安徽省药品经营企业管理信息系统介绍.docx

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1、安徽省药品经营企业管理信息系统介绍1 软件简介拓普医药软件，目前版本为：2.0.3，在原版基础上改版而成，目前基本符合新版GSP和附录2要求，基本操作功能齐全。以下简单介绍系统各功能模块。2 基础数据库资料录入2.1 首营品种资料录入： 首营品种资料可以提前在业务开展之前录入系统，在质量管理模块：期初资料设置 期初商品基础资料录入 选择商品类别 新增品种资料登记（填写时根据品种是否是首营品种进行选择）。 2.2 首营企业资料录入： 首营企业资料输入，在业务管理模块：相关资料 首营企业资料填报 新增，填写首营审批表。2.3 首营审批操作流程：3.1、首营品种审批程序，对应工作岗位：业务部长、质量

2、管理部长、质量副总经理；3.2、首营企业审批程序，对应工作岗位：质量管理员、质量管理部长、质量副总经理；2.4 购货单位资料录入及审核 购货单位资料录入，业务管理 相关资料 购货单位资料登记，点击“填报”按钮，完成该页面填报内容，保存；然后相关部门按程序审核。 购货单位审批依此审批，对应工作岗位：业务员意见（业务员） 业务部意见（业务部经理）质管部意见（质量管理员）质量审批意见(质量部长)3 采购入库3.1 采购订单制订 采购订单的制订，在业务管理模块，采购管理 采购订单 ，点击“制订”按钮，进入该功能页面，采购订单提前制订； 3.2 下达收货通知 采购订单经过审核后，下达收货通知，采购管理

3、收货通知，点击”开具“进入该功能页面，完成收货通知。 3.3 收货记录 完成收货通知，进入收货管理模块，仓储管理 收货管理 ，点击“收货”按钮，进入收货页面，完成收货环节操作。a) 收货记录记录下收货药品的发货单位、发运地点、运输类型、承运单位、启运日期、到货日期、运输方式、委托经办人、运输车牌号；运输方式为道路运输时，要查询是否有驾驶证复印件、车厢密闭情况、针对冷链药品运输过程中的温控记录、麻醉药品、第一类精神药品的运输证明；收货时逐批次进行收货，记录药品的批次、生产日期、有效期至、针对冷链药品还要记录温控方式、运输途中的温度（为范围值）和到货温度，可根据实际情况进行上传运输的扫描件；b)

4、针对冷链药品增加启运时间和到货时间精确到小时，具体实现是通过日期控件选择时分。也可以手工输入，比如：2013-09-11 11:00c) 主页面，修改功能，可修改收货单d) 主页面，查看功能，查看收货单信息e) 主页面，作废功能，可以作废未验收收货f) 收货记录针对中药材控制为批次为选填项g) 收货时可根据情况查看企业之前上传的证照扫描件进行比对h) 收货时可根据情况查看品种之前上传的扫描件进行比对3.4 入库验收 收货完成后，进入入库验收环节，质量管理 质量验收组 入库验收管理，点击“验收”按钮，进入该功能页面，核对批号、有效期，上传批次质检报告，确认无误后完成验收操作。a) 提取收货记录后

5、，带出批次、生产日期、有效期至及批次对应的收货数量b) 点通用名/商品名称列的超链，上传品种上对应证件；点批号列超链上传批次对应质检报告等信息，若此品种或次批次之前对应有采购入库并上传证件或者质检报告图片，再次采购验收时带出上次上传图片，可修改c) 根据实际验收情况，输入批次的合格、不合格及质量状况，分别展示出对应的库房信息d) 验收的品种数和收货的品种数必须一致；验收数量之和必须与收货环节品种上批次对应收货数量相等。（需要注意）。e) 主页面，修改功能可修改未入库的验收记录f) 主页面，作废功能，可以作废未入库的验收记录g) 主页面，查看功能，可查看验收记录1) 验收时可根据情况查看企业之前

6、上传的证照扫描件进行比对2) 验收时可根据情况查看品种之前上传的扫描件进行比对（点击批号后）入库验收不同情况：质量状况（合格）拒收品报告审批拒收品报告填报验收结论（不同意入库）出库复核出库采购退出开票审核采购退出开票质量状况（疑似不合格）质量复查报告审核质量复查报告填写验收结论（不同意入库） Y不合格品报损报告审核不合格品报损报告填报不合格库（自动进入）不合格品销毁报告审核不合格品销毁报告填报3.5 入库管理 完成验收操作后，进入入库流程，仓储管理 出入库管理 入库单管理，选择入库品种，点击“入库”按钮，完成入库操作。3.6 拒收3.6.1 拒收填报对合格不入库的药品进行拒收流程，验收员进入软

