医药研究院有限公司费用管理制度.doc

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1、医药研究院有限公司费用管理制度第一章 总则第一条 为了加强对*医药研究院有限公司（以下简称“公司”）费用开支的管理，本着节约开支、提高效益、理顺关系、明确职责的原则，根据公司的具体情况，特制定本规定。第二条 本规定适用于公司各部门。 第二章 费用预算第三条年度费用预算一、财务部根据公司的总体规划组织编制年度费用预算，各部门根据下达的指标编制部门费用预算，经总办会审批后，下发执行。二、年度费用预算是安排日常工作、编制月度费用预算的依据，是制定个人费用额度的依据，也是审核控制各部门费用的依据。第四条部门费用预算一、各职能部门和各项目所属部门将本部门费用总额控制在年度费用预算内，未经总办会批准不得突

2、破。二、各部门根据年度预算制定本部门月度费用预算，每月费用支出须控制在预算额度内，当月节约可以累计到下月使用，但总体上应遵循实际累计支出不超出总预算的原则。第三章 借款和费用报销的流程及权限第五条 办理费用借款和费用报销的流程一、 借款与报销流程 借款流程 报销流程1、经办人填写报销申请单1、经办人填写借款申请单 2、主管人员权限内审批申请2、主管人员权限内审批申请 未通过 未通过 通过 通过 3、财务管理部进行预算审核、报销申请审核3、财务管理部审核借款申请 未通过 未通过 通 通过 通过4、院长审批 4、院长审批 未通过 未通过 通过 通过5、财务管理部报销（付款或退款）5、财务管理部付款

3、未通过说明： 付款申请单一式三联。借款人填写好付款申请单经审批后拿到财务部借款，财务人员审核无误后借款人将第三联（经办人冲账联）带走保存，其他两联财务部留存做账。当借款人在取得发票报销时需持第三联到财务部核销其借款。借款人若丢失经办人冲账联，则财务部不予核销其借款。第六条 主管人员审批权限一、权限及范围 审批规定主管人员审批金额审批范围院长所有借款所有借款或费用；本人费用由财务部审核。二、审批流程图报销人部门负责人签字财务经理签批院长签批附注：一次性借款5000元以上的需要提前一天通知财务部，5万以上的大额支付需提前三天通知财务部。另外，财务部将每月通知欠款人员未还清欠款情况，根据“前帐不清，

4、后帐不借”的原则，经办人员应先还清以前借款，才能办理新的借款。无特殊情况尚未归还的，财务部不予办理借款。三、特殊事项审批规定：1、业务招待费业务招待费（非会务费项下支出）原则上应提前申请，填写业务招待费申请表。2、礼品费礼品费应提前申请，填写礼品购置申请表，经审批后方可购置礼品。3、会务费会务费应提前申请，填写会务费支付申请表，会务费无论金额大小均需经院长审批通过后方可报销。4、专家论证、咨询等劳务费对于专家论证、咨询等劳务费，均需按照本规定第四十条。第七条 院长的日常费用由财务部审核并按制定要求范围予以报帐，涉及大额费用支出须经董事长审批。第八条 各级主管人员应当在规定的权限内审慎行使审批权

5、限；越权审批无效；禁止滥用审批权限；禁止变相审批自己的费用。第四章 日常费用报销标准第九条 差旅费用，本规定中差旅费包括：国内差旅费、境外差旅费。国内出差指出差人因公离开工作所在地到中国其他地区办事；境外出差指出差人因公派遣到国外（含港澳台地区）办事，因公出国须严格按集团相关规定执行。 一、按地域将国内城市分为四级：第一级：北京、上海、广州、深圳第二级：南京、杭州、苏州、福州、大连、青岛、武汉、重庆第三级：济南、沈阳、天津、长沙、南宁、郑州、成都、乌鲁木齐、西安、昆明、哈尔滨、石家庄、太原、呼和浩特、合肥、南昌、兰州、长春、海口第四级：其他国内城市二、公司各部门人员出差，预支差旅费时应填写付款

