《ERP工程师职业能力认证教材.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《ERP工程师职业能力认证教材.docx（31页珍藏版）》请在三一办公上搜索。
1、ERP工程师职业能力认证 （实操能力部分）ERP工程师职业能力认证教程 目 录（ERP基本操作方法部分）第一章ERP财务管理第一节总帐03/05第二节报表06/08第三节薪资09/11第四节固定资产11/14第五节应收应付14/17第二章ERP供应链管理第一节销售18/21第二节采购22/24第三节库存25/27第四节存货核算28/31第一章 ERP财务管理第一节 总帐总账系统的任务就是利用建立的会计科目体系，输入和处理各种记账凭证，完成记账、对账以及结账工作，输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账表。为了保证系统运行安全、有序，需要对用户的权限进行管理。用户只有授予了权限之后才能进行相
2、应的操作。系统提供三个层次的权限管理：功能权限管理、数据权限管理和金额权限管理。系统启用后首先应该根据企业的实际情况，结合系统基础信息设置的要求进行基础档案的设置，包括部门、人员、供应商、客户、存货、外币、会计科目和凭证类别等。会计科目是对会计对象具体内容进行分类核算的目录，是填制会计凭证、登记会计账簿和编制会计报表的基础。会计科目编码的长度及每级位数要符合编码规则。可以对会计科目的属性进行相应的设置，如设置是否为数量金额辅助核算、是否为往来业务核算，是否为外币核算项目、是否进行期末调汇、是否设置科目预警等等。在首次启动总账系统时，需要确定反应总账系统核算要求的各种参数，包括凭证参数设置、权限
3、参数设置、账簿参数设置、凭证打印参数设置和预算控制参数设置等。某ERP系统总账子系统可以以在会计科目下挂接核算项目的方式设明细账，与在科目下直接增加明细科目实现的账簿结果是一样的，而且还可解决科目设置工作重复，臃肿的麻烦，但不是必须要求这样设置，关键是要结合企业的实际情况灵活掌握。另外,科目下面如已挂核算项目,就不能再设明细科目；一个科目下可挂多个核算项目，这些核算项目间是一种平等并列的关系；核算项目下不能再挂核算项目。设外币核算的科目时，一定要注意选择相应币别，如果一级科目下有明细科目按外币核算的，则一级科目要设为核算所有币别。设置数量金额辅助核算的物料明细科目时，必须先新增物料明细科目，再
4、去系统资料维护处添加具体的“物料”资料，否则易出现错误信息，在设数量金额明细科目时须选择计量单位组和缺省单位。在初始余额录入过程中录入外币科目金额时，要注意在币别列表中切换选择相应币别；录入下设核算项目的科目的金额时，要点击核算项目栏的“”进入特定界面输入；录入数量金额辅助核算的科目金额时，点击该科目将会弹出数量栏，在那儿录入数量；试算平衡时要注意，如企业有外币业务，则必须切换成综合本位币去试算。综合本位币状态下，只能查看所有币别科目的初始数据，不能进行录入、修改等操作。录入记账凭证时要求凭证号、序号由系统自动编排，用户不需自己编号；录入凭证日期时点击“日期”旁的按钮，弹出日历后选择即可，也可
5、自己手工自行输入。但应注意，系统不接受当前会计期间之前的日期，只允许输入当期或以后各期业务，而且过账时，只处理本期的记账凭证。为提高录入凭证的效率，可以在“账套选项”中选择系统参数如凭证录入时自动填补断号、凭证保存后立即新增等选项。在凭证处理时会计科目必须是最明细级科目，此时也可以对会计科目进行新增或修改。凭证摘要必须录入，有三种方法：a.直接录入；b.如选择了“查看”菜单“选项”中的自动携带上条分录摘要信息，则系统会自动复制上条记录摘要到下条；c.或者在英文标点状态下，双击键盘右边“DEL”的按键，也可以快速复制上条分录摘要。输入会计科目的方法有几种：a.直接手工录入会计科目代码；b.定义了
6、助记码的可输入助记码；c.如在“查看”菜单选项中选择“自动显示代码提示窗口”的，可双击代码提示窗的科目即可；d.按F7建或工具栏中的“代码”按钮也可以调出会计科目模板来选。按空格键可转换金额的借贷方向；负号可使金额变为红字；CTRL+F7键可将凭证中借贷方差额自动找平；ESC键可删除分录整笔金额。如果会计科目设了按核算项目核算的，需将所有核算项目内容填列完毕后，系统才允许保存凭证。可以在“会计分录序时簿”中进行凭证查询，此时可以新增、复制、粘贴、修改、删除和打印凭证。凭证修改必须要有相应权限的人进行，要修改已审核已过账的凭证，要遵循反过账反审核修改的步骤。查询账簿是会计日常工作中另一个重要内容
