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1、L/O/G/O,2014年部门内部例会（一）,综合办部门,部门组成,岗位职责,发散思维,岗位要求,4,1,2,3,我们现在是一个团队，是一个年轻的团队， 是一个朝气蓬勃的团队，是一个有大大希望的团队！,综合办的组成,人力资源,后 勤,助理室,资料室,行 政,综合办,采购部,对综合办岗位职责的分工,岗位职责分工的益处,职责分工对个人的益处,不扯皮,不推卸,岗位责任制，谁的任务谁搞定，谁的责任谁负责。,公司其他成员在遇到困难时，可以清楚明确的知道谁负责，第一时间找到负责人。,部门每个成员在各自的职责范 围内有各自的成绩,目标明确,方向明确,有发挥的空间,对自己的工作了如指掌,给人方便，给己方便,岗
2、位分工对于一个团队的好处有哪些？,5,综合办经理xx:,1）要明确的综合办岗位职责在上级审核签字后及时对本部门人员进行下发，在此后 遇到任何问题及时作出调整，且第一时间通知相关人员； 2）对办公室管理层人员及各工程部人员的档案进行改革整理，做到档案齐全且与系 统软件相匹配，在今后的工作中对新增的人员及离职人员及时进行调整； 3）办理上级公司证件时要做到报名人员与证件相匹配，信息准确无误，资料齐全且 及时与上面领导沟通； 4）上级公司证件办理完毕后后，在证件下发时要由各工程部负责人签收，且保留其 复印件（必要时保留扫描件）；办理后的详细内容转交财务部周骏做好签收； 5）员工工作服的下发要由各工程
3、部负责人签收，签收数量与报名人员数量相匹配；,综合办经理xx:,6）每年3月份与公司业务副总、内勤总监确定好合同版本后，对公司管理层人员统 一签订劳动合同，及各工程部经理签订劳动合同，在此期间又新增人员要及时签 订劳动合同； 7）办公用品的采购，2014年将进行改革，做到一个月采购一次办公用品，在此期 间如有应急需要或必须马上需要的可追加次数，办公室人员需要的物品需提前签 申购单以方便采购时做统计，在领办公用品时做签收，必要时要旧物上交方可领 取新办公用品；年底统计装订成册； 8）整理员工证件，并装订成册； 9）协助各工程部经理，按照上级对施工现场检查的要求制作资料，要求内容详细， 无差错且留
4、好备用复印件； 10）按公司要求定期组织召开周例会、月会、半年总结、年终总结以及随时召开的 紧急会议，并做好签收和会议记录；,综合办经理xx:,11）第一时间完成上级领导安排的各项任务，根据上级的指示精神及时下达，文件及 时下发，信息及时传达；12）定期对公司网站的信息作出及时变更及形象提升工作；13）组织公司举办的各类集体活动，做到每次活动人员出勤率在95%以上，确保每 次活动安全事项等；14）对离岗、离职员工的证件及工作服等进行回收，经核对无误后做好签收记录，一 份转存财务部；15）把公司自接的投标文件，写于业主方的情况说明等，列入重点任务，必需高度 集中精力完成，严禁出现任何漏洞。,综合
5、办资料员xx：,1）浦东、金山由刘迪负责，市南、市北由王帅负责；2）开工、报验直到工程竣工进入可结账状态这期间，必须由各工程部经理或负责管理 该工程的外协部成员签好相对应的单据，资料员对应相应单据及时准确做出相对应 的报告3）资料员对做好的相应资料，需要相关人员上交到上级部门时要与其做好签收，且记 录时间，并交代详细需要带回的资料；4）资料员要在每月25号对本月做出的全部资料进行汇总上交到副总室及财务室，并 在25号及时提出在一个月内还未能竣工的工程要做重点的监督，找出原因（如资 料、数据及相关内容不全等）有权要求相关人员补齐，且与相关人员规定好期限确 定最晚上交时间；5）为杜绝施工现场第一手