6、申请单及差旅费计划及审批表，注明出差事由、地点、人数、期限及交通工具，报销时凭真实、合格的发票在规定的标准内据实报销。三、出差人员返回后，应在一周内办理报销手续。 四、国内出差交通工具规定项目经理（含）以上级别出差往返可乘飞机，其他人员交通工具规定如下： （一）出差地点乘坐直达、特快火车在8小时内（含8）小时可以到达的。（二）出差地点乘坐直达、特快火车在8小时以上可到达的，可乘坐飞机经济舱。（三 ）各部门负责人根据出差工作需要及机票的折扣情况审核选定出差员工所需乘坐的航班；出差时间可以提前确定的，尽量提早订票以便购到较好的折扣票；出差人员及负责人尽量高效办理业务，缩短出差时间。五、国内出差住宿

7、费规定（一）院长：实报实销。（二）副院长：第一级城市不超过450元，第二级城市不超过400元，第三级城市不超过350元，第四级城市不超过300元。（三）总监：第一级城市不超过400元，第二级城市不超过350元，第三级城市不超过300元，第四级城市不超过250元。（四）部门经理：第一级城市不超过350元，第二级城市不超过300元，第三级城市不超过250元，第四级城市不超过200元。（五）项目经理：第一级城市不超过300元，第二级城市不超过250元，第三级城市不超过200元，第四级城市不超过150元。（六）其他员工住宿标准：第一级城市不超过280元，第二级城市不超过230元，第三级城市不超过180

8、元，第四级城市不超过150元。（七）住宿天次按照“离开出差地日期-到达出差地日期”计算，即在出差地的天数算头不算尾。如：某员工乘8月31日晚间的火车于9月1日上午10点到达某地，9月4日晚乘20点的火车离开该地次日抵达，则住宿天次为3天（4日-1日）。（八）住宿费报销时，须同时提供加盖公章的酒店住宿费用清单，否则不予报销。（九）两人以上同时、同地出差，原则上同性应入住同一房间，两人合计住宿费用按照单人住宿费用标准（以低标准者为参照）上浮不超过30。六、 国内出差伙食补贴（一）院长：给予第一级城市70元/人/天，其他城市60元/人/天的伙食补助。 （二）副院长：给予第一级城市65元/人/天，其他

9、城市55元/人/天的伙食补助。（三）总监：给予第一级城市60元/人/天，其他城市50元/人/天的出差伙食补助。（四）部门经理：给予第一级城市55元/人/天，其他城市45元/人/天的出差伙食补助。（五）项目经理：给予第一级城市50元/人/天，其他城市40元/人/天的出差伙食补助。（六）其他员工：给予第一级城市45元/人/天，其他城市35元/人/天的出差伙食补助。（七）出差期间若发生了招待费，可以按要求手续据实报销招待费用，同时伙食补贴不予发放。招待费发票各个项目必须填全（公司全称、金额、日期、背面注明招待客户明细及经办人签字）; （八）伙食补助天次按照出差自然天次计算，如上例：某员工8月31日离

10、开办公地，9月5日返回抵达办公地，则补助天数为6天。（九）因公参加学习、会议、培训等，伙食由组织者统一安排并承担的，不再享受伙食费补助。七、 国内出差市内交通费规定出差市内交通费标准，指在出差城市内因工作需要所发生交通费用的标准。（一） 院长、副院长：可以据实报销交通费用（含出租车票）。（二） 总监：第一级城市平均每天不得超过70元，其他城市平均每天不得超过60元。（三）部门经理：第一级城市平均每天不得超过65元，其他城市平均每天不得超过55元。（四）项目经理：第一级城市平均每天不得超过55元，其他城市平均每天不得超过45元。（五）其他员工：第一级城市平均每天不得超过45元，其他城市平均每天不

