控股投资有限公司科技档案归档管理规定.doc

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1、1 目 的 为加强公司档案标准化管理，保证档案归档的及时性、完整性，以更好地服务于公司生产和经营管理需要，特制定本规定。2 范 围 本规定适用于 控股投资有限公司（以下简称控股公司）及各系列公司（以下简称系列公司）科技档案的归档、立卷、整理工作。3 定 义科技档案：是指本公司在生产运营、科学研究、项目开发及实施等活动中形成的应归档的图纸、表格、文字、声像等文件材料。公司科技档案范围包括：a) 与公司生产运营有关的技术及过程管理文件，包括：林业生产、电厂生产运营过程等； b) 与项目建设有关的技术及过程管理文件，包括：公司投资及市场开发的各类工程项目；c）技术引进和技术研发活动中形成的、具有保存

2、价值的科技文件；d）上述文件的纸版及电子版（包括可编辑和不可编辑）文件。4 职 责4.1 科技档案管理员a) 负责依据国家及行业科技档案相关法规、标准，结合公司业务实际情况制定、完善科技档案归档标准及质量要求。b) 负责对归档工作进行指导和监督，督促各部门按规定及时办理归档手续。c) 负责控股及各系列公司科技档案的接收、立卷、编目、排架、库房管理及提供利用等全过程管理。d) 负责配合、指导、督促各项目部组织竣工技术文件的验收移交。e) 负责对异地公司/各电厂档案管理的培训、指导及监督检查。f）负责根据公司业务调整和工作实际不断完善科技文件归档分类标准，使之更加符合工作实际，提高工作效率。4.2

3、 控股公司各中心/部门、各系列公司相关部门、项目部a) 负责按本规定要求完成本部门（项目）业务所涉及档案资料的收集和归档。b) 部门（项目）负责人是本部门（项目）档案资料归档完整性、及时性的第一责任人。c) 各部门（项目）应指定一名专、兼职档案管理员负责科技文件资料的搜集和归档，并对其归档文件材料的完整性、准确性、系统性负责。5 程 序5.1 科技档案分类5.1.1 公司档案一级类目参照电力工业企业档案分类规则设置，共分10大类，其中：0至5大类，为综合档案，6至9大类为科技档案。科技档案一级类目包括：6 生产运营 （含林业生产、CDM、电厂生产运行等）7 技术研发项目8 建设项目9 设备5.

4、1.2 结合控股及各系列公司的经营模式及业务范围，信息中心档案管理部对6至9大类在各专业进行进一步细划，形成各专业档案分类标准，包括：实体分类原则、分类方法、类目标识和类目设置、归档份数、归档时间、保管期限、责任部门等，作为公司科技档案资料收集、组卷、归档的依据。5.1.3 “6 生产运营”类是对控股及各系列公司生产运营过程中重要文件资料制定的归档分类标准。5.1.4 “7技术研发项目”类是对控股及各系列公司的技术引进、技术研发等科技项目的文件资料制定的归档标准。各公司技术研发部门对归档的及时性负责，研发小组负责人对归档资料的完整性负责。5.1.5 “8建设项目”类是对控股及各系列公司投资及市

5、场开发的全部项目的重要文件资料制定的归档标准。市场开发项目由信息中心档案管理部归档保管。投资建设项目中项目实施过程的设计、设备、施工、调试、监理产生的重要文件资料，信息中心档案管理部及电厂资料室各留存1套。5.1.6 “9设备”类是对独立项目的项目建设过程中的设备资料制定的归档标准，电厂检修过程的设备资料由电厂资料室组织归档、保管。5.2 科技档案形成与收集5.2.1 科技文件资料是在基建、生产、科研活动中形成的真实历史记录，科技档案管理员及档案形成部门应严格控制档案形成的全过程，保证科技文件资料的质量。5.2.2 各部门在各项职能活动中形成的科技文件资料（图纸、图表、计算材料、文字材料、声像

