工程建设监理资料管理制度范文.docx

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1、第一节监理资料归类及编眄管理方法一、监理资料归类管理方法工程建设监理资料是建设监理单位对工程项目实施监理过程中干脆形成的,是工程建设过程口实、全面的反映为了便于日常管理和检索,监理人员应将监理资料进行分类管理,分类管理方法可依据须要自行规定或按如下规定执行:(1)为便于工程建议监理资料的收集、分类、组卷和归档,依据t建i殳工程文件归档整理规莅?及其他相关规范,特制定木方法。(2)监理资料是监理单位在工程设计、施工等而理过程中形成的资料,是监理工作中各项限制与管理的依据与凭证,包括各种文件、图表、信函、日志、月报.会议纪要等.(3)监理资料的收集、分类、组卷及归档等工作,应由总监理工程师指导专人

2、负责执行.(4)监理资料的收集、分类、组表及归档工作必需刚好,不得拖廷,5)负责建立资料管理的人员,应对收集到的资料进行分类,其方法如卜丁1按建筑工程分部(子分部八分项工程对赛理资料进行分类:资料管理员时监理资料按建策工程施工质笊验收统一标准(GB50300-2(X)1)中附录B建筑工程分部(子分部工程、分项工程iS行分类。2)安监理工作阶段财整理资料进行分类.3)按监理工作限制目标划分.合同管理资料。质景限制资料。进度限制资料。造价限制资料.4)按资料产生的来源划分:建设单位供应的资料。承包单位(包括材料生产厂家、设需制造、加工等报送的资料。设计单位的图纸及有关技术文件.项目监理机构形成的资

3、格.5)按监理资料的作用划分:血理工作依据资料:如托付监理合同,施工合同,建设单位与第三方签订的与本工理有关的合同,勘察、设计合同,与建设工程有关的法律.法规等.监理工作基础资料:如各种定额、技术规范、标准.监理工作过程中形成的资料:如有关各方往来函件、会议纪要,试验、检冽资料,项目监理机构的各种工作制度,监理工程师通知,除罐工程检存、质量检的评定资料.计:及支付资料,索赔及工程变更资料等.(6)监理资料归类应明确、清晰、具体.7监理机构应将监理资料按单位工程及施工时间依次分类、编目、立桂和归档.二、监理资料端码实施方法为了使赛理资料的管理更加科学化、程序化、规范化,应以计獴机作为工具,建立起

4、计修机伯恩管理系统,以实现管理讣算机化,囚此,项目监理机构应建立起资料编码系统.1 .总则(1)监理资料管理应由总监理工程师负总责,各专业溢理工程师分工负或,设一名专职资料管理员.(2)专职资料员应具有中专以上专业技术学历,具有较熟识的计算机操作实力,且通过资料管理培训,持证上历,(3)监理资料必需真实、精确和完整,的分部(子分部)工程划分原则,并结合施工资料类别进行编号。2)建筑工程共分为9各大分部工程.67各子分部工程,其划分及代号应符合建筑工程能工质出验收统一标准员(GB50300-2001)中附录B的规定.3)分部(子分部)工程代码编号应在编码序号的位巴上反映出来.(5)工程建设资料端

5、码形式:.XXXXXX逸共11位编码为单位工程代码(1位,用汉谙拼音字母(A.B、Z表示).为资料来源单位代码(1位,用单位名称第一个汉语拼音字头友示,为建设单位、监理单位资料文件分类,用代码(3位数字表示。如建设工程资料(A类.在工程资料分类表中(67),“A3勘察、测竣设计文件”栏内:A3-1工程地质勘察报告在编码中的代号为301A3-8施工图设计及说明在编码中的代号为308又如监理资料B类),在工程资料分类表中(附表D,“B3开工打算及技术资料”栏内:B3-7工程变更单在编码中的代码为371379本组号码笫2位号码7代表工程变更,第3位号码19是分部工程代码。为子分部分项工程代码(2位)

6、。依据资料所属的分部分项工程,按t建筑工程施工质量验收统一标准(GB50300-2001)附录B中分部(干分部)工程划分编码,对于J1.程验收(如附该程、检验批、分项工程、分部工程)只作为子分部工程代码,见于分部、分项工程名称及代码表(附表2)。为资料类别(或分项工程)代码(2位,仅在工程验收时,此编码才为分项工程代码.为依次号2(),6)对于专业化程度高、施工工艺困班,技术先进的分部、子分部及分项工程可单独组卷.一不同类型监理材料第独组卷时,资料代号可以从赛理资料编码形式中第序号中选择第3位数所代表的工程代码,抽出即可(而在编码前再货以XX类型资料)即为:XXXXSS共7位编码为单独组卷编码

