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1、第7章 采购过程与采购合同管理,教学目的与要求：,掌握采购的程序，熟悉采购表格。了解采购合同的特征、功能。了解合同的分类方法。熟练掌握采购合同的内容。了解解决合同争议的几种方法。熟悉采购合同的几种管理方法。,导入案例,有一家位于上海市浦东的农蔬果食品配送企业，专为企事业单位食堂配送食材及生活用品。该公司为典型的夫妻创业模式，男主外女主内，经过十多年的发展，已经成为一家服务数百家企事业单位，拥有300多名员工的公司。小高，30出头，爱耍小聪明，是老板妹夫的表弟，浦西分公司经理，负责浦西市场开发，另外兼任IT部负责人；老李，是在公司工作6年的老员工，50来岁，行政部经理，负责行政办公用品及IT设备
2、的采购，做事不紧不慢，有点拖沓；老张，40多岁，去年年底空降的总经理，来公司刚满半年。,公司的张总在生产现场检查时发现，生产线上还有不少地方没有安装记录取数的电子扫描设备，将直接导致ERP数据不完整，影响使用，因此在最近一次周例会上，他要求相关部门尽快落实安装，下次周例会必须结束，要看到汇报。,小高马上去勘查现场，并找了一家布线安装的IT服务商过来，该服务商按照小高的要求测量了尺寸，报了价，并承诺一周后安装完毕。小高经过和服务商的一番商讨，最后确定了价格和工期。该服务商走后，小高把事情跟老李说了一下，请老李负责跟踪落实，然后就忙其他事情去了。眼看明天就是周例会，要汇报任务完成情况，小高赶紧到现
3、场一看，发现根本没有完成，供应商也不在，他就去找老李，老李忙着去采购东西不在，他就打电话问老李。老李说他也不知道该买哪种型号的摄像头等器材，所以迟迟装不上。想到明天必须交差，小高有点慌了，但想了想，他随后又镇定了。他走向老张的办公室，没敲门直接进去了。,老张办公室里有人谈工作，一看小高没敲门就进来，一股无名火就开始在老张肚子里萌动。老张刚要问，小高先开口了：“张总，上个礼拜你布置的安装探头和扫描仪的任务，我弄好以后，就交给老李去跟了，谁知道到现在都没有装好，找老李人不在，现在该怎么办？”老张一听这话，刚才强压的无名火“腾”地一下就上来了。问题来了：谁有错？老张该怎么办？,本案例是一个典型的采购
4、流程，应包括申（需求）、采（询价、商务谈判）、购（下单、跟单）、验收四个环节，相应的工作内容、权力以及责任也应分成四部分。按照正常的程序，小高接到任务以后，经过准备，填一份申购单，报给负责采购的行政部门，由行政部门询价寻找供应商安装，然后小高验收，合格后流程结束。但是，小高并没有这么做，而是几乎一手完成了供应商选择谈判工作，然后交由行政部门具体执行。他不仅揽了老李的“工”，也夺了老李的“权”，但又想把“责”全推到老李身上，显然坏了流程的规矩。因此，小高有问题。但是，如果简单地把责任推给小高，说他没有流程意识，这样既于事无补，对其他员工也没有指导性。我们需要擦亮眼睛，理出头绪，找出流程的关键道理
5、，才能治病救人。,7.1采购程序,7.1采购程序,一、要购1、采购需求分析确定采购需求，哪些物料可以自己制造；哪些物料需要“外包”传统方法：采购需求计划表和请购单；需求分析法：根据客户需求历史或生产计划归纳出需求规律，再根据需求规律预测客户今后的需求品种和数量。,7.1采购程序,一、要购2、编制采购计划主要依据：需求分析所确定的采购需求量及相应的采购规格。作用：进行采购的基本依据；控制盲目采购的重要措施；现金流量预测的有效手段。,7.1采购程序,一、要购3、提出采购需求1）规格、图样和采购文件；2）对采购产品的要求，（产品的类别、形式和等级；产品的检验程序和规范；质量体系标准）3）明确主要控制
