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1、电子科技大学成都学院论文题目 O A办公管理系统在地产企业中的应用 学生姓名 学 号 专业 系(分院） 指导教师 指导单位 2011年6月制摘 要摘 要在二十一世纪社会和经济高速发展的今天，各政府事业单位或企业或组织由于规模的扩大和竞争激烈，在这种办公的复杂性增加和办公要求提高的环境下，传统的手工办公方法效率低下，更浪费大量的人力物力资源，已经无法满足需求，都在寻求一种高效率规范化网络化的办公方式，于是OA广泛的被应用于办公。OA办公管理系统将计算机网络和办公结合起来，有效地提高了办公效率。本论文通过研究OA的概念、发展、特点，以及在成都某地产企业中办公应用状况。OA在该地产公司通过信息发布、
2、电子化文件和知识管理、工作流自动化、对公司资产的管理、信息交流、决策支持方面、人力资源管理、财务办公过程、项目审批等功能模块支持企业办公的现状，为企业在激烈的竞争中提供有力的管理后台。同时通过在该地产公司的应用，探讨了OA的不足之处和发展趋势，为OA的推广做了一个范例。关键词：OA办公管理系统；效率；地产企业；功能模块；办公IABSTRACTIn the 21st century society and rapid economic development today, each government institutions or enterprise or organization due
3、 to the expansion of the scale of and competition is intense, in this office complexity increases and office calls for increased environment, the traditional manual office method inefficient, the more waste a lot of manpower resource, it is impossible to satisfy all the needs, are looking for an eff
4、icient standardized networked office way, hence OA is widely applied in office. OA management system will combine computer network and office, effectively improve the office efficiency. This paper studies the concepts, development, OA characteristic, as well as a really estate enterprises in Chengdu
5、 office application status. In the real estate company OA through information release, electronic documents and knowledge management, workflow automation, the companys assets management, information exchange, decision support, human resource management, financial office process etc function module s
6、upport, the present situation of enterprise work for enterprise in the fierce competition in the management provide a powerful backstage. But at the same time, through the application in the real estate company, discusses the OA deficiency and development trend in the promotion of OA is made an exam