7、形式序号.为分部工程代码(1位),其代码号为1-9.为子分部工程代码(2位),子分部工程代码号见表65。为分项工程代科(2位,分项工程代码号见表65.为依次号.三、决策阶段监理资料内容1.决策阶段监理资料的主要内容编号档案资料资料类别1打算工作记录A(含投资选择、市场调查、投资机会论证)2项目建议书及批发文件A3可行性探讨报告及评估文件A4投资安排A5建设用地及规划许可证(批准文地)A6建设工程报建文件A7开工批复文件8监理大纲(或监理投标中谓书及中标通知书)B9监理合同合同10规划部门审批文件(批准文号A11审计部门审枇文件(批准文号12消防部门审批文件批准文号A13市政部门审批文件批准文号

8、A14水、电、气部门审批文件(批准文号)A15设计基础资料一览表(有资料附件)B16施工用水、点、路协议A注:A为监理公司帮助办理(或编写):B类为监理公司编写,建设冷位签认.其次节监理资料归档及管理制度一、监理资料归档制度工程建设监理资料是项目监理组对工程J目实施监理过程中干脆形成的,是工程建设过程真实、全面的反映:工程建设监理资料的管理水平反怏了工程项目监理组的管理水平、人员素养和监理工作的质量,依据4建设工程监理规数h建设工程质量管理条例3及其他有关监理工作的规定,现对监理资料的收集、整理和归档作如下规定:1 .监理资料归档的范国应予归档的监理资料主要包括:工程项目监理合同,监理规划,监

9、理实俺细则,监理交杼,监理统一用表,必要的图纸和声像资料,质量监督部门指定的其他有关资料,竣工验收会议纪要或鉴定书,竣工验收报告,工程质量竣工核定证书.2 .归档监理资料的内誉工程建设施工阶段归档监理资料:(1)托付监理合同。(2)监理规划.监理细则.(3)监理日记.(4)监理月报。(5)监理指令文件(监理工程师通知单,监理工程师通知回复单,番忘录,工程停工令,工程开工/复工报审表等1,(6)与业主,被监埋单位,设计单位往来函件、文件“(7)会议纪要。(8)工程计量单、工程款支付证书、竣工结算审核看法书.(9)施工组织设计、施工方案审核签证资料.(10)建立总结报告、工程质R评估报告.(11工

10、程质累平安M故调杳处理文件。(12)工程验收资料(分部工程脸收记录,单位工程竣工验收记录,单位工程质量限制资料核查记录,单位工程平安和功能检验资料核查及主要功能抽查记录,单位工程观感质盘检查记录,单位工程竣工报验单,竣J2验收报告,工程场属保修书等方面的资料).(13)分包单位资格报审资料。(14)索赔文件资料.(15)报验申请表(原材料/构配件/设备、检验枇、分项、定位放样、沉降视察、施工试验等).(16工程变更早,(17监理工作联系单。(18)总监巡察检查记录.(19)旁站记录.(20工程进度记录,(21主要的监理台账,3 .监理资料分类归档工程建设过程中形成的各种监理资料可按下列方法迸行

11、归档,以便于管理:(1)合同文件:6E工监理招投标文件;建设工程托付监理合同;族工招投标文件;建设工程膈工合同;分包合同:各类定货合同等。(2)设计文件:施工图纸:岩土工程勘察报告:测豉基础资料.(3)工程项目监理规划及监埋实施细则:工程项目监埋规划:监埋实施细则:项目监埋部编制的总限制安排等其他资料。(4)工程变更文件:审图汇总资料;设计交底记录、纪要:设计变更文件:工程变更文件。(5)赛理月报.(6)会议纪要.(7)施工俎织设计(如工方案:施工组织设计(总体设计或分段段设计):分部施工方案;季节施工方案:其他S项施工方窠等。8)分包资质:分包单位资所资料:供货单位资质资料:试验室等单位的资

12、质资料.(9)进度限制:工程动工报审表(含必需的附件):年、季、月进度安排:月工、料、机动态表:停、熨工资料,(10质限制:各类工程材料、构配件、设备报脸;施工溺量放城报脸:施工试验报蛇:检脸批:分项、分部工程施工报验与认可:不合格项处置记录:质量问遨和事故报告及处理等资料.(11)造价限制:概预算或工程景/单:工程量报审与核认;预付款报审与支付证书;月工程进度款报审与签认:工程变更的用报市与签认:工程款支付申请与支付证书:工程竣工结算察(12)监理泄知及回复.(13)合同其他货项管理:工程延期报告、审批等资料:费用索赂报告、审批等资料:合同争议和违约处理资料:合同变更资料等。(14)工程直收