6、材料等），均由各部门负责人指定专职或兼职资料员按时间、专业进行组卷，按归档时间要求向信息中心档案管理部移交。5.3 科技档案整理5.3.1 归档要求：a）各部门资料管理人员应按本规定附表各专业档案分类标准，在科技文件资料运行过程中依据本规定的分类方法进行保管利用，以便于归档工作的及时进行，同时保证科技文件的完整性。b）文件归档前应进行整理、组卷，整理应本着“简化整理、深入检索”的原则，采用立卷和立件相结合方式科学整理归档文件，立卷应遵循文件的自然形成规律，确保文件的有机联系；立件应按照“一事一件、专事专件”的原则，确保文件的迅速检索。c）归档的文件资料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文

7、件材料。文件材料归档后不得随意更改。d）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。e）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。f）归档的文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，有利于长期保存：禁用新闻纸书写和印制科技文件；禁用圆珠笔、铅笔、复写纸、红或纯蓝墨水书写或签署；字迹工整、线条、图形清晰，禁用草书体。g） 归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。h） 两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任

8、务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。i） 签署要求：各级责任人必须按规定签署齐全。5.3.2 卷内文件排列基本顺序a) 生产、科研及管理性材料按问题、时间或重要程序排列；b) 工程项目按依据性材料、基建性材料、工程设计（含初设、技术设计、施工设计）材料、工程施工、工程竣工验收材料排列；c) 设备按依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等排列。随机图样也可单独组卷。5.3.3 案卷的编目a）立卷后，每个案卷内应附有卷内目录（KDKG/PG101-03）、卷内备考表（KDKG/PG101-04）和案卷脊背（ ），封面不要求填写。标准格式附后。b）卷内目录、卷内备考表应采

9、用A4幅面（长宽为297mm210mm）70g以上白色书写纸制作。案卷脊背用A4纸打印后粘贴。c) 档案编号执行档号编制管理规定（或者附表规定 ）。5.3.4 页号的编写卷（件）内文件必须使用HB铅笔或打码机在有书写内容的页面编号，页号从“1”开始。单面书写的文件页号在右上角；双面书写文件的页号，正面在右下角，背面在左下角；折叠的图纸一律在右下角。卷内目录、备考表不编写页号。5.3.5 案卷装订装订应统一在左侧，用棉线或可拆卸式不锈钢钉，同时保证整齐、牢固，装订时要剔除金属物，然后装入档案盒。5.3.6 案卷装具采用国家档案管理部门规定的卷盒、卷夹等形式。卷盒的外表尺寸为310mm220mm，

10、厚度为20、30、40、50mm。卷夹的外表尺寸为310mm220mm，厚度一般为20-40mm。文件资料一般使用硬式档案盒，蓝图一般使用档案袋，卷盒、卷夹应采用无酸产品。5.4 科技档案归档流程5.4.1 总体要求a) 各业务部门/项目部负责人指定本部门/项目部专职或兼职资料员。b) 部门/项目部专、兼职资料员负责过程档案的日常收集、整理，参照附表“科技档案归档分类标准”所列归档内容要求建立部门级资料清单，以保证归档资料及时、完整。c) 部门/项目部专、兼职资料员按照附表“科技档案归档分类标准”要求及时归档，填写“归档文件材料移交清单”（KDKG/PG101-01），经部门负责人审核后，将归

11、档资料、“归档文件移交清单”（电子版、纸质版各1份），移交信息中心档案管理部。d) 信息中心档案管理员与移交人员共同清点移交资料，并对归档资料的完整性和案卷纸质量进行检查，完成归档验收工作。e) 信息中心档案管理员进行案卷整理、排架，编制“档案检索目录”，“档案检索目录”表式附后。5.4.2 电厂生产运行文件资料归档a) 电厂生产运行过程的档案资料由各电厂资料室按规定要求进行归档和保管。b) 电厂各部门兼职资料员对本部门产生的科技文件资料进行收集、整理，按月组卷、装订，填写“归档文件材料移交清单”（KDKG/PG101-01），经部门负责人审核后，于次年第一季度末前移交电厂资料室。c) 电厂资