11、得超过35元。（六）出差市内交通费的计算天次同伙食补助的计算天次。（七）出差市内交通费实行限额内凭有效单据据实报销，背后必须注明起始地点及时间和办事理由并经办人签字；鉴于所办事务的紧急及重要性，交通费用超过了标准，出差人员可以书面报告部门负责人并经院长签字后可予以报销。八、国外出差差旅费报销要求 （一）出国人员要选择经济合理的路线。所选航线有中国民航的应按规定乘民航班机，并尽可能购买往返机票。（二）国外出差的住宿费、伙食费和邮电交通费标准按照各国家和地区费用开支标准表（见附表1）执行。（三）公司员工出差国外，必须在出国前按照规定的开支标准认真编制费用计划，按规定审批后准予借款；费用报销时由出差

12、小组负责人或个人提供住宿、交通、伙食相应支出项目的付款凭据，在标准内报销；无法提供付款凭据的任何支出，不予报销。第十条 无线通讯费用，按下列标准报销：一、无线通讯费：（一）无线通讯费指公司员工使用无线通讯工具而发生的费用，仅报销月租费、占频费、各种通话费、IP长途费、短消息等基本通讯费用，违约金、移动梦网等特殊服务费用不予报销。（二）员工购买通讯工具的费用由员工个人承担。（三）无线通讯费报销的有效单据不能是定额发票单、预存话费单，只能是实际话费单。（四）无线通讯费的报销标准范围如下：职位/岗位月度报销标准限额内实报实销（单位：元）超额报销比例院长 实报实销 副院长800 80%总监40070%

13、部门经理35050%项目经理30040%研发及技术支持人员25020%专员、助理2000%司机、出纳、前台1500%二、通讯费应在当月报销，无特殊原因逾期报销，或因特殊原因超过3个月（含3个月的），财务部不予受理。第十一条 交际应酬费用，按下列标准报销：一、招待用餐一般情况下每人每餐不超过50元，重点招待每人每餐不超过100元，特殊客户每人每餐不超过200元,客户级别由主管副院长、院长确定。招待费发票须签署日期，并注明就餐人数和事由、金额等，注重节约和效益。 二、礼品费礼品费一般情况下由经办人根据具体情况提出礼品单价预算，客户级别由主管副院长、院长确定。三、业务招待费和礼品等交际应酬费用实行部

14、门负责人负责制。当月招待费超支可以用下月招待费预算额度弥补，但季度的招待费支出总额应以季度招待费预算额度为限。部门活动及部门间联谊所用餐费用不予报销。各部门要严格控制交际费支出，严禁以公司名义报销个人消费的行为。其它交际应酬支出按照增收节支的原则合理安排。第十二条 市内交通费的报销：在工作时间内外出办公需先到公司行政部申请公司车辆，如无车可派则申请人可乘公共交通外出，报销时需详细填写市内交通费发票清单（附件4），并经部门负责人审批，联同相关证明与车票一起到财务部报销，否则财务部不予受理。加班打车准予报销20：30以后公司至家出租车票，并经部门经理批准后方可报销。第五章 日常费用报销规定第十三条

15、 时间的规定一、日常费用每月的报销起止日期定于：每月20日开始，24日结束（遇节假日顺延）。差旅费或临时费用的报销或借款可随时办理。二、每月29日至次月的4日为财务部结账日，无特殊情况不予报销。三、当月费用应在当月报销。四、每月交通车票报销的日期范围应为上月20日本月20日，手机费用报销应为上月的实际费用，在此日期范围之外的票据不予报销。五、工作日加班只有下班晚于20：00方可报销自公司返回住所的出租车费。周六、周日、节假日加班的往返车费均可以报销。加班的员工可以报销10元标准的误餐费。六、出差费用应在出差返回后一周内报销；移动电话费应在付款发生月后的次月报销。其它费用应在发生月的月底前报销；

16、月底发生的，应在下月底前报销。第十四条 报销手续的规定一、除支付工资和劳务费外，费用报销必须具备合法的原始发票。报销人应对其报销使用的发票负责，若使用虚假发票，除应退回虚假发票金额外，还应承担相应产生的税款及税务处罚损失，如未退还则从报销人下月工资中扣除；另外，每年4月1日以后，原则上不能再以上年发票作为报销的凭据。二、出差返回后还款或进行差旅费报销时需填写差旅费报销单，不需填写费用报销单。三、办理装修费、会议费、广告费以及其他大笔款项的支出须提供相关的证明文件：广告费和装修费需提供合同原件；会议费需提供会议通知；培训费和活动费须提供开支计划审批表；办公用品及修理备件需提供采购清单等。四、办公