7、，会计人员可以通过系统查询总分类账、日报表、多栏账等各种报表。有些账表如多栏账等在使用前应先设计格式。月末处理是指在将本月所发生的经济业务全部登记入账后所要做的工作，主要包括计提、分摊、对账和结账。可以使用系统提供的自动转账定义功能设置自动转账的各种信息，自动转账时，涉及科目必须已过账。每月月底都需要进行结账处理，结账实际上就是计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。设置为“期末调汇”的科目需进行期末调汇，相应币别的期末汇率自动进行修改。结账只能每月由有结账权的人进行一次，若由于非法操作等原因造成数据被破坏的情况可以进行反结账，但此操作只能由账套主管进行。学习要点：1
8、、 核算项目的作用与设置2、 凭证录入的注意事项3、 会计科目的属性设置4、 各种账表的功能5、 期末处理 第二节 报表报表系统是ERP财务管理系统中的一个子系统，它为企业内部各管理部门及外部相关部门提供综合反映企业一定时期的财务状况、经营成果和现金流量信息的财务报告及各类报表。某ERP系统的报表管理子系统可以实现文件管理、格式管理、数据处理、图表功能、打印功能等。报表编辑状态有两种，即格式状态和数据状态。格式状态主要用于报表格式设计，在格式状态下所做的操作对本报表所有表页都发生作用。在该状态下，只能看到报表格式，报表数据全部被隐藏，不能进行数据录入、计算等操作，在此状态下定义报表的格式，如表
9、尺寸、行列宽、单元属性、组合单元、设置公式、关键字设置等。数据状态主要用于报表数据处理，通过取数公式取出总账数据，在该状态下用于管理报表的数据，如输入、审核数据，增加或删除表页，舍位平衡，汇总，合并报表等功能，在数据状态下不能修改报表的格式。格式、数据状态可以通过点击窗口左下角格式与数据切换按钮或编辑菜单格式/数据状态以及快捷键Ctrl+D进行相互转换。报表中的单元指由行列交错而确定的空格，它是组成报表的最小单位，表示方法为该单元格所在的列名加上该单元格所在的行名，行名用1-9999表示，共9999行，列名用A-IU表示，共255列。当插入新的一列或一行后，其后面的编号自动顺延。一个单元中最多
10、可输入63个字符或31个汉字，单元有3种类型、2种属性。单元类型包括数值单元、字符单元和表样单元。数值单元输入必须是数字，可以直接输入也可以由单元中的单元公式运算生成，建立一个新表时，所有单元的类型默认为数值型。单元公式可以在格式设计状态下，选中区域，按“=”调出定义单元公式的对话框，公式的作用是从账簿、凭证、本表或其他报表等处调用运算所需要的数据并填入相应的报表单元中。当需要取确定页号表页的数据时，应用=格式读取，如B2=C51表示当前页B2单元区当前表第一页C5单元的值,当需要取其他报表确定表页数据时格式为=“”-。除单元公式外，报表公式还包括审核公式和舍位平衡公式等，前者用以检验报表编制
11、的结果是否正确，要验证审核公式输入正确与否，只能用实例验证，后者用于对报表数据舍位及重新调整报表舍位之后的平衡关系。字符单元输入可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符。表样单元是报表的格式，表样单元在格式状态下可输入和修改，在数据状态下只能显示而无法修改。单元属性包括单元风格指的是单元内容的字体、字号、字型、对齐方式、颜色图案等设置，单元属性指单元的单元类型、数字格式和边框线等设置。组合单元指由相邻的两个或多个单元组成，这些单元必须是同一种单元类型，报表在处理报表表示将组合单元视为一个单元，组合时可以为按行、按列或整体组合，可表示为”B5:E5”。表页 “数据状态下可增加或