6、环节（编制、审批、发放）；4）提出完整的采购文件，包括采购合同、图样、标准、样品和技术协议书等。,7.1采购程序,二、订购1、供应商调查了解供应商，了解资源市场1）初步供应商调查（供应商的基本情况，面广、内容浅）；2）资源市场调查（资源市场的规模、容量和性质以及资源市场的管理制度、法律制度、经济环境和政治环境等）；3）深入供应商调查（重点考察生产工艺设备、质量保证体系和管理水平）；,7.1采购程序,二、订购1、供应商调查建立采购认证体系1）对选择的供应商进行认证（考察供应商的软、硬件）；2）对供应商提供的样品进行试制认证； 技术规格和实际生产过程有无出入； 对样品及检验报告进行评审,7.1采购
7、程序,二、订购1、供应商调查建立采购认证体系3）对供应商提供的小批量物料进行中试认证；4）对供应商提供的批量物料进行批量认证； 控制新开发方案批量生产的物料供应质量的稳定性； 控制新增供应商的批量物料供应质量的稳定性,7.1采购程序,二、订购2、供应商选择1）总包与分包问题（清楚各自的优缺点）；2）考虑采用固定价格、一次付款还是采用成本补偿；3）实行招投标采购或询价采购等采购方式,7.1采购程序,二、订购3、签订采购合同1）交货的价格（常采用固定价格）和条件（包括各种风险的规定）；2）付款条件（以供应商履行合同的情况为基础）；3）罚款条款和保证条件；4）其他协议（包括保险、安全规则、权利和义务
8、的转移等）；,7.1采购程序,二、订购4、订购和发出订单常规采购中，对于长时间需求的物料，可就合同进行滚动式谈判，购货订单按照合同发出即可。购货订单应该包括：订单编号、产品简要说明、单价、需求数量、交货时间、交货地址等。,7.1采购程序,二、订购5、采购完成（1）供应商跟踪管理跟踪和催货1）订单跟踪 按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟踪跟踪和催货的方法：联单法；统计法；跟催箱2）定期跟踪 每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表统一定期跟催。,7.1采购程序,二、订购5、采购完成（2）进货验收设备验收：1）装运之前在供应商的生产现场进行验收测试；2）交货后在采购方的安装现场进行验收测
9、试；3）设备第一次投入运行之前的验收测试；,7.1采购程序,二、订购5、采购完成（2）进货验收产品验收：1）免检；2）全拣；3）抽样检验,7.1采购程序,二、订购5、采购完成（3）付款并结清票据结算和支付常用票据，包括汇票、本票、支票，以汇票为主。常用的支付方式有汇付、托收和信用证三种方法。付款方式通常有预付、货到付款、月结30天（60天、90天）,7.2采购表格,一、请购单,7.2采购表格,二、订单及其他辅助性单据1、订购单2、其它辅助性单据包括采购计划表、进料验收单、外协加工成本核算表、物料采购记录表、交期控制表、来料检验月报表,7.3 采购监管与控制,一、采购监管的内容目的：实现“5R”
10、采购目标。即：适时、适质、适量、适价、适地1、采购人员的控制避免和消除在采购活动中存在的假公济私、行贿受贿、贪污腐败、损害企业利益的行为。,7.3 采购监管与控制,一、采购监管的内容2、采购流程的控制（1）采购计划的制定 （2）采购文件的准备（3）采购文件的基本内容和要求；（4）采购文件的审批（5）向合格的供应商提交采购文件（6）采购合同的审批（7）采购合同的签订 （8）向供应商提供采购文件（9）向供应商反馈采购物资的质量状况（10）在供应商处验证采购产品 （11）采购文件的保管,7.3 采购监管与控制,一、采购监管的内容3、采购资金的控制制定合理的采购预算，为采购资金的控制提供明确的标准。建
