某股份有限公司ERP管理手册--jzgdna.docx

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1、 XXX股份有限公司ERP管理手册XXX股份有限公司信息中心编制二OO八年八月目 录第一章 ERP管理手册的介绍1.1 ERP管理理念1.2 ERP系统的特点及核心内容1.3 编写ERP管理手册目标1.4 ERP管理系统实施的作用第二章 ERP管理系统管理规则第三章 ERP管理系统的登录与退出第四章 ERP管理流程的拓扑结构与工作原理第五章 采购管理系统的管理流程与操作方法第六章 销售管理系统的管理流程与操作方法第七章 库存管理系统的管理流程与操作方法第八章 存货管理系统的管理流程与操作方法第九章 财务管理系统9.1 应用付系统管理流程与操作方法9.2 应收系统管理流程与操作方法9.3 总帐系

2、统管理流程与操作方法第一章 ERP管理手册的介绍1.1 ERP管理理念所谓ERP是英文Enterprise Resource Planning(企业资源计划)的简写。它是从MRP(物料资源计划)发展而来的新一代集成化管理信息系统，它扩展了MRP的功能，其核心思想是供应链管理，它跳出了传统企业边界，从供应链范围去优化企业的资源，是基于网络经济时代的新一代信息系统。它对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力的作用是显而易见的。ERP是在20世纪80年代初开始出现的。从90年代开始，以SAP、Oracle为代表的国际著名ERP产品进入中国，并迅速扩展。接着，国内也相继出现了一些早期ERP产品，例如开

3、思ERP、利玛ERP、和佳ERP及博科ERP等1.2 ERP系统的特点及核心内容1.2.1 企业内部管理所需的业务应用系统，主要是指财务、物流、人力资源等核心模块。物流管理系统采用了制造业的MRP管理思想；FMIS有效地实现了预算管理、业务评估、管理会计、ABC成本归集方法等现代基本财务管理方法；人力资源管理系统在组织机构设计、岗位管理、薪酬体系以及人力资源开发等方面同样集成了先进的理念.1.2.2 ERP系统是一个在全公司范围内应用的、高度集成的系统。数据在各业务系统之间高度共享，所有源数据只需在某一个系统中输入一次，保证了数据的一致性.1.2.3 对公司内部业务流程和管理过程进行了优化，主

4、要的业务流程实现了网络信息化管理.1.2.4 采用了计算机最新的主流技术和体系结构：B/S、INTERNET体系结构，WINDOWS界面。在能通信的地方都可以方便地接入到系统中来.1.2.5 集成性、先进性、统一性、完整性、开放性.1.3 编写ERP管理手册目标XXX股份有限公司,实施与应用ERP管理系统已有七年之久,公司应用的是用友U870-ERP管理系统,现集成以下管理模块:财务管理模块、采购管理模块、销售管理模块、库存管理模块、存货管理模块、人力资源管理模块。应用已扩展到全公司的各个职能部门，各主要的管理岗位，形成了集采购、销售、仓库存贮与物流，人力资源、财务为一体的网络管理与应用。 由

5、于公司ERP管理系统，涉及的部门较多，操作应用人员比较复杂。为了更好而快捷的应用ERP管理系统，规范管理流程，为满足公司生产经营管理的需要，特制定XXX公司ERP管理应用手册（以下简称：ERP管理手册）。希望公司应用ERP管理系统的操作人员，必须按本操作手册的规定进行操作。1.4 ERP管理系统实施的作用ERP管理系统实施的作用，是通过建立ERP管理系统，充分利用ERP管理系统应用平台，根据各部门的业务管理要求，分散录入业务数据，规范管理流程，提高各部门的协同办公水平。实行以财务为中心的业务核算管理系统。同时也减少了异地厂区人工送单或传真的管理麻烦。做到实时录入数据，准确按单处理业务。避免缺账

