协同办公系统技术方案.docx

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1、协同OA平台方案 keya 协同办公系统技术方案第一部分 使用说明1.1 OA办公系统功能简介OA网络智能办公系统是专业的网络办公软件，采用领先的B/S(浏览器/服务器)操作方式，使得网络办公不受地域限制。集成了包括内部电子邮件、短信息、公告通知、个人考勤、日程安排、工作日志、通讯簿、工作流、消息通知管理、考勤管理、工作计划、工资管理、会议管理、车辆管理、网络会议、讨论区、聊天室、文件柜、系统日志、电话区号查询、邮政编码查询、等多个极具价值的功能模块。 OA在安装维护上更提供了采用独有技术开发的傻瓜型安装工具、配置工具和数据库管理工具，用户可在30秒内自行安装完毕，无需专业人员即可自行维护。

2、数据存取采用分布式集中控制，避免了数据泄漏的可能。完善的密码验证与登录验证机制更加强了系统安全性，并且所有页面均进行身份验证和权限验证。基于工作流的公文流转和业务管理，使得业务表单、流程步骤和权限都可以由用户灵活定制。公文流转支持使用Word、Excel等附件。OA 富有竞争力的特性： 1、独创 web服务器、数据库和应用程序全部自动傻瓜安装，建立企业信息中枢只需1分钟 2、客户机无需安装专用软件，使用浏览器即可实现全球办公。 3、无线OA新概念，结合手机短信实现无线办公应用 4、支持任意多级部门/成员单位模式，灵活定义角色权限，全面面向集团应用 5、内置工作流系统，通过傲视同群的“智能表单设

3、计”、灵活的自定义流程，实现各项业务流程的管理，文件流转及审批 6、完善灵活的菜单自定义机制，方便挂接外部的B/S系统，具有良好的扩展性 7、内置Office文档在线编辑控件，支持文档自动上传，手写签名、电子印章、全文批注.8、集成Internet邮件管理组件，提供 web方式的远程邮件服务9、集成网络硬盘组件，提供便捷的局域网、广域网文件共享方案10、集成商业管理组件，轻松的管理客户、供应商资料和产品销售记录11、集成新闻、邮件、短信、文件柜、聊天室、论坛等模块，提供企业内部信息交流的多种途径12、集成人事档案、考核、考勤、工资管理、办公用品、通讯簿、日程安排、工作日志、会议管理、车辆管理、

4、工作计划等模块，提供企业管理者全新的管理工具13、支持外部人员管理，OA可作为企业对外的窗口和与业务伙伴联络的纽带(须将系统置于外网)14、通过系统访问控制、系统安全设置、系统资源管理，确保系统稳定安全运行15、开放的系统平台架构，完善的二次开发支持，无限扩展可能1.2系统结构1.2.1平台架构OA采用基于WEB的企业计算平台，如图3.1所示。客户机IEHTTPOA办公自动化系统运行服务器ASP.NET引擎应用逻辑层数据库客户机IE客户机IE图3.1 平台架构 采用浏览器方式使得易用性更强，客户端不需安装专用软件，系统的管理维护十分简单。1.2.2 管理层次 OA采用灵活的权限管理机制，更贴近

5、用户的需求。管理者可以根据本单位的需要自行定义角色及其权限，并定义每个员工所属的角色，管理层次可由管理者自行控制。1.3 OA操作说明1.3.1 系统登录 建议使用IE8浏览器在服务器上安装了OA系统之后，局域网(Intranet)上的其它机器（也可以是在Internet上）只需打开浏览器（IE6.0以上），输入服务器的网址，形如 http:/IP地址：端口号 即可进入网络办公系统。 输入管理员所给的用户名和密码，点击登录按钮即可进入办公系统主界面。在服务器上安装了OA系统之后，局域网(Intranet)上的其它机器（也可以是在Internet上）只需打开浏览器（IE6.0以上），输入服务器的

6、网址，形如 http:/IP地址：端口号 即可进入网络办公系统。外网计算机输入http：/外网IP地址：端口号 输入管理员所给的用户名和密码，点击登录按钮即可进入办公系统主界面。登陆之前的浏览器设置：360浏览器设置：IE浏览器设置：进入系统后，点击全部菜单，系统会自动加载所有的菜单显示于左侧。便于分类管理。系统默认的主菜单主要由9大部分组成，分别是个人事务、工作流程、公共事务、信息交流、人力资源、CRM管理、实用工具、档案管理，系统管理。不同角色的用户进入系统后可使用的功能是不同的，用户的角色权限均由系统管理员登录系统后设置，具体详见后面说明，用户授权。系统工作台：系统工作台可随用户日常工作