11、立一套严格的规章制度规定资金领取、审批的范围。4、采购信息的收集和使用5、采购绩效的考核,7.3 采购监管与控制,二、采购监控的方法1、建立、健全完善的采购规章制度采购规章制度应包括以下内容： 采购控制程序 （各部门及相关人员的职责；采购程序要点；采购流程图以及采购的相关文件、相关表格等） 采购规范 采购管理办法 （对企业采购流程的每一个步骤的详细说明）,7.3 采购监管与控制,二、采购监控的方法1、建立、健全完善的采购规章制度采购规章制度应包括以下内容： 采购作业规定 采购作业指导 外协加工管理办法 物料与采购管理系统 进料验收管理办法 采购争端解决的办法,7.3 采购监管与控制,二、采购监
12、控的方法2、实施采购标准化作业（1）制定标准化的采购作业流程，制定采购作业手册 （2）明确采购人员的权限范围， （3）建立请示汇报制度（4）建立资金使用制度（5）建立运输进货控制制度，降低进货风险（明确进货风险和责任，以及理赔的相应办法,7.3 采购监管与控制,二、采购监控的方法3、建立采购评价制度（1）采购人员的评价 主观考核：采用填写自我评价表的方式进行，内容主要包括实际完成情况的汇报，实际情况与计划对比的变化及原因，实际完成指标的优劣程度评价。 客观评价技术：采用分值评价法。,7.3 采购合同概述,1、采购合同的定义采购合同是一种经济合同（买卖合同），是法人之间为实现一定的经济目的，明确
13、相互的权利义务关系而签订的书面契约，也是对采购双方都具有法律约束力的一种正式协议。它具有以下法律特征： （1）它是转移标的物所有权或经营权的合同（2）采购合同的标的物是工业品生产资料（3）采购合同的主题比较广泛（4）采购合同和商品流通过程密切联系,7.3 采购合同概述,2、采购合同的种类根据其主体不同，可以分为政府采购、国有企业采购合同、非国有企业采购合同。几种特殊的采购合同： （1）分期付款的采购合同（2）凭样品采购的采购合同（3）试用的采购合同（4）招标、投标的采购合同,7.3采购合同概述,3、采购合同的内容和形式（1）采购合同开头内容 合同的名称 合同编号 采供双方的企业名称、地址 签订
14、地点 签订时间,7.3 采购合同概述,3、采购合同的内容和形式（2）采购合同正文的内容 货物的名称与规格 货物数量条款（采购数量和交货数量） 货物质量条款（技术标准及编号） 价格条款 运输方式 支付条款 交货地点 检验条款 违约责任 此外还可附加保险、仲裁条款、不可抗力条款等项目,7.3 采购合同概述,3、采购合同的内容和形式（3）采购合同结尾的内容 合同的份数及生效日期 签订人的签名 采供双方的公司公章,7.3 采购合同概述,3、采购合同的内容和形式（4）采购合同的形式 口头合同形式 书面合同形式 合同书（记载合同内容的文书）信件（当事人就合同内容相互往来的信函）数据电文（通过电子形式用以传
15、递信息的一种书面形式）确认书（当事人以书面形式对合同内容予以确认的文件，在合同成立前签订）,7.4 采购合同的履行和检查,1、采购合同的签订（1）要约希望和他人订立采购合同的意思表示，应符合下列两点规定： 内容具体确定 表示受要约人一旦承诺，要约人即受该意思表示的约束。,7.4 采购合同的履行和检查,1、采购合同的签订（2）承诺受要约人同意要约的意思表示： 内容具体确定 表示受要约人一旦承诺，要约人即受该意思表示的约束。,7.4 采购合同的履行和检查,2、采购合同的履行（1）采购合同履行的一般规则 质量要求要按国标、行标或符合合同的特定标准履行 价款或报酬按订立合同是履行的市场价格履行 履行地点在履行义务一方所在地履行 履行期限 债务人可以随时履行，债权人也可以随时要求履行 履行方式 按照有利于实现合同目的的方式履行 履行费用的负担 由履行义务的一方负担,7.4 采购合同的履行和检查,2、采购合同的履行（2）采购合同标的物的权属转移 标的物的权属种类 （所有权和处分权） 标的物的交付时间 标的物的交付地点,7.4 采购合同的履行和检查,2、采购合同的履行（3）标的物质量、数量、包装条款的履行 标的物质量条款的履行 （以合同约定为准，提供质量说明的以该说明为准） 标的物数量条款的履行 标的物包装条款的履行,
