办公室工作流程指南.docx

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1、文秘组学习成果展示办公室工作文会事工作指南专业技能培训班文秘专业组编2013年5月目 录前 言 4第一章 办文 5 第一节 公文格式 5 第二节 简报格式 12 第三节 纪要格式 14 第四节 会议记录 15 第五节 公文介绍 17 第六节 公文收发 40第二章 办会 49 第一节 大中型会议 49 第二节 小型会议 54 第三节 会议相关文书资料 57第三章 办事 60 第一节 接听与拨打电话 60 第二节 接待工作 62 第三节 约会安排 66 第四节 座次安排 69第四章 档案管理 72前 言在我们的日常工作中，“文、事、会”是办公室工作的三大块，在很大程度上，体现了办公室工作的水平。目

2、前，在九龙尚无统一的执行标准，多是源于办公室工作人员的日常积累和学习，难免偏颇和漏缺，缺乏系统理论验证。九龙县专业技能培训班文秘专业组按照县委、县政府“学有所获、学有所得、学有所用”的培训方针，结合日常工作内容，将办公室工作涉及的各类基础工作注意事项和行为方向整理成册，希望为奋战在九龙县各条战线的办公室同志提供帮助。本指南的编撰在九龙尚属首次，内容偏向实际操作，理论类较少，全册以图文形式展现了办公室工作“办文、办会、办事”中应知应会的工作常识，内容直观、易懂，希望领导和广大同仁在阅读使用中指出不足和错误，提出宝贵意见建议和批评，我们将以诚恳的态度虚心接受、及时改正，为九龙的办公室工作贡献一份力

3、量。九龙县专业技能培训班文秘组第一章 办 文第一节 公文格式一、概念公文格式是指公文的整体格局和标印形式。二、公文标准格式分类排版及印装格式用纸格式 文面格式公文标准格式天 头:210mm三、公文标准格式说明37mm1mmA4 纸（一）用纸格式28m1mm版 心（灰色部分）即书写范围区长：297mm1.公文用纸采用A4纸型，幅面尺寸为210mm(宽)297mm（长）；长：225mm2.版心（即书写范围尺寸为156mm(宽)225mm（长）；3.版心与纸页边距为：(1)离天头37mm1mm。156m1mm(2)离订口28mm1mm。订口（二）文面格式 在确定版心正确位置后，即可以在版心区域进行文

4、件的编撰，这一节重点强调版心区域内文件编撰的文面格式。 1.文面格式式样（1）平行文式样1版心 特 急000001（主送机关）：。(正文)。 （共印XX份）办公室 年月日印发抄送：，。 XXXXXXXXXXX(标题)附件：1 2XX20133号XXXXXXXXX文件机密一年高（平行文）：25mm版 头主 体 (发文单位名称)2013年3月6日（附注：）版 记（2）上行文式样版心 特 急000001机密一年高（上行文）：80mm版 头XXXXXXXXX文件签发人：XXXXX20133号XXXXXXXXXXX(标题)（主送机关）：主 体。(正文)。 附件：1 2 (发文单位名称)2013年3月6日

5、（附注：）版 记抄送：，。 办公室 年月日印发（共印XX份）2.文面格式说明（1）版头部分位置：红色反线（也叫红色分割线）以上部分，称为版头，也叫眉首。版心左顶格第一排标注文件份号，用6位阿拉伯数字，位数不够，用“0”补，如：000002，三号黑体字。版心左顶格第二排标注文件密级，格式为“密级等级保密年限”，三号黑体字。版心左顶格第三排标注文件紧急程度，两字中间空一格，三号黑体字。发文机关标志格式为“发文机关名称+文件二字”，如：中共九龙县委组织部文件。标志字体为小标宋体，标志整体大小为22mm15mm，此为必备要素。发文字号格式为：“机关代字+年份+序号”，机关代字后除函件以外不加文种，如：

6、九委组函；常用的报、发等为错误格式，如：九委组发、九委组报、九委组通；年份是六角符号内加年份全称，如2013不能写成13；序号则是该份公文在该发文机关内的序列，注意与该份公文的份号区别，序号不能在数字前补虚位，如1，不能写成01；发文字号的位置：平行文中发文机关标志空两行，居红色反线上4mm处，居中标明；上行文发文机关标志空两行，居平行文居红色反线上4mm处，左空一格标明；发文字号字体为三号仿宋。文种是上行文，如报告之类，需标注签发人，标注位置与发文字号处同一水平位置，右空一格注明，字体为三号楷体字。红色分割线：表现形式为红色直线，用于版头和主体的分界。党群机关部门红色反线正中加红色五角星，政