7、需要，随时进行添加删除，并且支持工作台模块图形化拖拽功能快捷方式设置：快捷方式模块中，用户点击设置按钮，即可增加或者修改快捷方式。1.3.2个人事务(个人办公桌)“个人事务”是把菜单中几项比较常用的功能，醒目地列在主操作区上，方便用户操作。用户登录进来之后，主操作区上默认显示“个人事务”。具体操作说明详见相应的模块说明。1.3.2.1 公司组织架构公司组织架构位于“个人事务”主菜单下，点击按钮后，右边窗口显示公司组织架构图，点击人员列表的详细信息查看按钮，可查看公司员工信息。1.3.2.2 统计简报主要显示个人工作的数目，邮件数目和公告数目。1.3.2.3 公告栏目公告栏浏览 公告栏浏览是公司

8、内部直接下发通知、信息的一个窗口，例如召开部门会议，部门通知等事情可以由处查看，如果系统设置了弹出提示，则在登录系统时候就可以接收到信息，或是在工作台处查看到信息公告栏管理顾名思义，这部分就是发布部门通知消息的窗口，有权限的用户，可以在此对信息进行增、删、改的操作。1.3.2.3个人考勤个人考勤位于“个人事务”下，是一个重要的模块，此模块下分5个子模块，分别是“”上下班登记，“出差登记”，“加班登记”，“病假登记”和“事假登记”。此功能实现了个人5种情况下的相应管理，在需要的时候，可以直接通过此方式将信息传达给相应的权限用户进行审批，信息的传播方式是以短信和工作台两种方式进行通知相应人进行审批

9、。或是直接在“人力资源”模块下的“考勤批示”下进行审批。上下班登记注：个人上下班考勤为自己管理。个人上下班考勤是实现的三班制考勤时间填写模式，相关人员可通过此时间来进行相应的设置。(如图所示)出差登记个人递交上去审批的出差登记实现了统一的管理，需要出差的个人通过此登记可以迅速的将待办事情上报进行审批，简化了审批流程，减少了中间待办时间。在此模块下，相应用户可以查看到自己递交的待办事情的审批结果，例如：已通过审批的事情，未通过审批的事情，并可以进行查找、修改、添加新出差待办事情等等。包括审批后的出差天数都有相应的显示查看。(相应模块如图)加班登记、病假登记、事假登记相关操作同上，审批流程同出差审

10、批相同，同样可以在工作台与内部短信息通知获得。加班登记如图：病假登记如图：事假登记如图：1.3.2.4 日程安排日程安排分为日历模式和列表模式，日历模式可以直接点击相应的月日进行提前安排事情提醒，在日期下填写需要提醒的事件后，相应日期改变颜色，说明此日期下有已经填写的日程安排事件。或是使用列表模式，查询相应的日期有何安排事件。操作如图：或者点击增加：进入编辑事件：（如图）点击确定，就可以看到效果，相应的日期下变为红色。当日期到了相应事件，将会有提示信息告知记录人。1.3.2.5工作日志填写个人工作日志，主要作用起到一个备忘的作用，给自己安排好一天的工作计划，方便查询。可以增加、查询、删除、修改

11、。（如图）1.3.2.6 通讯录目录通讯录下分四个子模块，分为：“公司通讯录”“个人通讯录”“公共通讯录”“通讯录类别”公司通讯录公司通讯录内部是公司内部所有人员的通讯录，可以在此查看、增加、删除、修改。便于查询相关联系方式。个人通讯录单用户通讯录设置，可以放置自己好友或是经常联系的客户通讯地址，只有自己可以查看。保密性较好。公共通讯录此模块下的通讯信息，是在个人通讯录中第一个选项进行设置，如果在个人通讯录中的第一项设置为公开(如图)，那么在公共通讯录中就可以进行信息共享。方便其他人查询，此主要应用于部门客户通讯信息。通讯录类别此处主要设置为通讯录的类别,例如：朋友、客户、家人等等。主要用于个