12、料室资料员进行案卷整理、排架，编制“档案检索目录”，“档案检索目录”表式附后。d) 电厂资料室资料员每年12月10日前将“档案检索目录”报送信息中心档案管理部，档案管理部对电厂资料室档案管理情况进行抽查，每年对电厂资料室档案管理情况抽查率不低于30%。e) 电厂档案归档分类标准，执行“附表1电厂生产运营档案分类标准”。5.4.3 林业生产运营文件资料归档a) 系列公司林业生产运营管理部门统一负责各异地林业生产运营过程资料的日常收集和整理，按区域/项目公司建立部门资料台帐。b) 每年第一季度末前对上年度生产运营过程管理资料进行整理、组卷，填写“归档文件材料移交清单”（KDKG/PG101-01）

13、，经部门负责人审核后，移交信息中心档案管理部。c) 林业生产运营档案归档分类标准，执行“附表2林业生产及建设档案分类标准”。5.4.4 技术研发项目文件资料归档a) 技术研发项目档案按课题项目组卷，研发项目课题负责人负责本项目资料的日常收集、整理，建立研发过程资料台帐，对归档资料的完整性负责。b) 技术研发部门负责人对归档的及时性负责，研发项目终止或结题后，应督促课题负责人及时办理资料归档移交，并审核“归档文件材料移交清单”（KDKG/PG101-01）。 c) 跨年度的技术研发项目需于每年12月10日前提交“本项目已产生的资料清单”，信息中心档案管理部对研发过程资料的管理情况进行检查。d)

14、技术研发项目归档资料必须明确密级。e) 技术研发项目档案归档分类标准，执行“附件3技术研发项目档案分类标准”。5.4.5 投资建设项目文件资料归档a) 公司投资建设项目档案分阶段由相关责任部门、责任人负责归档。b) 项目前期申报过程文件（包括核准项目阶段性终止项目），由开发经理负责文件资料的日常收集、整理，项目申报工作结束或项目终止后2周内，开发经理负责资料归档，填写“归档文件材料移交清单”（KDKG/PG101-01），项目开发与建设管理部负责人审核后，移交信息中心档案管理部。c) 项目实施过程中产生的设计、施工、调试、监理、设备相关文件资料，电厂/公司项目部除按规定向地方及行业主管部门归档

15、外，必须同时向公司及电厂归档各1套，分别由电厂资料室、信息中心档案室各保管，以方便电厂运行、检修过程中信息查询、应用。具体要求执行生物质电厂建设项目竣工技术文件整理移交实施细则（KDKG/PK-106）。d）关于征、租地、规划许可等方面重要的政府批文于项目结束后，随竣工资料一并移交信息中心档案室归档保管。e) 电厂投资项目档案归档标准，分别执行“附件4火电工程项目档案分类标准”、“附件5风电工程项目档案分类标准。”5.4.6 市场开发项目文件资料归档a) 控股及系列公司市场部门（含国际市场开发项目）负责市场开发资料的收集和归档，投标工作结束后（含中标或中途终止）1周内，由部门资料管理人员进行资

16、料整理，填写“归档文件材料移交清单”（KDKG/PG101-01），投标经理审核，移交信息中心档案管理部。b）市场开发获得的电厂总承包项目执行“火电项目竣工资料分类标准”，按总承包项目的合同范围删减归档类目，但相应的类目号不变。项目经理对归档的及时性负责，各专业经理对归档资料的完整性负责。c) 市场开发的脱硫、除尘等环保项目执行“环保项目竣工资料分类标准”，公司投资或承接的电厂总承包项目中的脱硫、除尘项目归档标准，执行“火电项目竣工资料分类标准”。5.4.7 招投标、合同文件资料归档a) 招投标文件按工程项目、招投标项目组卷归档，部门资料员负责招投标文件的收集、整理，招投标工作结束后2周内完成

