布局，找准方向Q展览后处理展览现场采集的观众的信息数据调查问卷内容的录入和分析通过与观众信息的结合，对调查问卷的内容进行统计，及意见提取，可以了解观众的需要。对此次展览会的效果做出更准确的判断，同时也利于下一届展览的准确定位和有效宣传。展览信息数据的统计分析报告通过数据库存分析，为展览组织者提供观众的基本信息需求信息、行为信息等信息报告。展后信
9、息管理与回访向展览组织者提供完整的买家信息数据库对专业观众回访，方式包括：信函邮寄、e-mail传真等，内容包括展后满意度调查、下届参观意见等。可以对观众登记的各种联系方式加以确认，进一步提高所搜集信息的质量。3、参展商现场的管理与服务一、参展商的等级报到：包括登记、报道及会刊等资料的领取。（一）搭建服务。由我展会组织方提供本次展会的主场搭建商，主要负责展厅内的水电气等动力设备的预定及安装、标摊搭建、展展厅公共服务设施的搭建等Q此外，主场搭建商还要提供标摊改建、特装搭建、紧急加装、撤展等多项服务。特装搭建商由展会的参展商自行选择，同时特装展位搭建商要严格遵守展会的相关规定，如限定搭建高度、要求
10、使用防火材料等。（二）物流服务。A企业的展品到达展览所在地后的运输和尽管服务 展品到达展览目的地后处理相关文件。 将企业的展品从展览目的地的各口岸送至展览现场存放地。一一进馆前存放展品并在开馆后送至展位。 帮助参展商开箱并安放重件。一一运送空箱和包装材料至场馆现场存放点保存。B.进馆现场服务 帮助卸车并将展品送至展位一一帮助参展商开箱并安放重件 运送空箱和包装材料至展馆现场存放点保存。C闭关现场服务 帮助参展商在展览期间保存包装材料并在展览结束后将其运回展位。一一帮助参展单位装箱并送至展厅门口。 帮助参展单位将展品运至展厅门口撞装车。D闭关现场服务及回运展品离开展览目的地前的运输帮助参展商在展
11、览期间保存空箱并在展览结束后将其运回展位帮助参展单位装箱并将其运至展览所在地口岸Q办理展品回运有关手续。（三）其他服务1 .租赁服务。本次展会的租赁服务由主场搭建商负责，主要提供租赁的物品和设备有特殊展具、展示屏幕、通信设施。2 .保险服务。本次展会为参展商办理展览会取消险、运输险、火险、人身事故险、个人财产丢失险、医疗保险。3 .广告服务。为给参展商提供充分的展示空间，我筹办委员会为参展商提供形式多样的广告服务，包括展览会刊、行业杂志、网站刊登有关报道。展览现场的条幅、多媒体广告屏幕、广告牌。4 .商务活动。组委会为参展商提供会议服务、翻译、打字、打印、复印、票务、酒店预订、以及社交活动安排
12、等。5 .后勤服务。按参展商的需求安排安保、餐饮、保洁、班车等服务内容。（四）拟采取的安全应急事件处理预案1、保卫安全方面展会的保卫工作，以保障发生突发公共事件时的人员疏散安全。2、消防安全方面包括消防监测、排除消防隐患和消防应急准备工作。3、食品安全及医护保障方面包括活动中提供的各类餐饮的食品安全监测以及医疗应急保障，由武汉人民医院负责组织实施，其他部门协助开展工作。4、供电保障方面包括活动期间的日常供电保障和临时供电保障。5、其他未列明情况其他未列明情况由会展应急协调中心研究部署、统一指挥、协调有关部门组织实施。三、应急响应活动应急协调中心办公室接到会展突发公共事件信息后，立即向有关部门通
13、报事故情况，组织有关单位对事故进行调查确认以及评估，根据评估确认的结果，活动应急协调中心根据情况做出启动应急预案决定后，指挥和组织协调应急处理工作。活动应急协调中心办公室在领导小组的统一指挥下，协调有关部门做好下列工作：（一）立即通知相关部门人员赶赴现场调查处理。（二）配合相关部门开展应急管理工作，应及时向活动应急协调中心报告应急工作进展情况。（三）组织对活动突发公共事件发生的原因、性质、危害程度、波及范围等情况进行调查分析，提出下一步防范措施Q（四）会同组委会制定信息发布方案，及时采取适当方式组织发布活动突发公共事件有关信息。向媒体发布的信息，应当严格按照“信息归口、统一发布”的原则和规定程