12、人通讯录中的分类，让个人通讯录中可以将相应的通讯信息分类存放，便于查找。1.3.2.7个人文件柜将自己的文件，分门别类的存入系统中，方便自己可以在任何地区登录系统进行查询，实现了文件即时存放，即时下载查询功能。同时只有个人查询，其于人员无法得到、查询您的文件信息。如果在增加文件柜时选择共享，那么就可以将此文件柜共享与他人。1.3.2. 8领导信箱领导信箱位于“个人事务”主菜单下，包括两个菜单选项：“领导信箱浏览”，“领导信箱管理”领导信箱浏览 领导信箱浏览是方便公司领导及时查看企业报表，从而为领导的重要决策起到重要作用。领导添加领导信箱后，在右边的信息展示区显示各部门上传的信息报表。领导信箱管

13、理主要用于各部门领导上传部门报表用，有权限的用户，可以在此对信息进行增、删、改的操作。1.3.2.9个人设置此模块主要用于个人模块的设置，例如：短信的通知时间、邮件的相关参数设置、用户密码修改等等。 用户提醒设置设置短信提示间隔时间或是否需要提醒，如果“否”，则登录系统后，将不弹出窗口进行提示。密码修改修改当前登录的用户密码，修改时必须填写原来的旧密码，否则不允许修改，保证非此用户修改密码的安全性。邮件参数设置主要是设置外部邮件收发功能参数，设置外部邮件收发，需安装JMail插件和设置的邮箱是否支持外部邮件介入。 常用审批批注用于设置审批时候的批注文字。常用模板设置用于统一文件的一种格式，无其

14、他意义，可共享给其他人，统一按照一种模板样式进行文件格式的统一管理。 印章使用记此页面为使用印章的记录，并可以查看使用着的IP地址。和使用人是哪些用户。2.1工作流程 2.1.1 印章管理 增加个人印章，修改印章(只能修改密码)，印章使用记录。 我的印章此功能是上传个人印章之用，将印章图片通过此处保存至数据库，可以设置个人印章使用密码。防止被其他人使用。如果印章需要修改的话，在此页面是不能进行印章图片修改，只能删除原印章后重新上传印章等待管理员的审批通过才可以使用。本页面只可以修改印章使用密码。2.1.2表单定义2.1.2.1 表单设计自定义设计各种文件表单、红头文件样式，不需要写任何代码，不

15、需要任何专业知识，可以自由的设计各式各样的表单供公司使用。可支持对表单数据字段的各种公式计算（公式计算中个各字段必须为数字型）在设计框内利用附带的各种制表符、文字控制等插件设计出各种表单，下面是具体操作说明：点击新增出现如下图所示：从左侧拖入标准控件插入编辑框内：宏控件是自动加载当前用户信息，参照控件是用户进行选择的。2.1.2.2表单类别定义表单是用在什么地方，统一管理表单文件类别。做到表单模板一次成型多次使用管理。2.1.3流程设计对工作流程做一个全面的布局，可以通过列表模式一项一项的查看，也可以通过流程图有一个全面的了解，在工作流中的表单对应的是表单设计中设计好的表单，在图形化的流程图中

16、，可以自定义流程图的模式，不用打字，直接完成流程图的设计。(如图所示)新建步骤：节点修改：右键点击此节点可修改此节点的属性流程图显示界面：列表视图显示界面：可支持流程步骤条件的复杂多样性组合：在某个步骤上点击鼠标右键，弹出菜单中选择条件设置。设置流程条件！在节点点击右键，出现选项，选择条件设置！2.1.4新建工作在已经设计过的表单模板上，建立自己的工作审批。2.1.5待办工作通过新建工作递交上来的工作，可以在这里进行办理或委托或是导出工作信息，在步骤与流程图下可以查看工作步骤，图形化界面，非常直观。2.1.8工作查询已经提交的工作信息，在这里可以选择是否进行回复、结束、查看、催办等操作。2.1

