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1、项目名称：广州市花都公路管理局花都分局协同办公自动化项目合同号：GZIT2008-ZB0469总体需求说明书文档编号：模板编号：第 86 页 共 86 页广州市花都区公路管理局花都分局办公自动化项目文档 总体需求说明书项目编号版本号V1.0编写者王志伟项目经理王志伟提交日期2009/9/20审阅者广州市公路管理局花都分局OA实施小组*A代表新增，M代表修改，D代表删除。版本号发布日期提交人审阅人A.M.D更新位置更新摘要V1.02009-9-20王志伟M流程基于东城分局最新流程整理而成目录1前言51.1目标及范围51.2方法51.3参考材料52工作范围的详细描述52.1客户52.2当前系统52
2、.3当前系统所遇到的问题62.4新系统的概述62.5新系统目标63功能需求63.1公文审批管理63.1.1收文办理流程73.1.2分局发文流程93.1.3联合发文流程123.1.4内部发文流程153.1.5退文办理流程173.1.6文件分发流程193.1.7文件催办流程213.1.8合同签订流程233.1.9带薪年假休假申请253.1.10休假申请流程283.1.11会议办理通知流程313.1.12申请召开会议流程343.1.13申请参加继续教育流程363.1.14局务会讨论内容拟报流程383.1.15路政许可申请呈批流程403.1.16办公用品申请流程423.1.17办公用品采购流程443.
3、1.18车辆维修申请流程463.1.19领导干部外出请假申请流程483.1.20物资报修流程503.1.21物资借出归还流程523.1.22大宗物资领用流程553.1.23大宗物资采购申请流程573.1.24加班审批流程593.1.25申请盖公章流程613.1.26用车申请流程633.1.27公路养护大中修工程项目审批流程653.1.28车辆维修配件购买审批流程673.1.29机械设备调拨流程693.2沟通713.3信息发布与共享713.4事务管理713.5文档管理723.6系统管理723.7接口开发724新系统使用上的影响735设计条件及约束735.1环境规格要求735.2兼容性条件735.
4、3安全与恢复735.4用户友好性735.5影响实施的约束746需求变更控制741 前言1.1 目标及范围根据广州市花都公路管理局花都分局办公自动化系统建设的目标，构建符合广州市花都公路管理局花都分局实际需求的办公自动化系统，实现公文流转等功能，帮助用户更合理地利用资源，提高办公效率。1.2 方法办公自动化系统收集需求的方法为：问题列表加用户面谈。1.3 参考材料序号参考文档1.广州市公路管理局东城分局、从化局、花都局、增城局办公自动化系统软硬件销售、实施合同2.会谈记录3.公文模板纸质样本2 工作范围的详细描述2.1 客户本系统主要用户是广州市花都公路管理局花都分局本局及其下属各所、中心。2.
5、2 当前系统广州市花都公路管理局花都分局机关各部门及其属下各所、中心没有使用办公自动化系统，采用手工方式发、收文。广州市花都公路管理局花都分局机关各部门及其属下各所、中心采用手工方式处理文件、归档。很多管理项目也是运用纸质材料传递处理，既浪费又低效。2.3 当前系统所遇到的问题广州市花都公路管理局花都分局办公一直采用手工方式进行公文流转，工作量大；很多管理项目也是运用纸质材料传递处理，既浪费又低效。效率上难以满足日益提高的现代化进程，因此建立一套完善的办公自动化系统，提高工作效率，减少工作人员的工作量是势在必行的。2.4 新系统的概述京华ExOA办公自动化系统可以很好的实现公文流转无纸模式，解