12、删除，每张表页的数据可以不相同。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。关键字：关键字是一些特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于区别并选择表页，用于在大量表页中快速选择表页，以及以此为依据从总账中进行取数。关键字在格式状态下设置，在数据状态下录入，既可以是字符型也可以是数值型，可以包括：单位名称、单位编码、部门、年、季、月、日以及自定义关键字，可以通过输入“-”号使关键字向左偏移。报表可以通过对格式加锁进行加密。图表功能用以将报表文件中的数据以图形的形式进行表示。采用“图文混排”，可以很方便地进行图形数据组织，制作各种分析图表并打打印输出。当我们第一次使用报表时，我们
13、需要对报表的格式进行定义，比如说直接调用模版、自定义报表、定义取数公式等。以后我们只需要在每个月或每个想出报表的时间，追加一张新的表页，然后在新表页中录入关键字，进行表页计算，将得出的表格进行打印输出、保存就可以了。学习要点：1、 报表系统的功能2、 报表的两种编辑状态、相互间的切换及在各种状态下能够完成的工作。3、 单元的类型和特点以及单元的属性4、 单元公式*5、 组合单元的表示6、 关键字的定义和作用第三节 薪资薪资管理系统与企业应用平台共享基础数据。企业核算账套是工资账套建立的前提。薪资管理系统将工资计提、分摊结果自动生成转账凭证传递到总账系统，两个系统可互相查询凭证，在总账中还可联查
14、工资系统原始单据。工资系统向成本管理系统传送人员的人工费用数据，向项目管理系统传递项目的工资数据。薪资管理中计件工资所需的产品信息可取自生产制造基础档案中的物料清单，若未启用生产制造时取基础档案中的产品结构；工序可取自生产制造基础档案中的标准工序。人力资源系统将制定了对应关系的工资项目及人员属性对应信息传递到薪资管理系统中，同时薪资管理系统可以根据人力资源的要求向其提供工资发放数据；在发生人事变动时，人事管理向薪资管理发送人事变动通知。报表系统可以从薪资管理系统取得数据，进行加工分析。薪资管理系统的主要功能包括三个方面：初始设置包括账套参数设置和基础档案设置；工资业务处理及对企业所有人员的工资
15、数据，对人员增减、工资变动进行处理，自动计算个人所得税，向代发工资的银行传输工资数据，自动计算汇总工资数据，自动完成工资分摊和相关费用计提并将凭证传递到总账系统，提供对不同工资级别数据的汇总；工资报表管理及统计分析，即提供各种工资表、汇总表、明细表、统计表、分析表等。薪资管理系统提供单类别工资核算和多类别工资核算两种应用方案，当企业存在不同类别的人员且工资发放项目不同、计算公式也不同或者企业每月进行多次工资发放月末需要进行统一核算以及工资发放时使用多种货币时一般使用多类别核算方式。薪资管理系统的初始设置之前应进行必要的数据准备，如规划企业职工的编码规则、划分人员类别、整理好设置的工资项目及核算
16、方法，并准备好部门档案、人员档案、基本工资等基本数据。薪资系统以建立工资账套并进行选项设置包括参数设置（币别、是否核算计件工资）、扣税设置（是否代扣个人所得税）、扣零设置（是否扣零，扣零至元、角、分）和人员编码设置为开端，然后进行系统的基础设置：包括银行档案设置、人员附加信息设置、工资项目设置等。在工资项目设置中可以设置工资项目的类型、长度、增减项等，如若工资类型为数字长度为9位小数两位则最大数值为十万级。系统提供设置工资类别及其所得期间的功能，可以进行发放次数的管理，还可以对工资系统所涉及的人员档案、部门等进行管理。工资计算公式用于定义工资项目之间的运算关系，定义公式是应注意先后顺序，先得到
17、的数应先设置公式。应发合计、扣款合计和实发合计应是公式定义的最后三个公式，实发合计要放在最后。工资计算还可做工资数据复制的工作。当工资表中有一些诸如“基本工资”之类每期数值基本保持不变的项目数据时，在“工资计算”模块设置一个名为“固定项目”工资方案，把那些每期数值基本保持不变的工资项目选上，需要时复制到下一期，可减少下一期工资数据录入的工作量。当某些员工由于特殊原因暂时不在账套中进行计算工资时，可以通过禁用该员工信息来实现。薪资管理的业务处理主要包括工资统计、工资变动管理、工资分钱清单、扣缴所得税、银行代发和工资分摊及月末处理等。系统默认的个人所得税计税依据为实发合计，若要以其它工资项目为扣税
