时间管理【课件】.ppt

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1、时 间 管 理,谢 志 祥,1,一、课前一律将手机调至静音或关闭，保持教室安静，积极参与课程互动；二、授课过程中，请心态归零，遇到疑惑或者不解的问题，请举手示意；三、培训期间，如有事无法继续参加培训的，请与培训老师联系；四、为了保证授课效果，请所有培训人员遵守培训期间的上课规定；五、违反上述规定者，需要主动表演一个节目,培训相关规定,2,时间是最难得的资源。 如果时间管理不好，那别的什么也甭想做好！ 彼得德鲁克,3,时间管理是开启成功的钥匙时间运用是迈向成功的开始,4,培训目标：,通过本次培训，使培训人员了解什么是时间管理，时间管理的重要性及有效时间管理的方式，从而树立正确的时间观念，提高工作

2、效率。,5,培训大纲：,时间管理的定义和目的时间管理的目标与计划时间管理的四象限,6,培训大纲：,时间管理80/20法则时间管理的二十一个原则时间管理的陷阱时间管理总结,7,小故事,有两个人到非洲考察，迷路了，忽然一只凶猛的狮子朝他们跑过来，其中一人马上从旅行袋中拿出运动鞋穿上。另外一个人便摇摇头说：“没用，你怎么跑也跑不过狮子。”,8,一、时间管理的定义和目的,9,时间的定义,1930年，胡适先生在一次毕业典礼上，发表了一篇演讲，内容如下： 诸位毕业同学：你们现在要离开母校了，我没有什么礼物送给你们，只好送你们一句话。 这一句话是：珍惜时间，不要抛弃学问。以前的功课也许有一大部分是为了这张文

3、凭，不得已而做的。从今以后，你们可以依自己的心愿去自由研究了。趁现在年富力强的时候，努力做一种专门学问。少年是一去不复返的，等到精力衰竭的时候，要做学问也来不及了。,10,时间的定义,有人说：出去做事之后，生活问题急需解决，哪有功夫去读书？即使要做学问，既没有图书馆，有没有实验室，哪能做学问？ 我要对你们说：凡是要等到有了图书馆才读书的，有了图书馆也不肯读书；凡是要等到有了实验室方才做研究的，有了实验室也不肯做研究。你有了决心要研究一个问题，自然会节衣缩食去买书，自然会想出法子来设置仪器。,11,时间的定义,至于时间，更不成问题。达尔文一生多病，不能多做工，每天只能做1点钟的工作。你们看他的成

4、绩！每天花1点钟看10页有用的书，每年可看3600多页书；30年读11万页书。 诸位，11万页书可以使你成为一个学者了。可是每天看3种小报也得费你1点钟的功夫；四圈麻将也得费你1点半钟的光阴。看小报呢？还是打麻将呢？还是努力做一个学者呢？全靠你们自己选择！,12,时间的定义,易卜生说：你的最大责任就是把你这快材料铸造成器。 学问就是铸器的工具。抛弃了学问便是毁了你自己。 再会了，你们的母校眼睁睁地要看你们10年之后成什么器。哲学家这样说：“时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。”,13,时间的特征,（1）供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、

5、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。 （2）无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。,14,时间的特征,（3）无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。 （4）无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。,15,案例讨论,如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再

6、用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。请问：你如何用这笔钱？,16,什么是时间管理,时间管理（Time Management）就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。,17,什么是时间管理,时间管理是有效地运用时间，降低变动性。时间管理的目的：决定该做些什么；决定什么事情不应该做。时间管理最重要的功能：是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。,18,什么是时间管理,“时间管理”探索如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的

7、管理”。 （1）“时间的浪费”，是指对目标毫无贡献的时间消耗。 （2）“自管理者的管理”你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。,19,统计案例,一个活到73岁的美国人对时间是怎么花的：睡觉：21年 工作：14年 个人卫生：7年 吃饭：6年 旅行：6年 排队：6年 学习：4年 开会：3年 打电话：2年 找东西：1年 其它：3年,20,时间管理的目的,时间管理的目的达到“三效”，即效果、效率、效能。,时间管理的“三效”关系,21,时间管理的重要性,1、时间有限，而工作无限2、努力工作并且感到