7、ple.Keywords: OA management system; Efficiency; Real estate enterprise; Function module; office.目录目 录第1章 引言1第2章 OA办公管理系统的现状22.1 OA办公管理系统的简介22.2 OA 办公管理系统的选择标准22.3 OA办公管理系统的发展和趋势5第3章 成都某某房地产开发有限公司使用OA背景与现状93.1该房地产公司的使用OA背景93.2该房地产公司办公管理现状9第4章 OA办公管理系统在该地产公司的应用研究104.1 OA 在成都某某房地产有限责任公司的应用概况104.2 OA在信息
8、发布方面的应用研究104.3 OA电子化文件和知识管理方面的应用研究124.4 OA在工作流自动化方面的应用研究134.5 OA对公司资产的管理应用研究154.6 OA在信息交流方面的应用研究204.7 OA在决策支持方面的应用研究214.8 OA在人力资源管理方面的应用研究224.9 OA对财务办公过程的管理应用研究264.10 新项目申请审批28第5章 OA办公管理系统在该房地产开发有限公司的应用总结与展望305.1办公无网络限制”305.2采用最新版OA技术315.3增强OA办公管理系统的承受能力315.4我们展望该公司的OA向更人性化的方向发展315.5安全性更高31参考文献32致谢3
9、3外文资料原文35译文38III第1章 引言第1章 引言 在二十一世纪社会经济和科技高速发展的今天，各政府事业单位或企业或组织规模扩张，交流加深，办公节奏加快，管理变得困难，在这种办公的复杂性增加和办公要求提高的环境下，传统的手工办公方法效率低下，人力和物力资源浪费严重，已经无法满足需求，都在寻求一种快速高效规范化的现代办公方式，于是OA办公管理系统被广泛的应用于办公。发达国家早在20世纪70年代就开始了对OA的研究和应用，我国是在1985年才开始引入1。由于OA的开发理念不同和技术的更新，OA也经历了多个不同的发展阶段，向着简单到复杂、个体到协同、固定到移动等的方向发展。随着应用的加深，我们
10、对OA也有了更深的了解，市场上不同版本的OA层出不穷，生产OA办公管理系统的企业竞争也越来越激烈。OA（Office Automation）是将计算机网络和办公结合起来的一种办公管理系统，能够有效地提高办公效率。本论文通过研究OA的概念、发展历程、发展趋势、特点以及在成都某地产企业中办公应用状况，例如通过信息发布、电子化文件和知识管理、工作流自动化、对公司资产的管理、信息交流、决策支持方面、人力资源管理、财务办公过程、新项目申请审批等功能模块支持企业办公，为企业提供自动化办公的管理后台，为企业在激烈的竞争中获得发展提供了动力，同时也分析了该地产公司OA的不足之处，以便改进。要跟上时代科技进步的
11、步伐，运用高新技术武装企业，企业才能获得更好的发展。OA办公管理系统的运用，使人们不再像过去那样采用效率低下的手工方式办公，促使办公向着更加简洁、更高效、更快速、更标准化、更科学的方向发展，实现了企业间工作人员的快速信息交流、资源共享，无纸化办公降低办公物料消耗，同时为管理者提供了全局性的决策支持，极大地提高了办公效率，为企业的生存发展具有重要意义，对于其他性质的机关组织提高办公效率同样意义重大。1第2章 OA办公管理系统的现状第2章 OA办公管理系统的现状2.1 OA办公管理系统的简介OA办公管理系统，即Office Automation的缩写，是一种利用计算机和网络来帮助各企事业单位内部日
12、常办公的办公型软硬件系统，提供了一种新型的办公方式，能够帮助系统用户处理各方面的公务，促进人员交流更加快捷和方便，极大地提高企事业单位办公效率，节省人工耗费。OA办公管理系统通过信息发布、电子化文件和知识管理、工作流自动化、对公司资产的管理、信息交流、决策支持方面、人力资源管理、财务办公过程、项目审批等功能模块帮助工作人员实施办公，也可以根据具体企事业单位的特点和需求具体设定特殊的功能模块或二次维护升级，具有可扩展性的特点；OA办公管理系统的实施和维护是由OA办公管理系统管理员负责，并且管理员还拥有对系统用户设置使用权限范围的权力，使各用户的在自己的权限范围内各司其职；其系统适用性广泛，包括基
