全宗卷整理规范课件.ppt

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1、整理规范,日照市档案局,2014年档案培训班,全宗卷,全宗卷整理规范,一、相关概念全宗全宗卷全宗号全宗管理机构全宗构成者,全宗卷整理规范,全宗 fonds 一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。即一个机关（单位）的全部档案。全宗卷fonds descriptive file 对机关档案室来说，就是在管理全宗档案的过程中形成的能够说明全 宗历史情况的各种文件材料所集中组成的专门案卷。它是档案管理活 动中形成的“档案”，详细和全面记载了立档单位和全宗历史变化情 况，集中了每个全宗在管理过程中所形成的一系列重要的原始记录性 文字材料，是管理全宗的“档案”，是档案的“档案”。全宗卷

2、管理 情况，也是一个单位档案管理水平的重要印证。 。,全宗卷整理规范,全宗号 fonds number管理全宗的代码，由具备全宗管理权限的档案馆按全宗排架或收藏时 间顺序流水编制。全宗管理机构 fonds manager 具备全宗管理权限的档案馆或档案室。全宗构成者 fonds constituting unit 形成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。也称作立档单位。 综合全宗卷synthesize fonds descriptive file 由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料 组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。,全宗卷整理规范,二、全宗卷编制原则（

3、一）档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。（二）全宗卷中收集的文件材料,包括凭据、清册、报表，应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。（三）全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。（四）综合全宗卷可以按馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗进行编制，收集、保管在档案管理过程中以馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗等多个全宗为对象形成的相关文件材料。,全宗卷整理规范,三、全宗卷的主要内容(共九项）全宗介绍类档案收集类档案整理类档案鉴定类档案保管类档案统计类档案利用类新技术应用类综合全宗卷,全宗卷整理规范,

4、（一）全宗介绍类 全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。 1、全宗指南 是介绍全宗构成者及所形成的档案情况的一种资料，也是一种检索工具 由全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容与成份介绍、检索查阅注意 事项四部分组成。 a. 全宗指南名称：由全宗号、全宗构成者的名称(全称或通用简称)、“全 宗指南”、起止时间构成，并列成分之间用空格位分开。 例： 1）J211 北京市计划委员会 全宗指南 19491990年 2）R322 钟南山 全宗指南 19362000年 ,全宗卷整理规范,b. 全宗来源简况： 列表登记下列依时间变化，记录和反映全宗来源背景的内容。顺序为： 1）全宗

5、构成者形成和职能：包括全宗构成者成立、合并、改组、更名、 名称增加、撤销时间；内部机构设置及部门调整、增设、合并、 更名 、撤销等时间；其他反映全宗构成者重要活动的时间。职能方面主要 包括特征性质、职能范围和主要工作任务。全宗构成者所有曾用名称 按时间顺序书写。 2）全宗管理机构和全宗档案数量； 3）全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。 个人全宗来源简况，登记其个人姓名、别名、生卒年月日、籍贯、 职务、职称和个人主要经历、业绩、荣誉称号、家族简况以及全宗档 案收集、征集、接收、移交、寄存数量。,全宗卷整理规范,c. 档案内容与成份介绍 (共9个方面） 1）档案内容与成分介绍一般应使用综合

6、概括的方法介绍。介绍内容包括： 反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。 反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。 具有重要历史价值和地方特色的档案。 . 涉及具有全国和国际意义知名人物的档案。 馆藏年代久远和特殊载体的档案。 2）档案内容与成分介绍一般应按全宗内档案的实际分类体系，文字叙述全宗构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。 以组织机构分类的档案全宗，分别简介机构基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。 以问题分类的档案全宗，分别简介问题涉及的全宗构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。 以其它体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题简介

7、全宗构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。,全宗卷整理规范,3）需要专门说明的档案按下列方法介绍： 指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间。 列出该档案文件的检索要素。 对其档案文件内容单独介绍。 4） 一般性文件介绍不使用引用原文的方式，特殊性文件介绍如需使用引 用原文应符合下列条件和原则： 引用原文有助于阐述文件的内容实质。 引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。 5）与全宗构成者基本职能和活动没有直接关系的上级文件不做介绍，必要时只做简要交代。,全宗卷整理规范,6）人物全宗应按全宗构成者的活动特点，结合全宗内档案材料的实际情 况介绍，内容包括： 个人手稿、著作、作品

8、、题词、日记、回忆录的名称和特点。 履历、自传、证书、来往信件以及公务活动与社会活动中形成的文件名称和特点。 财产状况与经济活动材料的名称和特点。 家庭亲属与主要社会关系材料的名称和特点。 图片、照片、录音、录像材料的名称和特点。 7）未开放的档案，注明档案数量和使用范围。 8）涉密档案，注明档案数量，不做任何内容和成分介绍。 9）非纸质档案应简介其种类、特色和数量。,全宗卷整理规范,d. 检索查阅注意事项 1) 检索注意事项 . 可使用的检索工具和已编制的参考资料的名称； . 机读目录、手工检索工具条目的数量； . 纸质档案数字化副本的画幅数量以及占全宗档案总数比例的情况； . 纸质档案缩微