8、快乐3、能主导自己的生命4、能实现自己的理想5、能兼顾自己和别人的要求6、做到忙而不盲,22,时间管理的发展历程,第一代时间管理理论,基本是备忘录型。一方面顺其自然，另一方面也会追踪时间的安排。 备忘录管理的特色就是写纸条，这种备忘录可以随身携带，忘了就把它拿出来翻一下。,23,时间管理的发展历程,第二代时间管理理论,强调的是“规划与准备”，特色是记事簿。 特点是制定时间表，记录应该做的事情，表明应该完成的期限，注明开会的日期等等。,24,时间管理的发展历程,第三代时间管理理论,主旨是“规划、制定优先顺序，操之在我”。这一代的管理强调的是价值，制定中长期的目标以期实现一种价值观。 特色就是将每

9、天活动，写在纸上或者输入计算机，详细地规划各式各样的规划表或者组织表。它主要是为了提高工作和生活效率。,25,时间管理的发展历程,第四代时间管理理论,强调了一切以自然法则为中心的罗盘理论。这种管理法则超越传统上追求更快、更好、更具有效率的观念，它不是换一个时钟，而是提供一个罗盘，因为人走的多快是一回事，方向对才是最重要的。怎么走，不是求快，而是怎么向未来的目标接近。,26,二、时间管理的目标与计划,27,时间管理之目标,拟定目标实在不是一件容易的事，原因是我们每天单是忙在日常工作上就已透不过气，还哪来时间好好想想自己的将来。但这正是问题的症结，就是因为没有目标，每天才弄得没头没脑、蓬头垢面，这

10、只是一个恶性循环罢了！,28,时间管理之目标,另外有些人没有目标，则是因为他们不敢接受改变，与其说安于现状，不如坦白一点，那便是没有勇气面对新环境可能带来的挫折与挑战，这些人最终只会是一事无成！ 事实上，随波逐流，缺乏目标的人，永远没有淋漓尽致发挥自己的潜能。因此，我们一定要做一个目标明确的人，生活才有意义。,29,目标应该具备以下五个特征：具体的（specific） 可衡量的（measurable） 可达到的（attainable） 相关的（relevant） 基于时间的（time-based）,时间管理之目标,30,1、具体的：我要成为一个伟大的人我们需要持续改善品质我要把英语学好所谓具体

11、：比如你想把英文学好，那么你就订一个目标：每天一定要背十个单词、一篇文章。,时间管理之目标,31,2、可衡量的： 任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准，你的目标愈明确，就能提供给你愈多的指引。比如你要买一栋房子,时间管理之目标,32,3、可达到的： 不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦，太轻易达到的目标又没有挑战性。,时间管理之目标,33,4、相关的： 目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性，比如一个公司的职员，整天考虑的不是怎样才能做好工作，却一心发着明星梦，又不肯努力奋斗，在一天一天消耗中丧失学习、工作的能力，不思进取，不努力提高工作业务能力，最终会被公司抛弃、会被社

12、会遗弃。,时间管理之目标,34,5、基于时间的： 任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定，比如你说：“我一定要拿到律师证书。”目标应该很明确了，只是不知是在一年内完成，还是十年后才完成？,时间管理之目标,35,目标架构,当你执行的日常事项与自己所排列的轻重等级一致时，你会体验到内心的平安。,时间管理之目标,36,美国一位著名的大学教授，曾经向数百人提出这样的问题：如果今天是你生命的最后一天，你会做什么？,时间管理之目标,37,如果您的余生只剩下三天,您会做那三件事情?,请闭目一分钟思考这个问题,时间管理之目标,38,时间管理之计划,所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，

13、通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。,39,时间管理之计划,人无远虑，必有近忧 凡事预则立，不预则废 先谋后（事）势者昌，先（事）势后谋者亡 我们没有办法改变时间的长度，但是可以增加时间的厚度和宽度-谢志祥,40,时间管理之计划,究竟该怎样做计划呢？大致的步骤如下： 1、确立目标； 2、探寻完成目标的各种途径； 3、选定最佳的完成方式； 4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项； 5、编排月/周/日的工作次序并加以执行； 6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。,41,时间管理之计划,有了计划，就必须有行动。行动是一件了不起的事，我们请大家记住： 1、切实实行你的计划

14、和创意，以便发挥它的价值，不管主意有多好，除非真正身体力行，否则永远没有收获。 2、实行时心理要平静，估计困难、做好准备、及时调整。 成功地将一个好主意付诸实践，比在家空想出一千个好主意要有从价值得多。,42,时间管理规划系统,时间管理之计划,43,一日之计在昨天下班前一周之计在于周日一月之计在于月底,良好的时间管理来自于计划,时间管理之计划（PDCA）,44,花时间在计划上才是最节省时间的作法,时间管理之计划（PDCA）,45,个人效率管理,时间管理之计划（PDCA）,46,PLAN-计划1.选择项目、2.明确现状、3.分析原因、4.计划改进,戴明循环,时间管理之计划（PDCA）,47,时间