13、层执行、中层管理、上层决策的全部人员都可以通过它来办公。采用OA办公是政府企事业单位和公司进入现代化办公的重要标志，比传统的手工工作方式有着极大优越性，对于提高劳动率和经济效率多方面有着非常重要的作用。2.2 OA 办公管理系统的选择标准信息时代的今天，为了提高办公效率，降低物资、时间和人力成本，增强竞争力，越来越多的企事业单位选择了实施OA办公管理系统，也激励了OA的开发。现在市面上存在多种品牌的OA办公管理系统，其功能模块存在许多差异，质量也良莠不齐。所以，选择一个好的OA办公管理系统对企事业单位就显得非常重要。以下将介绍几种选择OA的标准：2.2.1系统界面简洁易用，突出显示重要信息办公
14、追求的是效率最高，办公人员希望能够在第一时间学会和使用所需的功能模块并开展工作。一个杂乱的OA界面让人花费更多时间在寻找功能模块上，可能导致看不清或选择错误，也不容易学会；相反，简洁而干净的系统界面能让人最快速地找到目标，方便使用；对于新手而言，也有助于他们尽快的学会操作2。在日常工作中，人们常常会由于信息太多而眼花缭乱，好的OA办公管理系统能将重要的信息突出显示，与一般信息区别开来。比如说，在一家中型房地产开发企业，其内部办公重要的信息是对工作流的管理，即：工程项目管理信息、财务管理信息、人力资源管理信息、产权证办理信息等等重要部分，应该将其功能模块放在醒目位置；其他方面，如：办公用品管理、
15、公司规章制度、通告、周例会通知等等一般信息，设置在界面角落不显眼的位置。2.2.2系统安全性强OA办公管理系统内储存和处理着大量企业信息，这些信息对企业项目的顺利实施、内部组织的稳定甚至企业存亡会产生很大影响，不可丢失或被窃取。在本论文系统的安全性包括了两方面：一是对于系统内部用户，二是对于企业整体和外部而言3。对于系统用户，一个好的OA能够：或者在技术上加强各种资源的授权访问机制，在组织中区别对待不同职位和部门的系统用户（角色权限限制），或者对某资源加密（密码验证方式），对以此规范用户在系统中的操作。每人在登录OA办公管理系统时，要先填写用户名和密码，才可在登陆以后根据自身职位部门、职位获得
16、使用OA相应的角色权限，防止滥用和误用系统，避免上层信息向基层泄露，或者是不同部门之间的保密信息泄露等不安全状况。就企业整体和外部方面来说，对于好的OA办公管理系统安全性要求更严格。由于信息化建设的不断发展，企业和其他企事业单位合作或者与客户商讨服务时，越来越频繁的使用网络，在方便交流信息的同时，也带来了潜在的威胁。目前OA通常采用在线自动检测IP地址锁定、硬件加密锁、等方法保护OA办公管理系统安全，维持其稳定。2.2.3 系统管理员可以灵活设置权限通常各企事业单位设置有很多的部门、不同的工作人员，人员之间的流动性强（离职、入职、调派等），这些要求OA办公管理系统能够灵活的设置权限，维持管理层
17、次有序正确的运用，确保OA对每一项流程、每一个角色权限的控制。2.2.4 OA 办公管理系统的统一性好OA办公管理系统在企事业单位内部实施统一的部署，集中化管理办法，实现统一登录，统一流程，统一界面，统一格式，统一权限，统一的数据库基础数据。此外，为了给系统的扩展延伸提供基础，OA办公管理系统各项接口、技术标准还要与国际标准统一4。2.2.5 OA办公系统应该具有好的扩展性企业在成长扩张时，会产生更多的工作流而对OA办公管理系统提出更高的要求，好的OA本身采用开放性的系统结构，采用常用的编程语言，如：SQL数据库、JAVA等，支持OA二次开发或与门户网站、第三方系统实现整合。2.2.6 OA办
18、公管理系统的响应速度并发状况良好好的OA办公管理系统能快速处理办公，在第一时间响应用户，提高工作效率；支持多层级（通常是6级以上）的组织结构；能在1000人以上并发处理状况下，系统稳定良好的运行。2.2.7 适合企业自身的规模、行业“只选对的，不选贵的”、“适合自己脚的鞋子才是最好的”我们买东西的时候常常听到别人说的这两句中肯建议，同样也适用于企业选择OA。不同规模、不同行业的企业管理具有不同的特点，对OA的需求各不相同，尤其是企事业单位的规模对OA办公管理系统的选择影响最大。就规模而言，大型企业管理结构复杂，人数众多，事务处理复杂，因此对OA办公管理系统的稳定性、系统安全、灵活性和群集式管理