9、副本的数量以及占全宗档案总数比例的情况； . 非纸质档案副本的形式、数量以及占全宗档案总数比例的情况。 2) 查阅注意事项. 档案的完整和完好程度以及遗失、销毁的情况； . 档案的分类与整理方法以及不同载体组卷、装订和保管的情况。. 档案的利用价值以及鉴定的情况；. 划分的保管期限种类以及各类保管期限档案的数量；. 档案内容向社会开放的情况； . 本全宗指南完成时间和编制者的情况； . 其它有关问题的说明。,全宗卷整理规范,2. 大事记 a. 即按照时间顺序，用简明的文字记载一定历史时期发生的重大事件的一种参考资料。一般有机关大事记（反映一个机关的重大事件）、区域大事记（反映一个地区的重大事件

10、）、专题大事记（如党建大事记等） b. 一般要求每年进行拟写。 c.大事记一般由题名、前言、目录、正文、附录五部分组成。 d.正文：大事时间+大事记述。其中，大事时间按时间自然顺序排列；大事记述要简明扼要，地点、任务、数据、过程和结果应当完整揭示。 e.大事记范围：国家、省、市领导或者上级主管部门单位领导对本单位或区县部门调研、本单位人员领导、人员变化情况、本单位获得奖励表彰等情况。,全宗卷整理规范,（二）档案收集类 档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。 （三）档案整理类 文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案

11、、整理工作说明和小结等。,全宗卷整理规范,（四）档案鉴定类 档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。 （五）档案保管类 档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。 （六）档案统计类 档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。,全宗卷整理规范,(七）档案利用类 档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案

12、编研 与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典 型事例等。 （八）新技术应用类 应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。 （九）综合全宗卷 管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管 理制度，(前面八类中）涉及多个全宗的文件材料。,全宗卷整理规范,四、全宗卷的整理（一）整理前的准备工作： 全宗卷的文件资料，是随全宗卷管理的延续而逐渐增加的，平时必须 注意积累。整理前，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及保存 价值，对于有重要遗缺的应予以补齐，对于无保存价

13、值的应予以剔除。,全宗卷整理规范,(二) 全宗卷整理流程 1. 文件材料装订 文件材料以件为单位进行装订。 2. 文件材料分类 属于同一全宗卷的文件材料，按照全宗介绍类、档案收集类、档案整理类、 档案鉴定类、档案保管类、档案统计类、档案利用类、新技术应用类 等类别顺序依次排序。 3. 文件材料排序 文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类 目，向后接续排列。,全宗卷整理规范,4. 文件材料编号 在文件材料首页上方的空白处进行编号。文件材料的编号由全宗号类号件号三部分组成。 a. 全宗号：填写文件材料所属全宗的编号。综合全宗卷的全宗号，填写档案馆（室）编号或档案属类代号

14、。 b. 类号：填写5.15.8条的序号。 c. 件号：填写文件材料在相关类目中的流水排列序号。编号举例： SZ1（中共湖北省委全宗，全宗介绍类，第件）,全宗卷整理规范,5. 编制文件材料目录 全宗卷中的文件材料，分类别，以件为单位，按照排列顺序编制文件目录。 “目录”内容包括为：件号、责任者、题名、日期、备注。 新增文件材料在相关类目中接续编制目录。当相同材料出现新旧几种版本时， 应在目录备注栏中，注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间。 6. 文件材料装盒 全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。文件材料较多，一盒装不下时，可 按分类编号顺序装入数盒。装有文件材料的全宗卷应填写卷盒封面和脊背

15、。 7. 编制全宗卷盒号 全宗卷卷盒区分全宗，按卷盒排列顺序编制流水号。综合全宗卷单独编制盒号。,全宗卷整理规范,五、全宗卷的管理 （一）档案馆和保管全宗较多的档案室，宜将全部馆（室）藏档案的全宗卷集中保管，按照全宗编号顺序组织排列。 （二）保管单一全宗的档案室，全宗卷宜与档案一并保管，将全宗卷置于该全宗档案的卷首。也可以将全宗卷与书本式检索工具放在一起管理。 （三）档案室建立全宗卷，宜采用双套制。档案室向档案馆移交档案时，应同时移交与该批移交档案相关的全宗卷文件材料。,全宗卷整理规范,六、卷盒及目录格式 （一）全宗卷装具采用无酸纸制作的翻盖式卷盒。封面与脊背分别设置“全宗号”、“全宗名称”、“盒号”等填写项目，卷盒的外形尺寸为310mm220mm(长宽)，盒脊厚度为30mm、40mm两种规格。卷盒式样见图1、图2。 （二）全宗卷文件目录采用A4（长宽为297mm210mm）纸张、表格形式，设置“类目名称”、“件号”、“责任者”、“题名”、“日期”、“备注”等项目。目录式样见图3。,全宗卷整理规范,图1 全宗卷盒图示,全宗卷整理规范,图2 全宗卷盒立体图,全宗卷整理规范,图3 全宗卷目录,谢谢大家！,