6、资料拖延，严重影响各环节进度现象，各工程部负责人必需 在工程主体完工后3日内将如下资料交至综合办：拍片报告、防腐报告、单线图、 施工日记、PE管道焊接原始数据、刨边头子及与工程有关的其它资料，只做一次 电话提醒，如不按期上交者，综合办将自行解决，所产生的费用将以报表方式经公 司领导逐一签字后转交财务部，作为综合办活动经费；,综合办资料员xx：,6）补办资料参考价：拍片报告：（20元/条）、防腐报告：（5元/条）、单线图： （50米以下工程：20元/个，50米以上工程：100元/个，道路及街坊：200元/ 个）。施工日记：(5元/天)，PE管道焊接数据：（10元/个），刨边头子： （10元/个）
7、；7）资料员要及时了解并掌握上级公司流程的全部内容，尽最大可能将各项工程提前进 入可结账状态；8）在接到上级通知的会议有关施工单位在资料方面的要求时，提前与车辆调度联系车 辆及一起前往的相关人员。确保准时参加例会，并详细记录，会后及时传达上级会 议精神及内容；9）王帅管理综合办档案室，做到柜子及区域划分，内部整齐有序，贴好相对应的标签， 对划分出来的区域如不整齐不按要求摆放可要求整改，如要求后不及时整改的，可 要求清除档案室。可自行制定档案室管理办法并贴在档案室的入口处。,综合办文员xx：,1）公司在召开活动、会议、聚餐、旅游等集体活动时按上级要求负责通知到相关人员， 做到每个人都通知到位，通
8、知后对统计情况进行上报，并在该活动进行前再次核准， 在此期间遇到的任何变化要及时与上级沟通； 2）负责在公司召开活动、会议、聚餐、旅游等集体活动期间需要准备的内容，并在 会后负责清理会议室（一楼），做到整洁如初，位置摆放整齐、桌上无杂物等；3）认真完成公司文件及施工所需要的书面材料，包括：总经理级、副总经理级、总监 级、经理级、工程部经理等需要起草的文件，做到内容详细准确无误，无错别字， 在发现有问题时及时提出并更正，做好记录及存档；4）做好施工卡笔记工作（含上级单位下发和自接项目），要求必须做到登记内容详细、 精准、无误，根据施工进度结合结账流转进度不断地更新登记信息，确保财务部信 息准确无
9、误，每月25号与副总室及财务室进行核对，并对核对后的内容要求与其 核对的人员签字确认。在遇到任何问题要第一时间跟相关人员进行核对，按要求发 放施工卡的相关内容，发放份数按2013年12月17日下发的施工卡流程里的 内容发放，如有变动以最新变更内容为主，做好签收记录；,综合办文员xx：,5）负责办公室设备的维护、维修与保养（包括：办公室电脑、监控设备、打印机、传 真机、晒图机、空调及公司网络）确保办公室设备每天都可正常使用，监控电脑及 监控设备是否每天如实记录办公室状况，遇到问题要第一时间与维修人员联系且在 最短的时间里可以正常使用； 6）对每个设备排好编号并制定使用记录册，对做过维修及保养的设
10、备要求准确记录 再册，同时建立办公室所有设备所需要外来人员进行维修的人员通讯录内容要详 细。每月上交综合办经理处签字要求细心、到位，保证每个设备都可以长时间正 常使用，间接保护公司固定财产；7）对传真内容进行复印做好留存工作，及时通知相关人员进行领取，不得延误；8）在日常工作中接到上级任务时要细心，听从安排，听从指挥，按时完成任务，遇到 问题要第一时间与相关人员进行沟通，确保所做工作的准确性100%。,综合办助理xxx：,1）负责协助孙副总办理浦东相关资料的申请、审图、及起草书面文字等工作，具体工 作由孙副总安排；2）在接到上级任务时第一时间做到内容详细、准确、无误，无错别字，在发现有问 题时
11、及时提出并更正，做好记录及存档；3）协助并配合综合办经理办理2014年人员登记、档案整理、员工证件办理、各工程 部施工工地现场资料的制作及办公用品发放等工作；4）对公司二楼会议室做到会前按开会人员要求准备内容，会后清理工作做到整洁如初， 位置摆放整齐、桌上无杂物等；5）见到公司在二楼会议室接见的客人时，做好接待工作（如:为客人泡茶等),再有需 要复印相关的资料时积极帮忙；6）在日常工作中接到任务时要细心，听从安排，听从指挥。以最快的速度熟悉公司的流程及业务工作。,综合办成员组成图,资料员,文 员,x x,助 理,刘 娜,经 理,x x x,x x,发 散 思 维,根据这个图能联想到几点？,发