18、标准则应当单独为应税所得设置一个工资项目。在一个月多次发放工资的情况下，系统计提个人所得税是第一次发放时计提，第二次发放时将两次应纳税工资额汇总后计算，再减去第一次已计提的差额。工资系统操作流程为工资变动-扣税处理-工资分摊-月末处理，新年度到来时应先建立新年度账，然后将工资数据经过处理后结转至新年。当薪资管理系统结账后，发现还有一些业务或其他事项需要在已结账月进行账务处理需要使用反结账功能。工资业务处理完成后，相关工资报表数据同时生成。工资表主要用于本月工资的发放和统计，工资表包括工资发放签名表、工资发放条、工资卡、部门工资汇总表、人员类别工资汇总表、部门条件汇总表、条件统计表、条件明细表、
19、工资变动明细表和工资变动汇总表。（注：工资汇总只适用于多工资类别）工资分析表以工资数据为基础，对部门、人员类别的工资数据进行分析和比较，产生各种分销，供决策人员使用。工资分析表包括分部门各月工资构成分析表、各类统计表、工资项目分析表等。学习要点：1、 工资系统的初始设置2、 工资系统的功能3、 工资系统的各种报表4、 工资计算5、 工资系统操作流程6、 工资系统核算方式的适用情况第四节 固定资产固定资产管理系统的作用是完成企业固定资产日常业务的核算和管理，生成固定资产卡片，按月反映固定资产的增加、减少、原值变化及其他变动，并输出相应的增减变动明细账，保证企业固定资产的安全完整并充分发挥其效能；
20、同时，按月自动计提折旧，进行折旧分配，保证再生产的资金来源。某ERP系统的固定资产管理系统可与总账相连使用，也可独立作为设备管理使用。因此，如果固定资产系统与总账相连使用时，一般建议不要选“不提折旧”、“不生成凭证”这两个选项。如果要求系统对固定资产变动业务自动生成相应的记账凭证，就必需在固定资产变动方式设置窗口中的“对方科目代码”对话框中输入对方科目代码。同时选择该类业务凭证相应的凭证字、录入摘要内容和核算项目，已使用的固定资产变动方式不能删除。系统提供6种折旧方法，不提折旧、平均年限法（一）和（二）、工作量法、年数综合法、双倍余额递减法等。固定资产卡片是固定资产核算和管理的基础依据，在使用
21、固定资产系统进行核算前，必须将建帐日期以前的数据录入到系统中。原始卡片的录入不限制必须在第一个期间结账前，任何时候都可以录入原始卡片。在录入固定资产卡片时，代码、名称、固定资产科目和累计折旧科目等是必录的项目，当一个固定资产选择多个使用部门，并多部门使用时，累计折旧采用按照使用比例百分数，在多部门间分摊。在固定资产清单窗口可以打印“固定资产卡片”。系统中固定资产的变动方式选择取得固定资产的方式；设置部门、折旧费用科目时必须保证部门、科目、核算项目对应的一致性，因为折旧凭证中的科目、核算项目信息就是从此获得的，因此必须对应设定完整，否则系统无法自动计提折旧；购进原值指的是取得固定资产的价值；购进
22、累计折旧指的是取得固定资产前已存在的累计折旧值；累计折旧指的是从取得固定资产到系统启用期间为止，固定资产本单位已计提的累计折旧额；预计使用期间数录入时，注意把预计使用年限折算为月份数后，再进行录入。一旦结束初始化操作，则固定资产初始数据将不能再修改，如确需修改的须反初始化，日常业务处理中，在新增卡片时，入账日期只能是当前或以后期间的时间；如当期新增的固定资产是全新的固定资产，在“原值与折旧”卡片中的“购进累计折旧”无需录入，该项目指的是固定资产在购入前已存在的累计折旧；在录入同类型的固定资产时，可通过选择“新增复制”选项复制卡片信息；进行清理操作后，所产生的变动记录是不能直接通过“删除”按钮进
23、行删除操作，只能重新点击“清理”按钮进入清理界面，选择“删除”才能进行删除操作；卡片清理后，该固定资产的价值将为零，并且从企业的固定资产管理系统中消失；多数量的卡片作部分数量减少时只清理了一张卡片中的部分数量，不会影响其余固定资产。对于固定资产的其他变动要求同一张固定资产卡片每期只能做一次变动，如当期确需要多次调整，可合并成一次处理，同时做多个项目变动；不涉及金额的增减调整（如原值调整、累计折旧调整等）的固定资产变动，无需生成凭证。固定资产所有变动过账后的卡片可在固定资产模块下的“变动资料查询”进行查询。利用“凭证管理”功能制作增加、减少固定资产的记账凭证。若将多笔相同类型固定资产业务在一张凭
