全国档案事业统计年报.docx

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1、全国档案事业统计年报计算机管理系统操作手册西安大东国际数据股份有限公司 版 权 声 明 欢迎您使用全国档案事业统计年报计算机管理系统。在使用这套计算机管理系统之前，请您务必仔细阅读随软件配送的所有资料，这会有助于您更好地使用本产品。本软件版权为国家档案局与西安大东国际数据股份有限公司共同所有，受著作权法及国际版权公约保护，未经合法授权，用户不得擅自拷贝或散发本软件的部分或全部内容，也不得将其安装于非本软件合法用户的计算机或相关设备上。否则，将要承担相关的民事和刑事法律责任。本手册中涉及的条款最终解释权归国家档案局与西安大东国际数据股份有限公司。如果您在使用中遇到问题，或您对本产品有好的建议，请

2、垂询或登陆： 垂询电话：(029)88328927 服务网站：http:/www.datachina.org E-mail:Service 目 录 第一部分 产品介绍11.1 全国档案事业统计年报计算机管理系统简介21.2 系统的特点21.3 系统的基本业务流程31.4 系统的技术特点31.5 使用系统需要的硬件配置31.6 系统的运行环境3第二部分 安装及使用说明52.1 系统安装62.1.1安装62.1.2系统初始化92.2 系统登录112.2.1登录112.2.2退出112.3 录入系统112.3.1联机录入122.3.2脱机数据导入122.3.3原数据库导入132.4 校对系统152.

3、5 装载系统152.5.1接受上报162.5.2上报盘生成162.6 检索系统172.6.1档基表检索172.6.2档综表检索192.6.3档综表行列检索202.7 报表生成202.7.1综合汇总212.7.2任意汇总212.7.3汇总打印222.7.4基层单位独立汇总222.8 分析系统232.8.1数据统计分析232.8.2数据嫌疑分析262.9 备份恢复262.9.1数据备份272.9.2数据恢复272.9.3数据删除282.10 系统设置282.10.1界面设置292.10.2记事本302.10.3计算器312.10.4导航菜单312.10.5单位类别代码设置322.11 帮助322.

4、11.1 随机帮助322.11.2 关于322.11.3 注册322.11.4 指标解释332.11.5 填报说明33第一部分产 品 介 绍1.1 全国档案事业统计年报计算机管理系统简介全国档案事业统计年报计算机管理系统是一套用于全国范围内的各级各类档案机构进行年度档案统计报表填报、汇总、统计、分析的计算机管理系统，是在国家档案局授权下，西安大东国际数据股份有限公司根据2006年8月修订的全国档案事业统计年报制度开发的。该系统严格按照软件开发进度和质量规范要求，采用当今国内、国际上比较成熟的计算机软硬件技术，使系统最大限度地适应今后技术和业务发展变化的需要。人机界面的设计，使界面操作简洁、风格

5、一致，便于用户学习和掌握，同时提供了必要的帮助功能。该系统遵循所使用的标准模板和类库的开放性和数据存储结构的易维护性原则，通过数据打包压缩、数据加密等功能，确保系统和数据在使用过程中的安全可靠。1.2 系统的特点系统的主要特点是：准确、高效、实用、适应。准确 通过录入、校对和装载系统三个模块最大限度地确保数据的准确性。例如，在录入系统，录入数据时有“录入条件”的限定，录入不正确会自动提示，并且直接将录入错误的地方标示出来方便修改， 从录入环节有效防止错误数据的进入。高效 该系统的录入功能不仅支持联机录入，还支持脱机批量录入，并支持老版本的数据导入，大大提高了工作效率。检索功能可以进行模糊查询或

6、多条件组合查询，快速找到所需数据。综合汇总功能可在几分钟内完成数据汇总，方便快速地将上报数据自动打包生成一个压缩文件，保存至软盘、U盘或光盘等存储介质中。实用 加强统计数据分析功能，对同一单位不同年度或同一年度不同单位的数据进行比较，生成对比表格和直观的图形(点图、线图、柱图、饼图)。这些图形可以根据需要放大缩小，还可以另存为资料图片，供其它文档引用。数据嫌疑分析模块将选定的数据和需对比的数据进行差异百分比计算，核实数据的准确性。适应 软件所适用的操作平台包括：windows98、windows2000和windowsXP，适应性强。数据介质支持使用软盘、U盘或光盘等。1.3 系统的基本业务流