7、件在菜单质量管理-质量验收组-拒收品报告填报，提取单据即可3.6.2 拒收审核质量管理-质量验收组-拒收品报告审批，点击菜单找到相应的单据对单据进行审核，拒收报告审批依次审批，对应工作岗位：业务部长、质量管理员，审核结束后进入采购退出流程4 采购退出4.1 采购退出开票（1）、选取商品来源，填写单据抬头信息。“商品来源”的选取将决定商品明细部分能提取的商品范围。（2）、用助记码提取商品、填写退货数量（必须小于等于库存数量）、价格完成采购退出单的填写。（3）、保存4.2 审核采购退出单4.3 制作出库记录出库记录的制单方法有两种，一种是选取采购退出单据后进入制单界面，另一种是进入制单界面后提取单

8、据操作。4.3.1 选取采购退出单据后进入制单界面方法（1）、点击选取待出库复核的采购退出单（2）、点击，进入出库记录制单界面，核对无误后点击保存完成出库记录的制作。4.3.2 进入制单界面后提取单据操作方法（1）、点击，进入出库记录制单界面（2）、选择来源单据类型，双击来源单据输入框或输入单据尾号敲击回车键提取单击。输入单据尾号敲击回车键（3）、核对无误后点击保存完成出库记录的制作4.4 出库复核操作1、 进入“出库单管理”菜单，在主控界面选择查选条件，点击2、之后的操作和“出库记录”相似5 销售销售开票审核销售开票销售结算出库出库复核新增运输5.1 销售开票销售客户资料审核完成后，进入销售

9、开票环节，业务管理 销售管理 销售开票，点击“开具”按钮，完成该页面内容，保存并打印单据。1. 销售开票主页面增加质检报告打印功能2. 销售开票主页面增加质检报告下载功能销售开票后审核和结算环节可设置为自动完成。3. 在销售开票制单和修改页面，销售属 “麻黄碱类”类药品时销售开票页面的左下角会给予提示：含麻黄碱类复方制剂。5.2 出库 凭销售单据发货后，进入出库环节，仓储管理 出入库管理 出库单管理，进入出库单页面，完成出库确认。 5.3 出库复核出库确认后，进入出库复核环节，仓储管理 出入库管理 出库单管理，选择出库状态，完成出库复核操作。5.4 运输管理运输结束后，在系统中完成运输记录，仓

10、储管理 运输管理 运输记录管理，点击“新增运输”按钮，完成该页面内容。a) 针对已出库销售单对应的出库单制定运输记录b) 新增运输记录页面，先选择购货单位，然后再货单号处回车查询仅查询购货单位为选择的企业作为购货单位的出库记录，选择出库后出库单记录带到购货单列表中；运输类型分为自运和委托运输；运输类型为委托运输时，要填写承运单位、委托经办人和勾选是否有运输协议；运输方式有道路运输、水路等；录入运输时限、药品件数、发货时间；发货地址带出药品经营企业的仓库地址，可修改；保存后，生成运输记录c) 修改页面，可修改运输单记录d) 主页面，查看，可查看运输记录e) 主页面，作废功能，可作废运输记录。运输

11、记录作废后，在重新做运输记录后，原运输记录中包含的出库单可以被再次提取6 销售退回收货记录销售退回审核销售退回开票入库入库验收6.1 销售退回开票1、进入主控界面，点击进入制单界面2、选择抬头项中相关信息，注意选择“退回原因”和“来源单据”，如果用“手工录入”那么选取商品和历史销售记录没有关系，“销售单”则用历史销售记录限制商品的选择。3、用助记码选择商品，根据可退数量提示价格等填写相关信息4、选择适当的保存方式，再选取打印模板，操作与销售开票打印一致。6.2 销售退回审核回到主控界面，选择单据点，审核退回单进入下一环节。6.3 销售退回收货 进入收货管理模块，仓储管理 收货管理 ，点击“收货

12、”按钮，进入收货页面，完成收货环节操作。具体操作同采购收货6.4 销售退回验收操作和采购中的入库验收管理是很相似的，不同之处在于来源单据的选择，验收出现不同质量状况处理流程和采购相同6.5 销售退后入库对滞销的品种需要手工入库，将入库单列表调到销售退回下，找到单据直接入库即可。7 养护管理 库房停售填写养护记录新增养护范围不合格质量复查报告审核质量复查报告填报库房停售审核合格 Y自动解停售 N不合格品报损报告填报 不合格品报损报告审核不合格品销毁报告填报不合格品销毁报告审核 养护环节，在库品种养护，系统在药品养护管理模块，新增养护范围，选择品种在库时间，形成养护计划，完成养护记录。在库品种发现