24、证上表达，可以录入完成第一张卡片后直接单击“新增”按钮，至所有卡片录入成功后单击“记账凭证”即可。生成记账凭证时，如果“变动方式”中预设的对方科目等信息不全，则系统会提示是否手工调整，选择“是”可打开凭证进行修改保存即可；如要汇总生成固定资产凭证，需按Ctrl或Shift键去选；固定资产系统所生成的记账凭证会自动传递到总账系统。若本月固定资产凭证录入有错，则应在删除相关凭证后，再删除固定资产卡片。只有没有做变动单或评估单的原始卡片的原值项目，在录入当月进行修改才能做到对固定资产卡片的无痕迹修改。固定资产管理过程中，需要及时统计资产的各类信息，并以账表的形式提供给财务人员和资产管理人员。系统提供
25、的报表有分析表、统计表、账簿、折旧表等，用户还可以自定义报表。各种报表查询之前须先设定相应的查询内容，如查看固定资产清单等各种账表设定查询方案时，期间选择“初始期间”表示只查看初始数据；方案设置的报表项目卡片里，可设定要显示或不显示的固定资产报表项目，并对固定资产按一定方式小计、汇总，但汇总前必须先设排序方式。固定资产系统的期末处理包括减值准备处理、折旧处理（每月可以计提多次）、制单、对账与结账处理。当固定资产系统完成了本月全部制单业务后，可以进行月末结账。月末结账每月进行一次，结账后当期数据不能修改。若本期不结账，将不能处理下期的数据；结账前一定要进行数据备份。一旦结账，对于已结账会计期间的
26、业务将不能再进行修改和删除。如需对已结账期间业务进行修改，可通过选择“反结账”功能，返回到上一期进行数据修改，但是一旦成本系统提取了某期的数据，则该期不能反结账。学习要点：1、 固定资产变动2、 固定资产清理3、 计提折旧4、 固定资产卡片的修改5、 固定资产系统的各种报表6、 固定资产系统的结账（条件和进行的处理）第五节 应收应付应收款管理系统主要用于核算和管理企业与客户之间的往来款项。一方面，对销售业务、其他应收业务产生的应收款项以及对这些应收款项的收回进行处理，及时、准确地提供客户的往来账款余额资料，向总账系统提供记账凭证；另一方面应收款管理系统还提供各种分析报表，如账龄分析表、欠款分析
27、等，通过各种分析数据提高企业财务管理能力。应付款管理系统主要用于核算和管理企业与供应商之间的往来款项。在应付款管理系统中，以采购发票、其他应付单等原始单据为依据，记录采购业务及其他业务所形成的应付款项，处理应付款项的支付、冲销等情况；提供票据处理的功能，实现对应付票据的管理。此外，应付账款系统还提供各种分析报表，如账龄分析表、付款情况分析、核算项目明细账以及信用报警单等，通过各种分析表，企业可以清楚地掌握自己的信用利用情况，据此调整支付政策，提高财务管理能力。要使用往来管理中的“核销往来业务”，要求会计科目属性必须选择“往来业务核算”选项、录入往来业务凭证时必须将“业务编号”录入而且往来业务核
28、算的凭证须已经过账。应收款管理子系统初始化之前应准备期初应收款、期初发票（还未核销的应收账款）、期初预收款、期初应收票据等数据资料，应付款系统应准备应付款、预付款和应付票据等期初数据资料。若总账系统未录入应收付款初始数据，并且未结束初始化的，可在应收付系统结束初始化之前，通过“转余额”的按钮将应收款的初始数据传递过去；一旦结束初始化工作，所有初始数据将不能再修改，确需修改的，单击“工具”菜单的“反初始化”选项，即可回到初始化状态。进行反初始化时，系统会自动进行以下操作：所有业务单据取消审核所有业务单据取消核销及取消坏账处理所生成凭证全部删除应收票据背书等处理全部取消，因此在进行反初始化时应谨慎
29、处理；结束初始化后，采购和销售系统中先于应收应付系统结束初始化之前录入的发票将不能传递到应收应付系统，因此应收应付系统必须先于或与采购和销售系统同时结束初始化。如果用户购买了采购和销售管理系统，采购和销售管理系统所录入的发票在本系统中只可查看，不能对其进行审核、生成凭证等操作，但可以修改发票的收款计划。无论该发票在采购和销售管理业务系统中是否进行了审核或制证，如发票在应收应付系统进行了核销处理后，将不能修改。在运行应收款管理系统之前，应设置运行所需要的账套参数，以便系统根据所设定的选项进行相应的处理。对于应收款管理系统可以设置的账套参数包括三类：常规、凭证、权限与预警。常规包括设定应收款的核销
30、方式、坏账处理方式和汇兑损益方式等，其中若当年已计提坏账准备则此参数只能下一年度修改；凭证参数包括设定手控科目依据和制单方式、月结前是否全部生成凭证、凭证是否可编辑等；权限与预警参数包括设定信用额度控制相关的选项。应付款管理系统由相对应的参数设置要求。如果企业应收付业务类型比较固定，生成凭证的科目也比较固定，可以通过初始设置把各种业务类型凭证中的常用科目等信息预先设置好来简化操作。初始设置包括设置科目、坏账准备设置、账期内账龄区间设置、逾期账龄区间设置、报警级别设置和单据类型设置。除了对单据类型进行设置之外系统还提供单据格式和单据编号的设置功能。核销处理是指日常进行的收款核销应收款的工作，系统