17、用品的采购归公司行政部负责。一般情况下各部门不允许自行购买办公用品；特殊情况下购置办公用品需经行政部审批并办理相关的出、入库手续后，才能报销。报销办公用品时除具备原始合法发票外还应提供采购清单。礼品的采购原则上由行政部负责。各部门提出需求，填列礼品购置申请单（附件2），经审批后，由行政部采购后领用，并计入领用部门的费用。五、交通费报销，无论票据张数多少都需填写市内交通费发票清单，要写清时间、起止地点及事由并经部门负责人签批。六、报销的交际费(含北京的招待费和礼品费及外地出差发生的招待费和礼品费)，由报销人在发票后面写明时间、事由及人数。七、报销的费用发票抬头请使用“方正医药研究院有限公司”名称

18、。八、费用报销时：手机费、交通费、交际费可共同使用一份报销单，其他费用报销一律单独填写报销单据。九、对于报销费用超过本人月度标准的原则上不予报销。特殊情况需报销的一定要在报销单上写明原因，并经部门经理、主管副院长、院长签字同意后才能报销。十、报销单据必须用胶水粘贴，不准用订书钉订票据。十一、报销票据时，要用费用粘贴单进行粘贴，并依次排开，以便于财务人员核对装订。第六章 其他费用的规定第十五条 会议费指公司举办、参加的各种会议的支出，包括各种行业会费、参加各种外部会议缴纳的会务费，以及举办会议的场租费、会议统一用餐费、会议举办活动费等。申请会议费需填写会议费审批表（附件5）办理借款，公司内部的会

19、议费由会议的主办方承担，参会方因参加会议发生的交通及住宿费计入其本部门的费用中。第十六条 认证费是指公司为取得外部机构的证明、证件等而支付的费用，如标书制作费、ISO9001认证费、工商年检费、更换营业执照费用、更换税务登记证费用、申请商标注册、专利注册等；验资费计入“认证费”。第十七条 咨询费指公司因拓展业务、开发市场、获取信息或知识等原因接收外部单位服务而支付的费用，这些外部单位包括顾问公司、会计师事务所、税务咨询事务所、法律事务所、管理咨询事务所等中介机构。第十八条 邮递费是指公司邮递各种文件资料、发送EMS以及其他非货物运输费用。邮递费用由各部门预算、部门负责人控制、行政部执行，支出时

20、须向财务部提供相关业务合同及由各部门负责人签字认可的收发清单。第十九条 书报费是指公司订阅购买各种书刊、报纸、杂志的费用。书报费由各部门预算、部门负责人控制。经办人报销时需填写图书资料报销明细表（附件6）经部门负责人审批、行政部备案、财务部审批，方可报销。第二十条 工资指按照公司工资制度的规定，支付给公司有正式编制员工（包括试用期员工）的劳动报酬。按照发放总额代扣代缴个人所得税。第二十一条 社会保障金指公司按规定计提交纳的住房公积金、养老保险金、工伤保险金、失业保险金、医疗保险金（社会统筹）、生育保险以及当地政府强制规定需交纳的其他保险金。第二十二条 福利费一、福利费包括公司为员工缴纳的非政府

21、强制性质的商业保险、职工福利以及行政福利。二、职工福利支出包括以下内容：职工及家属的丧葬费、员工结婚礼品费、员工生日礼品费、员工生育礼品费、外地员工探亲路费（指符合国家、公司规定的年度探亲补助）、体检费等。三、行政福利支出包括午餐补贴、班车租赁费、春游、年终员工大会、运动会以及各种运动俱乐部活动费、文化娱乐活动费等。四、探亲路费是员工在当年发生的探望父母或配偶的路费，按照人力资源有关规定经人力资源负责人审核后，按财务审批流程报销。 第二十三条 培训费一、培训费指本公司员工接受进修、培训或公司对代理商、客户培训等由培训组织者统一支付的费用。包括公司因举办培训而发生的场租、用餐等费用和公司员工接受