7、府机关部门红色反线无其他标识。联合行文必须是同级机关，主办机关名称排列在前，发文字号只标识主办机关发文字号。（2）主体部分标题。位置与红色分割线下隔两行；格式为“发文机关名称+事由+文种”，发文时可省略发文机关；字体为二号小标宋；标题中除需要引用时加注书名号，不能用其他标点符号；过长的标题可排列时可以排成菱形、梯形。主送机关。即公文的主要受理机关，如主送机关较多，采用高度概括性语言，且主送机关为同级。正文。首页必须显示正文。正文内容字体为三号仿宋。正文中各级标题的标识，共分四级，从大到校依次为：“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”，其中一级标题字体为三号黑体，二级标题为三号楷体，三级和四

8、级标题为三号仿宋。附件标注。位置居于正文下方，与正文部分隔一行，左空两格标注“附件”二字，字体为三号仿宋；“附件”二字后加冒号，冒号后注明附件名称，如有多个附件，则用阿拉伯数字依次注明，每一个附件注明占用一行，抬头与第一个附件对齐。附件正文。左顶格标明“附件”，或“附件1”，字体为三号黑体。附注。如有必要，可使用附注；位置居成文日期下一行，左顶两格，格式为：“（附注：xxxxx）”,作用为对公文的补充说明，如：（附注：此件发往各乡、村）发文机关署名。与正文或附件标识最后一行下隔两行，右空4字，字体为三号仿宋。成文日期。居发文机关署名下一行，右空四个字；用阿拉伯数字表明年月日，不可简写。用印。不

9、能上下颠倒、左右乱盖，要按照章面，将章端正盖于成文单位与成文日期上，骑年盖月。（3）版记部分版记各内容用黑色分割线分离。第一行：标注除主送机关以外其他需送单位或相关领导，格式为统一为“抄送：xxxx,xxxx,xxx。”，不能用“报”、“送”代替“抄送”，单位名称之间用逗号隔开，位置空左一格，字体为四号仿宋；第二行：左空一格注明文件印制机关，右空一格用阿拉伯数字注明印发日期，完整注明年月日；第三行：如需注明，右空一格用括号内注明印制份数，要与版头份数相对应。页码。格式为：“-1-”，位置居于该页翻口右空一字处，上离版心下边缘线7mm，字体为四号仿宋；空白页不标页码。（三）排版印装格式1.书写。

10、从左至右横排书写，每页22行，每行28字。2.印刷。双面印刷，页码位于翻口处，两面误差不超过2mm。3.装订。左侧装订，两页码之间误差不超过4mm。（四）其他格式注意事项1.正文书写中的连接符号正确书写方法为“”，而不是惯用的“”或“”；2.在正文中数字的用法：正文中数字使用一般使用阿拉伯数字，用数字表达的短语、句子中，不能隔行写。当数字作为名词或介词使用时，可以写成中文小写数字，即“一”、“二”、“三”。第二节 简报格式一、概念机关、团体单位编发的内部文书，他是一个统称概念，属于事务性文书。二、版面格式报简版心报 头第x期（总第xx期）XX年X月X日XXXXXX（单位）编按语：XXXXXXX

11、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(标题)XXXXXXXXXXX(副标题)报核心 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。报 尾报（送、发）：XXX，XXX，XXX，XXX，XXX。 （共印xx份）三、简报格式说明（一）报头位置居版心三分之一（红色分割线以上）部分。1.名称。可直接用“简报”、“情况简报”、“XXX（专题）简报”，用红色大字书写，居于第三行正中；2.编印单位。期数：居于简报二字下方隔两行居中，一般为当年简报编印期数；总期数：居于期数下方一行居中，一般为编印单位所发简报

12、的总编印期数，可以不用标明；三号仿宋字体。3.编印单位。居于红色反线上4mm，左空一格处，三号仿宋字体。4.日期。居于红色反线上4mm，右空一格处，与编印单位同处一水平，三号仿宋字体。（二）报核也叫报身、报体。为简报主体，用于撰写正文。1.按语。居红色反线下隔两行，一般为领导指示、编者按等，具有提示性、说明性、评论性，字体为楷体三号，可以不用。2.标题。居于红色反线或按语末行下隔两行，式样为文章式标题，可以添加副标题，用于对标题的补充说明或文章内容的概要；主标题字体为二号小标宋，副标题用破折号引出，字体为三号楷体。（三）报尾写在最末一页，最下方。1.报：用于上行单位。2.送：用于平行单位。3.