31、提供手工核销和自动核销两种方式。异币种核销只能对单账结算单核销，自动核销可依据核销规则对多个客户进行核销处理，用户可以取消核销处理。转账处理可以实现应收冲应收、预收冲应收、应收冲应付和红票对冲等功能。坏账准备只能一年计提一次，计提过坏账准备后，坏账处理方式、提取比率、坏账准备期初余额在当年不能进行修改，如年中计提了坏账准备，则年末将不能再计提。如要取消计提的坏账准备，只需删除坏账准备的计提凭证即可。坏账损失、坏账收回、坏账准备的记账凭证都不在“凭证处理”模块中生成，而在坏账处理模块生成。系统提供对各种单据和业务账表、统计分析表以及科目账的查询功能。在应收系统中，如果需要分析截止日期之前各个客户
32、应收账款余额的账龄的情况，则要查询应收账龄分析表，查看账龄分析表时，如要设定账龄分组，只须通过在“天数”栏目中直接修改，标题栏目中的信息也会相应更改。而在应收账款科目有核算“往来单位”项目，若想查看每个客户的明细情况，应该在核算项目明细账账簿中查看。如果当月业务已全部处理完毕，就需要执行“月末结账”功能。进行月末处理时，一次只能选择一个月进行结账；前一个月没有结账，则本月不能结账；结算单还有未审核的，不能结账；若选择单据日期为审核日期则应收单据在结账前应该全部审核；如果选择月末全部制单则月末处理前应该把所有业务生成凭证；年度末结账，应对所有核销、坏账、转账等处理全部制单。若应收付款管理系统与采
33、购和销售系统集成使用，则只有采购和销售系统结账后应收付款系统才能进行结账处理。进行期末结账时，必须注意要确保本期应收付款业务已处理完毕并数据正确无误，否则一旦结账上期的有关数据将不能再进行修改。如要修改上期记录，必须进行反结账处理；反结账的操作只有系统管理员才能进行。学习要点：1、 初始化的准备及账套参数设置2、 反初始化3、 与业务系统的关系4、 坏账准备5、 账龄分析6、 系统结账的条件第二章 ERP供应链管理第一节 销售销售是企业生产经营成果的实现过程，是企业经营活动的中心。销售部门在企业供应链中处于市场与企业接口的位置，主要职能是为客户提供产品及服务，从而实现企业资金向利润的转化，为企
34、业提供生存与发展的动力。完整的销售业务流程是：首先客户有购买需求时，向企业询价，企业向客户提出报价单，经过一番讨价还价，双方达成协议（认可报价）；这时企业就可以把销售协议记录在销售系统中，称为销售订单；输入销售订单后，接着是出货（有库存）或生产后再出货，出货时还要产生发票、包装明细表、提单及其他出货文化。在上述销售环节中，销售订单、销售出库、销售发票是必须经过的环节。ERP销售管理系统的主要任务是编制并审核销售订单、发货单、销售发票等单据，经审核后的发货单可以自动生成销售出库单并冲减商品库存量；进行销售出库单的记账与制单，完成销售成本的核算，根据销售发票完成销售收入和税金的核算；以销售发票为依
35、据，记录应收账款的形成情况。具体的功能包括：销售订单管理、销售物流管理、销售资金流管理、销售计划管理、批次与追踪管理、信用管理等。ERP销售管理系统可以与ERP的其他子系统集成应用，如物料需求计划、库存管理、存货核算、采购管理、应收款管理等。销售管理系统中的销售订单作为需求规划系统MRP毛需求的来源之一。采购管理可参照销售管理的销售订单生成采购订单；销售出库单既可以在销售管理系统中生成传递到库存管理系统审核，也可以在库存管理系统中参照销售管理系统的单据生成销售出库单；库存管理为销售管理提供可用于销售的存货的可用量。销售发票、销售调拨单、零售日报等在应收款管理中审核登记应收明细账，进行制单生成凭
36、证；应收款系统进行收款并核销相应应收单据。直运销售发票、委托代销发货单发票、分期收款发货单发票在存货核算系统中登记存货明细账，并制单生成凭证；存货核算系统为销售管理系统提供销售成本。企业经营过程中，存在着不同的销售业务类型和业务模式。因此，ERP销售管理系统也针对不同的业务类型和模式分别管理。销售业务流程是通过各种单据的流转体现出来的，在处理销售单据时，必须指定销售业务类型。可选的销售业务类型主要有：普通销售、委托代销、直运业务、分期收款、销售退货等，其中委托代销发货相当于货物的转库，货物的实际所有权仍属于委托方。其他销售业务处理还包括销售调拨业务、零售业务、包装物管理、销售计划、信用管理、价