19、要求更高。对于中小企业，员工相对较少，电脑台数少，对OA 的功能模块要求趋向于大众化，各OA生产厂商生产的办公管理系统一般都能满足中小企业的需求。2.3 OA办公管理系统的发展和趋势图2.1 OA发展阶段2.3.1第一阶段 个体办公自动化（20世纪70年代中期20世纪70年代末）20世纪七十年代，全球尤其是发达国家经济繁荣发展，需要办公的业务量急剧增多，带来企业效率低下。为改变这种状况，以综合性技术开发的OA兴起。这一阶段的OA主要是通过运用计算机单机版办公软件如：excel,和通讯软件：email等代替传统的手工方式处理个人日常性工作，特点是个人办公自动化和日常办公自动化，它提高了个体工作效
20、率，但是在组织内部缺乏交流和沟通。2.3.2第二阶段 文档型OA（20世纪80年代20世纪90年代末）此时，OA也被称为“无纸化办公”，文件不再必须被打印、复印出来，节约了大量纸制资源。这一阶段的工作重点是文档管理，也加入了如资产、人事等的管理。由于局域网出现和关系数据库及其他辅助功能的应用，文档和信息能够实现共享，如：日程安排表、BBS、文档管理、公司记事、办公用品管理等等。工作流也初具形态。这一阶段的OA办公管理系统各功能模块相对独立，对企事业单位的办公效率提高成绩不明显。中国政府和一部分企业开始逐步认识和使用OA，揭开了OA在中国发展使用的序幕。2.3.3第三阶段 工作流程型OA（21世
21、纪初期）进入二十一世纪后，世界经济和技术的快速发展，个体化办公方式让OA用户无法实现数据共享，个体性的使用已不满足需求，于是对OA提出了更高的要求OA，此时向着流程型发展。流程型OA在文档型OA的基础上，以网络为中心，进一步完善了人力库存管理、文档管理、制度管理、财务管理、流程审批等等工作流程方面的管理；同时各种信息开始集成，数据集中展现，协同理念得到应用，初步解决了信息孤岛的问题，数据统一性增强，显著提高了办公效率，降低了内部损耗。OA存在的问题是可扩展性较差，OA开发商恶性竞争和系统知识产权存在隐患。如图：2.2新流程图图2.2新流程图2.3.4第四阶段 知识管理型OA（2005年2010
22、年）在知识经济时代，随着OA应用的深入，加上互联网技术的发展，OA已发展成为以“知识管理”为中心思想，运用“协同”办公方法、实施“门户”技术的办公管理系统。它的特点有：数据的集成性更好；工作流程得到优化；是将准确的知识传播到准确的用户手中，知识得到共享；与其他应用系统能够更好的融合；完全利用网络技术；以对知识的管理为基础等等。这一阶段的OA办公管理系统极大地提高了企业办公效率。2.3.5第五阶段 未来的OA（2011年）移动型OA：经济的发展使得异地办公越来越频繁，未来将采用更先进互联网技术和移动通信技术，如3G移动网络技术，实现手机移动办公，彻底打破地域限制5。智能型OA：能帮助办公人员分析
23、基础的商业信息，提高其工作绩效；对不同层级的用户，尤其是中高层管理者需要有一个综合型系统平台，帮助分析复杂的数据和信息，为预测和决策提供支持。协同型OA：随着市场的分工和企业间日益频繁的经济等形式的交流，仅仅局限于企业内部的传统办公管理系统已无法满足需求，于是OA开始向协同方向，即满足跨组织、跨系统办公的方向发展。同时，协同OA能整合组织内部其他系统：管理信息系统、财务系统、企业资源计划系统等等，简化、统一工作流。标准型OA：上一段提到OA的协同化，意义之一就是促进不同企事业单位合作办公，就要求OA能够适用于绝大多数企业，尽可能消除差异，做出通用接口、使用特点、功能模块一致的系统，向标准型发展
24、。门户型OA：人们要求未来的OA能更人性化，向着门户型发展，不仅是被动地让用户使用所包含的信息和数据，而且是通过对组织内部各种资源汇聚整合和集中展示，让用户一站式使用，由于OA所包含的功能将越来越多，如何让OA更加人性化易于使用，也是一个重要的发展趋势6。7电子科技大学成都学院本科毕业设计论文第3章 成都某某房地产开发有限公司使用OA背景与现状3.1该房地产公司的使用OA背景成都某某房地产开发有限公司是一家中型私营地产开发企业，在成都和其他地方有多个项目。由于房地产行业的特点：资金流动性大，人员多，项目信息多而繁杂等因素，致使办公流程复杂，信息传递慢，资源大量浪费，效率低下，无法适应房地产行业