13、发：用于下行单位。第三节 纪要格式一、纪要标志由“xxxxxx纪要”组成，居版心上边缘35mm处，居中，推荐使用红色小标宋体字。二、标注出席人员名单，一般用三号黑体字，在正文或附件说明下隔一行，左空二格，后标用全角冒号，冒号后用三号仿宋字体标注出席人员单位、姓名、回行时与冒号后的首字对齐。三、标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为外，编排方法同出席人员名单。四、纪要格式可以根据实际制定。第四节 会议记录格式一、会议记录十要素（一）时间精确到分。（二）地点精确到会议室。（三）参会人精确到人，重要人员精确到姓名。（四）缺席人精确到姓名。（五）列席人精确到人，重要人员精确到姓名。

14、（六）主持人精确到姓名。（七）会议议题包括主题、内容。（八）发言记录。（九）时间记录，精确到分如：11:30散会。（十）记录人、主持人确认签字，形成归档。注：会议记录中，各要素要自成段落。二、会议记录特点记时、客观。三、会议记录范例样式XXXXXXXXX会议记录时间：地点：参会人：缺席人：列席人：主持人：会议议题：一、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 二、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。发言记录： XXX(姓名)：XXXXXXX(发言内容)。XXX(姓名)：XXXXXXX(发言内容)。XXX(姓名)：XXXXXXX(发

15、言内容)。 （散会） 记录人（确认签字）： 主持人（确认签字）： XXXX年XX月XX日第五节 公文介绍按照中央中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16以中办发201214号文件印发，自2012年7月1日起施行的党政机关公文处理工作条例规定，党政机关公文共有15种。一、命令(令)权威性最高的行政公文（一）适用范围适用于公布行政法规和规章、宣布实行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。能发布命令的机关：中央：国家主席、国务院、各部委、中央军委。地方：县级以上各人民政府。（二）特点载体性、强制性、权威性、严肃性、专用型。 （三）分类公布令、行政令、动员令、宣布令、任免令、嘉奖

16、令、通令、赦免令、戒严令、指令。（四）写法1.标题：四种形式：发令机关+文种；发令人职务+文种；发令机关+事由+文种事由+文种。2.编号：一般以领导人名义发布的命令不按照年度编号，而是从任职开始到卸任为止依次编号。3.正文：三种形式（1）单层次式，发布令多数采用单层次；（2）二层次式，行政令和任免令多采用二层次；（3）三层次式，嘉奖令多数为三层次。4.签署：位于正文的右下方，写明发令单位名称或单位负责人的职务及姓名。5.成文时间：正文之后，签署之下。 二、决议（一）适用范围适用于经会议讨论通过的重大决策事项。（二）特点决议必须产生于会议。（三）分类审批性决议、方针政策性决议、专门性问题决议。（

17、四）写法 1.标题：由发文机关、事由和文种组成。2.正文：一般包括两项内容：一是前言，写明决议的根据；二是主体，写明决议的事项。3.发文机关：即落款，写明机关全称或法定简称。4.成文日期：写明年、月、日。三、决定(一)适用范围适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（二）特点事关重大、事关决策、切实可行。（三）分类法定性决定、方针政策性决定、部署指挥性决定、知照性决定、奖惩性决定。（四）写法1.标题：由发文机关、事由和文种组成。2.正文：由开头、主体、结尾三部分组成。（1）开头一般是说明为什么要做出这个决定，即做出决定的背景、根据、目的和意义。

18、（2）主体写决定事项。 根据具体内容结合实际情况撰写，内容可多可少。用于指挥工作的决定，这部分要提出工作任务措施、方案、要求等，有的还要写明指挥决定的理由，内容复杂时要用小标题或条款显示出层次来。用于批准事项的决定，这部分要表达批准意见，如有必要，还可对批准此事项的根据和意义予以阐述。 用于表彰或惩戒的决定，这部分要写明奖惩对象的主要事实和组织决定。（3）结尾 结尾比较简单，主要用来写执行要求或希望号召。 （4）落款 正文右下方写明发文机关名称。若标题上已有发文机关，则签署可省略。（5）成文时间 如果是会议通过的决定，在标题的下方居中以括号注明批准、通过的会议名称和会议批准通过的日期；如果是领