15、管理之计划(WBS),WBS（工作任务分解）是创造出产品所必须进行的全部活动的清单，它是PERT分层计划以及预算和人员分配的基础。 WBS基本构架 ：阶段、步骤、任务、活动,48,时间管理之计划（PERT）,PERT（网络计划评审技术）是以网络图的形式制定计划，求得计划的最优方案，并据以组织和控制开发进程，达到预定目标的一种科学管理方法。（1）PERT主要反映任务的时间、资源、配合、控制等。 （2）WBS主要反映任务的层次。,49,时间管理之计划（PERT）,计划要素 步骤一：先画图 首先不必注重美观，主要弄清楚任务之间的相互关系。 步骤二：估计时间 v 工序时间=(a+4b+c)/6 （a：

16、最乐观时间；b：期待时间；c：最悲观时间） v 倒推法：一般确定结束时间，再逐步推出各部分需要时间。 v 留有余地、应付突发任务 步骤三：确定关键路径 （时间和技术）,50,好处：,1、充分利用企业的有限资源，发挥最大的效能2、预测问题，防范事端于未然3、事情推展前，做有效沟通，让其他部门了解我们需要的协助，也同时了解我们能为他们做些什么4、协助评估目标的可行性5、避免不必要的重复，减少无谓的浪费6、建立优先顺序，按部就班，不赶工，不加班,时间管理之计划,51,三、时间管理的象限矩阵图,52,时间管理的四个象限,重要,紧急,艾森豪维尔原则,53,时间管理矩阵图,重要 不重要,紧急 不紧急,危机

17、急迫的问题有限期的任务，会议， 准备事项,准备及预防工作计划关系的建立培训，授权，创新,干扰，一些电话一些会议一些紧急*事件凑热闹的活动,细琐的工作*浪费时间的闲聊不关紧要的信件看太多的电视,54,偏重第一类事务, 结果： 压力 筋疲力竭 危机处理 忙于收拾残局,55,偏重第三类事务, 结果： 短视近利 缺乏自制力，怪罪他人 危机*处理 轻视目标与计划,56,偏重第三、四类事务, 结果： 全无责任感 依赖他人或社会机构维生 危机处理 忙于收拾残局,57,着重第二类事务,结果： 有远见，有理想 平衡，纪律，自制 少有危机,58,不合理的时间配置,59,明智的时间配置,60,时 间 管 理 要 务

18、,焦点放在真正重要的事上，对不重要的事说“不”参照你的使命宣言、目标规划时间,重要的事绝不应被极不重要的事情所牵绊。 歌德人在各种领域中努力经营，百分之八十的结果是来自百分之二十的活动。20/80 法则,61,四、时间管理80/20法则,62,关键点,帕雷托原则（Pareto Principle）,80：20定律,63,80/20时间原则,在一个特定的组群或团队内,这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值.,64,80/20时间原则,65,人们不会做你希望的，只会做你检查的：“ 如果你强调什么，你就检查什么，你不检查就等于不重视。” IBM总裁 郭士纳,80/20原则与授权,66,事

19、件分类,区分掌控时间,67,二分法：区分可控和不可控时间,区分掌控时间,68,如何作好计划（六点优先工作制）,一日之计在于昨夜把第二天要做的事全部写出来，列一份清单按事情的重要顺序，分别用“1”到“6”标出六件最重要的事情 每天上班，全力以赴做好标号为“1”的事情，直到完成或被完全准备好,69,如何作好计划（六点优先工作制）,然后再全力以赴做标号为“2”的事以此类推每天都这么做只要21天就成习惯,70,高效管理者时间管理,高效管理者的时间管理并非是对时间这一资源进行管理，而是对管理者自身进行管理，通过提高管理者的时间使用效率，减少浪费，从而达到提高工作效率的目标。,71,1、掌握工作的关键 高

20、效不同层次的管理者尽管工作任务和工作责任不尽相同，但管理活动却是一致的，可简单归结为三个掌握，即掌握关键工作，掌握关键人物，掌握关键活动。,高效管理者时间管理,72,2、简化工作流程 工作流程越简化，越不容易出问题，执行部门及人员在工作过程中会越加细致，执行效果越好。 著名的时间管理理论崔西定律，指出：“任何工作的因难度与其执行步骤的数目平方成正比，所以必须要简化工作流程。,高效管理者时间管理,73,3、合理安排工作时间 应该做好每天、每周、每月以及每年的工作计划，列出每一时间单位内应该完成的工作，排出优先次序，突出重点并确认完成时间，并适当安排“不被干扰”的时间。,高效管理者时间管理,74,