25、的快速发展。因此公司需要一个有效地平台对组织进行管理，节约资源消耗，提高办公效率。3.2该房地产公司办公管理现状目前该企业使用致远OA办公管理系统对公司内部办公进行管理。OA系统设置了信息发布、电子化文件和知识管理、工作流自动化、对公司资产的管理、信息交流、决策支持方面、人力资源管理、财务办公过程等功能模块，通过系统管理员的授权，为每一位用户进行角色权限限制。如图3.1 OA办公管理系统的基本结构和图3.2 OA登陆界面，人员需密码和账号才能成功登陆7。图3.1 AO办公管理系统的基本结构图3.2 OA登陆界面现在，员工每天上班的后的第一件事就是登陆OA，查看是否有公司发的新邮件、新通告等，随
26、即开始展开日常工作，极大地提高了办公效率。但是该公司OA办公管理系统只能承受160名用户在同一时刻登陆在线办公，承受能力较差；并且只能限制在公司内部电脑上登陆，地域限制较强，安全性有待加强8。9第4章 OA办公管理系统在该地产公司的应用研究第4章 OA办公管理系统在该地产公司的应用研究4.1 OA 在成都某某房地产有限责任公司的应用概况在该房地产企业中通过信息发布、电子化文件和知识管理、工作流自动化、信息交流、决策支持管理、公司资产管理、人力资源管理、企业财务支持等功能模块来提升企业的办公效率，下面将对这些功能模块的应用做详细的研究。4.2 OA在信息发布方面的应用研究图4.1 信息发布基本功
27、能模块传统的信息发布方式是将信息在布告栏上张贴，由大家自己去看或者是广播、口耳相传，这些方式不但浪费资源，内容失真，传播效率也不高。为解决这些难题，OA建立了信息发布平台9。在平台上设置公告栏模块，将发布的公告、最新的行业规章、公司制度、开会通知等各种信息成功上传后，系统用户登陆后界面右下角将弹出大约10*10cm的包含此次发布信息题目的提示小窗口，需要查看的用户只需要单击提示窗口上的“打开”或“下载”字样，就可以方便的查看或下载所发布的信息，若用户不看，则单击提示窗口右上方的叉图标，即关闭提示窗口。通过这种途企业内部员工之间能快速的传播信息，了解公司的最新动态。比如：当某一个新员工入职，为了
28、使大家能够尽快的认识新员工，拥有发布权限的用户将该新员工的照片、职位、姓名等基本信息发布在公告栏上，方便老员工的对新员工的了解，为未来更好合作工作做好前提。此外，该公司的OA办公管理系统还设置了聊天交流室，开展企业文化建议、技术交流、办公环境改善等各种讨论。见图4.1是管理者为了了解员工是否同意在办公室安装监控器对大家进行的一次探讨，通过用户在聊天交流室的投票，可以查看出结论。图4.2 投票栏各个系统用户投票以后，投票发起者就可以看见投票结果分析，并且将投票结果在OA上发布。图4.3 是否在办公室安装监控器的投票结果根据投票结果公布消息如图所示图4.4 消息通知管理者或其他有权限用户可以指定参
29、加的系统用户，或者用户使用匿名方式发表意见，这样方便了企业管理者了解基层人员的所思所虑，及时的采取措施解决员工问题，提供一个和睦、舒适的企业环境。4.3OA电子化文件和知识管理方面的应用研究我们已经进入了知识经济时代，知识管理对企业的发展起着越来越重要的作用。顺应时代发展要求，此OA建立了电子化文件和知识管理的模块，支持对文件和知识的上传、保存、分享和打印，让工作中的知识得以更广泛的传播，促使大家共同进步。其中文件和知识的上传分为在线编辑和原有上传两种，在线编辑就是上传的用户在线填写相关信息，并直接在文档内编辑文件或知识，文档类型为WORD文档，PPT等办公常用类型，编辑成功后保存上传到服务器
30、。原有上传就是用户电脑上本来就有的文件或知识上传至系统服务器，等待管理员的审批，不合格的文件或知识被退回，审批通过后文件被分类编号发布，所有阅读权限内用户就都可以共享文件或知识，通过这种方法，员工之间相互交流工作心得，增强学习和工作积极性，促使大家共同努力从而公司想着更好的方向发展10。当一名新员工入职成都某某房地产开发公司，他需要先向OA办公管理系统管理员处报到，由系统管理员给予设置了角色权限的登录名和密码，然后该新用户可登陆OA，进入文件管理功能模块，在文件或知识的分类菜单上选择查看本公司的公司规章制度、福利待遇、基本项目信息等电子化文档，了解公司基本信息，减少了很多培训环节。同时对于老员