19、导机关的决定，日期一般放在落款之后。 （五）注意事项1.不能滥用决定行文；2.事项要明确、具体；3.语体风格要妥当。 四、公报(公布体公文)（一）适用范围适用于党政机关、社会团体、基层单位公布重要决定或重大事项。（二）特点内容上的庄严性、形式上的多样性（三）分类新闻公报、会议公报、统计公报。（四）写法1.标题：（1）发文机关+事由+文种（2）事由+文种（3）发文机关+文种正文：由于公报类型不同，正文包含的内容各异，写法也有差别。（五）注意事项1.突出重点；2.叙述事情要全面、具体、层次清楚；3.语言要科学、准确、庄重、严肃。五、公告（周知性下行文）高层领导机关（一）适用范围适用于向国内外宣布重

20、大事项或法定事项。（二）特点（1）发布机关的限制性（2）发布范围的广泛性（3）内容的重大性（4）传播方式的新闻性（三）分类（1）行政性公告 （2）法规性的公告 （四）写法标题：发文机关文种；发文机关+事由+文种；事由+文种；文种。（五）正文1.开头开头主要用来写发布公告的缘由，包括根据、目的、意义等，要写的简明扼要。公告内容非常简短时，可以不写公告缘由，一开头就进入公告事项。2.正文正文用来写公告事项，即向大众公布重要事项或法定事项。3.结语一般用“特此公告”、“现予公告”、“公告”等习惯用语作结。有些公告的结尾专用一个自然段来写执行要求，也有的公告既不写执行要求，也不用“特此公告”的结语，事

21、完文止，自然收尾。（四）注意事项1.要求内容准确无误。写作时要直陈其事，不发议论，不加说明，更不能抒情。语言郑重严肃，平实无华，简洁明快。2.一般基层单位要宣布一些很具体的事项，不宜使用公告，使用通告或通知比较合适。六.通告（一）适用范围适用于在一定范围内公布应当遵守或周知事项。（二）分类法规性通告、知照性通告。 （三）特点周知性、法规性、务实性、广泛性。（四）正文通告的正文共分三大部分1.通告缘由 通告缘由主要用来表达发布通告的背景、根据、目的、意义。通过叙述相关的政策、法规依据或具体的实际情况来说明行文的原因。2.通告事项 写明社会有关方面周知或遵守的事项。文字多，内容较复杂的，多采用分条

22、列项的写法，以作到条理分明，层次清晰。如果内容比较单一，也可采用篇段结合式写法。3.通告结语 多采用“本通告自发布之日起实施”指明执行日期，或“特此通告”、“此告”等习惯用语结尾。 （五）注意事项1.通告的撰稿者，要有政策观念，以政策衡量通告的事项，确保其不与现行政策抵牾，不搞不符合法律程序的“土政策”。2.因为通告可以用来处理带有一定专业性的公务，所以写有关专业性的内容时，难免会使用一些术语，但要注意尽量选择大多数人熟悉的行业用语。同时，也要求撰稿者有一定的专业知识。3.通告的内容一定要突出，才能给人以深刻的印象。4.通告一般可以张贴、见报，也可以文件形式下达。 公告与通告区别：公告通告用途

23、国内外宣布一定范围作者高层机关规定性：政府及职能机关周知性：机关、团体、单位事项重要事项、法定事项遵守事项、周知事项范围国内外发布者范围七、意见（兼容性公文）（一）适用范围适用于对重要问题提出见解和处理办法。（二）特点行文多向性、作用多样性、效力灵活性。（三）分类上行、下行、平行 （四）写法1.标题由发文机关名称、事由和文种三要素构成。2.正文（1）开头。行文的缘由、背景、依据与目的。（2）主体。这是意见的核心部分，用来对重要问题提出见解和处理办法。分条列出，条首有“主旨句”。（3）结尾上行：通常写明“以上意见，如无不妥，请批转各地、各有关部门贯彻执行”。下行：结尾主要提出贯彻、反馈的具体意见