37、格管理等。可选的业务模式有：先发货后开票、开票直接发货、销售退货业务等。先发货后开票模式适用于普通销售、分期收款、委托代销业务；开票直接发货模式适用于普通销售、销售调拨、零售日报业务。开票直接发货模式下，库存与销售系统集成使用，库存生成出库单，销售出库单是参照销售发票生成。以订单为中心销售业务，订单是整个销售业务的核心，通过销售订单可以跟踪到销售的整个业务流程，此种销售模式有普通销售必有订单、委托代销必有订单、分期收款必有订单和直运销售必有订单等四种。如果业务属于“普通销售必有订单”模式，由发货单只能参照订单生成，销售发票只能参照订单或发货单生成。销售系统可以通过委托代销发票、分期收款业务发票
38、、直运销售发票等单据核算销售成本。如果销售管理系统设置了由销售生成出库单，则销售出库单由销售发货单审核生成。以普通销售业务为例，完整的业务流程需要进行的关键处理有：销售报价、销售订货业务、销售发货业务、销售开票、销售出库业务、出库成本确定、应收账款确定及收款处理。销售订货的数据流程是手工录入或参照报价单生成销售订单订单审核参照生成发货单/发票。销售出库成本的确认标准可选择根据销售出库单确认或根据销售发票确认。销售发票可以参照已审核未关闭的订单、已审核未关闭的发货单、采购直运发票等直接生成。企业销售成本结转按销售发票，当开销售发票时才结转销售成本。由于存在已经发货，但未开发票而且销售成本也未结转
39、的情况，销售部门想看到期初发货单的实际发货日期，所以期初发货单只能在销售模块的期初发货单中录入。由于期初发货单是已经出库未开票的单据，所以录入期初发货单后，库存的期初结存中应已减去这部分数量了，所以库存展望中不包含这部分数量。销售系统的期初单据主要有普通销售发货单、分期收款发货单、期初委托代销发货单等。期初发货单在“销售管理”的开票处理同正常发货单，没有区别。在销售管理系统中，用户可以根据某客户的信用状况对客户的应收账款进行信用控制，包括信用对象、信用策略、超信用处理、信用管理，只有在销售管理系统与应收款管理集成使用时才有效。信用控制对象可设置为对客户的控制、对部门的控制和对业务员的控制；信用
40、控制的单据包括订单、发货单、代垫费用单、发票、委托代销结算单、委托代销发货单、调拨单、零售日报等；信用控制的范围包括信用额度+信用期间、信用额度、信用期间三种。如果选择了“信用额度”，则需要设置“额度检查公式”，以确定以下单据是否算在信用额度之内：l 未执行完毕的订单l 未执行完毕的发货单l 应收未审核的发票l 应收账款余额l 销售未审核的代垫费用单如果选择了“信用期间”，则需要设置“期间检查公式”，以确定以下单据是否要进行信用期检查：l 未执行完毕的订单l 未执行完毕的发货单l 应收未审核的发票l 应收账款余额l 销售未审核的代垫费用单信用控制点可以设置在“单据保存时”，也可以设置在“单据审
41、核时”进行检查。另外，还可以设置两种超信用处理方式，一种是“超信用时仅提示警告信息”，另一种是“超信用需要审批”。学习要点：1、 ERP销售业务流程2、 ERP销售管理系统的主要功能3、 ERP销售管理系统与其他子系统的集成使用4、 ERP销售业务类型5、 客户信用管理第二节 采购在现代企业中，采购成本在总成本中所占的比率相当高，企业会对采购管理进行严格的控制，企业高层领导对此也非常重视。ERP采购管理系统，就是通过各种可能的采购流程对采购业务进行有效的控制和管理，帮助企业降低采购成本来提升企业竞争力的控制系统。采购管理系统既可以单独使用，也可以与主生产计划、物料需求计划、合同管理、质量管理、
42、库存管理、存货核算、销售管理等系统集成使用，并与财务管理系统中的应付款管理有紧密联系。采购管理系统、库存管理系统、存货管理系统和销售管理系统集成使用时，其中一个模块后来启用，其启用期间必须大于等于其它模块的最大未结账月。采购业务的一般流程为：采购订单采购发票采购收货单采购退货单勾稽此流程是采购业务的主流流程，而企业的实际商品流通业务比较复杂，处理的过程也各不相同，即使是此基本流程图中的各项步骤也并非一成不变的，有些步骤用户可以根据实际情况跳过免做，但采购入库、采购发票、采购结算仍属于必经的环节。采购管理系统中的单据主要包括：采购订单、内部订单、收货通知单、采购入库单、采购退回单、受托代销入库单