7、程该系统的基本业务流程是： 录入数据（接收上报）综合汇总生成上报数据1.4 系统的技术特点系统在技术上拥有十分鲜明的特点：1. 提供多种查询方法；2. 支持外部数据导入；3. 提供数据备份及恢复功能；4. 提供数据分析方法。1.5 使用系统需要的硬件配置应采用基于Intel处理器的X86工业标准个人计算机。CPU：不低于 III 800内存：不少于128M硬盘：不少于500M1.6 系统的运行环境本系统主要采用Microsoft系列操作系统和相关服务器。数据库服务器软件:Microsoft Office Access 2000系统软件:Microsoft Windows 98、Windows2

8、000 Professional、WindowsXP。第二部分安装及使用说明2.1 系统安装2.1.1安装首先将系统安装盘放入计算机光驱中，双击安装文件DFSetup.exe，进入安装界面：点击“下一步”确定系统的安装路径。系统默认路径为C:档案统计年报，若要修改点击“浏览”进行选择。点击“下一步”。点击“下一步”开始安装。系统安装中。安装完成后，系统显示下图的界面：点击“关闭”则系统自动进入Microsoft Data Access Components 2.7安装界面。如果用户计算机上已安装Microsoft Office系列软件，则点击“取消”退出Microsoft Data Acces

9、s Components 2.7(微软的数据库访问组件)的安装。若用户计算机上没有安装任何版本的Microsoft Office软件，则需要安装Microsoft Data Access Components 2.7。请在“是，我接受上面许可协议中的所有条款”前面的方框打勾确认，点击“下一步”开始安装。点击“完成”开始Microsoft Data Access Components 2.7的安装。安装完毕后，单击“关闭”退出安装。计算机会根据自身的配置情况，提示用户需要重新启动计算机。2.1.2系统初始化安装完成后，双击桌面系统图标，打开程序进行系统初始化系统初始化共分三个步骤：第一步，阅读“

10、最终用户软件许可协议”，点击“我接受”，确认接受许可协议，点击“下一步”进入第二步。第二步，填入本单位名称及单位类别代码。注意：在填单位类别代码的时候应查看代码说明，根据本单位的级别和性质确定正确的单位类别代码，单位代码如果填错需要重新安装本软件，因此填代码时需仔细。填写正确这两项内容后，软件会自动产生“产品序列号”，点击“下一步”。单位类别代码填报说明第三步，点击“完成”即完成了系统的全部初始化过程。至此，安装阶段的工作就全部完成了。注意：重复安装本软件时，要先卸载原来的程序，然后再安装。2.2 系统登录系统登录模块提供系统登录、系统退出两个功能，下面我们分别进行介绍。2.2.1登录进入系统

11、主界面，点击“登录”图标，在弹出的登录界面中正确填入“密码”，点击“确认”，完成登录。系统登录密码统一为：danb（不区分大小写）。用户成功登录后才可以使用，否则系统无法使用。2.2.2退出单击“退出”退出系统。2.3 录入系统“录入系统”是该系统所有基础数据的输入通道，录入数据的正确性直接关系到生成的年报统计数据的质量。“录入系统”的功能包括联机录入、脱机数据导入和原数据库导入。2.3.1联机录入进入录入界面，点击“新增”，逐项填写内容后，点击“保存”即可。若要修改，则点击“修改”，修改后再“保存”。若在录入与修改时点击“取消”则会退出当前状态。 注意：1、若对应关系条件不符，则不能保存。2

12、、在修改状态下，年度、填报单位、单位类别代码三者不能修改。如果系统中存有数据，系统会自动提示：“XX年度有数据，是否提取XX年度的数据？”选择“是”则上年度的数据会被自动提取到表格中。录入完成后，数据所对应的填报单位、年度、单位类别代码的记录会出现在界面下方的列表中，点击表头的字段（填报单位、年度、单位类别代码），记录列表会进行升序或降序的排列。2.3.2脱机数据导入使用脱机数据导入功能之前要把数据按照一定的规则录入到记事本中并保存为.txt（纯文本）文档。为避免产生错误数据，在录入时需注意以下几个问题：（1）一张基层表的数据必须在一行录完，中间不能换行。一行数据代表一张基层表的所有数据；多行

13、数据代表录入了多张不同单位的同一基层表的数据，即一个.txt文件只能包含同一种基层表数据。（2）数据与数据之间用英文输入状态下的“,”号隔开（中文输入状态下的逗号不能正常导入），若字段的数据为零，两个逗号之间不录入数字。（3）一行数据的最后三个字段必须录入，它们是：年度、单位名称、单位代码。（4）必须在最后一个数字后加英文输入状态下的“，”号结束。（5）为了防止混乱，在保存.txt文档时应该以基层表的名称来命名，若需要也可加上单位简称，例如，我们在记事本中录入了档基1表的数据，那么在保存时应该命名为：档基1表。脱机录入的正确格式为：1，2，3，年度，单位名称，单位代码，例：档基1表有24个字段