6、、少帐或错账的概率。利用ERP管理系统，能及时查询业务数据，监督各部门的业务管理情况，统计数据更加准确、及时、规范。并彻底甩掉了手工帐本，提高各业务人员处理业务的工作效率。第二章 ERP管理系统管理规则为了通过ERP管理系统实时准确的处理各部门的业务数据，确保ERP管理系统动作的安全、可靠。现对ERP管理系统的操作管理特制定以下管理规则：2.1 凡操作ERP管理系统人员，实行每人一个帐户与密码。2.2 任何人不得用他（她）人帐户与密码处理操作业务。2.3 严禁将用户的账户与密码透露给任何人。2.4 严禁将ERP的业务数据、客户档案、供应商档案打印出来。2.5 严禁将内部业务凭证带出非工作场所。

7、2.6 严禁非工作人员使用业务用电脑，查询业务数据。2.7 操作人员在录入业务单据时，严禁外来人员在电脑傍观看。2.8 凡操作人员录入的数据必须及时、准确无误。当天必须将数据校对正确，非特殊情况严禁将帐目推迟录入处理。提高录入数据真实，准确性。2.9 已经形成的操作单据严禁随意删除，尽量按逆向流程处理。2.10 由于操作用户数量的限制，要求操作人员在不使用ERP管理系统时，请及时退出ERP管理系统。第三章 ERP管理系统的登录与退出3.1 用户密码规则用户密码必须六位以上,英文字母与数字并用的字符,不得用:“12345678”、“0000000”或“abcdefg”为简单的个人密码。3.2 用

8、户在录入密码时，可更改为个人想设的密码（注：必须在用户密码规则范围内）3.3 首先按以下方法打开“企业应用平台”3.4 输入用户名与密码，密码录入区域的右侧有一个“改密码”的选择框，如要更改密码，请首先输入原来的密码，然后将选择框打勾。再选择所要操作的帐套，并点击“确定”。改密码3.5 如选择“改密码”，系统会弹出“设置操作密码”的界面，输入新的密码，然后点“确定”,进入ERP管理系统“客户信息确认码”界面，点“确定”，进入ERP管理系统操作界面。3.6 当弹出客户信息确认码后，点击确定。进入ERP操作界面，选择相应操作的应用模块。3.7 退出ERP系统的操作首先退出所有在操作的应用单据及统计

9、报表，然后点击ERP操作界面左上角的“退出”，当系统弹出“是否退出门户”界面是，请点击“是”退出ERP管理系统。点击“否”回到ERP操作界面。确定退出系统点“是”第四章 ERP管理流程的拓扑结构与工作原理 4.1 ERP管理模块分布4.2 销售管理4.3 采购管理4.4 库存管理4.5 存货核算管理4.6 应付款管理4.7 应收款管理4.8 总帐管理4.9 出口管理4.10 进口管理4.11 薪资管理、招聘管理、固定资产管理、考勤管理、绩效管理等。第五章 采购管理系统的管理流程与操作方法5.1 采购流程图5.2 日常采购业务5.2.1 采购请购单采购请购单由各部门、分厂业务管理人员填写，部门经

10、理、分厂主要负责人进行一级审核，物管理部采购计划管理员对部门、分厂已审核过的请购单进行二级审核最终确定采购数量。5.2.2 采购请购单的操作点击：【供应链】-【采购管理】-【请购】-【请购单】-增加：手工录入单据，根据实际需要来填写需采购的货物数量。5.2.3 采购订单节点：【供应链】-【采购管理】-【采购订货】-【采购订单】，双击：手工填制采购订单(如有请购单，参照请购单生成)，采购经理审核订单。修改需要弃审后进行。5.2.4 采购入库单(仓库操作)节点：【供应链】-【库存管理】-【入库业务】-【采购入库单】 双击：增加默认参照采购订单，或者点击生单选择蓝字订单生成。根据实际到货数据修改数量