31、工来讲，当她想要查看某一地产项目的具体信息时，不用离开自己的办公位置去费心找纸质资料，同样可以马上找到所需要的电子化文件，节约了办公时间和纸资源的浪费,也提高了检索效率11。上传的用户或是管理者在“上传管理”页面可以查看自己或有权限范围内的用户上传的文件或知识信息，并且拥有对文件或知识的更改、删除权限，这些功能只需要点击相关按钮即可实现。4.4OA在工作流自动化方面的应用研究该房地产公司的OA工作流自动化功能的范围较大，主要包括以下几方面，如图4.5 工作流功能模块12。 图4.5 工作流功能模块4.4.1上交周报月报社会经济的变化日新月异，人们需要不断地学习总结才能赶上步伐，成都某某房地产开
32、发有限公司和很多企业一样，要求员工每一年。每一月和每一周都对过去一段时间的工作做出总结，以便加强自身工作能力，于是该企业的OA办公管理系统中，在行政管理模块中设置了周报和月报功能，而年报由于使用的频率太少另外处理。在每一周末或者月末，基层用户打开登录界面登录系统后，找到该功能，首先填写好本次汇报题目，再在页面的文本框中开始写汇报，完成后提交；系统将自动转发至汇报人的直属上司，上司审阅做出批示后，再一次发送回汇报人，汇报人就可以再系统上看上司的批示了。同时，汇报人能够回看自己以前的周报和月报，直属上司也能会看自己和直属下属的过去汇报。图4.6 周报月报流程4.4.2日程事务安排表“日程事务安排”
33、是为防止遗忘未来事务而设置，其自动报警功能会在事务当日提供短信提示。这一功能位于工作流自动化模块之下，以当月月历的形式打开，也可以通过填写上方“查询”跳转到想要的月份，已建好备注的日期会以粗体形式显示，将鼠标移至数字面就会出现以备注的情形显示已建好的事务安排。点击今天及之后某一天的号数，打开后选择“新建事务安排”出现以小时划分的当天表格，选择好时刻并在时刻后的栏目中填写备忘事务，保存成功后返回月历界面便可看见备注13。4.5OA对公司资产的管理应用研究OA对公司资产的管理是指对公司内部所有的有价值的资产进行有条理规范的管理。有价值的资产包括固定资产和无形资产。管理过程延伸在资产的整个生命周期，
34、在第一时间详细记录每个资产的申请、发放、使用、外借等的状态。资产管理的功能分为资产详细产品信息、申请发放使用记录、查询统计等子功能，通过OA对资产的管理，有权限的用户可以随时知道资产的状态，合理的分配资产，节约资源，提高使用效率。如图4.7 固定资产管理基本功能模块所示。图4.7 固定资产管理基本功能模块4.5.1 OA对会议室管理的应用研究出于企业办公地点的限制和资源节约的考虑，办公室较少且大小不一，为合理利用办公室，避免出现会议室空闲或者开会高峰时多部门争抢一个办公室的冲突，成都某某房地产开发有限公司的OA支持办公室管理，其中一项重要功能是办公室预订功能。部门秘书拥有预订办公室的权限，当部
35、门决定开会时，秘书先登录OA，打开预订办公室功能，查询各个办公室在各个时段的使用状态，再选择好合适的办公室和时间，节约参会者的时间。在预订办公室时，系统要求写上备案并被保存，为以后的查询做好准备。备案即会议的题目、参会者姓名、开会的主要事情、需要用到的设备配置等基本信息。在选择好参会者姓名后，可以根据参加范围系统自动的发送会议通知邮件，快速有效地通知参会者，提高出勤率。第一步：查看办公室1是否已经被预订第二步：若未被预订，则开始预订办公室1第三步：若已被预订，则OA弹出消息提示框4.5.2车辆的申请和调用作为一个中型企业的贵重资产，车辆的数量当然不会太多，所以更需要管理，来提高车辆的利用率并有
36、效地保护好这种资产，成都某某房地产开发有限公司对所有的车辆建立了统一的档案进行有效管理。从公司买入一辆车开始建立一份档案，包括其价格、车型、买入时间、保险等基本信息。每次使用前先要填写申请表格，写明原因、事务、使用时间、驾驶者等复杂的信息。申请上报同意后，由管理人员在OA上查询车辆信息，合理分配闲置的合适的车辆，并在系统上做好发车登记备案和还车登记备案。修车的信息大致上为车牌号、车辆的购入日期、损坏原因、维修公司、维修费用等，让相关部门准而清晰地掌握修车状况。对于快到缴纳车辆保险费、年审日期、交养路费日期，系统会通过邮件提示负责人，避免出现遗忘等错误。对于工作的司机，财务部可以根据OA办公管理