17、组卷，并填写“归档文件材料移交清单”（KDKG/PG101-01），经部门负责人审核后移交信息中心档案管理部。招投文件资料归档内容及归档顺序执行“附表四8032条款”规定。中标厂家及未中标厂家资料均需归档1份。b) 合同文件由总经理工作部机要室在用印后当月归档，并附“合同评审及审批表”。5.4.8 设计文件资料归档a) 外委设计项目，设计过程联络资料、设计成品，由项目设计经理负责整理，随竣工资料归档。b) 自主设计项目，设计成品出版前填写“设计成品出版审批单”（KDKG/PG101-02），设计经理审核后到档案室加盖出图章。 c) 设计成品在交付与印制时，先由绘图员扫描底图后将含签名的（PDF

18、文件）电子版、底图、监图各归档案室1份。d) 设计变更单应视同为底图归档。5.4.9 电子文件、声像资料归档各业务过程产生的电子文件、声像资料均应本制度规定的归档时间及时归档，归档的具体求执行电子文件、声像档案管理规定（KDKG/PK-103）。5.5 科技档案归档流程图 序号主要工作流程工作内容责任部门参与部门工作输出1文件资料收集各中心/部门/系列公司文件的收集和积累各部门专兼职资料员完整的科技文件资料2初步整理、组卷对归档文件材料验收、清点、整理、组卷、排架、编目各部门专兼职资料员科技档案管理员督促、指导完整的科技文件资料3归档移交填写移交清单，部门负责人审核各部门专兼职资料员科技档案管

19、理员督促、指导资料移交清单4档案验收帐物验收、归档资料完整性验收、归档资料质量符合性验收科技档案管理员归档移交人员科技档案5档案整理、排架案卷调整、脊背、档号调整，上架科技档案管理员科技档案6编制检索目录编制检索目录，部长审核科技档案管理员档案检索目录7监督检查对异地公司档案管理部进行清册审核及现场检查科技档案管理员检查记录整改通知单6 相关文件6.1 档案管理程序6.2 档案编号管理规定6.3 电子文件、声像档案管理规定6.4 投资建设项目竣工资料实施细则7 记 录7.1 归档文件移交清单7.2 设计成品出版审批单7.3 卷内目录7.4 备考表附表1 林业生产建设项目档案分类标准附表2 火电

20、生产运营档案分类标准附表3 技术研发档案分类标准附表4 火电工程项目档案分类标准附表5 风电工程项目档案分类标准附表6 环保工程项目档案分类标准归档文件材料移交清单项目/资料名称表格编号KDKG/PG101-01-项目/资料编号记录编号立卷人立卷部门清单页数共 页，第 页审核人审核人意见接收人接收部门接收日期序号档号文件材料名称份数日期备注设计成品出版审批单项目名称表格编号KDKG/PG101-02-项目编号记录编号出版填票人出版部门清单页数共 页，第 页出图章使用审核人审核人意见签字齐全DWG电子版接收人移交日期序号图号卷册名称底图张数文字页数备注卷 内 目 录 项目名称： 表格编号KDKG

21、/PG101-03-序号责任者档 号题 名份数页数备注123456789101112131415卷 内 备 考 表互见号 表格编号KDKG/PG101-04- 说明：本卷共 件， 页，文字材料 页，图纸 张。其他： 立卷人：年 月 日检查人：年 月 日附表1 林业生产及建设档案分类标准分类号科目名称卷内文件内容归档份数保管期限归档时间归档部门/责任人电子正本副本图纸重要一般6林业生产60资源、林政管理600森林资源统计分析、资源调查报告1永久次年3月末之前业务部门负责人601林地林权管理6011合作框架协议书合同协议签订后1周内归档6012林地转让服务协议6013林业用地转让合同（包括转让地界

22、址及位置图、转让地权属证明文件、交地确认表、村民集体决议（在甲方为集体经济组织时）授权委托书、乡镇人民政府同意转让的证明文件、现有林木处理协议6014林地流转费专项资金及支付管理协议6015林权证6016林地林权争议602木材采运证11永久603木材经营证1永久609其它1永久61规划设计610基础调研资料、图表11永久规划设计工作结束后1个月内业务部门负责人611总体规划、专项规划11永久612项目建议书、可行性研究报告及批复111永久613种苗生产基地设计文件111永久614造林设计文件111永久615林地测绘、图集1永久62营林620种子6200招标、合同、协议6201原材料、物资管理采