11、、金额。5.2.5 开票结算流程采购发票根据供应商开来的发票录入，录入时以发票为准。增加参照采购订单生成。运费发票需要录入运费发票, 节点：【供应链】-【采购管理】-【采购发票】-【采购专用/普通发票】发票录入后需要与采购入库单结算，生成结算单。运费发票需要在这里分摊到采购的原料上。合理损耗的数量需要在结算时输入损耗数量。节点：【供应链】-【采购管理】-【采购结算】-【自动结算/手工结算】操作：选单-过滤单据-分摊运费-结算。5.2.6 退货流程(仓库操作)节点：【供应链】-【库存管理】-【入库业务】-【采购入库单】 双击：采购退货分为入库前退货和入库后进行退货两种情况：5.2.6.1 入库前

12、办理退货时：物管部确认退货数量，在参照采购订单生产采购入库单时直接修改入库数量。5.2.6.2 入库后发票未到发生退货时：仓管人员在库存管理模块做回冲单据，拷贝对应的蓝字采购入库单生成红字采购入库单。5.2.6.3 入库后发票已到发生退货时：仓管人员在库存管理模块拷贝对应蓝字入库单生成红字采购入库单。同时在采购管理模块拷红字入库单生成红字发票，财务人员将红字入库单和红字发票进行结算。并依据红字采购发票在应付账款模块进行冲减应付款处理。5.2.7 月末处理本月业务处理完成后，需要进行月末处理操作。月末处理后本月不能再进行业务操作。反结账需要一下月的1号登录取消。第六章 销售管理系统的管理流程与操

13、作方法6.1 销售业务流程图6.1.1 内贸流程6.2 日常销售业务6.2.1 销售订单节点：【供应链】-【销售管理】-【销售订货】-【销售订单】，双击：根据需要,销售业务手工填制销售订单，销售经理或副经理审核订单。修改需要弃审后进行。6.2.2 发货单节点：【供应链】-【销售管理】-【销售发货】-【发货单】 双击：销售发货单由销售计划员，点击增加后默认参照订单生成。或者点击增加后，右键点击表体，参照订单。 物管发货员根据实际发货的数量修改发货单，并以发货员审核发货单作为销售发货的最终依据。 节点：【供应链】-【销售管理】-【销售发货】-【发货单】 双击：6.2.3 销售开票节点：【供应链】-

14、【销售管理】-【销售发货】-【发货单】 双击：增加默认参照发货单，或者点击生单选择订单生成。以客户磅单为准，根据实际数据并经市场部经理确认后，最终开销售发票，无特殊情况按销售发货单数量与订单价格开销售发票。6.2.4 补损流程补损操作由物管发货员根据销售业务交接单进行处理，销售业务员根据客户的反应与物管处理的交接单，提出补损发货审请，经销售部经理审核后，由销售计划员录入补损单，库管员根据补损进行补损发货。6.2.5 退货流程节点：【供应链】-【销售管理】-【销售发货】-【退货单】 双击：需要开红字发票的才需要走退货流程。6.2.5.1新增退货单，默认参照发货单生成。 6.2.5.2 参照退货单

15、生成红字出库单(仓库操作)6.2.5.3参照退货单生成红字发票(财务操作)后续为财务操作，参照应收模块操作流程。6.2.6 月末处理本月业务处理完成后，需要进行月末处理操作。月末处理后本月不能再进行业务操作。反结账需要一下月的1号登录取消。第七章 库存管理系统的管理流程与操作方法7.1 库存相关业务流程图7.2、日常业务7.2.1 入库业务包括采购入库(采购退红为红字)、产成品入库、其它入库7.2.1.1 采购入库节点：【供应链】-【库存管理】-【入库业务】-【采购入库单】，双击：增加默认参照采购订单，或者点击生单选择蓝字订单生成。根据实际到货数据修改数量。7.2.1.2产成品入库每天根据生成

