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1、浪潮ERP磅房管理系统北京灵通浪潮科技有限公司WWW.BJERPSFOT.COM2012年1月目录1磅房业务管理难点和需求分析41.1磅房业务概述41.2磅房管理的难点分析41.3磅房管理中的舞弊方式分析41.4功能需求分析52磅房业务整体规划72.1管理目标72.2构建思想72.2.1数字化的事务管理72.2.2管控一体化82.3构建原则83浪潮ERP磅房管理解决方案93.1方案概述93.2系统架构93.3功能特点103.3.1联机取数103.3.2业务系统紧密接口103.3.3视频监控113.3.4用户卡管理113.3.5特殊处理123.3.6实时查询123.4效益分析134推荐设备145
2、实施方案145.1团队建设145.2实施计划156售后服务方案185.1技术服务体系185.2服务方式195.3服务承诺201 磅房业务管理难点和需求分析1.1 磅房业务概述一直以来，电子衡器在煤炭开采及加工行业得到了广泛的应用。但这些电子计量设备，却一直停留在辅助手工计量、人工读数、专人再汇总的层面上，严重滞后于企业整体的信息化管理进程。在手工记录计量下，如何有效的监控整个计量过程，防止舞弊行为，更大的提升应用及管理效率成为企业领导人十分关心的问题，有的企业采取频繁更换司磅员、设置监磅员、安装电子监控设备等办法来监控计量过程，但不能从根本上杜绝舞弊行为。1.2 磅房管理的难点分析n 由于通过
3、磅房计量的物资大多采用露天堆放，或筒仓存放，不易二次准确计量，且存在一定的损耗，一旦司磅过程中出现问题，很难及时发现，往往会给企业造成巨大损失。n 由于司磅业务量巨大，单据繁多，出现问题很难及时进行查找核对。n 如果根据货物质量进行结算，结算工作量十分巨大，而且易处现差错。n 由于司磅数据量巨大，且保存在磅房内，各级领导无法全面监控司磅业务。1.3 磅房管理中的舞弊方式分析n 司磅员及监磅员在计量数量上作弊，人为修改数据，无法监控。n 一车货物多次称量，虚增重量。n 司机在车辆皮重上作弊。n 车辆不上磅，或上半磅进行称量，无法追查。n 车主不过磅而直接出场，逃避检查。1.4 功能需求分析磅房管
4、理的功能需求主要包括自动读数、视频监控、数据监控、特殊处理以及实时查询等功能组，具体需求如下：自动读数n 支持各种流行的计量衡器；n 皮重计量自动读数；n 毛重计量自动读数；n 自动计算净重；n 自动根据政策扣减；n 自动记录过重时间；视频监控n 过磅操作室视频监控录像；n 磅场多角度视频监控录像；n 单笔业务视频监控录像分段；n 多角度过磅照片拍摄；数据监控n 皮重自动监控，主要以历史皮重分析为主；n 毛重自动监控；n 重复过皮监控；n 重复过毛监控；n 逃避过重监控；n 过磅单打印严格控制；n 过磅单打印记录监控；n 过磅单修改记录监控；特殊处理n 特殊修改需求；n 补票需求；n 挂单需求
5、；实时查询n 过磅单查询n 磅场日报查询n 磅场月报查询n 过磅单关联照片观看n 查询数据图形分析2 磅房业务整体规划2.1 管理目标加强磅房管理，细化管理过程，强化现场控制，严格控制地磅发货流程，详细记录发货过程中的业务数据（如历史皮重、历史毛重等）、附加数据（如视频录像、照片等），用信息化手段进一步提高管理水平，加强控制力度，杜绝营私舞弊。2.2 构建思想2.2.1 数字化的事务管理信息化带动工业化，计算机已经成为生产力工具，Intranet、Internet将人类社会推向“数字化”时代，企业的业务领域、交易方式都将受到巨大的冲击和改良。新时代需要企业适应信息化社会的发展，企业激烈竞争的核