23、购计划1短期招投标文件、合同文件于工作结束后1周内归档；其它次年3月末之前业务部门负责人原材料验收记录1短期原材料保管发放记录1短期6202生产准备产品调研报告1长期生产规划、方案1长期产品试制总结报告1长期原材料规格、质量1长期产品质量指标、标准1长期产品分析、评定方法1长期其它1长期6203定型生产生产计划短期工艺卡片、工艺流程、产品配方1 短期操作规程1 短期产品质量分析1 短期产品报表1 短期生产事故分析1 短期技术革新材料1 短期装置、设备检修材料1 短期生产会议纪要1 短期6204产品质量管理质量检验、评定报告1长期6209其它1长期短期621苗木6210招标、合同、协议同 620

24、06211原材料物资管理同 62016212生产准备同620216213定型生产同620316214产品质量同620416219其它1622造林6220招标、合同、协议同62001同620同6206221原材料物资管理同62016222生产准备同620216223定型生产同620316224产品质量同620416229其它1623抚育 6230招标、合同、协议同62006231原材料物资管理同62011同620同6206232生产准备同620216233定型生产同620316234产品质量同620416239其它1624采伐运输6240招标、合同、协议11 短期同620同6206241相关过程

25、文件记录1 短期6249其它1 短期625防护6250招标、合同、协议1短期同620同6206251过程控制文件1短期6259其它1短期7科研工作同科技档案归档分类标准8林业基本建设80综合800工程前期文件8000基础调研资料投资开发前期调研报告11长期前期工作结束后2周内投资开发部、资产信息部负责人8001支持性文件及批复1永久8002专项报告11永久8003设计任务书、计划任务书及报批文件11永久801设计基础材料8010工程地质11永久设计工作结束后1个月内技术部门负责人8011水文地质111永久8012测绘11永久8013气象11永久8014地震11永久8015其他11802设计文件

26、8020总体设计总体规划设计文件121永久设计工作结束后1个月内技术部门负责人8021初步设计121永久8022技术设计121永久8023施工图设计121长期803工程管理性文件8030征、租地文件1111永久8031合同协议111永久合同签订后2周内经营计划部负责人8032招标、投标文件招标申请、招标文件、补充修改及答疑（如造林标的测算表及总结报告、造林、苗圃议标报告）11长期招投标工作结束后1周招投标经理/采购经理投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件11永久开标议程、开标大会签到表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、商务评审表、技术评审表、评标记录、评标报告1长

27、期中标通知书1长期8033工程管理文件1短期项目竣工后3个月内项目经理8034专项申请批复文件环保、劳动安全、消防、卫生、人防、规划等文件1永久水、暖、电、煤气、通信等配套协议书1长期原料、材料、燃料供应等来源协议文件1长期8035工程费用、物资管理月度、季度、年度计划及执行、年度投资统计1长期交付使用的固定资产、无形资产清册1长期备品、备件、专用工具的交接清单1长期进场物质批次汇总表1长期主设备及主要辅助设备台账1长期从设备开箱至移交生产各阶段所有设备的消缺、修补与更换记录、设备消缺的统计1长期8036与林场、设计、施工、监理、质监等单位来往文件含商检索赔、涉外文件（按单位分别组卷）1长期8

28、037工程会议文件材料工程协调会纪要、专题会议纪要1长期8038质量监督、工程监理1质量监督1长期2工程监理文件监理规划1长期监理实施细则1长期监理月报1长期监理会议纪要1长期工程进度、质量、造价、安全等监理控制文件1长期分包资质管理1长期监理日志1长期监理工作总结（专题总结、月度总结、工程竣工总结、质量评定意见报告等）。1长期8039工程统计报表1长期804林业生产、生活建设施工文件8040生产设施建筑工程工程概况1永久单位工程开工报告、竣工验收签证11长期施工组织设计、技术方案、施工技术及安全措施、单位工程总结1长期技术交底、图纸会审纪要、各类会议纪要1长期原材料、建筑材料试验报告，质量鉴