16、统计报表录入产成品，单价不输入。节点：【供应链】-【库存管理】-【入库业务】-【产成品入库单】，双击：7.2.1.3 其它入库单不涉及到开票的入库业务可以填其它入库单处理。例如：销售补损时的入库。7.3 出库业务包括销售出库(退货为红字销售出库)、材料出库、其它出库7.3.1 销售出库节点：【供应链】-【库存管理】-【出库业务】-【销售出库单】，双击： 选择生单-销售生单，默认参照发货单生成。根据实际发货数量修改出库单的数量。负责人审核。7.3.2 材料出库节点：【供应链】-【库存管理】-【出库业务】-【材料出库单】根据领料申请单生成，仓管员审核确认出库。7.3.3 其它出库不涉及到开票的出库

17、业务可以填其它出库单处理。例如：销售补损时的出库。7.3.4 销售补损根据销售业务员的补损发货单。进行发货，并对补损发货单进行审核，作为补损发货的最终依据。出入库类别皆为补损。备注需要注明业务员和客户。7.3.5 调拨业务调拨单处理的是存货在各个仓库间的调拨业务。调拨单审核后自动生成一张其它出库单和一张其它入库单，类别为调拨出库和调拨入库。需要先审核其它出库单，再审核其它入库单后才完成调拨业务。节点：【供应链】-【库存管理】-【调拨业务】-【调拨单】7.3.6 盘点业务企业会定期进行仓库的实际库存盘点，在实际库存与账面库存不平的情况下需要在U8里面录入盘点单。盘点单审核后，自动生成其它出库单(

18、盘亏出库)或者其它入库单(盘盈入库)，需要对生成的其它出入库单审核。盘亏盘盈是以账面为准。例如U8是100个，盘点实物为110个，那么U8里面要做盘盈入库10个。节点：【供应链】-【库存管理】-【盘点业务】7.3.7 月末处理本月业务处理完成后，需要进行月末处理操作。月末处理后本月不能再进行业务操作。反结账需要一下月的1号登录取消。第八章 存货管理系统的管理流程与操作方法8.1 日常业务查询各种单据，例如采购入库单、销售出库单等，只可以修改其单价。填制出入库调整单，处理结存像只有金额没有数量的情况，调整仓库的结存金额。节点：【供应链】-【存货核算】-【日常业务】8.2 业务核算存货核算主要用于

19、对企业存货的出入库业务进行出库存货成本的核算及计算结存余额、暂估成本处理、单据记账、凭证处理。单据记账和仓库处理的顺序：(先处理进的单据和仓库，再处理出的单据和仓库)1、记账特殊单据-调拨单。2、记账采购入库单、其它入库单(无单价的手工输入)，处理原辅料仓库。3、记半成品入库单，处理半成品仓库。4、记产成品入库单，处理成品仓。5、记账出库单据(材料出库单、销售出库单、其它出库单)，其它仓库处理。操作讲解按照软件界面一次讲解。8.3 正常单据记账节点：【供应链】-【存货核算】-【业务核算】-【正常单据记账】过滤条件过滤相应的单据，选择单据，点记账。8.4 特殊单据记账节点：【供应链】-【存货核算

20、】-【业务核算】-【特殊单据记账】过滤条件过滤相应的单据，选择单据，点记账。8.5 恢复记账单据记账以后，需要修改单据的情况需要恢复单据记账。然后重新记账。节点：【供应链】-【存货核算】-【业务核算】-【恢复记账】过滤条件过滤相应的单据，选择单据，点恢复。8.6 暂估成本录入节点：【供应链】-【存货核算】-【业务核算】-【暂估成本录入】主要是处理采购或者其它入库的，没有与采购发票结算来单价的存货。手工输入暂估的成本单价。首先进行单据的过滤，然后输入暂估的单价。此步在单据记账的时候会提示操作。8.7 产成品成本分配这里手工分配产成品的成本8.8期末处理对仓库进行期末处理，核算成本。选择要处理的仓