17、.9 归档工作将工作信息存档，可以自建子分类，在子分类下进行工作信息保存。在新建流程是有一个结束后归不归单的选项！2.1.10知会工作 知会工作的查询2.1.11自由协同文件内部传阅，如果此文件发布时，允许被相应人看到，将在接收公文处可以看到此文件，点击阅读，可以阅读此文件信息。并给出相应的意见与建议。新建协同 支持公文的在线编辑，并可添加相应的附件，完成公文的编辑和附件上传后可以添加此公文的接收人，只有被指定为接收人后才能阅读此公文。 接收协同需要接收的公文列表点击 阅读 阅读此协同。协同中的草稿箱 可以在新建协同的时候，点击保存，把协同保存，下一次可以再继续用!2.1.12草稿箱新建工作的

18、草稿保存3.1公共事务3.1.1办公用品管理每个公司都有自己的办公用品，此功能实现办公用品的统一管理，统一领用审批，做到统筹化管理，使原本复杂的工作变的简单明朗化。办公用品的管理：可以设置库警(库存警戒线)参数，随时查看物品的库存量。做到及时保障。入库登记：顾名思义，购入物品存入库中的数量有一个登记。领用登记：使用人员领用物品，将在此登记，领走多少，将从相应的库存中减去多少。借用登记：对于公共的、可多次使用的物品，相应部门借去使用，将做一个登记。归还登记：物品使用完毕，归还仓库，将在此做登记。报废登记：多次可利用物品，使用时间过长，将做报废处理，在此处登记。办公用品登记审批分为：入库登记审批、

19、领用登记审批、借用登记审批、归还登记审批、报废登记审批，5个审批页，此5项目对应以上办公用品登记5项的审批工作，只有在此审批过的项，才可以去相应部门领用物品。3.1.2 图书信息图书信息查询图书类别维护图书信息管理3.1.3会议管理在个人事务中的“我的会议”模块中已介绍。本模块重要是对本地会员地点，会议室有个统一的管理，包括会议的申请、管理、会议室设置、会议室的管理员设置、会议纪要、网络会议。个人事务中的网络会议，将有此处进行会议设置，包括会议的IP地址、出席人员、开始结束时间等等。会议的设置只有相应的管理员可以设置。3.1.4车辆管理包括车辆使用申请、使用查询、使用管理、维护管理、信息管理、

20、人员管理和车辆的类型管理，对单位内的车辆进行统一化管理，解决公司、企业车辆管理上的缺陷。3.1.5固定资产管理每个公司、企业，都有自己的固定资产，往往有的企业忽略了企业固定资产的损耗，此功能将有助于管理者对企业固定资产的管理有一定的概念。同时可以查看固定资产的折旧记录。做到心中有数。固定资产类别折旧类别中可以设置物品的折旧率和折旧周期。3.1.6 规章制度公司规章制度的浏览和管理3.1.7 工作计划个人工作计划的设置我的计划计划管理4.1信息交流4.1.1内部邮件针对独立用户，可将信息存放与收件箱。并可查看所有的内部邮件信息或已经发送过的信息。用户点击已发送邮件，可以通过已查看按钮来查看邮件被

21、哪些人查看过或者哪些人未查看过某封邮件4.1.2 外部邮件可以接收、发送本网外邮件，可以将自己的邮件地址绑定到内部OA系统中，实现外部邮件的发送与接收，方便管理者即时查看外部邮件箱内的邮件信息，做到信息及时化。注：如使用外部邮件，需要在系统的插件中下载JMAIL插件，方可使用外部邮件系统。另外还需要在个人事务中的个人设置模块中设置邮件参数。4.1.3内部讨论区相当于论坛BBS系统，一个内置的小型BBS讨论模块，针对某一个问题进行讨论。可以发布主题贴，可以进行回复讨论。用户点击发言按钮，即可新增主题帖，点击某条主题帖可对此主题进行回复讨论区类别4.1.4内部互动聊天类似于网络上的Chat聊天室，

22、即时在线交流，增加公司员工之间的工作默契。新增聊天室：4.1.5投票管理发布投票信息，可以用在公司人员投票、项目投票等。权限用户可以发布信息，删除、修改投票的的主题。新增投票主题：5.1人力资源5.1.1 人事档案针对公司所有人员登记注册，统一管理，使管理者对自己的员工有充分的了解，方便管理，同时可以保存相应员工的资料信息与人事合同。人事档案：人事合同：5.1.2 考勤批示/统计对个人事务中个人考勤的四种审批批示，只有相关权限人员在此审批同意后，个人考勤中才会通过，并进行相应的出差、加班、请假等，否则事情不通过。解决了现在企业中的繁琐申请制度。无纸化申请、批示及审核。并针对个人/全公司考勤有一