24、。（五）注意事项1.明确界限，区别内涵向上行文、向下行文和不相隶属机关之间相互行文使用“意见”的区别。2.把握内涵，珠联璧合意见的内在结构必须是“提出分析解决”三个“问题”的珠联璧合。3.上下有别，用语不同八、通知（周知性下行文）（一）适用范围适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项、批转、转发公文。（二）分类公布性通知、批转性通知、转发性通知、指示性通知、一般性通知、事务性通知、会议性通知、任免性通知。（三）特点1.发布性：发布法规、规章。2.批转性：下级机关公文。3.转发性：上级机关和不相隶属机关公文。4.传达性：下级执行事项（指示性通知）；有关单位周知或执行事项（会议通

25、知、任免通知）。（四）写法1.标题：由发文机关、事由和文种三部分构成 2.正文：通知的正文包括原由、事项、要求三部分。（1）原由写明制发通知的理由、目的、依据或情况。 （2）通知事项，即通知主体。要求主要受文机关承办、执行和应予知晓的事项。（3）通知的结尾有三种常用写法：一是事项结束，全文就自然结尾，意尽言止，不单写结束语；二是用习惯用语“特此通知”收尾；三是用简要的文字再次明确主题或作必要的说明，以引起收文单位对该通知的重视。（五）注意事项1.写全三要素；2.分清发布、批转、转发；3.颁转文件系法规、规章时应加书名号；4.层层批示，可省略中转单位；5.不要遗漏本身发文文种。九、通报（知照体公

26、文）（一）适用范围适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（二）特点真实性、教育性、典型性、知照性、时效性。（三）分类表彰性通报、批评性通报、情况性通报。表彰、批评性通知四层次：事实情况、分析评价、处理意见、希望要求。情况通报二层次：情况、意见。（四）写法 1.标题：由发文机关、事由和文种构成。2.正文：（1）表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：一是主要事实：表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实；二是分析指出事例的教育意义：表彰性通报，要在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，

27、指出应吸取的主要教训等。 三是决定要求：表彰性和批评性的通报，应写明组织结论与予以表彰或处理的决定，同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。为了防范和杜绝类似错误发生，批评性通报的结尾处，通常要有针对性地提出防范的措施或规定。 （2）情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。它的正文包括通报有关情况，分析并作出结论。（五）注意事项1.事实要典型；2.分析要准确；3.通报要及时；4.写作态度要严肃。 十、报告（一）适用范围适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（二）特点单向性、陈述性、事

28、后性（三）分类工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、报送报告（四）写法1.标题：发文机关事由文种的写法；事由文种的写法。 2.正文：（1）引据 不同类型的报告，其引据的写法也有不同。可以交代报告产生的现实背景，可以交代报告产生的缘由、起因，可以说明报告的根据，或者在开头简略叙述一个事件的概况，或者明确阐述发文的目的，均要落笔入题，有利于表达主体内容和报告主旨。（2）主体 报告的主体也有多种写法，下面择要介绍几种常见写法：工作报告主体部分的内容，以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识，类似于工作总结。 建议报告希望上级部门采纳建议，或批转

29、给有关部门执行、实施，这是建议报告的基本写作目的。为此，这类报告的重点要放在建议内容上。提出的建议要针对某项工作有系统完整的方法、措施和要求，且对工作有切实可行的指导作用。形式上可采用分条列项的方法逐层表达。 回复报告根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出回答，问什么答什么，要突出专一性、时效性。情况报告汇报发生的情况，并客观的分析这些情况产生的原因、性质和造成的影响等。对情况已经做了处理的，应报告处理结果；尚未做处理的，应报告处理打算。递送报告的正文一般很简短，只用一二句话说明报送的文件或物件的名称及数量即可。（3）结语 报告的结语比较简单，可以重申意义、展望未来，也可采用“特此报告”

30、、“以上报告，请审阅请审视”、“以上报告如无不妥，请批转执行”等等习惯用语收结全文。 （五）注意事项1.要注意结构、层次的合理安排；2.要善于抓住事物的本质；3.注重时效，情况真实；4.语言简洁，篇幅短小。十一、请示（一）适用范围适用于向上级机关请求指示、批准。（二）特点回复性、单一性、针对性、超前性、可行性。（三）分类1.请求指示的请示：政策性；2.请求批准的请示：工作性；3.请求批转的请示。（四）写法1.标题：由发文机关事由文种构成。 2.正文：由请示缘由、请示事项、请示结语三部分构成。 （1）开头主要表述请示的缘由，这是请示事项的基础，是上级机关批复的主要依据。一般而言，这部分要写明所遇