21、库点确定进行处理。需要恢复处理的时候选择已经处理的仓库点击确定恢复处理。8.9 月末结账单据全部记账，仓库全部处理以后需要进行存货核算模块的结账处理(需要在采购、销售、库存全部结账以后操作)。恢复本月结账需要登录次月1号来恢复。8.10 财务核算存货核算月末结账后，需要生成相关的凭证传入总账模块。财务核算主要是根据单据作凭证。节点：【供应链】-【存货核算】-【财务核算】-【生成凭证】首先选择需要生成凭证的单据，可以选择合成为一张凭证。存货核算生成的凭证只能在本模块修改。总账不可以修改。第九章 财务管理系统9.1 应收应付系统管理流程与操作方法9.1.1 应收应付流程注：应收应付操作流程基本相同

22、，这里只描述应付款管理的9.2 日常业务9.2.1 应付单据审核节点：【财务会计】-【应付款管理】-【应付单据处理】-【应付单据审核】，双击：跳出应收单据列表，选择需要审核的单据，点击审核处理。单据修改只能在采购模块修改。其它应付款点应付单录入，增加应付单。9.2.2 付款单录入审核节点：【财务会计】-【应付款管理】-【付款单据处理】 双击：付款单参照实际付款手工增加录入，保存后可直接审核，选择是否制单。9.2.3 付款核销付款单和应付单审核后进行核销操作，核销后采购明细表可查询付款情况(销售模块查看销售综合统计表)。手工核销：选择单据，点击分摊，标题显示本次结算金额为核销成功。自动核销只提示

23、核销成功。取消核销：其它业务处理取消操作9.2.4 票据管理应付款管理票据管理进行背书等操作后，票据不可修改，需要取消背书等操作，步骤为：其它业务处理取消操作：9.2.5 制作凭证付款单、应付单没有立即制单的，可以选择手工制单处理。节点：【财务会计】-【应付款管理】-【制单处理】修改、删除凭证：单据查询-凭证查询9.2.6 汇兑损益节点：【财务会计】-【应收款管理】-【汇兑损益】注意：取消汇兑损益条件如果计算汇兑损益日期在已经结账的月份内，也不能被恢复。如果该处理已经制单，应先删除其对应的凭证，再进行恢复。9.2.7 帐表查询9.2.8 月末处理本月业务处理完成后，需要进行月末处理操作。本操作

24、需要在存货核算月末处理完成后进行。9.3 总帐系统管理流程与操作方法9.3.1 总帐与各相关管理模块的关系9.3.2 日常业务9.3.2.1 填制凭证节点：【财务会计】-【总账】-【凭证】-【填制凭证】双击该节点，显示如下窗口：单击“增加”按钮，显示如下窗口：选择“凭证日期”、“凭证类别”、“附单据数”；在“摘要”栏，输入凭证摘要。如果设置了常用摘要，则可以输入“常用摘要编码”，或点击按钮，从跳出窗口中选择所需的常用摘要；在“科目”栏，输入科目编码。或者单击按钮。如图显示：选择你所需的科目。9.3.2.2 修改凭证A、在填制凭证中，通过按“”或“”找到要修改的凭证。B、将光标移到制单日期处，可

25、修改制单日期。C、若要修改附单据数、摘要、科目、外币、汇率、金额，可直接将光标移到需修改的地方进行修改即可。D、凭证下方显示每条分录的辅助项信息，若要修改某辅助项，则将光标移到要修改的辅助项处，双击鼠标，屏幕显示辅助项录入窗，可直接在上面修改即可。E、若要修改金额方向，可在当前金额的相反方向，按空格键。F、修改完后，按保存，如果不想保存当前的修改，可以按放弃。注：应收应付、人力资源、存货核算系统传过来的凭证需要到原始模块进行修改，总账只能进行审核和弃审操作。9.3.2.3 作废凭证在凭证列表中选中需要作废的凭证，点击“作废”即可。选中已作废的凭证，点击“取消作废”即可恢复凭证。已作废的凭证在查