6、除现有的繁重的人工劳动；同时公文流转系统与档案系统的无缝连接，可以便捷实现公文档案一体化，即在公文流转结束后直接归档，减少了手工录入的重复劳动。2.5 新系统目标本系统的目标是为广州市花都公路管理局花都分局建立完善的办公自动化系统，提高工作效率，实现办公无纸化。同时本系统附加的Office功能模块，可以增加用户工作便利。3 功能需求3.1 公文审批管理l 京华ExOA系统内置京华ExFlow工作流引擎，用户只须懂得基本计算机操作就能使用ExFlow提供的表单设计工具与流程设计工具设计各类文件、行政、业务流程。l 审批管理（待办事项，审批处理，审批设置，审批监控和审批查询）l 办文效率统计（审批
7、统计，流程统计，效率统计，处理时间统计和代理统计）设计公文模板时，严格控制公文模板权限，不同的人员仅可以看到与之相对应的公文模板，从而降低公文网络流转的不安全性。具体的公文需求说明如下：3.1.1 收文办理流程3.1.1.1 基本信息流程名称收文处理流程流程编号使用范围负责分局外来文件管理人员，适用于外来文件的登记及后续的传阅处理。触发条件当有外来文件时可能触发的流程流程说明保密员登记外来文件，呈办公室主任提拟办意见后送保密员，保密员再送分局领导审阅,根据分局领导批示送相关部门阅办。3.1.1.2 流程图3.1.1.3 表单图例3.1.2 分局发文流程 3.1.2.1 基本信息流程名称分局发文
8、流程 流程编号使用范围分局内各部门人员触发条件需要以分局名义对外发文可能触发的流程流程说明经办人拟稿呈部门负责人审核通过后，送相关部门会签，送文秘审核，并由办公室主任审稿后，送分局领导审批后送打字室复制，最后送保密员登记、分发、归档。3.1.2.2 流程图3.1.2.3 表单图例3.1.3 联合发文流程 3.1.3.1 基本信息流程名称联合发文流程流程编号使用范围分局内各部门人员触发条件可能触发的流程流程说明经办人拟稿呈部门负责人审核通过后，送联合发文单位会签，送文秘审核，并由办公室主任审稿后，送分局领导审批后送打字室复制，最后送保密员登记、分发、归档。3.1.3.2 流程图3.1.3.3 表
9、单图例3.1.4 内部发文流程3.1.4.1 基本信息流程名称内部发文流程流程编号使用范围分局内各部门人员触发条件可能触发的流程流程说明经办人拟稿呈所属部门领导审核，通过后由保密员登记并送办公室填写意见（如有需要，可先发给会签部门填写意见后再发给办公室填写意见），然后送分局领导批示，通过后以部门名义盖章发文。3.1.4.2 流程图3.1.4.3 表单图例3.1.5 退文办理流程3.1.5.1 基本信息流程名称退文办理流程流程编号使用范围分局内各部门人员触发条件可能触发的流程流程说明经办人发现接收的文件不符合求，通过填写退文表退回来文单位（部门）。3.1.5.2 流程图3.1.5.3 表单图例3
10、.1.6 文件分发流程3.1.6.1 基本信息流程名称文件分发流程流程编号使用范围分局内各部门人员触发条件可能触发的流程流程说明保密员保密员收到公文后，填写文件分发表，把文件分发到各单位（部门）。3.1.6.2 流程图3.1.6.3 表单图例文件分送表紧急程度： 密级：来文单位来文编号印数文件标题收文日期发出日期收件人签 名收件人签 名张辉泉局长肖孟局长金盘岭养护中心征稽所王小星书记黄林星副局长长平养护中心东区公路养护所陈文俊副局长段昌宁副局长白山保洁中心西区公路养护所赖达凡副局长办公室：长安收费站公路绿化养护所张宇副局长（人事劳资）南新收费站工程维修中心办公室：（工会）花城收费站政工科（安全
11、）潘岐相调研员养护工程科（行政）张连杰副调研员安监科路政所财务科养护工程科工会财务科路政所3.1.7 文件催办流程3.1.7.1 基本信息流程名称文件催办流程流程编号使用范围分局内各部门人员触发条件可能触发的流程流程说明保密员填写文件催办表，把文件分发到各单位（部门）。3.1.7.2 流程图3.1.7.3 表单图例 催办编号：公文催办表紧急程度： 密级：承办单位办文编号转办日期应复日期文件标题催办意见1、此件已超过回复期限至今未复。请于本催办表送出之日起 个工作日内将办理情况回复分局（ 科）。2、如不能按催办期限回复，须书面报告当前办理情况并承诺回复时间（填写下面栏目后退回）。3、若不按催办期
