财务培训手册之财务基础设置.docx

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1、Microsoft Axapta培训手册Microsoft Axapta版本: 3.0财务培训教材目录财务基础设置财务基础设置3公司信息3维5交易文本7会计科目表81. 会计科目表的运作9账目的一般设置92. 账目验证10验证范围10设置验证的标准11标准11描述11标准领域11设置一个序列12使用列表13描述已知的成本分配13参考143. 交易和交易来源14期间15日记账16日记账的概要17日记账中重要的字段19输入分类账交易20日记账的功能21定期日记账22财务基础设置下列部分是运用财务系列前必须设置的一览表。所有标题都是指主菜单上基础下的菜单活页夹或项目。公司信息公司信息下的公司表格包含

2、与公司财务程序有关的领域。在这个表格中输入主要公司货币的信息，如果有需要输入次要的公司货币信息（在欧洲用欧元和当地货币登记）。在表格上也可显示税款和银行账目。 维维可用于识别分类账目交易并对其进行分类处理。在基础标识下的维表中设置维。如把维和入账联系起来,就可以对一个单一的账目进行多种形式不同的分析, 例如某个部门或活动所产生的收入。指定的标准相互独立，可以任意组合。为了能运用Axapta，必须设置编号顺序。可以在单个模块中的设置中的参数下设置，也可在主菜单中的基础 设置 编号顺序中设置。可以为每组数序设立一个控制级别，这样，用户就可以人为地改变一些数序。未用的数序标记为已中止，然后为新财务年

3、度的凭证号创立一个新的或使用一个现有的数序。交易文本 所有自动输入分类账中的交易文本在基础标识下的菜单活页夹交易文本中都有详细说明。自动入账是指流程中其它模块交易产生的分类账入账。例如，在销售订单开发票后，就产生了分类账交易，并且文字说明为“销售发票%2”（%2代表发票号）。使用财务系列前，有必要输入上述信息。可以按照上述方式输入，也可按照总述标识下开始 第一步中描述的方法输入。然而，总述例外，必须按要求分开设置。会计科目表会计目录表是Navision Axapta 应用的核心。所有从其它模块的过账信息和交易在此结束。会计目录表包含所有公司的账目和用于财务报告的预先确定的报告设计。 1. 会计

4、科目表的运作位于总账标识下的分类账模块中的会计目录支持公司内部账目的顺序。定义账目时，建议在账目数序中保留一些空缺，以便将来加入新账目。账目的一般设置分类帐帐户: 这一部分是强制性的，可以包含文字数字元值，因此也可用创立更详细的会计目录。例如1.收入(Type Page header)11.服务性收入(Type Header)111 收入的可过账账目(Type Revenue)帐户类型: 这一部分说明账目类别. 只有如下的各种账目才可用于实际交易。 损益 收入 成本 余额 资产 负债所有的账目类别都可用来详细说明报告的格式。总类 账目的特殊性在于它可以作为总计账目。如要选用总类 账目时，必须先

5、点击设置 菜单键，然后从菜单中选择总计。在新窗口中指定哪些账号应在总计 账号中相加。所有的账号都可用作总计账号。计算时，Navision Axapta只使用过账账号。如果回复账号的总计标志，负收入不会显示。锁定: 如果账号已被标记为锁定的，只有自动交易才能被过账。锁定功能用于接收债务账目，例如债务人和债权人的。此功能便于对账号的调整。提示：想停止使用账号时，点选账号总述设置中的已结算复选框。 2. 账目验证在分类账目中输入交易时，通过在不同功能中设置验证可以降低犯错的风险。而且，管理人员或其它负责人可以对用户或用户群定义不同的账号权限。验证的设置要使它要么适用于一个单一的入账类型，要么可以在多

6、个预定的入账类型中选择。 验证范围在会计目录表中的设置标识下设置验证标准。下列功能中含有验证标准： 货币 用户 过账 维验证标准显示单个账号的有效性，从而减少账号中错误的输入。设置验证的标准首先找到包含验证标准的账号，而且只能在交易账号中指定验证。在创立新账号时也可指定验证。在指定账号中选定验证范围。验证标准确定后，任何时候交易过账它就会起作用。这意味着如果用户输入错误或程序不对，错误信息会立刻显示出来。有四种不同验证标准可供使用： 可选的 待填写 表 列表如选择列表，必须同时定义这一部分中许可的特定选项。要做到这点，先点击确认列表菜单键，然后选择可应用的菜单项目。只能在已经设置为列表的部分选