6、心实质上已变成企业信息化进程好与坏、快与慢的竞争。 以企业信息化为基础的数字化管理模式，会帮助企业实施基于电子商务的业务流程重组。基于新模式的业务流程重组，可以做到业务处理流程的识别与描述，并诊断、调整和优化关键业务的运作程序，提高营运效果和效率，设置有效的组织机构，使之更好地实现策略目标。数字化管理可以为企业管理节省成本，各种实时的信息将通过Intranet、Internet到达分布在各地的分公司（部门）。因此，网络信息时代与先进企业管理思想相结合，可以快捷的定位整个系统中的相关决策支持数据；可以准确定位到专家所在，获得专家的建议，通过数据挖掘系统寻找或生成想要的数据，这样不论是在办理公务时
7、，还是在进行业务处理时或进行一项事务的决策时都可以随时随地通过计算机管理系统得到有力的决策支持。2.2.2 管控一体化引入更先进的信息化管理手段实现业务管理与业务控制一体化，业务管理指导业务控制，业务控制依赖并实现业务管理。最终实现企业管理政策自动执行、自动控制，最大限度的减少人工干预，强化执行力度，保障执行效果。最终形成以磅房业务管理为核心，同时建立视频辅助监控、数据辅助监控、挡杆控制等为辅助的综合性磅房管理系统。2.3 构建原则 从实际出发，满足企业业务需要，重点实现磅房自身的强化管理，建立强大的管控平台和信息库。同时还必须兼顾企业整体信息化的需要，成为整体信息化的有机组成部分，适应企业发
8、展的需要。3 浪潮ERP磅房管理解决方案3.1 方案概述如何提升管理加强现场控制是众多企业所关注的焦点，信息化技术已经以不同的形式走进了企业，并得到了企业的认同甚至赞许，面对磅房管理的难题，人们也同样想到了信息并付诸实践，成功运用信息化手段来构建理想的磅房管理系统，从而解决磅房管理重点疑难问题。3.2 系统架构3.3 功能特点针对磅房管理的需求提出信息化解决方案，在具体业务中体现为一个个鲜明的功能，而这些功能在业务中所扮演的角色，其能发挥的作用需要我们进一步的认识。下面我们就其中的特色功能进行介绍。3.3.1 联机取数磅房管理实现的基础功能之一，实现联机取数能够彻底避免人工读数登记的误差和一些
9、其他的人为错误，是磅房管理的基础。主要特点表现：n 支持各种流行的地磅。n 支持各种流行的轨道衡器。n LED或其他显示屏向车主展示读数。n 系统能够自动读取车辆毛重、皮重数据，自动计算出净重并打印出磅码单。n 系统不允许司磅员随意修改计量数据，如果磅码单输入错误必须要修改时，可以修改客户资料、物料等信息，但不允许修改毛重、皮重等关键数值，同时标记单据为已修改，并记录修改时间、修改人，以备查询。n 磅码单只准打印一次，特殊情况下需要多次打印的，系统会自动记录打印时间、打印人及总共打印的次数，以备查询。n 通过管理设置，系统必要时允许手工录入数据进行制单，但标记数据来源为手工录入，以备查询。n
10、系统能够自动生成各种明细报表、汇总报表、任意统计报表、多种任意制定的分析图形，如能够生成本日或历史日入场明细表、出场明细表、发货日报表、发货台帐、发货统计表等。3.3.2 业务系统紧密接口过磅是销售发货的数据采集点，销售发货结算依赖于过磅数据，同时磅房进行发货控制需要业务数据的支持，二者有着紧密的联系。我们的磅房系统与业务系统一体规划设计，有着紧密的业务接口和数据接口，同时还支持磅房独立运行，真正做到无缝连接。主要特点表现：n 销售发货量可控，与销售管理系统连接后，系统能自动读取销售提货单数量和剩余数量，严格控制发货数量超过开票数量。n 过磅单可传入业务系统结算。n 可拆分磅房管理系统独立运行
11、。3.3.3 视频监控磅房管理中除了需要提高计量的准确性外，防止营私舞弊是个重点问题。磅场中作弊手段多、变化快、涉及因素也众多，如何防止作弊，或者说最大限度的减少作弊是企业管理关心的重点问题。系统引入视频监控系统，对磅场的业务进行全程监控，并且让管理者随时可以查看视频信息，便于追查责任，给作弊者以威慑力。主要特点表现：n 支持多点视频监控及拍照，车辆从入场开始，直至称重完成出场全程录像。n 过毛重、过皮中、门卫检查等关键环节进行自动拍照，照片跟随过磅单自动存入照片库，供随时查看。n 系统能够自动识别分拣某一过磅单对应的录像资料，照片库可进行对照管理。3.3.4 用户卡管理为了强化磅场管理，企业
