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1、公司企业行政部管理制度文件控制管理制度一、公文的处理：为使企业公文处理工作规范化、制度化，提高公文处理工作的效率和公文质量，特别强调一一公文处理。（一）公文种类：1、命令（令）适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；实施重大强制性行政措施；任免、奖惩有关人员；撤消下级机关不适当的决定。2、决定：适用于对重要事项或者重大行为做出安排。3、指不：适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。4、公告、通告：1）“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。2）“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。5、通知:适用于批转下级机关的公文，转发上级机关的公文；发布规章；传达要求下级
2、办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。6、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神。7、报告适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级的询问。“报告”不能夹带请示事项。8、请示适用于向上级请求指示、批准。9、批复适用于答复下级请示事项。10、会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。（二）公文处理中应注意的问题1、应当根据各自隶属关系和职责范围确定公文种类。2、重视文书登记环节。3、复印件不能交领导批。4、文件增强横向联络，保证决策的准确性。5、不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。6、应当一文一事。7、只写一个主送机关。如需
3、同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。8、除领导直接交办的事项外，“请示“不得直接送领导者个人。9、受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。（三）公文格式（略）二、文件编号体系：（略）三、文件的结构：第一层（核心）虚实第二层（板块）分析执行控制分析执行控制第三层（部）推广人资法律业务设计研发营销设计应用工程物业财务行政合约范围项目编号VPSRYMUEWFCA标准制度Z化资料I结构S表格1.序列化流程报告B备忘录M批文A网络化计划P传真F合同C会议记录R*例如：行政部会议记录发出005号*法律部门文件也由行政部统一管理。四、电子文件的管理
4、：1、电子文件按文件类别在电脑中建立文件夹，并分别命名，便于查找。同时根据文件夹的数目准备备份用的磁盘，一般为3.5寸软盘。2、经确认的文件则设置文档保护密码以保护其格式和内容，并根据文件内容存入对应的文件夹中，同时将其存入备份磁盘，由文员统一管理。3、备份磁盘由文员保管，每个磁盘应有文件目录。4、对于存档的电子文件及备份文件，文员每月检查一次。检查文件能否打开，文件内容有无破坏。5、文件修改时文员应及时对存档的电子文件和备份文件进行修改，以保证文件内容一致性。五、文件的更改或换版：1、由行政部负责收集公司管理制度的修改信息，每月定期提交文件更改报告，说明更改原因和更改具体意见（对于合理化建议
5、公司将给予奖励），经常务副总（总经理）审批后，由行政部行政文员进行更改，每季度发布一次修改结果。文件修改后，并相应对修改状态作更改，如A1.,A/2等，当修改数量较大时采用整页更换。2、文件修改后应按登记发放的范围，由文员组织修改或更换，需要重新编号的，由行政文员办理。3、作废的受控文件，由文员回收并盖“作废”印章，交一份档案室存档，其余集中销毁，作好记录。4.2.2公司档案管理制度一、在公司经营活动中产生和形成的具有保存价值的各种文件、资料均应归档，由行政部统一管理。特殊资料部门需要保存的一律制作复印件。1、文书类：1）公司董事会、监事会及股东大会的会议资料；2）公司办公会记录、会议纪要；3
6、）公司召开各种专题会议记录；4）公司发布的决定、条例、规定、办法、通报等；5）公司在各项重大活动中形成的文件、图片、录音、录像带等；6）公司及企业编制的规划、计划、预决算报告、统计报表等；7）公司的请示报告和上级单位的批复，各部门的请示和总公司的批复；8）公司体制改革、机构成立、合并、合资、撤消、更名、启用印章等相关文件；9）职工任免、奖惩、通知、通报、批复等；10）员工调出（入）、工资调整、退职、开除、解除合同的决定、通知、报告、批复；11）公司与有关单位签定的合同、协议书及财产、物资档案交接凭证等；12）公司在仲裁、法律纠纷方面的诉讼案卷、判决书等资料。2、科技类：D行政类：a、办公设备的