22、外部培训缴纳的培训费等。因接受培训发生的差旅费计入差旅费，发生的招待费计入业务招待费。二、公司各种培训由行政部统一管理，协调有关部门，统一规划、设计、审核、组织、评估。各部门需要在每月20日之前提出培训申请，报行政部，经审核通过后，方可进入费用支付流程，具体审批流程见行政部有关培训的管理规定。第二十四条 招聘费是指行政部用于招聘所发生的非人工费用，如招聘广告费、参加人才招聘活动的费用、支付猎头公司的费用等。第二十五条 办公费一、办公费指公司办公所需日常用品的费用，包括办公用笔、纸等文具，以及复印费、复印纸费、硒鼓费、打印纸费、软盘费（光盘费）、业务书籍费、报刊杂志费、印刷办公用资料而发生的印刷

23、费用，公司搬运费、购买纯净水、一次性纸杯等发生的费用；公司员工档案印刷及保管费计入办公费。二、公司办公用品统一由行政部负责购买、保管并以记帐方式发放。公司行政部购买办公用品报销时费用全部计为行政部费用，每月末按照各部门实际领用情况，调整计入各部门费用。第二十六条 车辆使用费指本公司交通运输工具（汽车）发生的各种费用，主要包括公司公务用车养路费 、过桥费、高速路费、停车场费、汽油费，汽车维修费（即对汽车装饰、保养、修理以及加装辅助配件等发生的费用）；但不包括保险费（计入财产保险费）和车船使用税（计入各项税费）。第二十七条 日常维修费一、日常维修费指对非车辆类的固定资产、办公家具、低值易耗品、计算

24、机软件进行维护、保养、修理、装饰、改良等发生的费用，主要包括：办公设备维修费，包括不对原固定资产的主要特征发生改变的改装、维护、修理等项费用（如计算机扩内存、配鼠标、手机配电池、复印机维修、空调维修等）和对办公家具修理所发生的费用等。二、日常维修费由公司行政部负责监督控制，各部门办公设备维修要在申请月度费用预算时详细注明维修项目、预算金额等。第二十八条 财产保险费指公司对所有权或使用权属公司所有的财产进行保险而支付给保险公司的费用，主要包括汽车保险费、房产险以及存货保险等，保险公司返还的无赔款优待，应冲减财产保险费。汽车保险费由公司行政部负责办理。第二十九条 折旧费指公司拥有的各类办公设备和运

25、输设备按照公司折旧政策计提的折旧费用。固定资产的增加、减少按公司有关规定执行。第三十条 水电费指公司日常工作发生的用水费、用电费、空调费、暖气费等。 第三十一条 租赁费一、租赁费是指公司因经营需要而向其他单位租用房屋、设备、仪器等支出的费用。二、租赁费主要包括：租赁房屋的房租、公司行政部租用汽车等机器设备的租金，房屋租赁费按照租赁期分期摊销或预提。费用支出时须向财务部提供租赁合同。第三十二条 物业管理费是指公司依据与物业公司签订的相关合同，为保证公司办公场所正常使用支付给物业公司的费用。第三十三条 文化宣传费一、文化宣传费是为建立建设企业文化而发生的支出。文化宣传费由公共关系部统一规划、管理。

26、二、公司刊登招聘广告、在人才招聘会上招聘人员发生的费用不计入宣传费，直接计入招聘费。第三十四条 审计评估费是指公司为中报、年报或其他事项而外聘审计机构进行审计而发生的审计费用和公司对相关项目或资产进行评估而外聘评估机构所发生的评估费用。第三十五条 诉讼费是公司因诉讼而支付法院的费用。第三十六条 股东大会会费指股东大会及其成员为执行职权而发生的各项费用，包括成员津贴、差旅费、会议费等。第三十七条 无形资产摊销指分期摊销的无形资产价值。包括专利权、商标权、著作权、土地使用权、非专利技术和商誉等的摊销。技术转让费指因使用专利技术等无形资产而发生的费用，也计入无形资产摊销。第三十八条 其他资产摊销一、