21、4、合理授权 任何一位高效管理者都不可能独自完成本部门乃至整个高校的所有工作，也不可能独自对所有的事情做出科学决策，因此将一些事情指派或授权给别人，让其他人对工作进行分担，是提高时间使用效率的有效方式之一。,高效管理者时间管理,75,时间管理练习,小王是某公司的采购部经理。今天是16号，他的部下小刘所购进的8000只包装箱未印公司商标，此箱17号下午16：00钟需要用3500只包装用，重印商标需要2秒 /只，来回运输需要1小时，今天供应商已运走4000只，并同意明天上午9：00钟送到小王的公司。明天小王需要召集本部门开个采购会议，时间需要2小时左右。昨天总经理告诉小王，他约了一位重要供应商17

22、号11：00钟谈判有关原材料降价的事情，需要小王一起谈判。小王的老乡品管部杨经理跟小王约好了，明天晚上19：00钟到周明华家打麻将。今天上午人力资源部经理跟小王说，18号他去招聘，明天需要跟小王商量一下关于早几天所说的要招一位采购部经理助理的事。,76,时间管理练习,小王的女儿喜欢吃麻辣豆腐，销售部李小姐刚从四川回来，买了几大袋，叫小王明天中午过去带些回家。小王的部下林小姐打了一个电话回来，说她与常务副总在各供应商处考察不是很顺利，明日下午16：30分左右到公司。采购部每日16：30有一个日清会，清查明日上线物料是否到齐。小王有一个幸福的家庭，妻子与他均是下午17：00钟下班，妻子回家做饭，小

23、王去幼儿园接女儿回家。请各小组为小王安排好17号的工作，并派代表上台讲解。各队相互送礼。,77,78,时间效率模式评估记录表,五、时间管理的原则,79,二十一条原则,1、核心目标2、事先规划好行动3、分析的工作4、设定优先次序5、专注力6、时间期限与鼓励,80,二十一条原则,7、公式记录8、注意拖延现象9、授权10、会议控制11、干扰事件12、关键绩效,81,二十一条原则,13、分批作业VS集中作业14、整洁15、一气呵成完成一项工作16、利用零碎的时间17、电话18、准时,82,二十一条原则,19、简化作业20、学会说“不”21、平衡,83,时间管理的步骤,1、记录自己的时间，追踪流向，诊断

24、并分析时间运用的状况2、订定目标并拟订计划，使时间的应用更具效用3、切实执行计划，研究造成时间浪费的因素及因应之道改掉浪费时间的习惯，成为掌握时间的主人,84,时间观基本技巧,设定目标 计划(每日)活动 设定优先顺序 严格执行 学习让其它同事分担工作,85,六、时间管理之陷阱,86,1.什么事需要你用太久的时间?2.你浪费了什么?3.什么事让你觉得太复杂?4.你的生活有什么瓶颈?5.你在那些方面是没有效率的?6.什么使你精疲力竭?7.什么是你想整合得更好的?,电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲,浪费时间的因素,我学

25、到,浪费时间之现状,87,陷阱一: 拖延,除了第四项以外, 其它的做起来都不太愉快不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情,88,陷阱二: 事必躬亲,韩非子.八经下君,尽已之能中君,尽人之力上君,尽人之智诸葛亮凡事必躬亲, 后来过劳而死. 为何事必躬亲?因为怕部属取代不放心部属, 不信任部属要求标准过高,89,陷阱三: 有求必应,会花太多时间, 时间不够会牺牲第二项不好意思拒绝请托的原因接纳请托比拒绝请托容易担心触怒请托者想要做广受爱戴之好人不知如何拒绝他人之请托每個人都有一個好朋友, 叫 “施小惠”, 可以适当地拒绝.,90,省时之道,等待的时候做什么逆势操作追求互赖模式,91,世界上最重要的东西就是时间 爱迪生可以支配的时间就是财富本身 马克思时间是最高贵而有限的资源 彼得杜拉克,逝者如斯夫，不舍昼夜 孔子时间的无声脚步是不会因为我们有许多事情处理而稍停片刻 莎士比亚洗手的时候，日子从水盆里过去 朱自清,名人名言,92,欢迎提出宝贵意见。谢谢大家！,93,