43、、受托代销退货单、采购普通发票、采购增值税发票等。主流程中，“采购收货单”是商品的出入库单据，是采购系统和库存系统的接口，采购系统中制作的采购入库单和采购退货单在仓存系统的入、出库单中都可以查看修改。 “采购管理”系统可以新增订单，也可以修改、删除采购订单。采购订单需要审核。采购订单的修改和删除由于单据设置和审核状态不同而有所不同，但一般来说没有审核的订单才允许修改和删除，已经审核的单据必须经过反审核才能修改或删除。在ERP系统中，除直接新建采购订单外，大部分还可以结合实际的业务流程由别的单据关联生成，如可以通过多张或一张销售订单关联生成采购订单，这种业务主要用于处理以销订购的采购业务。单据关
44、联是系统单据流和业务流相结合的体现，通过关联关系可以直接由上一级的业务单据生成下一级的业务单据，强化了数据的集成性和传递性。关联处理包括复制、数量扣减和勾稽（在采购入库单和采购订单之间还包括完全核销）三种方式，其之间的区别主要在于是否进行核销关系的控制以及信息跟踪的详细程度。采购到货单只能参照采购订单录入或手工录入，如果需要质检则必须有到货单环节。采购入库单又称入库单或验收单，是确认商品入库的原始单据，财务人员记账的重要依据。其有三种生成方式，一是直接录入，二是从采购订单关联生成，三是从采购发票关联生成。单据录入完毕后要审核采购系统录入的入库单能自动传送到库存管理系统进行商品入库确认。采购管理
45、系统如果同库存管理系统集成应用，则采购入库单只能在库存管理中增加、修改，采购管理中只能查询。采购发票是企业采购商品时供应商开据的发票，是财务上非常重要的一种原始单据。采购发票按性质分为蓝字发票和红字发票；在形式上分为普通发票、专用发票和运费发票等三种。采购发票是采购系统的关键操作，它涉及付款和确定采购成本，是ERP系统对采购材料确认成本时的主要依据，是采购系统与应付账款系统、存货核算系统的接口。采购发票只可以在采购管理中录入，其生成也有三种方法，一种是手工直接输入保存生成，二种是通过采购订单关联生成，三是通过采购入库单关联生成。普通采购业务中的采购核销是由采购发票和采购入库单结算生成的。采购管
46、理系统的操作，可以根据采购业务的具体情况有所不同。其典型的业务处理如下：第一种情况，货到单未到。在货先到发票后到，且处于同一会计期间时，仓库先收到货物先入账，财务后收到发票后入账，发票到达前实际的仓库账与财务账存在着一些差异。其处理流程为：采购订单采购入库单采购发票勾稽。第二种情况，货先到采购发票后到，且发票于下一个会计期间到达。这时财务上一般使用暂估入库处理，人为设定商品的单位成本。其处理流程为：采购订单采购入库单采购发票（下一会计周期做）勾稽（下一会计周期做）。第三种情况，单货同到和单先到货后到。这时财务账与仓库账基本能够达到一致，且发票、货物的业务一般在一个会计期间完成。发票先到时，可先
47、输入系统，一般不付款，等货到后一起处理。其处理流程为：采购订单采购发票采购入库单（勾稽）。第四种情况，退货业务。退货业务一般分三种情况：结算前全额退货、结算前部分退货和结算后退货。其中结算后退货的处理流程为：退货单红字采购入库单红字采购发票。采购管理的工作内容还包括采购业务控制、采购费用分摊、折扣业务、溢余短缺处理、订单金额权限控制、供应商管理等。其中，用户可以通过采购系统对供应商进行有效管理，通过对供应商进行分类管理，维护供应商档案信息和供应商存货对照表等，便于企业与供应商建立长期稳定的采购渠道。学习要点：1、 ERP采购管理系统的主要功能2、 ERP采购管理系统的主要单据3、 ERP采购业务处理方式第三节 库存在企业日常业务处理中，库存保管对企业实物进行管理，每项存货的收发都须经过库存保管方的监督、管理和确认，是仓库成本核算的重要基础数据来源之一，并随时为企业提供存货结存数量，保证企业的正常运营。ERP库存管理系统的主要功能有采购入库和产成品入库管理、销售和材料出库管理、其他出入库管理等基础功能，并提供仓库货位管理、批次管理、保质期管理、可用量管理等功能。库存管理系统还可与其他系统集成使用，如采购管理系统、销售管理系统和存货核算系统等。当库存管理系统与