14、，那么用记事本录入XX省档案局2005年的一条记录时如下表示：51，54，29，12，26，16，2，1，3，1，36，5，3，1，2，2，1，2，21，1，1，1，41，1，2005，XX省档案局，002，写文本时在相应编号位置上写入实际数据，如果某字段值为空时，两个逗号之间不写数据，如下表示：64，59，21，20，34，5，25，26，3，5，8，11，1，39，2006，XX省档案局，002，注意：上面两条记录在记事本中必须各用一行写完。文本录入完成保存后，即可进行数据导入。选择文件存放的路径，单击文本文件，所选择的文本文件名称会列在“请选择文本文件”的文字框中，选择要导入的一个或多个

15、文件至“已选择的文本文件”框中，并在“选择要导入的档基表”下拉框中选择要导入的基层表，点击“开始导入”。记事本中的数据就会导入到管理系统中。2.3.3原数据库导入将旧版档案统计年报系统的数据导入到新系统中。如果导入的数据是TXT格式的，请选择“文本文件(TXT)”,根据软件提示完成操作。如果导入的数据是DBF格式，则请先选择原数据库文件的保存位置， 选择“数据库(DBF)”，点击“导入原数据”开始导入。注意：1、 导入原数据库时请暂停计算机上的其它工作，导入的数据量比较大时计算机会很慢，在XP环境下，有时会出现白屏，这属于正常情况，请耐心等待导入完成。2、 若导入的是.txt文件，则首先要将.

16、txt文件按照原软件的版本，拷贝到相应指定目录。3、 原软件分为2000版和2001版，其主要区别是年报封面文件：NBFM.TXT中的数据数量不同：2000版每行有13个数据：2001版每行有18个数据：4、 在程序菜单中点击打开系统菜单将数据拷贝到相应的“数据转换（2000）”或“数据转换2001”中，再选择 “数据格式”导入数据即可。2.4 校对系统校对系统可以对综合表中的数据进行校对、修改，使用方法是：若需修改时点击“修改”，修改完毕点击“保存”完成。修改时若点击“取消”则会退出修改状态，点击“退出”则会退出当前界面。数据所对应的填报单位、年度、单位类别代码的记录会出现在界面下方的列表中

17、，点击表头的字段（单位名称、年度、单位类别代码），记录列表会进行升序或降序的排列注意：1、在修改过程中，年度、填报单位及单位类别代码部分不能被修改。2、在校对过程中，如数据有误时，系统会提示错误信息，并定位到错误的位置，待所有错误都修改完毕后，数据才能保存。2.5 装载系统“装载系统”是接收上报数据和生成上报盘的地方，由“接受上报”和“上报盘生成”两部分组成。2.5.1接受上报此功能支持下级单位上报数据的接收。使用时先选择上报数据的存放路径，在“接受完毕后数据操作”一栏中选择接收的数据导入后是删除或者保留，选择是否在接收上报的综合表时也“接收档基表”，然后选择是否对接收上来的数据在导入系统后进

18、行“数据嫌疑分析”（使用方法参照2.8.2数据嫌疑分析），最后点击“开始接收”，等待接收工作完成。2.5.2上报盘生成此功能生成上报数据（个压缩文件包），这个文件包包括所有数据文件。先选择导出数据的存放路径、上报单位名称及年度，点击“生成数据包”即可。所生成的数据包是经过系统加密的文件，只有在本系统环境中接收数据时才可以正常使用。2.6 检索系统检索由档基表检索、档综表检索和档综表行列检索三部分组成，其功能是根据用户自己设定的条件对本辖区内管理数据进行快速检索和打印。2.6.1档基表检索档基表检索包括六张基层表数据的检索，其中，除“档案专业教育基本情况年报（档基4表）”外，检索窗体和使用方法是

19、相似的。以档基1表为例，操作步骤如下：a 编辑查询条件选择查询字段、查询关系，输入查询值；b 在查询关系中“近似”表示“像”XXX的意思，也就是模糊查询；“大于”表示查询字段的范围大于后面查询值的范围；“小于”反之；“等于”表示前后要完全一致；“大于等于”表示查询字段的范围大于等于后面查询值的范围；“小于等于”反之；“不等于”表示表示前后不一致；c 选择条件之间的关系（or：或者；and：并且）；单击“加入条件”，加入一个条件；重复a、b、c可加入多个条件。注意：选择编辑好的条件，单击“取消条件”，可以清除选定条件；单击“清除条件”，可以清除所有条件；例如：要查询2005年度省档案局的档基表，