37、系统上的车辆及记录，查询到司机的记录，从而计算出对司机的出车补贴。通过OA的一系列工作显示出了车辆的各种详细信息，方便了用户查询，使车辆管理日趋规范。4.5.3图书及资料的管理图书包括图书、光盘，杂志等，资料则主要指项目资料和办理产权证等的客户资料，从房地产企业特点来看，OA对图书及资料的管理主要偏向于管理资料。该企业项目多，资料数量庞大，查找非常困难。传统的图书和资料管理实行手工管理，寻找麻烦，利用率低下。利用OA办公管理系统则通过建立图书档案和资料档案有效地解决了这些难题，各种图书、资料填好分类归档后，将其基本信息录入在OA上：在新建图书时设定图书名称、种类、目前状态、借阅条件、历史记录模
38、块，状态包含可以借阅、已被借阅或缺失三种，借阅条件则限制了借阅的对象、和借阅时间，在此之外的无法借阅此书。图书和资料在OA办公管理系统上新建好后，就可以进行查询功能，图书管理员可以查询各种图书和资料目前的状态，便于合理高效的使用公司内部资料图书。同时设置有借出登记模块，当借阅者在权限范围内借阅某种图书或资料时，由图书管理员在借出登记中操作借出，登记借出的基本信息：书名、借出着姓名部门、借出日期、最迟还书日利，借出登记完成。归还图书或资料的操作过程与此相似。于对借出图书或资料的状态管理，缺失统计模块方便管理员在众多资料中筛选出缺失资料，以便尽快补充齐全。4.5.4设备仪器管理该公司的设备仪器一般
39、有投影仪、电脑、电视、打印机、相机等，并可由管理者在设备仪器管理模块添加或删除种类。当某一部门开会需要用到电脑，先由具有申请资格的用户登陆系统后，找到设备仪器管理模块，双击电脑图标或名称字样，进入管理电脑界面，单击借用选项，填写借用数目、原因、时间、备注信息，完成后单击提交，等待申请审批。审批结果出来后，申请者可通过OA右下角弹出的窗口得到结果。如果申请通过，该资源的系统管理者记录借用状况，调整其他申请者的借用时间，合理分配使用设备仪器。4.5.5办公用品管理办公用品种类很多，数量较大，因此传统办法对办公用品的管理比较困难。该公司的OA办公管理系统对办公用品从申请、采购、发放使用、库存等进行全
40、方位登记和管理。工作人员发现自己缺乏某种办公用品时，选择在每周末最后一天登陆OA申请办公用品界面，填写所需要的种类、数量和原因，最后提交申请。一个部门所有工作人员将需要的东西汇总，统一办公用品总类和数量，再由部门秘书通过OA提交信息给负责办公用品管理的行政部门负责人（情况紧急急需用某种办公用品则没有时间限制）。 在每隔一段时间的采购前，办公用品管理者事先在OA查看已有的办公用品信息，流程如下：首先，在办公用品查询界面，办公用品栏的下拉菜单中选择办公用品种类，或者是直接输入物名，单击查询，界面将会显示出所查询的物品清单，清单包含了目前该物品的编码号、物品名称、目前拥有库存量、供应商、采购者、管理
41、者等信息，如图4.8 办公用品查询结果清单。图4.8 办公用品查询结果清单管理者查询完办公用品的信息，再汇总各部门的需求，计算采购数量后制定出统一的采购表，交由采购部采购。如果需要增加新类型的办公用品模块，就在左边显示办公用品分类列表上任意单击鼠标右键，选择“新建类别”功能,在弹出的新建窗口中填入办公用品基本信息和类别，就能添加新办公种类。同样，当删除某一种的办公用品，只需要有权限的管理者在左列表单击该种类的办公用品，按右键删除功能实现操作。当办公用品入库后，管理者需进行登记管理。登记管理细分为入库登记、分发、借用、归还、修理、寿命终止六部分，在此处选入库登记，并输入该办公用品的基本信息（编码
42、、名称、数量、供应商、价格、采购者、备注等）。接下来办公用品的管理者，即行政人员依据之前的部门申请对办公用品分发和借用，并在OA上登记分发或借用的部门职员名等基本，例如图4.9 办公用品借用界面。图4.9 办公用品借用界面4.5.6对固定资产的管理应用研究该地产公司的固定资产主要指办公大楼、项目上的各建筑物、大型建筑机器以及与房地产开发有关的工具、设备等。在OA办公管理系统中固定资产管理模块设置在公司资产管理模块内，根据固定资产的特点，划分为增加删除、查询、折旧、使用记录四个子模块。增加固定资产前先要设置类别、折旧方式，默认按年方式对其进行折旧，填写资产各种基本信息，信息提交前需仔细检查，提交