13、资料,工程基础、主体结构等中间验收资料:设备安装专项验收资料:竣工验收资料:工程质量评估报告:竣工移交证书等.(15其他往来函件,(16)监理日志、Hifi-(17监理工程总结专跑、阶段和竣工总结等).二监埋资料管理制度工程监理资料是监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料。它是监理工作中各项限制与管理的依据与凭证。为使公司的监理资料和监理档案管理符合设工程监理规范的规定,并符合公F的质fit目标.将制定本管理制度.I.总则(1)监理资料管理的戒本要求:整理刚好、出实齐全、分类有序。(2)总赛理工程师应指定专人进行IKi理资料管理,总监理工程师为他贵人,(3)专职资料管理员的具有中等专业

14、以上学历,他娴熟操作计算机,且通过资料管理培训.持证上岗.(4)监理资料应出实率常,字迹要清晰,卷字要齐全,不得弄虚作假披自涂改原始记录。2.管理职责(1)总监理工程师为公司的监理档案总负费人.负责监理竣工资料的移交和销毁的审批.(2)工程技术监埋部负法监理竣工资料的检查和审核.(3)综合办公室负贡监理竣工资料的接受、管理与销毁。(4)项目总监负费组织监理文件的编制和黯理竣工资料归档的管理,(5)专业赛理工程师和各监理人员桢随着工程项目的施工进展不断收集枳累监理资料.并仔细、刚好地进行编审,交资料管埋员归档.(6)专职资料管理员的主要职而:1)负责资料管理员的主要职责:2)利用计算机建立图、表

15、等系统文件.3)利用计算机建立监埋管理工作台账.Q负揖监理资料的收、发、保售,监理资料借阅的管理。5)负上月报中有关统计资料方面的起草工作。6)帮助总监理工程师做好监理资料管理工作.(7)总工办档案资料部负责具体工作,对各项目监埋部的资料负有指导、检查的责任.3.资料编制与管理(1)监理资料应采纳耐久性强的书写材料,如碳素墨水,蓝盘水;不得运用一糖色的书写材料,如红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、双面红写纸、铅笔等.更写时必需用单面黑色兑写纸.(2)监理资料文字材料应为*1幅面,不足的应进行粘/补贴。(3)豺面、封底和卷内书目宜采纳住房和城乡建设部统一卬制的格式.监理资料的卷理标准要符合建设工程文件回

16、档整理规范机)监理工作过程中形成的各种原始记录必需完整、真实、精确,能反映工程实际状况,应刚好收集档案,(5)各专业工程监理工程师应随工程项目的进展收集、整理本专业的监理资料,并ff细审核不得接受经涂改的报审资料,并于每月编制月报之后次月5日前将资料交与资料管理员存放保管.资料管理员应刚好对各专业的监理资料的形成、积累、组卷和归档工作进行监督和审行。(7)资料管理员应将各专业监理资料分类、分专业建立案卷盒,并按规定编目、整理和存放.如将部问资料放在同一盒内,应在有背处标明.(8)对于已归资科员保管的资料,如本项目监理部人员须要借用,必需办理借用手续,用后刚好归还:其他人员借用,须经总监同意.办

17、理借用手续,资料员负款收回。(9)资料管理员应用计算机建立监理管理分账.应建立的分账行以下几种:D工程物资进场报验台账.2)施工试蕤(混凝土、纲筋、水、电、版通等)报审台账.3)检脸批、分项、分部(子分部)工程脸收台账。4)工程量、工程进度上报审台账5)其他.(10)监理档案应按单位工程和施工的时间先后依次整理.分类立卷装订,摊页要干j编号,好卷要有书目。(11每个单位工程的监理档案封面应注明工程名称,合同号、建设单位、总包单位、建设日期、完成日期和总监工程师审核签字.(12在工程竣工验收后3个月内,由总监理工程师殂织项目监理人处对监理资料进行整理和归档,监理资料在移交给公司档案资料部前必甯由

18、总监理工程师审核并签字。(13)施理资料整理合格后,报送公司档案部门办理移交、归档手续,利用计算机进行资料管理的项目监理部须符“蕊理规划二“监理总结”的电子文档一并交与档案资料部.1.资料验证与标记(1)资料管理员对由托付人或其他部门供应的文件、图纸等资料须进行验证和标记。(2)资料管理员在对物品有效性验证后,应对其标记,靛“受控”印自,并注明标记及标记日期.(3)如托付人供应的文件、图纸等产品检验证不适用.无效或遗失时,应招存有问题.总监看法及处埋结果等内容填写(托付人供应产品不适用或遗失报告).(4)管理员对分类管理的资料盒也应作标记,可在资料盒上标明盒内资料分类.(5)如有变更,应在须要