13、质量疑问，可以进入商品停售管理模块进行停售操作，报质量管理部审核和复查。新增养护范围页面，查询条件【最后养护日期】以选择的最后养护日期为日期止，往前加两个月（60天）为日期起，在此期间被养护过（只要做了养护单，不管是完成还是未完成）的商品不再被查询出来7.1 新增养护范围养护员进入主页面后点击根据实际查询条件查询待养护的品种，选择添加保存即可，新增养护范围页面，查询条件【最后养护日期】以选择的最后养护日期为日期止，往前加两个月（60天）为日期起，在此期间被养护过（只要做了养护单，不管是完成还是未完成）的商品不再被查询出来7.2 填写养护记录养护员根据实际养护情况进行填写养护结论，如果合格养护流

14、程即可结束，如果不合格，则需要做停售单，对药品进行停售7.3 停售养护员如果发现药品质量有问题，应立马做停售，进入主页面点击停售7.4 停售单审核停售单填写完成后，质量管理人员对其进行审核，进入主页面找到单据点击审核即可审核结束后进入质量复查流程7.5 质量复查流程7.5.1 操作基本流程说明质量复查报告填报合格停售单验收入库单（疑似不合格品）销售退回单（疑似不合格品）质量复查报告维护不合格品处理流程解停售或进入入库操作7.5.2 质量复查报告填报1、打开菜单进入制单界面，选择来源，双击来源单据编号录入框或录入单据号按回车。注意：当来源为“验收通知单”时，单据选则框又分为两块，如下图：2、填写

15、复查原因，点，打印复查报告提交给质管部审核7.5.3 质量复查报告维护（审核）质量复查报告审批依次审批，对应工作岗位：质量管理员、质量部长1、打开菜单，进入主控界面找到待审核的复查报告、选中、点击2、在审批界面填写相关内容，并确定疑似不合格品中有多少合格多少不合格。3、点击审批完成质量复查。如果是不合格品则进入不合格品流程（见不合格品流程）8 盘点损益单审核损益单盘点审核实际盘点准备盘点 8.1 准备盘点表（1）、打开菜单进入主控界面，点击进入制单界面。（2）、选择、输入单据抬头中的条件，然后点查询注意：“排序条件”要双击输入框，在弹出对话框中选择排序字段（3）、保存后打印或保存后导出，导出可

16、以用保存时的导出功能，也可以在主控界面上使用功能，导入excel后自己再根据公司要求排版、打印，将打印的盘点表交给盘点管理人员分配、盘点。8.2 实际盘点数据录入（1）、打开菜单进入主控界面，查询出未完成盘点的盘点表，点击进入操作界面。（2）、从纸质盘点表中选择实盘数量与软件中账面数量不一致的记录，用助记码提取商品录入实际盘点数量。对于数量无误的记录可以不操作。盘点中也可以同时进行养护，软件中支持盘点的同时录入养护信息。软件也支持间歇输入，可以分多次录入实盘注： 间歇输入时第二次打开盘点表时不显示上次盘点信息，但上次盘点信息已经保存。（3）、录入完成后保存，将盘点表交由盘点负责人审核。8.3

17、盘点表审核（1）、盘点表在审核时软件不展现盘点表信息，所以审核前请使用“查看”功能核对。（2）、在主控界面选择待审核盘点表，点击，弹出如下对话框选择则完成盘点审核，选择则取消审核。如果选择确定会出现如下对话框： 选择则进入损溢单并将盘点表产生的数据直接填入损溢单，再点保存即完成该盘点表对应的损溢单制单，选择则返回盘点表管理主控界面8.4 损溢单制单3.1、打开菜单进入主控界面，点击进入制单界面。3.2、选择抬头项部分的选项，注意“来源单据类型”，“手工录入”是直接进入明细选择商品，“盘点”是在来源单据号中提取盘点表数据 3.3、选择或填入相关信息后保存。注意：（1）填写报损数量时注意参照，报损

18、数量不能大于。 （2）损溢单保存后软件自动将单据中的报损记录和报溢记录分开分别保存为报损单和报溢单。8.5 损溢单审核4.1、损溢单的审核也有自动审核的配置，但建议不要使用。4.2、打开菜单进入主控界面，通过查询功能找到对应待审核报损单或报溢单，审核前先点功能查看，无误后点击，完成操作9 不合格品管理在工作中发现问题商品并送入不合格品库并不是不合格品的最终处理结果。这些商品也不能随意销毁（因为一方面牵涉财务核算，一方面又关系到质管部门控制，防止再次流入市场，而且药品的销毁还有可能造成环境污染）。这些不合格品要经过一些手续的办理后最终将它们销毁以免再流入市场造成危害。9.1 不合格品报损报告填报