43、后除基本信息外其他信息一般不能更改，必须更改就只能通过“初始化设置”初始化信息。如图4.10 固定资产增加界面。删减固定资产则直接由管理者点击删除并确认，流程相对简单。图4.10 固定资产增加界面点击查询功能，输入查询条件，页面将显示出查询的固定资产信息单。点击“编辑”功能，有权限者可以对基本信息进行修改。4.6 OA在信息交流方面的应用研究OA办公管理系统为成都某某房地产开发有限公司构建了一个包括邮件传输系统和在线短信通信交流平台，只需要一台电脑联网，就让系统用户之间即时通信快速有效通信，扩大交流。如图4.16 信息交流基本功能模块图4.11信息交流基本功能模块4.6.1邮件传输系统公司内部
44、需要传递的电子文件太多，放到网络上用其他邮件系统则信息安全性低，用U盘则有地域限制，传播方式也很麻烦。OA拥有的邮件传输系统有效地解决了公司内部电子文件传输的问题。当A需要传输一份文件给B时，A先登陆OA选择邮件传输功能并“新建流程”，开始写信或传文件。找到本地文件上传成功或者写完邮件内容后，再通过组分织类找到联系人B为发送对象（发送对象可以同时选择多人），点击“立即发送”，发送成功后会有系统提示。此时B的OA邮件传输界面上收件箱将显示新收邮件，B只需下载或者在线阅读便成功接受到文件，也可根据需要对A进行“回复”功能。图4.12 邮件箱页面邮件传输系统制定收件人，减少了中间的传递环节，即发即收
45、没有延迟，传递速度快，可以支持邮件转发，安全高效的为内部人员传输文件，文件无需打印节省了办公开支，同时出现差错率低，提高了可靠和及时性14。4.6.2在线短信功能邮件传输系统适合传输较大的文件，但有时候用户只是需要传递简短的话语和交流，对时效性要求更高则选用在线短信功能。它与平常我们用的手机短信相似，通过在线短息搭建的交流平台进行简短交流，不要求接收方一定在线，接收方在线则会弹出提示窗口，提示接受者查看短信。在线短信不仅是一对一的交流，也可实现一对多发送，例如公告、会议通知等更新时都可以使用在线短信来提示。通过使用内部在线短信可代替手机座机打电话发短信，在一定程度上节约了办公费用；员工也不用因
46、办理某件事而多次跑到相关工作人员的办公室，节省时间和精力做好更多的办公。4.7OA在决策支持方面的应用研究房地产企业的办公是以项目为核心的办公，项目在哪里，办公就在哪里。但是，由于项目越来越多，甚至在不同城市间，企业领导者就必须做到全局掌控，OA办公管理系统使领导者很好的解决了这个问题。项目操作员工通过系统了解任务，提供详细的进程报告；领导者不用出差，只需坐在办公室就可以监控项目，随时了解进度和执行结果，查看每一环节的需求和不足，总体提高管理效率15。OA支持决策的应用不仅体现在对项目上的掌控，也体现在对公司内部各部门的把握上，部门经理上报各种信息，通过OA汇总呈献给决策者，为决策者提供决策参
47、考和依据。OA在此方面的应用主要针对企业管理层。4.8OA在人力资源管理方面的应用研究OA人力资源管理下设五个子功能：员工基本信息管理、考核管理、假期管理、考勤管理、薪水管理。如图4.13 人力资源管理基本功能模块所示。图4.13 人力资源管理基本功能模块4.8.1员工基本信息管理人力资源部负责人即是OA系统中人力资源管理模块的管理者。新人入职后，建立新信息档案登记新人基本信息，如姓名、性别、年龄、学历、证件号码、职位、工作年限经验、技能、照片、婚否等，或者根据岗位特点自定义基本需求栏，为以后的管理和查询做好基础。当发生调职、离职等事件后，由管理者在相应栏目做好更改登记：管理者进入OA页面后，
48、选择好部门和员工姓名，就可以编辑基本信息了。普通用户只能查询和查看基本信息，不能更改。此页面支持打印功能，提供自动报警功能，在员工生日、调职等时刻自动发送系统内部短信提示管理员。此外，管理者可以在已经建立好的员工基本信息基础上 ，通过设置条件进行筛选，并以百分数的形式做出结果分析统计。例如，按照条件“入职年份在2009年以前”，得出人数有156人的结果，做出占员工总人数的60%的分析统计。4.8.2假期管理在工作日，我们不可避免的会因为私事而请假，请假的会引起一系列的后果，比如出勤率，工资和奖金的数额变动，或者是请假者本身所承担的工作等等，假期又分为婚假、产假、病假、年假、事假等，不同的假期有不同的申请条件。所以，不能像传统那样口头向上司请假，也需要走OA系统。不同的请假天数需要不同的管理者批示