23、定的统计。5.1.3薪资管理对于员工的薪资录入、管理、审批、工种的的名称，计算方式统一管理，各种工种的工资待遇，计件工资的支付等。方便人员薪资管理，从个人薪资的录入到工种计件工资的支付，都直接在系统中反应出来，减少了相关人员的工作量，减少了错误几率。5.1.4培训/奖惩管理任何一个公司在新招聘或新进入的员工都需要有针对性的培训，此模块就是对培训的人员、培训的项目进行统一管理。同时也为以后的员工培训留下了第一手的材料。5.1.5 基础设置分为考勤中人员的上下班时间设置和薪资的帐套设置。上下班设置分几个权限，例如：老总、科长、员工等。帐套设置主要是针对员工薪资的账号分配。5.1.6人事统计公司部门

24、中的人事统计6.1 CRM管理（销售管理）6.1.1客户管理/客户忠诚度管理OA系统中集成的客户管理系统，将CRM客户关系系统中重要部分集成至办公自动化系统中来，囊括了CRM中的客户基本信息、客户交往记录、客户服务、客户转移、客户关怀、客户回访、客户投诉和客户满意度调查等管理模块，大大减少了企业在客户信息度上的投入精力。客户信息管理：这里主要增加为联系人。中包括了共享客户、公开客户的信息查询，可以增、删、改、查客户资料，统一管理客户信息。管理人员可以根据以上信息编辑客户的详细资料，如果将设置为共享或是公开，那么在共享和公开模式下只能查看客户信息。注意：在修改或添加客户改为共享模式时，请将共享人

25、填入，不填，则无人可以查看。客户交往记录：客户名称无须在此处填写，直接点选后面的搜索图标，客户名称是在客户信息管理中事先添加好的。联系人同样是在联系人管理中事先添加过的。交往时间与结束时间，主要是把握客户信息状态。并且包括和客户交往的内容。客户服务：针对客户的服务管理，包括客户的意见、满意度等信息的管理，可以更进一步的了解公司在客户服务上哪些方面的不足。从而更好的把握客户信息状态。客户关怀：类似于客户服务，主要是对客户的反馈意见整体把握，提醒公司对自己的客户做到关心。让企业不至于忽略了自己的客户。客户回访：相当于售后服务，对自己的客户做回访调查，记录客户的回访内容和客户的意见建议等信息。客户投

26、诉：客户对自己公司的产品、人员或其他事情的投诉，将记录在此模块中，便于管理者查找更改自己公司的不足之处。客户满意度调查：针对客户反馈信息度调查，保存客户对公司的满意度意见。6.1.2产品信息管理此模块中分为常规产品和服务性产品两种类型，分别对两种类型进行信息的存储、查询工作。产品的常规信息分类中的产品类型会在数据字典中进行相应的设置。6.1.3销售信息管理此模块下分为销售合同与常规产品，服务产品。销售合同主要是针对客户的合同进行统一存储、统一管理。方便查找。对合同中的主要信息段进行存储，例如：合同的编号，合同的类型以及合同中涉及的金额等信息。销售记录主要针对产品类别进行相应的存储，不至于将所有

27、信息都汇聚到一起，增加查找的难度。6.1.4 供应商信息录入供应商的详细信息，联系人、产品等相关信息，权限用户可以进行增、删、改、查等操作。6.1.5信息统计分析对客户信息管理的各种分析数据保存，使企业管理者对自身企业客户的总体把握，提高了客户信息资料的收集，整理，便于客户信息的维护。6.1.6 客户属性统计通过客户的区域，行业，来源，重要程度，销售方式，企业性质等进行分类统计，以方便查询。6.1.7基础数据设置针对此大类模块下的各种基础数据设置，例如：客户的来源、企业性质、服务方式、销售方式、区域、行业、产品管理、合同管理、产品的销售记录等模块的信息设置。6.1.8 自定义字段 如客户管理字