20、可以如图加入两个查询条件：单击“查询”，查询结果显示出来；如有查询结果，单击“打印预览”，进行预览打印。单击“打印”后出现如图对话框。进行打印设置后即可打印。进行档基4表的检索时，要先选择 “填报单位”、“年度”、“单位类别代码”选择完成后，点击“查询”即可。2.6.2档综表检索档综表检索包括封面和各综合表数据的检索，检索使用方法一致，以档综1表为例。操作步骤如下：查询时要填入“单位名称”、“年度”、“单位类别代码”，其中“年度”和“单位类别代码”要手工填入，“单位名称”既可以手工填入也可以点击“选择单位”中查询和选择单位名称。选择单位。可以先在“单位名称”栏中输入单位名称的关键字，界面下方会

21、列出包含关键字的名称列表，点击选择好后再点击“确认”即可；也可以直接在下面的单位列表中点击选择单位名称，点击“确认”即可完成单位名称的选择。“单位名称”、“年度”、“单位类别代码”填写完成后，点击“查询”键，查询结果会显示在下方的列表中，点击“下一页”或“上一页”进行翻页。2.6.3档综表行列检索此功能可以检索某一单位、某一年度、某一综合表的某一行多列的数据。使用时先选择要检索的“表名”、“单位类别代码”、“年度”、“选择检索单位”（按CTRL键可多选）、以及要检索的表的 “行”和 “列” （按CTRL键可多选，点击“所有列”可全选），选择完毕后，点击“开始检索”即可。点击“打印预览”，可以对

22、检索到的数据进行预览，点击“打印”可以打印。2.7 报表生成本部分提供综合表的综合汇总、任意汇总、汇总打印、基层单位独立汇总四个功能。2.7.1综合汇总综合汇总是对系统内本年度所有统计单位数据进行汇总求和。选择“年度”，选择是否在汇总完毕后进行“数据嫌疑分析”（使用方法参照2.8.2数据嫌疑分析），点击“开始汇总”即可。综合汇总完毕后，可在“汇总打印”中进行报表的预览和打印。2.7.2任意汇总任意汇总是按年度对有统计数据的单位进行任意组合汇总。填入要任意汇总的“年度”、在“汇总专题名称”中对要进行的任意汇总进行命名，选择要任意汇总的单位，点击“开始汇总”进行任意汇总，进度显示如图：汇总完毕后，

23、即可在“汇总打印”中进行预览和打印。选择任意汇总的单位时，点击会将左边框中所选定的单位移至到“已经选择的单位名称”的框中，点击会将左边框中所有的单位移至右框中，和与上面两个钮的作用相反。2.7.3汇总打印可以选择综合汇总或任意汇总进行综合表的打印，选择要打印单位的名称和年度。选其中任一表或所有可以进行打印的表格进行预览及打印。打印时，如果单位是省以上档案行政管理部门，纸型大小选项则会变成灰色，只能打印A3纸；其他档案机构则可以选择A3或A4打印。2.7.4基层单位独立汇总该功能是为上级单位代下级单位在本系统内录入、汇总上报的纸质报表而设计，无此项工作不需使用该功能。选择年度，键入需汇总的基层单

24、位的代码及汇总单位名称，点击“开始汇总”即可。还可以点击“查看已经汇总过的基层单位”查看已在此汇总过数据的基层单位的列表。2.8 分析系统分析系统由数据统计分析和数据嫌疑分析两部分组成。2.8.1数据统计分析数据统计分析可以对同一单位不同年度或同一年度不同单位的数据进行对比分析。不同单位对应数据对比可用于某一单位通过选择与其他单位的数据进行比较分析，从中找出两者之间的差异；同一单位历年对比是通过某一单位不同年度的数据对比分析，了解掌握本单位的档案工作情况。统计分析结果可以用点、线、柱、饼等统计图样表示并打印出来。首先选择进行统计分析的综合表，然后根据不同需要选择单位名称、年度、对比年度或单位（