12、限回复意见也不作说明的，视为同意或无意见。XX科拟办：审核：电话： 传真：当前办理情况及承诺回复时间承办单位：（盖章）填报日期： 年 月 日承办人： 电 话：3.1.8 合同签订流程3.1.8.1 基本信息流程名称合同签订流程流程编号使用范围分局内各部门人员触发条件需要分局领导批示的合同签订可能触发的流程流程说明请示人拟稿呈所属部门负责人审核，征求相关部门意见，后呈分局相关领导批示。3.1.8.2 流程图3.1.8.3 表单图例合同签订呈批表 紧急程度： 合同编号： 合同标题经办科室办公室核稿拟文： 文秘：办理合同的依据及附件： 科室领导：主任：会签人员签名领导会签主管领导签名分发情况签订份数
13、： 甲方： 份 乙 方： 份 丙方： 份 档案室： 份办理情况跟踪 签订日期： 年 月 日3.1.9 带薪年假休假申请3.1.9.1 基本信息流程名称带薪年假休假申请流程编号使用范围分局所有员工触发条件员工申请带薪年假或休假可能触发的流程流程说明拟稿申请人发养护队负责人审批，再发给养护所所长审批，发政工科填写意见，然后送分管领导批示，特殊可能需要再发送给局领导批示，最后通知申请人。注：申请人是局科员以下管理人员，则申请人填写申请表后直接发主管科室领导审批；申请人是科级人员，则申请人填写申请表后直接发政工科填写意见。拟稿申请人发部门负责人审批，再发给中心主任审批，发办公室填写意见，然后送分管领导
14、批示，特殊可能需要再发送给分局领导批示，最后通知申请人。注：如果申请人是分局人员，则申请人填写申请表后直接发主管科室领导审批；如果申请人是科级人员，则申请人填写申请表后直接发办公室填写意见。3.1.9.2 流程图3.1.9.3 表单图例3.1.10 休假申请流程3.1.10.1 基本信息流程名称休假申请流程流程编号使用范围分局所有员工触发条件可能触发的流程流程说明拟稿申请人发养护队负责人审批，再发给养护所所长审批，发政工科填写意见，然后送分管领导批示，特殊可能需要再发送给局领导批示，最后通知申请人。注：申请人是局科员以下管理人员，则申请人填写申请表后直接发主管科室领导审批；申请人是科级人员，则
15、申请人填写申请表后直接发政工科填写意见。拟稿申请人发部门负责人审批，再发给中心主任审批，发办公室填写意见，然后送分管领导批示，特殊可能需要再发送给分局领导批示，最后通知申请人。注：如果申请人是分局人员，则申请人填写申请表后直接发主管科室领导审批；如果申请人是科级人员，则申请人填写申请表后直接发办公室填写意见。3.1.10.2 流程图3.1.10.3 表单图例3.1.11 会议办理通知流程3.1.11.1 基本信息流程名称会议办理通知流程流程编号使用范围分局所有员工触发条件可能触发的流程流程说明保密员登记收到通知，发给办公室主任，由办公室主任提出拟办意见，再发给分局领导阅批，然后转给分局领导、部
16、门办理或转给属下单位办理。3.1.11.2 流程图3.1.11.3 表单图例3.1.12 申请召开会议流程3.1.12.1 基本信息流程名称申请召开会议流程流程编号使用范围分局主办科室触发条件可能触发的流程流程说明主办科室（部门）填写召开会议申请表，发给分管领导进行会签，会签完成后转主管领导审批，审批通过后由办公室安排会议室，然后告知主办科室（部门），由他们通知拟参加会议的人员会议安排3.1.12.2 流程图3.1.12.3 表单图例3.1.13 申请参加继续教育流程3.1.13.1 基本信息流程名称申请参加继续教育流程流程编号使用范围分局所有人员触发条件可能触发的流程流程说明申请人填写申请表