28、段，我在增加客户信息的时候，只有基本信息、客户类型、企业概况、财务信息、备注信息五个字段，但是我还想增加一些其他的信息，如客户的家庭地址等！那就需要在自定义字段的客户管理里面正价一个客户家庭地址的字段!增加自定义字段提交后7.1实用工具实用工具模块下涵盖四个子模块，天气预报、万年历、世界时间、常用网址浏览、邮编区号。通过实用工具子模块可以很方便的查找当前的日期，世界各地时间对照表，常用网址中可以将您经常浏览的网页地址保存于系统中，下次如果想访问可以直接打开此模块进行浏览网页。如果您对中国各地的区号或邮编不清楚，不要急，系统中已经集成了此部分功能，可以通过邮编区号，很方便的查找中国各地的邮政编码

29、和电话区号，节省了您办公的时间。天气预报：万年历：世界时间：网址保存：邮编区号：8.1档案管理8.1.1卷库管理卷库基本信息维护，可进行增加、修改、删除操作。8.1.2 案卷管理案卷基本信息维护，可进行增加、修改、删除、收回文件、拆卷或封卷操作。8.1.3 文件管理文件基本信息维护，可进行增加、修改、删除、借阅记录、收回、销毁操作。8.1.4案卷借阅在档案管理操作中，案卷中的文件如果要查看，需要先发出借阅申请，在审批通过后才可进行查看。1、借阅：点击借阅按钮，即可申请文件借阅。2、借阅审批：点击审批按钮即可对要借阅的文件进行审批，只有通过审批的文件，借阅者才可进行文件查看。8.1.5 档案统计

30、用于统计文件的借阅情况和案卷中的文件统计。8.1.6档案销毁用于销毁某个档案。8.1.7数据设置档案的字段的设置：包括案卷密级、凭证类别、密集设置、紧急等级、文件分类、公文级别。9.1 系统管理9.1.1会议室管理员/会议室设置主要是设置会议室名称、可容纳人数等会议室的基本属性，会议室管理员设置会议室的管理人员。9.1.2 基础数据维护基本数据的维护，分为日程类型、日志类型、重要等级、公司简介、公告栏类别等方面的维护。9.1.3印章管理在系统管理的印章管理子模块中，分为三个功能，印章的审批、印章的维护、印章使用日志。印章审批是指将使用印章的用户递交上来的印章进行审核，审核通过，用户才可以使用此

31、印章进行相应的操作，否则不能使用。必须需要相关人员审核才可使用。印章维护中分为私章和公章两种维护模式，公章是由权限用户添加审核，其他权限用户方可使用。管理员可以在此进行对私公章的权限进行管理，停止使用或将印章使用密码修改。印章使用日志，顾名思义，就是看看各个印章的使用在什么地方的一个记录信息。放置印章的滥用。9.1.4 用户管理权限用户可以在此管理所有使用系统的用户，并可以给所使用系统的用户进行权限的分配。例如给某用户授权限，则在列表内某用户前打钩，然后点击授权，将会出现(如图)所示的权限分配页面，打钩，表示可以使用此功能，否则将不能操作此功能。后面的公司、个人，分别代表此功能可以是公司使用，

32、也可以是个人使用。9.1.5角色管理给用户的上一级增加一个权限的设置，比如属于部门、管理员、演示用户等，此处设置完毕，可以将用户归入其中的一个角色中去。分门别类，统一管理。9.1.6部门管理可以设置每个部门下面的子部门，从上到下原则进行分配，树形结构，一目了然。可以设置部门负责人，用于部门维护。9.1.7职位管理设置公司每个职位的名称，后将人员归于其中，例如：总裁、CEO、总经理、副总经理、科长等等职位名称。9.1.8附件类型此处是限制系统上传文件的类型后缀名，为了系统的安全，上传附件需要增加对上传文件的控制，不是什么样的附件都可以上传的，通过此处可以限制上传类型。增强安全性。9.1.9系统日志管理人员通过此处可以查看登录系统的用户都做了哪些系统操作，如果系统某一模块出现了问题，管理人员可以通过此处检查是哪些用户的操作造成了错误。相当于系统操作的一个跟踪记录管理。9.1.10RSS新闻中心管理管理人员通过此处可以新增、删除、修改Rss新闻中心的关键字设置。9.1.11菜单管理管理人员通过此处可以新增、删除、修改整个菜单数据，用户可以通过此模块将自己的公司网站等嵌入到系统中。9.1.12规章维护在此设置后会在公共事务中的规章制度里出现，用来设置规章制度的框架。