26、询时仍然保留，但不参与汇总记账。注：作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号，只在凭证左上角显示“作废”字样。作废凭证不能修改，不能审核。在记帐时，不对作废凭证做数据处理，相当于一张空凭证。在帐簿查询时，也查不到作废的数据。9.3.2.4 删除凭证有些作废凭证不想保留，可以通过平整整理功能将这些凭证彻底删除，并对未记帐凭证重新编号。步骤：1、）节点：【财务会计】-【总账】-【凭证】-【填制凭证】 用鼠标单击菜单【制单】下的出现【整理凭证】节点如图：然后选择要整理的月份，按【确定】后，屏幕显示作废凭证整理选择窗。如图：选择你要删除的的作废凭证，然后点“确定按钮即可。注意：删除掉的凭证无法恢复。请谨慎使用

27、。9.3.2.5 打印凭证打印凭证的途径有很多条。1.如果你制好凭证，就可以直接按打印，对本张凭证进行打印。如图：2. 如果你想成批打印：如右图显示，可以设置具体的打印参数，可以查询要打印的凭证。9.3.2.6 查询凭证节点：【财务会计】-【总账】-【凭证】-【凭证查询】单击该节点，显示“凭证查询”窗口：输入查询条件，按确定，显示如下窗口：符合查询条件的凭证全部显示在凭证列表当中，双击其中一项，则新开窗口显示凭证的详细信息。9.2.2.7 凭证审核与标错节点：【财务会计】-【总账】-【凭证】-【审核凭证】双击该节点，显示凭证查询窗口：输入查询条件，然后按“确定”，显示如下：选择好查询条件后，单

28、击进入一张凭证，显示如下图窗口：可以成批审核凭证，也可以单张审核凭证。而且可以对审核过程中发现不正确的凭证进行标错。注：1) 选中要审核的凭证，点击“浏览”或双击该凭证，可审查凭证的详细内容。2) 审核后，应点击“刷新”才能看到审核结果；3) 凭证审核后，发现审核错误，选中已审核错误凭证，单击菜单项“取消审核”，取消审核，但记账后的凭证无法取消审核。取消审核必须由审核人本人操作。4) 凭证审核通过后，不能进行修改和删除操作。5）对于错误凭证，进行修改并保存后，即可自动消除该凭证上的错误标志。9.3.2.8 凭证记账节点：【财务会计】-【总账】-【凭证】-【记账】双击该节点，显示如下窗口：输入记

29、账的范围如图：注：红圈里表示记账的范围是第一张凭证到第一张凭证。你也可以2-3。选择好范围后，单击“下一步”按钮，显示如下图窗口：检查记账报告，准确无误以后点“下一步”如图：点击“记账”即可。显示如图：注：1、当期结账后，不能进行取消记账操作。记账后的凭证不能进行修改、删除和取消审核，只有取消记账后方能进行以上操作。2、如何反记账：节点：节点：【财务会计】-【总账】-【期末】-【对账】双击进入：然后同时按住：CTRL+H显示如图：恢复隐藏的恢复记帐的按钮。如图：双击进去，修改你的记账信息。注：反记账只有账套主管才有权限。9.3.2.9 凭证冲销本功能主要用于错账冲正，对已记账的凭证进行冲销，系

30、统自动生成冲销凭证。节点：【财务会计】-【总账】-【凭证】-【填制凭证】单击节点，进入“凭证冲销”界面：输入要冲销的凭证，冲销即可。9.3.2.10 凭证整理节点：【财务会计】-【总账】-【凭证】-【填制凭证】双击进入，显示窗口：单击“确定”即可。选注：本功能用于凭证重新排序、重新生成凭证号、删除作废凭证、清理断号凭证，应在当期期末凭证打印前进行。如当期凭证多次打印，则要审慎此操作，否则会造成已打印的凭证号与系统中的凭证号不一致。9.3.3 总账月末业务9.3.3.1结账节点：【财务会计】-【总账】-【期末】-【结账】如图：单击显示如下：选择要结账的月份，然后点下一步。显示如图：第四步是完成结账：如图；试算平衡后，按下一步，然后点结账即可。如果在结账后发现有凭证出错需要反结账：打开结账节点：同时点：ctrl+shift+f6反记账的情况出现：打开对账节点，然后同时按：ctrl+H ，会出现恢复记账前状态的节点。