12、还可以引入用户卡进行管理，目前主要以条码卡、射频卡等为主。车辆在入场检查、皮中称量、毛重称量、出场检查的时候刷卡确认，系统根据卡片信息自动检索数据进行核查，确保数据的准确性，完全避免因误输入车号、用户号等造成的人为错误，也保障了检查的执行力度。主要特点表现：n 支持多种类型的卡片，如条码卡、射频卡等。n 系统自动识别卡片进行相关工作。n 系统提供卡片库管理，对用户和车号详细信息登记管理。3.3.5 特殊处理磅房管理要求非常高，对管理流程要求严格控制，比如磅单不允许修改、删除、任意作废、磅单打印不允许多次等。但在实际业务中有很多需要特殊处理事件，这就要求系统在强有力控制的同时有处理特殊事件的应变
13、能力，为这些特殊事件建立特殊的业务处理分支，解决现场出现的各种特殊事件。主要特点表现：n 特殊处理有严格的流程控制。n 特殊处理有高级别的权限控制。n 对于特殊处理有详细的登记，包括发生时间、处理人、问题原因等。3.3.6 实时查询快速及时的查询统计对于企业管理尤为重要，系统建立了完善的业务数据查询和辅助信息查询体系，方便企业查询各种业务报表及相关原始信息。主要特点表现：n 查询数据实时可靠。n 查询表单丰富齐全，能够进行磅码单查询、发货台帐查询、销售提货单明细查询等。n 数据可追溯至原始数据，比如查询月报追溯日报，日报再追溯到具体的过磅单据，查询数据支持多种格式的转储以及打印输出。n 视频信
14、息可实时查询。n 视频信息可历史查询，可以追溯查询历史录像及照片资料，可以根据过磅单号、车号、客户号、日期等信息进行自动分拣录像及照片资料，方便企业查找核对。3.4 效益分析n 以可以有效堵塞司磅过程中的漏洞，降低企业损失；n 由事后监督审查变为事前控制，一切尽在掌握；n 有效避免员工犯错误，有效降低企业管理成本；4 推荐设备PC使用天敏SDK2000视频采集卡，可以最多外接四个摄像头，一般为两个。过磅单，可以实时看到影像，并且可以捕捉影像以静态图像方式存盘，提供BMP，JPG，PCX，GIF，TIF，TGA等多种存盘格式；显示画面流畅不间断，每秒可达30帧。显示分辨率为640x480、24位
15、真彩。也可可以连接LED显示屏(推荐使用CL2005系列)，能够将磅单的基本信息（如车号、皮重、毛重、净重）显示到显示屏，便于客户司机进行确认。视频采集及LED显示部分，都是硬件供应商提控二次开发接口，ERP予以调用来实现的，建议使用推荐的设备。如使用其他供应商设备，需要进行二次开发。5 实施方案5.1 团队建设一个好的团队是项目成功实施不可缺少的元素，根据实际情况结合磅房管理信息系统功能要求建设以下团队，用以保障系统的成功实施：1、项目领导委员会项目领导委员会由企业和浪潮的高层领导组成，负责对项目总体的监督与协调，该机构决定其他小组无法协调和解决的问题，提供指导和指示其他小组的工作。2、调研
16、设计小组由企业管理部门负责人与浪潮产品负责人双方组成，负责调研企业管理模式、了解业务流程和功能需求，编写实施计划，双方进行讨论确认。同时调研设计小组承担项目负责人的职责，对整个项目的进度和质量负责，负责项目计划的执行。3、开发小组由浪潮的产品研发人员组成，解决软件设施过程中遇到的问题，提供实施过程中的特殊业务需求二次开发，并负担有对其他项目组进行技术指导的职责。4、实施小组由各企业业务部门抽调的业务人员组成，按照制定的项目实施计划，分阶段进行系统实施，内容包括：进行基础数据准备工作；接受培训学习系统功能；录入系统基础数据；录入初始业务数据；录入模拟运行数据；测算模拟运行数据；填写实施日志；编写
17、系统模拟运行报告；负担有培训本部门其他业务人员的责任；5、系统维护小组由企业信息部门系统维护员组成，负责实施过程中的系统架设计维护，实施完成后的维护及问题反馈等，具体如下：安装调试网络及操作环境；安装系统并调试运行通过；系统实施过程中突发系统问题的解决；系统实施过程中用户需求变更；系统实施过程中用户需求变更响应；系统实施完成后问题登记反馈；系统实施完成后升级及补丁更新；5.2 实施计划进入实施阶段，一方面，很多业务部门将切实参与到系统实施工作中来；另一方面，实施阶段工作量大，要准备的基础数据多。所以必须做好切实可行的实施进度计划，保证工作有序进行。结合公司实际情况提出以下拟定计划注意事项：1）