29、定、复试报告等1长期施工日记、大事记1长期施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量复核记录；土、岩试验报告，基础处1长期理，基础工程施工图、桩基工程记录，地基验槽记录1长期隐蔽工程验收记录1长期分项、分部、单位工程质量检查评定1长期交工验收记录证明1长期项目竣工后3个月项目经理各种联系单（设计修改通知单一览表、工程联系单一览表）1长期缺陷及事故处理记录8041林业生产设备安装工程概况长期项目竣工后3个月项目经理单位工程开工报告、单位工程竣工报告；安装项目划分表11长期施工组织设计、技术方案、施工技术及安全措施、单位工程总结11长期技术交底、图纸会审纪要、各类会议纪要11长期原材料、建筑

30、材料试验报告，质量鉴定、复试报告等11长期施工日记、工程大事记11长期隐蔽工程检查验收记录11长期分部、分项、分段、检验批工程质量检验评定11长期施工技术记录和签证11长期各类联系单（设计修改通知单填一览表；工程1长期联系单填一览表）1长期缺陷处理（重大质量事故及处理记录；设备缺陷记录和签证）1长期8042生活设施建设工程1长期8049其它辅助工程1长期805其他1长期806竣工文件8060竣工验收报告1永久项目竣工后3个月项目经理8061专项验收文件环境保护、劳动卫生、消防、人防、规划、档案验收审批文件1永久8062竣工验收会议文件1长期8063竣工图11永久8069其他1永久长期9设备2永

31、久长期附表2 火电生产运营档案分类标准分类号科目名称卷内文件内容归档份数保管期限归档时间归档部门/责任人电子正本副本图纸重要一般60综合600企业技术标准运行、检修规程，技术标准、规则、导则、条例等1永久按月装订，次年3月前归档各部门负责人601运行系统图1永久602值长运行调度记录1永久603运行技术文件材料设备运行时数统计、措施，专题总结、分析1永久604全厂性试验经济调度试验等1永久605水文水温、潮位记录1永久606环保监测1永久61燃料610运行日志（典型日）1短期62锅炉620运行日志（典型日）1短期621运行监督记录1短期63汽机630运行日志（典型日）1短期631运行监督记录1

32、短期64电气640运行日志（典型日）1短期641运行监督记录1短期65热工1短期66化学660运行日志（典型日）1短期67水工671水工监督记录沉陷、标高、荷重、防汛、抗震1短期68土建681建筑物监督记录沉陷、标高、荷重、抗震1短期附表3 技术研发项目档案分类标准分类号科目名称卷内文件内容归档份数保管期限归档时间归档部门/责任人电子正本副本图纸重要一般7综合70研究准备阶段701基础资料调研报告、可行性研究报告、课题论证、文献资料1永久合同/协议即时归档，其它项目结题或终止1个月内研发部门/项目负责人702立项资料立项申请报告、科研基金费用报告1永久703合同、协议研发任务书、科研合同、协议

33、、重要来往文函11永久704计划课题研究计划、计划调整、课题撤消文件1永久705方案实验、试验方案、设计方案、调查考察方案1永久71研究试验阶段711研发计划书、研发/试验大纲11永久项目结题或终止1个月内研发部门/项目负责人712研发原始记录研发、实验、试验、测试的重要原始记录及报告11永久713考察记录及报告11永久714计算软件及文件11永久715工艺文件、设计文件、理论分析文件11永久716小试、中试报告11永久72总结鉴定验收阶段721课题总结阶段及最终完成总结1永久项目结题或终止1个月内研发部门/项目负责人722研究成果、论文、专著1永久723研发项目成果验收、鉴定、评审文件1永久73成果奖励及申报阶段731科技成果申报及奖励科技成果申报表及附件1永久申报工作结束后1周内申报部门查新文件1永久科