25、按CTRL键可多选）、行（只可选一行）、列（按CTRL键可多选，点击“所有列”可全选）进行对比分析，然后点击“数据集”、“点图”、“线图”、“柱图”、“饼图”进行比较数据的不同方式的显示；点图线图 柱图饼图在图片上点击右键后出现下面的菜单：3D设置是对图样进行立体或平面的显示。点击“打印”显示如左图对话框，然后打印；点击“图像另存为”出现如左图对话框，进行图片保存；2.8.2数据嫌疑分析数据嫌疑分析可对同一单位的多个数据与上年度进行变化幅度的百分比计算，结果和设定的分析参数进行对比，若超出设定的参数范围则列入嫌疑数据。选择“单位名称”、“年度”及要进行数据嫌疑分析的档综表的某一行及多个列（按C

26、TRL键可多选，点击“所有列”可全选），设定数据嫌疑分析参数，点击“开始分析”即可。2.9 备份恢复备份恢复由数据备份、数据恢复、数据删除三个模块组成，其作用是对系统数据进行维护。数据备份可将数据库备份到指定的目录下；数据恢复是在数据库一旦遭到破坏时，将已备份的数据库恢复到在线数据库中的一种常规方案。数据删除是在需要时对数据库中的相关数据进行删除。2.9.1数据备份单击“备份”，数据自动备份到系统默认的路径下，如：系统安装在C:档案统计年报，则备份默认路径为：C:档案统计年报DataDataback。也可选择“自定义保存路径”，选择好路径后，点击“备份”，数据会备份到所选择的路径下。数据备份文

27、件的命名方式为：年月日时分秒+后缀，如：20060322103116gjdag备份.mdb。数据恢复时可从多个备份文件中选择具体某一时刻的数据进行恢复。2.9.2数据恢复将备份的数据文件恢复，先定位到数据库备份文件所在路径如：“C:档案统计年报DataDataback”，可以看到所有以前备份的数据库文件，选择某一时间的备份文件，点击“恢复”，等待完成。2.9.3数据删除“数据删除”不仅可以删除某一单位的数据也可以删除某一年度的所有数据。请谨慎使用“数据删除”功能，系统在删除数据前会提示您对删除前的所有数据进行备份，建议进行数据备份，这样可以在需要时进行恢复。使用时，首先选择删除数据的方式：“删

28、除某单位数据”或“删除某年度数据”。选择完毕，在相应界面的字段框中填入相关内容，点击“删除”即可。在删除前系统会提示进行数据备份，选择“是”，系统会在数据备份完毕后进行数据删除。备份的数据会放置到数据备份默认的路径下。删除某年度数据时，要输入密码，密码是由计算机系统的年度时间加ZQ（大写）组成。如计算机系统的年度时间为2006年则，密码为2006ZQ。注意：请谨慎使用数据删除功能。2.10 系统设置提供一些常用工具及个性化软件外观设置功能。2.10.1界面设置给程序界面设置背景图片和导航条按钮的声音。主界面上方的下拉菜单中点击背景音乐菜单，如图所示：系统就会放出背景音乐；如再点击一次背景音乐，

29、背景音乐停止播放。点击导航栏中的图标也可同样实现播放，使用时点一下开始播放，再点一下停止播放，依次循环。2.10.2记事本快速打开记事本，给您办公带来方便。2.10.3计算器快速打开计算器，给您办公带来方便。2.10.4导航菜单在界面上方打开系统设置下拉菜单，点击选中“导航菜单”，则会显示程序界面左边的导航菜单。2.10.5单位类别代码设置此功能可让需要填写多张基层表的单位使用。2.11 帮助2.11.1 随机帮助给用户提供在软件操作时随时查找软件的操作方法，以便用户很容易的使用软件。2.11.2 关于 介绍软件的版本、计算机内存使用情况及软件初始化的单位信息。2.11.3 注册客户在使用本软

30、件时，需要首先进行注册。如果不注册，该软件的某些功能无法使用。软件注册的具体步骤是：1、 向西安大东国际数据股份有限公司电子信箱（Service）发送电子邮件，发布您的初始化信息。您的初始化信息在“单位类别代码设置”中可以看到；2、 我们会根据您提供的产品序列号，生成对应的软件注册码，通过电子邮件或其他方式发送给您，用注册码进行软件注册后你就可以正常使用本软件了。注意：不能上网的用户，请致电029-88328927，通过工作人员的帮助取得注册码。2.11.4 指标解释全国档案事业统计年报制度提供的档基表的指标解释。2.11.5 填报说明全国档案事业统计年报制度提供的填报说明。产品名称：全国档案事业统计年报计算机管理系统公司名称：西安大东国际数据股份有限公司公司地址：中国西安高新区高新路48号火炬大厦3F-4F咨询热线：029-88328927传真：029-88324529服务网站：http:/www.datachina.org