7、使用说明书、设备安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性的文件材料等；b、办公设备运行、维修记录；c、办公设备报废的文件材料等。2）工程类：a、计划任务书、协议书、水文地质技术文件；b、选址报告、审批文件；c、工程预决算、施工合同、竣工图、验收图、验收鉴证报告；d、施工位图、维修报告及批复等。3）财务类a、财务管理过程中的原始帐薄、凭证等；b、财务计划、年度报表及各级财务审计报告等。二、档案的管理1、由公司文控中心文员兼任档案管理员。2、有权向有关人员索取相关档案资料。3、凡办公设备开箱、工程验收等，档案管理员必须参加，以便及时收集整理有关资料存档。4、对需要移交的原始档案资料负责收集、整理、编
8、目、归档和销毁。4.2.3公司保密制度一、保密范围1、公司重大决策中的秘密事项。2、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。3、公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录等。4、公司财务预结算报告及各类财务报表、统计表。5、公司职员的人事档案，工资收入及相关资料。6、一般性决定、决议、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。二、密级：公司文件的秘级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。I、绝密：公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料。2、机密：公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况。3、秘密：公司人事档案、合同、协
9、议、员工工资收入、尚未进入市场或未公开的各类信息。属于公司秘密的文件、资料，应当由文员在文件左上角盖上“保密”专用章，标明密级，并确定期限。保密期限届满，自行解密。三、保密措施：1、属于公司秘密的文件、资料的制作、收发、复制由文件资料制作部门指定专人实施，各部门经理（总监）是部门秘密第一责任人，各部门文员负责保密文件的传递、使用、摘抄、保存和销毁。2、对于密级文件、资料必须采取以下保密措施：1）机密以上文件由公司副总（总经理）批准方可复制；2）秘密文件由部门负责人控制使用范围；3）收发、传递和外出携带，由指定人员负责，并采取必要的安全措施。4）在部门保存必须上锁。4.2.4电话管理规定1、公司
10、的电话，主要作为方便与外界的沟通，方便开展业务使用，不提倡员工在公司内打私人电话。2、员工打电话，用语尽量简洁、明确，节约通话时间。3、前台接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即接回总机记录留言；前台接听外线的标准用语为：“您好！奥园房产！”当对方要分机电话时，标准用语为：“请稍等！”如分机占线，即记录留言。接听内线电话的标准用语为：“您好！前台！”4、公司员工接听电话的标准用语为：“您好！请说！”5、公司员工不允许在公司内打私人长途电话。需要拨打长途电话，必须预先知会部门经理。4.2.5办公室行为管理制度1、首先必须遵守公司颁布的各项规章制度。2、上班时，仪表应保持整洁、大方、得
11、体、男职员不可留长发。职员上班衣着基本分为：1）星期一至四：必须统一着工作装；2）星期五：可着与工作场所相适应的轻便服装，但短裤、无袖装、超短裙不在此列。3、办公时间非因工作需要，职员不应离开工作岗位，需暂时离开时应与同事交代；接待来访业务洽谈在会议室内进行。4、注意保持清洁、良好的办公环境，讲话轻声细语，不要在办公区域进食和在非吸烟区吸烟。5、职员的办公桌内不要存放大量现金及贵重物品，以免造成不必要的损失。4.2.6公司例会制度1、每周举行一次例会，时间为每周二上午9：OO时，由公司总经理/常务副总主持。各部门与会人员须提前10分钟进入会议室准备开会，行政部总务须提前20分钟准备会场，接好投影仪。2、会议内容，汇报各部门上周工作完成情况，下周工作计划，需要其他部门配合工作事宜等。3、与会人员发言要简明扼要，议事要有决议。4、例会由行政部文员记录备案，并根据总经理/常务副总意见，准备会议纪要。5、会议决定事项，各有关部门要认真贯彻执行检查，由行政部负责会议决定事项的督办、落实工作。