14、序，信息内容应经发布单位领导或活动应急协调中心审查同意后，以单位名义发布Q四、后期处置（一）报送调查报告应急处理工作结束后，活动应急协调中心办公室要组织相关成员单位及时写出调查报告。调查报告主要内容包括：1.事故发生的时间、地点、原因、人员伤亡和直接、间接经济损失情况；2.应急救援参加单位、投入人员和设备情况；3.应急救援过程、经费决算、实际效果；4.诱发事故的主要责任单位和个人。（二）有关部门职责1 .社会事务办要做好事故伤亡人员及其家属的安抚和善后处理工作。2 .对重大和特大公共安全事故，由活动应急协调中心组织有关部门组成联合调查组或专家组，对事故原因进行调查。五、应急处置保障由活动应急协
15、调中心协调有关单位，做好活动突发公共事件应急处置保障工作。（一）交通运输保障运输部门要优先安排应急物资的调运。（二）医疗卫生保障做好活动的食品安全保障和医疗救治工作。（三）治安保障做好活动的安全保卫和治安管理，对扰乱秩序的，进行惩治。（四）物资保障按照计划，活动期间建立临时应急物资库，储备足够应急物资，包括医疗设备、医疗药物、防护用品、封锁设施、运输工具、通信工具、消防器材等。（五）经费保障由活动主办方设立会展应急预备款，保障活动突发公共事件应急处置所需经费。（六）人员保障根据实际需要，有关部门成立相应应急保障队伍，为应急工作提供必要的人员配备。确保活动突发公共事件一旦发生，人员及时到位。（七
16、）培训与演练活动开始之前，对活动应急管理工作有关人员进行应急知识培训，明确职责。并对应急预案进行演练，增强预案的针对性和实战性，增强与有关单位的协同配合、快速反应能力和应急处置水平。六、责任追究重大和特大公共安全事故发生后，有下列情形将追究有关人员的责任：（一）对重大公共安全事故隐瞒、缓报、谎报，或者授意他人隐瞒、缓报、谎报，或者阻碍他人报告；（二）未采取积极有效的救援措施或应急救援不力；（三）对事故调查工作不负责任，致使事故调查情况出现重大疏漏;（四）索贿受贿、包庇事故责任者。（五）对工作的组织保障及应急措施为了确保展会的顺利进行，必须做好相应的安排，保证与会人员的正常出席。同时要做好会议期
17、间的各类应急管理工作，保证会议的圆满召开，因此特制定本应急处理预案。一、风险注意1、会议入场、散场期间：若遇天气变化如刮风、下雨、中暑，可能造成人员挤伤、摔伤、扭伤等意外事故。2、会议期间：供电线路、主席台照明灯光、音响设备等电器设备可能出现无法正常工作的情况，影响会议的正常召开；或者出现漏电情况。参会人员突发病情况，造成会议无法正常举行。会议召开时，可能会出现捣乱滋事情况，影响会议的正常举行；停电情况；发生火灾；出现拥堵事件。3、会议结束后垃圾、废弃物造成会场内环境污染。二、应急处理措施1、会议开始前，对工作人员讲安全、讲明注意事项，进行应急预案的演练。2、所有参会人员必须有次序的进入会场，
18、避免入场拥挤以有闲杂人员进入会3、会前对在楼周围进行彻底清扫。4、会议前对所有供电线路、灯光照明线路和音响设施设备进行彻底检查，避免电器设备存在漏电的隐患，并在会议期间安排专人进行巡视，保证会议期间的正常使用。掌声办公楼可用的音像设备的类型和存放位置的清单，并且事先了解会场附近的专业设备公司的电话和地址，备用紧急维修师的姓名和电话。5、会议前，做好应急药品和相关物品，可用于简单的急救和处理。6、发现特殊情况伤病者及时拨打120送医院应医。7、会议期间，要禁止外来人员进入会场，若有滋事者请求现场派出所警员给予协助，并拨打IK）报警。会议途中有打架斗殴或其他争吵时现场工作人员应立即制止，必要时请求派出所警员帮助。8、会议前，提前半小时确定场地情况，确定是否可以使用。9、出现拥堵现象时，现场安全值班人员要主动在会人员按规定线路离开，防止参会以人员原地返回而造成进出人员汇流。10、如遇突发事件，突发事件领导小组成员要立即赶到现场，采取果断有效措，运用相应的对策尽快解决，防止事态扩大。11、造成人员伤害时：当发生事故并造成人员伤亡，项目负责人负责报拨打120和引导救护车，医务人员立即组织抢救。伤员送最近的医院急救。12、加强管理，会议前打开所有的安全通道，并严禁在场内吸烟、乱扔果皮杂物；会议期间，工作人员要履行好各自工作职责，会议结束后及时清理场内、外垃圾及其它废弃物，以防止环境污染。