7、择。 标准描述标准领域可选的 默认值，指无论这部分是否填写都是可选的。可在这部分设置一个建议待填写此部分必须填写。可在设置 标识下设置一个建议，但是是可选的。可在这部分设置一个建议表此部分的验证值不能被日记账覆盖。必须设置标准列表可把这个账号中可能出现的验证值列出来。此序列将支配标准部分的建议 设置一个序列如果已经选择了列表作为验证标准，必须定义一系列可供选择的选项。 1. 例如：已经将列表设定为验证用户，现在就需要定义一系列适用于验证部分的用户。点击确认列表菜单键，选定菜单项用户 。如其它验证部分都不含序列值，那么用户将是唯一的可选项。在新的窗口，可以在公司登记的所有用户中选择合适的用户。序

8、列中的用户将是唯一被允许验证账号交易的用户。 使用列表如已经设置了确认列表，当用户验证的分类日记账不符合列表的有效条件时，将显示错误信息。错误必须在分类日记账中更正。在分类日记账中，不仅符合验证标准的选择，而且所有的选择都有显示。 描述已知的成本分配如果事先已知成本是怎样分配的，例如办公室的空间50%由销售部使用，另外50%由管理部门使用，相关值就能事先作为成本分配输入。 账号上过账的数目将已合适的标准过账。为了设置成本分配，点击会计目录上的设置键并详细说明分配标准。 可以输入不同的账号将数量分发给另一个账号。参考可以在系统中理解账号的使用。如果不清楚为什么在自动交易中使用账目，流览账号的参考

9、。首先，去分类账/设置/账目参考设置想看的参考。设置并更新每个相关图表的参考。设置完参考后就能在会计目录中的查询键下找到。 3. 交易和交易来源点击交易事项键可看到每个账目上已经过账的交易。分类账交易的普通查看和凭证交易的由来都可以被展示。 点击凭证上的起点键能看到交易的由来。查看凭单显示分类账交易，所有相关模块和已过账的价值。 这可以帮助鉴定用于交易的凭证或存货。与销售发票有关，可以展示相关客户和项目的信息。如果接收只有凭证或发票号码的支付，可通过凭证由来查找相关客户。Navision Axapta是一个完整的系统，能通过点击客户表上的查询键，选择发票，在买方上找到相同的信息。 也可以进入库

10、存管理模块看相关的过账。 期间当建立了分类账的财政年度，Navision Axapta 会在该期间工作。创立财政年度之后，在输入交易到分类账前须定义期间。 在定义财政年度时，Navision Axapta 自动把它分为几个期间（通常是月份，但是还可分为像日数之类的短期间），并添加两个用户化的周期：终止期和开始期。终止期是用来输入年终结算具体交易。开始期包含由年终结算转来的期初交易。 所有周期都有下列情况之一： 打开:周期是打开的，交易能过账。 被停止:周期没有开放，如果试图将交易过账进入这个周期，警告信息就会出现。这个周期能转回正常。 已关闭:周期为除了年终结算外的交易而终止。设定为已关闭的周

11、期是不能在打开的。 因此只有当年终结算程序完成，结果已核准之后才能终止周期。提示:改变已有的周期时，期间余额须重新计算，点击期间表上的重计期间余额键。 定义会计年度时，须按以后使用方式排列。例如，以 2000年7月1日开始为会计年度在Damgaard Axapta 中操作，输入旧年的余额到系统中，须创立两个会计年度：一个是2000年7月1日之前，另一个是从2000年7月1日开始。 日记账在Navision Axapta中，所有的手动过账都是通过日记账输入的。日记账是一种工作表，所有输入的资料不是马上过账，而是在完整的日记账被过账之前能够被修改。很有可能建立日记账是为了控制各种不同的数据输入。在

12、应用了核准系统的情况下，只有被核准的日记账才能过账。可以选择是否保存旧的日记账。 在过账交易到分类账之前，用Navision Axapta中的日记账来回顾和核实。记得在从外在分类账输入资料到Navision Axapta时也要这样做，因为这是一个确定所有有效领域都有价值，交易的限制已经结束的良机。日记账的概要打开Navision Axapta中的日记账时，下列屏幕出现：根据已经定义的日记账名称或格式创立新的日记账。如果还没有定义日记账名称，在总账标识中的设置菜单项目中的日记账名称中定义。 已经定义的日记账格式被用来控制每天的入账。在定义的日记账名称中，还有以下内容： 日记账种类 (例如发票登记