31、到的新情况、新问题，或自身没有能力解决的困难，要写得充分恰当、言之有据。交待完请示缘由之后，一般用“特请示如下” 过渡到请示事项。（2）主体写请示事项，要写清要求上级结构予以指示、审核、批准的具体问题和事项，这是请示的实质内容，是请示最核心、最重要的部分。请示事项要符合法规，符合实际，具有可行性和可操作性。请求指示的请示，主体要写明想在哪些具体问题、哪些方面得到指示。请求批准的请示，要把要求批准的事项及原因、理由分条列款一一写明。如果在请求批准的同时还需要人、财、物等方面的支持和帮助，更需要把编制、数量、途径等表达清楚，以便上级及时批准。 （3）结尾写请示结语，请示结语比较简单，在主体之后，另

32、起一段，以惯用的“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”，“以 上请示如无不妥，请批转有关部门执行”等结束语收尾即可。 （五）注意事项1.要坚持一文一事，报送一个主送机关。请示事项必须明确、具体、可行；不要搞多头请示，确需了解请示事项的领导机关或领导人，采取抄报形式处理。2.一般不得越级请示，个别需要越级请示的，常采用两种方式：一种是转呈式，可以既避免越级，又明确主送机关；另一种是在越级请示的同时，把请示抄报被越过的主管部门；3.不能把请示写成报告或请示报告；4.除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，或既写主送机关，又同时主送、抄送给主送机关领导人。5.一般情况下

33、，也不得在上报上级机关的同时将请示抄送平级和下级机关。报告与请示区别：报告请示用途汇报工作、反映情况答复上级机关询问请求指示、批准性质呈报性上行文呈请性上行文目的无须答复必须答复时间事前、事中、事后事前内容广泛，不夹带请示事项一文一事主送多头、多级单头、逐级结语以上报告，请审阅特此报告以上妥否，请指示（政策性）以上当否，请批示（工作性）十二、批复（答复性下行文）（一）适用范围适用于答复下级机关请示事项。（二）特点行文的被动性、内容的针对性、功能的指示性。（三）分类表态性批复、指示性批复（四）写法1.标题：发文机关事由文种。 2.正文：批复依据、批复事项、执行要求。 (1)批复依据 批复依据主要

34、涉及两个方面：一是对方的请示；二是与请求事项有关的方针政策和上级规定 。 批复的开头通常要引述来文作为批复的依据，一般常用到以下几种方式：“来文机关来文名称（来文字号）”的方式引述来文，如：“政府关于的请示（府办发2005号）收悉”。或者以请示的日期、或来文日期来引述，如：“年月日号来文已收悉”；也可引述“来文日期来文事项”，如“年月日关于问题的请示收悉”。上级有关的文件和规定是答复请示的政策和理论依据。可表述为：“根据关于的规定或经研究讨论，现作如下答复。”必要时，可标引文件名、文件编号和条款序号。 (2)批复事项 这部分应针对下级机关请示的事项，表示同意与否的态度，有时还要阐述同意或不同意

35、的理由。答复请示事项针对性要强，答复要明确具体，简明扼要，表达要准确无误。 (3)结尾 结尾是批复正文的最后部分，它的写法有三种：第一种，提行写“此复”或“特此批复”；第二种，写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向；第三种，无结语，请示事项答复完毕就告结束。 （五）注意事项1.态度明确，表达准确，措词严谨；2.批复要及时。十三、议案（报请性上行文）（一）适用范围适用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。（二）特点制作主体的特定性、运行程序的法定性、行文对象的单一性、生效标志的特殊性。（三）分类立法性议案、决策性议案、任免性议案、其他重大事项议案。（

36、四）写法1.标题：提出议案的的机关名称+审议事项+文种。2.主送机关：同级人民代表大会及其常务委员会3.正文：（1）提请审议事项的意义、目的和缘由；（2）提请审议事项；（3）提出议案申请。4.结尾：提出议案的行政机关及其领导人署名，并注明成文时间。（五）注意事项1.要适时提交；2.要一案一事，切实可行；3.要注意议案与提案的区别，不要混淆；（议案用于各级人民代表大会或常委会，而提案则用于各级政协会议和企业职工代表大会）4.要注意用语的准确得体。十四、函（一）适用范围适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（二）特点行文广泛、内容多样、灵活简便（三）分类商洽函、询