17、，交由部门负责人审批，通过后发给科室领导（中心主任养护所所长）审批，然后交给办公室填写意见后送分管领导审批，通过后告知申请人后交给局工会填写意见后送分管领导审批，通过后告知申请人3.1.13.2 流程图3.1.13.3 表单图例3.1.14 局务会讨论内容拟报流程3.1.14.1 基本信息流程名称局务会讨论内容拟报流程流程编号使用范围分局各部门触发条件可能触发的流程流程说明申请人填写申请表，交由部门负责人审批，通过后发给科室领导（养护所所长中心主任）审批，然后交给办公室填写意见后送分管领导审批，通过后告知申请人3.1.14.2 流程图3.1.14.3 表单图例3.1.15 路政许可申请呈批流程
18、3.1.15.1 基本信息流程名称路政许可申请呈批流程流程编号使用范围路政所人员触发条件需申请路政许可时可能触发的流程流程说明路政所收到申请资料提交给路政所所长提拟办意见，再由分管领导审批之后，发分局领导批示之后，相关科室会签。3.1.15.2 流程图3.1.15.3 表单图例3.1.16 办公用品申请流程3.1.16.1 基本信息流程名称办公用品申请流程流程编号使用范围各中心或科室人员触发条件申请办公用品时可能触发的流程流程说明各中心或科室经办人填写申请各所或科室经办人填写申请，经部门负责人审核后，发给行政管理员进行汇总发给办公室管理员进行汇总。3.1.16.2 流程图3.1.16.3 表单
19、图例3.1.17 办公用品采购流程3.1.17.1 基本信息办公用品采购流程流程编号使用范围办公室触发条件办公用品采购时可能触发的流程流程说明行政管理员填写采购申请办公室管理员填写采购申请，经办公室负责人审批后，通过保密员送分局领导审批，分局领导审批后返回给行政办公室管理员办理采购。3.1.17.2 流程图3.1.17.3 表单图例3.1.18 车辆维修申请流程3.1.18.1 基本信息流程名称车辆维修申请流程流程编号使用范围分局养护安监科触发条件车辆需要进行维修时可能触发的流程流程说明经办人提出申请，经由车辆管理人员填写意见后，报给车辆管理部门负责人审批，然后再通过保密员送给分局主管领导审批
20、，如果通过后，由车辆管事内员跟踪填写办理情况。3.1.18.2 流程图3.1.18.3 表单图例3.1.19 领导干部外出请假申请流程3.1.19.1 基本信息流程名称领导干部外出请假申请流程流程编号使用范围分局部门领导触发条件部门领导外出或请假时可能触发的流程流程说明领导干部外出请假时填写申请单，如果是所、中心部门领导，则需要先经主管科室填写意见后，再给办公室填写意见再给政工科填写意见；如果是分局部门领导，直接发给办公室填写意见直接发给政工科填写意见。然后 保密员根据办公室的意见选择是否要分管领导会签保密员根据政工科的意见选择是否要分管领导会签，如果不需要会签，则可以直接发给主管领导填写意见
21、。通过后发给劳资员进行登记，由劳资员通知申请人。3.1.19.2 流程图3.1.19.3 表单图例3.1.20 物资报修流程3.1.20.1 基本信息流程名称物资报修流程流程编号使用范围分局所有员工触发条件物资报修之时可能触发的流程流程说明报修人申请后送技术鉴定人审核，后送资产管理部门意见，送办公室意见，送分局领导审批，最后通知相关人员。3.1.20.2 流程图3.1.20.3 表单图例3.1.21 物资借出归还流程3.1.21.1 基本信息流程名称物资借出归还流程流程编号使用范围分局所有人员触发条件当物资发生借出时可能触发的流程流程说明借入人申请后，借入部门主管审批，送分局领导审批，再由资产
22、管理员登记，借出部门主管审核，借出人办理。3.1.21.2 流程图3.1.21.3 表单图例3.1.22 大宗物资领用流程3.1.22.1 基本信息流程名称大宗物资领用流程流程编号使用范围分局全体人员触发条件大宗物资的领用可能触发的流程流程说明领用人填写领用表后，领用部门负责人审核，再送办公室行政负责人审核，送办公室主任审核，再送领导审批，再让相关部门处理，最后通知领用人领用。3.1.22.2 流程图3.1.22.3 表单图例3.1.23 大宗物资采购申请流程3.1.23.1 基本信息流程名称大宗物资采购申请流程流程编号使用范围分局全体成员触发条件申请采购时可能触发的流程流程说明有申请人申请，