13、) 日记账中将使用的账号 允许操作日记账的人员 核准系统，指在过账工作表进分类账前其它人核准。可以在此定义默认值，这些也可用作入账的建议值或强制值。如果想在过账之后保留日记账，使日记名称设置中 过账后删除行 功能无效。为了稍后看日记账，选择日记账表格中显示目录上的已过账。如果选择 全部, 两者都会打开。通常情况下，只有打开的日记账被显示，概述当前的行为。 如果没有被指定的话，几个使用者可同时进入一个日记账。这种功能在进行检查资料时非常有用，但应在日常工作中避免，因为这样会导致混乱。 为了避免这种情况，详细说明日记账的核准体系或在创立新的日记账后终止日记账。进入 已中止 标签页，检查系统。日记账

14、现在已经被锁定。 日记账中重要的字段一些字段被用来控制日记账。例如，检查是否每个凭证的借方和贷方的余额是否为0、 总借贷和总信贷。账目类型字段包含输入交易种类的信息并控制下面抵销帐户字段的值。如果想输入分类账交易，选择分类账；如果想输入债权人或债务人交易（发票，支付或贷项通知单），选择债权人或债务人。根据所选值，将显示会计目录，债权人或债务人表。从表格中选择一个账目。相同程序使用于抵销账目字段。输入分类账交易 可以有不同方法输入交易。在本例中，账号和抵销账目出现在一行，因此被称为“同一行”。另一种输入相同交易的方法如下所示：两种账号在不同行展现，整个数量在一个账户的借方记入，在另一个账户的贷方

15、记入。在下例中，1000美元的借方总量以两个500美元在两个账户的贷方记入。不管在输入交易时使用多少行（一行，两行，三行或更多），记住余额总是0。 日记账的功能资料一输入日记账，就可看到账目的余额。这在处理银行账户时很有用，因为从银行来的账目报表余额可与在日记账过账后，分类账里银行账户的余额相协调。 需要设置余额控制账户。唯一能充当余额控制账户的是含流动资金的分类账户。 余额控制账户的目的是为了方便处理交易时账目余额的管理。进入会计科目表的分类账账户， 设置选择主菜单余额控制账户设置余额控制账户。在分类账日记账中，选择余额控制来检查过账前余额控制账户上的余额，账目上日记账的流动，过账后的余额和

16、来自其它日记账的账目的流动。 在日记账过账前可以得到显示已输入交易的余额控制账户的报表。可用日记账的打印功能打印此信息。点击日记账表格中的打印菜单键选择余额。收支报表能在银行账目报表上结余与银行账目算出的新结余不一致时，帮助更容易辨别不正确交易。如果为日记账建立了核准系统，过账键直到相关人员已核准了日记账才生效。相关人员可以拒绝入账，日记账也可以不过账。在Navision Axapta中，还可以在交易过账到分类账前，通过点击销售税键显示税收计算。如果在日记账过账前点击 确认，日记账将被检查是否有错误。如果日记账不能被验证，错误讯息将显示。如果日记账没问题，OK讯息将显示。可以通过过账键过账输入

17、行，这个键包含两个选择：过账和过账及转移。如果不经确认选择过账，日记账将包含不正确的入账，错误讯息将显示，日记账将不能过账。在修改错误之后，再选择 过账，入账将会被确认，如果没有错误整个日记账将被过账。如果选择过账及转移，已发现的错误将被转入有同样错误的下个日记账中，所有正确行都被过账。 定期日记账一些日记账交易会有周期性的出现，例如办公室租金或每月的成本等。可在标准的分类日记账中输入一次这些交易，然后作为定期日记账保存，如下所示：要打开定期日记账，只需进入分类日记账，点击期间日记账键。可以选择恢复日记账或者如果刚创立一个新的定期日记账可选择保存日记账。所有的交易将在预期的日期转入日常日记账：定义定期日记账也能在分类账中的期间下进行。 定期日记账最后一次被使用时可以移入每日分类账而不必复印。第 23 页 共 23 页