37、问函、答复函、请批函。（四）写法1.标题：由发文机关、事由、文种三部分组成。2.正文：（1）开头发函的开头应简述发函的缘由或目的；复函的开头应引述来函的日期、标题和文号等 。（2）主体发函要写清商洽、询问、告知、请准的主要事项；复函则要针对来函内容，做出具体的、明确的答复。不论去函还是复函主体的内容都要求明确、集中、单一，做到一函一事。（3）尾语发函一般用“专此函告”，“敬请函复”等作结；复函多用“此复”、“特此函复”等为结尾。尾语应根据内容、要求来拟写。（五）注意事项（1）要一函一事，切忌一函数事； （2）要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不可盛气凌人。十五.纪要（记

38、录性公文）（一）适用范围适用于记载会议主要情况和议定事项。（二）特点内容的记实性、叙述的概括性、称谓的规定性、行文的多向性。（三）分类决议型纪要、情况型纪要、研讨型纪要。（四）写法1.标题：(1)机关名称会议名称文种；(2)会议名称文种；(3)双标题。 2.正文：会议纪要的正文分为前言、主体、结尾三大部分。 (1)前言主要用来记述会议的基本概况。包括：召开会议的时间、 地点、会议名称、主持人、主要出席人、会议主要议程、讨论的主要问题等。 (2)主体是会议纪要的核心部分，会议的主要精神、会议议定的事项、会议上达成的共识、会议对与会单位布置的工作和提出的要求、会议上各种主要观点及争鸣情况等等，都在

39、这一部分予以表达。(3)结尾比较简短，通常用来强调意义、提出希望和号召等，结尾处还可以对会议的情况作一些补充说明，在不影响全文结构完整的前提下，也可以不写专门的结尾部分。（五）注意事项1.如实反映会议的各项内容，不夹杂任何个人主观感情色彩；2.突出重点，简明精炼，概括出会议的要点；3.层次分明，清楚地突显出会议地侧重点；4.要言简意明，有详略地整理归纳出会议的主要内容。十六、其他事务性文书（一）简报1.涵义是机关、团体、单位编发的内部文书，是一个统称概念。2.作用（1）上行简报：用于汇报工作，反映情况（2）下行简报：用于传达意图，指导工作（不能布置工作）（3）平行简报：用于沟通信息，交流经验3

40、.特点：快、新、实、简4.写法:由报头、报核、报尾三部分构成。（1）报头：包括名称、期数、编印单位、编印日期、密级、编号（首页版心三分之一红线上部分）（2）报核（报身、报体）按语：提示性、说明性、评论性。标题：简明、准确、醒目、生动。导语：简明扼要概括全文中心内容或主要事实。主题：简报的重心部分，它要紧紧围绕行文的主旨，紧接导语加以开展，用典型的有充分说服力的材料，对所反映的事实作全面、具体的叙述和进一步的说明。结尾：全文内容的总括。（3）报尾:报、送、发单位；编印份数。（五）注意事项1.要真实准确；2.要短小精悍；3.要快写快发；4.要生动活泼。第六节 公文收发一、收文一般环节为拆阅一登记填

41、写承办(传阅)单送交办公室主任签批送有关领导阅示按领导意见送有关人员或有关承办部门负责人传阅归档。（一）请示、报告、汇报等材料的处理程序1.审核来文是否符合行文规范，是否符合行文的规定。2.进行编号。3.进行收文登记。登记方法主要有两种：（1）流水式登记法。就是将收到文件按照时间顺序不分种类依次登记，同时将文件办理过程和转送手续简要记载在同一登记簿上。（2）分类式登记法。就是根据本单位确定的文件分类标准分类进行登记。如，工委文件、管委会文件、省、州、县各部门文件等。收文登记是文件处理的重要依据，也是秘书人员一项经常性的工作，要严格按照登记项目逐项登记，不得漏项，不得出现重号和跳号现象。4.送办公室主任提出拟办意见。5.按所送文件的签批意见，送有关领导阅示。6.按领导阅示的意见传阅。7.将领导指示意见送办公室主任阅示。8.将领导的意见摘录到收文登记簿上。9.将来文转承办单位或负责人处理。10.将承办单位或负责人处理结果及时报告