27、其他资产摊销指对先行归集为长期待摊费用的资产的摊销，包括开办费、软件购置费、装修费、固定资产大修理支出、租入固定资产改良支出及其他长期待摊费用的摊销。二、装修费是指公司因生产、经营、管理的需要而修缮房屋、对生产、经营、管理场所进行内外装修等支出的费用，包括公司因装修而产生的布线等工程费用，因增加办公座位而新添置的办公家俱的费用。装修费先行在长期待摊费用归集，然后按照使用年限或合同年限孰低摊销，最长不超过5年。装修费在10万元以下的（不含10万元），自装修结束投入使用月开始，在一年内摊销完毕。开办费是公司在筹建期间发生的费用，该费用先行在长期待摊费用归集，在开始经营的当月一次计入开始经营当月的损

28、益。第三十九条 税费指计入费用项下的各种税金，如车船使用税、印花税、房产税、城镇土地使用税等，统一由财务部根据税务需要编制预算并使用。第四十条 劳务费指支付给为公司业务开展提供短期咨询、顾问服务等劳务的专家、顾问及其他专业咨询人士的劳务报酬。部门经办人填写专家顾问聘请审批单（附件3）办理劳务费申请手续。公司聘请专家顾问的审批流程：院长审批主管副院长审核部门负责人审核经办人填写审批单、提交相关文件 外请专家时如需公司支付住宿费的，原则上不超过四星级（含四星）酒店标准，特殊情况需事先申请，经院长审批方可办理。劳务费原则上由专家到出纳处直接领取并签收，或由出纳将款项直接支付至专家个人账户。第七章 附

29、则第四十一条 解释权本规定由公司院办会授权财务管理部负责解释。第四十二条 生效本规定自颁布之日起生效，原财【2008】003文停止执行。 医药研究院有限公司 二0一0年二月十一日附件：1 各国家和地区费用开支标准表2 礼品购置申请单3 专家顾问聘请审批单4 市内交通费发票清单5 会议费审批表6 招待费申请及报销表7 图书资料报销明细表主题词：费用 管理 规定 主 报：院长抄 送：公司各部门 医药研究院有限公司 2010年02月11日印发附件1 各国家和地区费用开支标准表各国家和地区费用开支标准表序号国家和地区币别每人每天每人每天每人每天住宿费标准伙食费标准邮电交通费标准一亚洲1朝鲜美元2韩国美

30、元3日本日元4马尔代夫美元5新加坡美元6香港、澳门港元7台湾美元二非 洲8突尼斯美元9尼日利亚美元10索马里美元11埃及美元12南非美元三欧洲13罗马尼亚美元14南斯拉夫美元15俄罗斯联邦美元16乌克兰美元17白俄罗斯美元18波兰.美元19德国欧元20荷兰欧元21意大利欧元22比利时欧元23奥地利欧元24希腊欧元25法国欧元26西班牙欧元27卢森堡欧元28爱尔兰欧元29葡萄牙欧元30芬兰欧元31捷克美元32斯洛伐克美元33匈牙利美元34瑞典美元35丹麦美元36挪威美元37瑞士美元38英国英镑四美洲39美国美元40加拿大美元41墨西哥美元42巴西美元43阿根廷美元44乌拉圭美元45智利美元46古巴美元五大洋州及太平洋岛屿47澳大利亚美元48新西兰美元附件2 礼品购置申请单医药研究院有限公司礼品购置申请单申请部门申请时间承办人申请理由：申请购置礼品 内容名称数量金额部门负责人及业务主管领导意见财务经理意见院长意见附件3：专家顾问聘请审批单医药研究院有限公司专家顾问聘请审批单 编号：用人部门经办人时间申请内容（包括聘请目的、劳务方案、劳务费用及支付方式等）部门负责人及业务主管领导意见财务经理意见主管副院长意见院长意见