19、出动部位加靛“废标”印章。变更文件资料阅历证为Yf效后,应作标记并连同原件保存,,施工图纸的变更,需加盖“工程变更标记章二5.监理资料的借阅1)监理资料的借阅管理工作由资料管理员具体负责.(2)费科借阅人员必衢玷与本建筑工程项目有关的单位或人员,其他IR位或人员不得借阅. 3)项目监理人员须要查阅相关资料时,应向资料管理员办理借阅和归还手续,借阅人应痛情所借资料,不得在文件上Ia点、划线和涂改,也不得转借、拆卸、调换和污损. 5)借问人应如期归还所借资料,否则应与资料管理员办理续借手续. 6)对长借不还的资料,资料管埋员可填写阅档催还单3进行催要. 7)借阅人应履行保密义务,不得泄露资料内容,

20、6.资料的保管与销毁 1)资料管理人员应做好管理资料、文件收发登记、签字或盖章签收工作,对须要保存的资料盒文件应分类、有序地保管 2)资料员应做好资料的防盗、防腐、防潮和防丢失工作. 3)专业监理组附加的监理资料,可自留现印件或持贝保存,以备直回。 4)一般工程监理档案在工程保修期涓后保存一年,重要的工程整理档窠保存可廷长至3年。 5)监理资料刚好归类整理必露妥当保管以备检查,不得遗失和损坏.凡经公M盅章或经监埋人员签名的全部资料必需用底. 6)监理档案资料按有关规定在卷宗封面注明保存期:对超过保存期限的监理档案,应清戊核对,笠记造册,羟总经理工程师批准后销毁三、工程SX理档窠管理制度为建立健

21、全公司档案工作,规范档案管理更好地为企业提高经营管理水平和经济效益服芬.依据国家有关规定,结合公司具体状况,制定本制度.U)公司档案毡指公司在各项经营和管理活动中形成的全部档案总和,包括_1.程建设监理、工程技术询问、财务管理、劳动工资、行政管理策犷会等方面形成的档案资料。 2)公司档窠工作是维护公司经济效益、合法权益和历史口实面貌的一项工作,是企业基础管理工作的加成部分。 3)公司档案工作实行集中统一管理. 4)公司经营和管理活动中形成的文件材料(含胶片、照片、录音、录像和磁卡等)由设任人枳累、整理后归档。 5)公司档案管理部门要对公司各部门文件材料的形成、枳格、整理和归档工作进行指导、监1

22、5、检查. 6)文件材料归档的基本要求:1)归档的文件材料必能完整。2归档的文件材料必需精确地反映公司工程建设和经营管理等各项活动的*实内容和历史过程.3)归档材料必需层次分明,符合其形成规律.4)归档文件必需编制书目,监理询问合同、协议.4)报送政府有关主管部门的报告及史文.5)与监理项目有关的业主、承建商的来文及夏文.6)按监理项F1.形成的赛理业务档案、技术档案、监理工作总结。7)有关公司人员管理档案。8公M经营业务档案.9)公司会议纪要及决议.10)其他. 8)归档时间:D工程项目及科研项日,在项日告一段落或项目完成后,负诉人应在M口内将一回档的文件材料组成保管单位,交档案管理部门归档

23、。2)各类文件材料归档一式一份重要文件及自制文件应招原件妇档.3公司工作人员因工外出学习、考察和参与各种会议收集得到的文件材料,要依据归档范围的规定,倒好交档案管理部门归档.4)文件材料的形成、枳累、整理和移交打档是各部门的职费位困和有关人员岗位设任,9)档案实行分类管理,档案分类要遵循文件材料的形成规律,并旦便于报保管利用.10)公司积累及询问类.1)工程积累及询问类.2)财务管理类.3)人步管理类.4)行政文书类.5)董事会类. 11)档案鉴定:档案保管期限分永久、长期、短期三种,其确定保管期限的基本原则是:1)对公司有长远利用价伯的档案应永久保存,2)对公司肯定时期内行长远利用价值的档案应长期或短期保存。3)符合国家有关档案管理的规定, 12)档案借阅手续:1)档案管理部门应建立借阅档案登记簿久2借阅档案应向档案管理员说明其利用目的,并在登记懒加以记我,由档案管理员供应服务。3)借阅涉及公司隐私的档案,应经总经理同意,方可借阅。4)未经总经理同意.不得向非公F管理人员供应档案. 13)公司合同档案例合同管理人员统一管理,不得随意让他人查阅或带出公司:若确因工作须要须百看或带出公司,必筋经合同统管机构批准,并出具借条,注明合同类型、编号方可借走,完后马上归还。 14)非档案管理人员不得擅自提取档案。

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