12、散 思 维,假如这个方桌缺少一个腿还能站住么？,发 散 思 维,假如这四条腿都齐全，但是高矮不一，又会是什么状态？,发 散 思 维,现在我要把我们比作 这个四脚方桌，我们现 在是个组织，是个团体， 如果我们中少了一个人 就好比这个方桌少了一条腿是一个道理，不经过后面的调整肯定就会 倒下，所以告诉我们什 么？我们是其中一员， 各有各的责任，我认 为我们现在没有上下 级之分，只是分工不同而已！,发 散 思 维,四条腿都齐全，但是 高矮不一，状态是什 么？我想肯定桌子不 会在一个平面上，就 更不要想上面能承担多少重量，我对第二个的看法挺深刻的， 我认为第二个就是我 们的现状，所以我们 要一起努力，各
13、自发 挥出自己的能力，让 我们一起往前走。,发 散 思 维,第三个让我联想到这 个桌子的高度，他现 在其实高度应该是一 个会走的小孩子也可 以用小手努力一下应该也拍得到吧，所以我们要不断的提高自 己的高度，就像我以 前说的一句，我们无 法选择自己的长度， 但是要努力在有限的 时间里来拓展自己的宽度。,发 散 思 维,这种四角桌子材质简 陋，价格低廉，任何 一个普通家庭都可以 消费的起，所以我们 要努力把自己升级为豪华版，我们需要用什么来提升？所以现 在我们要用一个好的 心态去接受大家的指 导，遇到问题要虚心 接受大家的批评，这 样才能鞭策我们进步， 大家同意么？,沟通,对综合办的成员要求具体如
14、下：,养成做记录的习惯,每天的工作记录,把自己忙碌的一天记录下来，记录要详细，详细到名称、到时间最好。哪怕是一天没什么事做，也没关系，把日期记下来，把天气记下来，也是有好处的。最好在后面再写一句鼓励自己的话；,开会记录,综合办每个人都要养成做开会记录，这个也是对会议的内容进行加深印象，对自己涉及到的内容也是一种保护，更是对能力的一种加深，一段时间肯定会看见自己在记录这方面的进步；,签收记录,无论给出去的任何资料及与自己相关的内容统统要做好记录，以方便日后查找；,工作安排记录,第一天晚上用便贴来记录第二天要做的事情，并贴在电脑的左下方位置，如果工作都做妥当了，就贴空的，方便第二天有事情的时候及时
15、记录，并填写准确日期。,对综合办的成员要求具体如下：,对综合办的成员要求具体如下：,建一个综合办团队讨论组，这个就是方便我们在遇到问题的时候及时沟通（如：外出不在可以在讨论组里告知一声去了哪里，大概多长时间）；,养成开小会的习惯每周五早上9:30开始，希望以后每个人要学会找问题，每周每人要找出5个问题，可以是大问题，可以是小问题，但是要有意义，我们要在一起讨论解决，如果暂时解决不了，会习惯做问题手册，把解决好的跟没解决好的都录在册，后面备注谁提的问题，年终进行汇总，评选出“找茬高手”；,对上级交代的临时任务认真对待，在规定的时间内完成，不得推脱，如果有难处及时提出，如果时间短可以与相关人员进行
16、沟通，确保按时完成任务；,对工程资料认真学习，多加思考、不耻下问，适应上级公司变化，并能就一反三， 早日具备每人都能独立操作的能力；,充实每一天,对待集体的工作要积极踊跃，在工作中无论遇到哪方面的困难都可随时提出，我们 有困难一起解决。,对综合办的成员要求具体如下：,在接下来的工作里，会不断对以上的内容进行补充，对综合办每个人的岗位职责做到“没有最细化，只有更细化”希望大家多提宝贵意见。让我们一起携手共创勃利燃气综合办的明天！,1.做到让其他部门及所有员工都对我们“无可挑剔”2. 我们要把“理想很丰满，现实很骨干”改造成“理想很丰满，现实超圆满”的局面,我们要一起努力把我们的部门打造成最年轻、最有干劲的高效率团队,加油,努力,为自己的明天,L/O/G/O,Thank You!,编制人：XX,