18、计划必须详细到每一天，要详细规定每天应完成哪些工作。2）计划一定要分到责任人，要确定哪些工作是由实施小组的哪个部门业务人员做的，并要让具体执行人清楚地知道计划。3）计划一定要规定截止时间，如规定在某月某日之前要准备好某项基础数据。4）制订计划时，要考虑资源（人力、时间）制约。5）制订计划，一定要留有余地。在实施阶段会遇到各种事先没有预计到的问题，所以，过于紧凑的计划往往不能按期完成。6）分阶段填写进度计划完成情况表，实施负责人必须把握住每个阶段的实施进度、完成情况、未完成情况及其原因，发现的问题及其解决的方法要如实填写。7）实施负责人要定期检查计划完成情况表，督促检查计划执行情况，及时解决各种
19、问题，保证实施进度计划按期完成。根据以上指导原则由调研设计小组负责完成项目实施计划的拟定并对整个计划执行过程进行跟踪，具体项目实施计划如下：2、基础资料的初始1）系统实施时间安排。2）工作地点安排。3）工作人员安排。4）要求：初始的数据必须准确、按时完成。3、 追加业务数据数据测算核对要求：系统账与财务账、手工账、实物账相符。4、业务数据模拟各业务科室严格按照系统实施细则进行业务处理，月底进行数据测算核对。5、完成业务数据模拟系统切换至正式运行阶段，实施阶段完成，团队提交项目实施报告。6、实施问题处理流程系统实施过程中难免会出现问题，其中包括操作问题、系统错误、需求问题，实施小组一经发现问题应
20、立即向项目团队中的实施负责人汇报并登记，实施负责人针对问题进行下一步安排。1.操作问题，安排调研设计小组或开发小组人员进行现场技术指导；2.系统错误，将错误反馈给开发小组进行处理，并随时跟踪问题处理进度。3.需求问题，首先调研设计小组内部讨论确定解决方案，需要调整业务的通知相关业务科室人员及实施小组人员进行业务调整，需要修改系统功能满足需求变化的通知开发小组进行系统开发，并跟踪开发进度。开发小组修改错误及新增需求功能完成后经测试无误通知实施负责人，由实施负责人安排系统维护小组进行升级及系统补丁安装。具体问题处理流程如下图：6 售后服务方案软件就是服务，软件厂商提供的支持和服务在最低程度上应保证
21、信息管理系统能够长期、不间断地为用户服务。浪潮作为知名企业管理软件供应商，经过多年的运作，已经建立起了一套完整的技术服务体系，并且通过了ISO9002的认证，最大程度的保证项目的成功实施成后期维护。5.1 技术服务体系技术服务模式技术服务组织5.2 服务方式l 热线咨询服务浪潮设有客户中心，配有工作三年经验以上的高级服务工程师接听和处理客户应用咨询。l 联机维护服务联机维护是浪潮特有服务方式，通过维护软件可以与远地的客户进行计算机联接，在浪潮技术中心就可以直接处理客户运行中的软件故障和数据问题。l 网上服务能够访问Internet的用户还可以上网查询我们的技术服务专栏，在我们的技术服务专栏里有
22、客户应用案例、最新技术改进、运行故障排除等丰富的内容。可以在浪潮技术论坛同技术专家及其它用户共同探讨软件的应用。l E-mail传真服务通过发送E-mail和传真获得服务。l 培训服务根据客户需要，提供常备的现场培训。l 快速现场服务现场实施、技术维护服务。5.3 服务承诺l 培训服务：专门为企业提供软件应用培训、系统管理员培训。l 软件安装实施服务：在实施期为企业组织专门项目小组定点实施服务l 现场维护：在必要时浪潮向企业提供现场维护。l 响应时间：浪潮保证对企业提出的服务要求在12小时以内响应，现场服务24小时内响应；紧急问题12小时内现场响应，保证及时、准确的为用户解决问题。l 稳定的服务力量：在实施完成后，浪潮将保留“实施项目小组”的部分技术人员，专门给企业提供售后服务，让最了解企业情况的技术人员继续为企业提供最优质的服务，以保证服务的质量和效率。l 提供1年免费技术服务：对提供的应用软件产品，在系统安装之后，提供1年免费技术维护。