23、部门负责人审核后送办公室审批，再送其他部门会签，在由相关部门办理，最后通知申请人。3.1.23.2 流程图3.1.23.3 表单图例3.1.24 加班审批流程3.1.24.1 基本信息流程名称基层加班审批流程流程编号使用范围分局基层全体员工触发条件加班提出申请可能触发的流程流程说明由养护队统一申请，养护所所长审批后报政工科审核，再送领导审批，通知申请人。由中心统一申请，中心主任审批后科长审批，再送领导审批，通知申请人。3.1.24.2 流程图3.1.24.3 表单图例3.1.25 申请盖公章流程3.1.25.1 基本信息流程名称申请盖公章流程流程编号使用范围分局部门触发条件可能触发的流程流程说
24、明由主办单位申请，送分局领导审批，通过后由办公室盖章通过后由政工科盖章。3.1.25.2 流程图3.1.25.3 表单图例3.1.26 用车申请流程3.1.26.1 基本信息流程名称用车申请流程流程编号使用范围分局全体人员触发条件可能触发的流程流程说明用车人填写申请表，送部门负责人审批，再送办公室审批、派车，最后由用车人进行出车确认。3.1.26.2 流程图3.1.26.3 表单图例3.1.27 公路养护大中修工程项目审批流程3.1.27.1 基本信息流程名称公路养护大中修工程项目审批流程流程编号使用范围养护科触发条件需要申请大中修工程项目时可能触发的流程流程说明3.1.27.2 流程图3.1
25、.27.3 表单图例3.1.28 车辆维修配件购买审批流程3.1.28.1 基本信息流程名称车辆维修配件购买审批流程流程编号使用范围触发条件车辆维护时可能触发的流程流程说明3.1.28.2 流程图3.1.28.3 表单图例3.1.29 机械设备调拨流程3.1.29.1 基本信息流程名称机械设备调拨流程流程编号使用范围触发条件可能触发的流程流程说明经办人提出申请，送养护科、办公室、财务科、分管领导、主管领导填写意见。3.1.29.2 流程图3.1.29.3 表单图例3.2 沟通l 即时通信（用户通过系统提供的即时通信统一进行即时信息的沟通。并结合短信、邮件的方式及时通知接收人。l 约见（提供广州
26、市花都公路管理局花都分局各所、中心人员的约见事务的处理，主要包括约见、处理约见等）。l 留言（留言本实现了用户相互之间的留言记录和管理。）l 内部交流（包括：分局内部的讨论平台（论坛），支持部门主页的内部信息发布和管理）l 文档资料传递（发送和接收文档资料）3.3 信息发布与共享l 日程管理（包括：个人日程管理、日程分析、查看员工状态和设置、查看伙伴日程等功能）l 通知（发布和查看通知，对通知的管理，可发布到个人信息桌面）l 通讯录（分为分局级通讯录和个人通讯录，分局级通讯录为公共统一管理和共享，个人通讯录为私人管理）l 厂务公开l 分局规章制度3.4 事务管理l 车辆管理（对车辆基本信息的管
27、理，以及车辆审批后车辆动态信息的管理）l 会议室管理（以会议为中心的资源管理，包括会议室查询、会议室管理、会议安排、会议通知）l 来访管理（提供预约、访客处理、起草放行条、处理放行条、设置接待状态、加班登记等。）l 资产设备管理（包括资产设备的入库、领用和统计等功能。用户可在此功能中对所有资产设备的基本信息进行管理。资产设备在购买、使用申请通过后，自动在资产设备资料中增加或减少设备数量）3.5 文档管理l 各类报表管理：管理员可以通过这个模块发布一些报表的模板供各部门下载，各部门人员可以查看、填写、下载、上传相应的报表文档。l 文档模块管理：可以创建文档分类文件夹，对文档进行分类管理。管理员可
28、以为相应的文件夹分配访问权限（查看、填写、上传、下载、删除）。l 日志管理：可以查看文档模块的操作日志和文档的操作日志。3.6 系统管理l 用户管理（部门管理，组别管理，用户管理，在线用户管理）l 设置管理（包括：审批中的个性化词条、词类管理、代理人管理等）l 界面管理（提供个性化的界面和功能管理，系统集成多套主题方案，支持“换肤”功能）l 日志管理（对用户的登录和操作日志进行记录和管理）l 流程管理（提供流程设计工具，支持各种行政、业务、财务、人事审批流程的图形化、可自定义的设计、发布和管理）l 表单管理（提供表格设计工具，支持各种行政、业务、财务、人事审批表单的图形化、可自定义的设计、发布
29、和管理）3.7 接口开发l 短信（由甲方提供短信平台或短信工具，乙方提供应用）。短信发送平台目前比较常用的有两种：一种是通讯运营商提供的短信发送网关，甲方向运营商购买后，他们会提供相应的短信发送、接收协议，乙方根据协议进行开发应用平台；另一种是短信发送工具，属硬件+软件，甲方购买时一定要注意一点：此工具的软件一定要具有外程序可调用的短信单发、群发、读取短信的接口，乙方根据所提供的接口进行开发应用平台。l 基于京华公文交换，能够解决广州市花都公路管理局花都分局和3个直下属单位的协同办公系统，并预留与上级实现跨地域的公文互通和交换的需求。l 中心监控调用接口，在OA首面上，增加一个快捷方式或导航栏
30、，点击后在新的页面中打开中心监控界面。4 新系统使用上的影响新系统投入使用后，能够为用户在公文管理、电子文件归档以及辅助办公上带来极大的便利，提高工作效率。5 设计条件及约束5.1 环境规格要求运行服务器：服务器操作系统：Microsoft Windows Server 2008.Net Framework 2.0数据库服务器：Microsoft SQL Server 2005前端软件环境：Internet Explorer 6.0客户端：客户端操作系统： Windows 98/ Windows NT 4.0/Windows 2000专业版或者服务器版/Windows XP家庭版或者专业版前端
31、软件环境：Office 2000/XP/2003IE 5.0/5.5/6.0（包括中间打了SP包的各个版本）硬件环境：CPU：Celeron 1.7G内存：512MB硬盘：40G5.2 兼容性条件客户端兼容Windows 98/ME/NT/2000/XP/2003操作系统，Internet Explorer 5.0或以上。5.3 安全与恢复本系统基于Window2003架构，并使用SQL Server2005数据库，系统的恢复和安全是基于Window2003的安全机制和MSSQL的备份恢复功能来实现的。详细数据可以参考MS的官方资料。5.4 用户友好性界面美观，操作简捷，风格统一。5.5 影响
32、实施的约束用户服务器和网络环境情况会直接影响系统移植、搭建的过程（由实施方负责协调处理）；同时，系统的推广也会在一定程度上受用户计算机操作水平的影响。6 需求变更控制对于项目中的重大变更必须按照项目管理规范中的配置管理过程的相关子流程执行。非重大变更在实施过程中或试运行期间调整。所有表单及记录直接引用配置管理过程的，不需任何变更。重大需求变更为：工作量大于1天；影响的为关键工作产品需求文档和设计文档等；影响的工作产品数目较多；严重影响到项目组的进度、产品重要的功能特性、双方的承诺等。需求调研确认书 广州市花都公路管理局花都分局办公自动化系统总体需求说明书中所说明的需求为广州市花都公路管理局花都分局办公自动化系统的日常工作需求，其功能包括：公文审批管理、沟通、信息发布与共享、事务管理、系统管理等。本需求说明书中所列明的项目目标与范围、功能流程图、业务描述、功能需求、设计约束等内容为本次广州市花都公路管理局花都分局办公自动化系统将实现的要求。以上内容的需求如有变更，将在项目后期定期接收变更的需求，集中评估后进行需求变更。(注：本需求文档共80页)需求提供方：时 间：项目实施方：时 间：