19、1.1、打开菜单进入填报界面，选择不合格品查询条件，点击1.2、从查询结果中选择商品修改或使用默认报损数量，点击1.3、核对待审核商品，（可以双击该条记录前的选择框删除）确认后点击1.4、进入制单界面后填写报损原因等信息后保存并打印9.2 不合格品报损报告审批2.1、打开菜单，选择未审批报告，点击进入审批界面，由质管部代替其他部门输入审核意见，最后点完成。2.2、不合格品报损审批依次审批，对应工作岗位：业务部长、质量部长、财务部长、总经理9.3 不合格品销毁报告填报3.1、打开菜单，进入制单界面，双击“来源单据编号”的输入框，选择已审核、未填报销毁报告的报损报告3.2、填报相关信息保存3.3、

20、打印销毁报告9.4 不合格品销毁报告审批10 软件管控功能简介10.1 证照及对应经营范围管理采购计划提取供货单位时判断供货单位是否有有效的营业执照、组织机构代码证、法人委托书、质量保证协议、GSPGMP证书，以上几种任何一个禁用，都禁止采购业务；药品经营许可证药品生产许可证器械经营许可证器械生产许可证，以上四个若禁用只提示，仍允许提取供货单位，可采购禁用许可证范围以外，并且在供货单位经营范围之内的品种质量管理基本数据，供货企业资质：营业执照、组织机构代码证、法人委托书、质量保证协议、GSPGMP证书，以上几种任何一个过期，均禁止采购业务；药品经营许可证药品生产许可证器械经营许可证器械生产许可

21、证，以上四个若过期只提示，仍允许提取供货单位，可采购禁用许可证范围以外商品，并且在供货单位经营范围之内的品种。销售客户资质：营业执照、许可证、GSPGMP证书或者医疗机构执业许可证、采购委托书，以上几种任何一个过期，均禁止销售业务。验收环节：验收操作，供货单位未提供质检报告，验收环节无法上传，禁止验收。销售环节：在库品种过期或停售，禁止销售出库。系统对接近失效或过期的质量管理基础数据在页面进行滚动提示、预警。10.1.1 生产许可证10.1.1.1 采购计划增加生产型企业经营范围控制a) 针对生产型购货单位，按药品生产范围剂型进行控制，非原料药按剂型控制；原料药按生产范围剂型+原料药品种进行控

22、制；器械生产许可证仅控制证的效期不控制生产范围b) 企业资质调整，控制营业执照、法人委托书、药品生产许可证药品经营许可证、质量保证协议必须有且有效，否则禁止业务10.1.1.2 采购冲差增加生产型企业经营范围控制a) 针对生产型购货单位，按药品生产范围剂型进行控制，非原料药按剂型控制；原料药按生产范围剂型+原料药品种进行控制；b) 企业资质调整，控制营业执照、法人委托书、药品生产许可证药品经营许可证、质量保证协议必须有且有效，否则禁止业务10.1.1.3 采购退出增加生产型企业经营范围控制a) 针对生产型购货单位，按药品生产范围剂型进行控制，非原料药按剂型控制；原料药按生产范围剂型+原料药品种

23、进行控制；b) 按单退时，若药品不在供货单位的生产范围之内时，提取单据后不在经营范围内的药品不带到页面上c) 企业资质调整，控制营业执照、法人委托书、药品生产许可证药品经营许可证、质量保证协议必须有且有效，否则禁止业务10.1.1.4 销售开票增加生产型企业经营范围控制a) 针对生产型购货单位，按药品生产范围剂型进行控制，非原料药按剂型控制；原料药按生产范围剂型+原料药品种进行控制；b) 企业资质判断：限制生产型/经营型购货单位GSP/GMP、法人委托书必须有切有效、针对生产型和经营型企业营业执照必须有且有效限制医疗机构必须有有效法人委托书、医疗机构许可证/事业单位法人证书二选一限制疾病控制中

24、心必须有法人委托书、组织机构代码证、事业单位法人证书10.1.1.5 销售退回经营范围控制调整a. 针对生产型购货单位，按药品生产范围剂型进行控制，非原料药按剂型控制；原料药按生产范围剂型+原料药品种进行控制；b. 按销售单退回时，若药品不在购货单位的生产范围之内时，提取单据后不在经营范围内的药品不带到页面上c. 企业资质判断：限制生产型/经营型购货单位GSP/GMP、法人委托书必须有切有效、针对生产型和经营型企业营业执照必须有且有效限制医疗机构必须有有效法人委托书、医疗机构许可证/事业单位法人证书二选一限制疾病控制中心必须有法人委托书、组织机构代码证、事业单位法人证书10.1.1.6 销售冲

25、差价经营范围控制调整a. 针对生产型购货单位，按药品生产范围剂型进行控制，非原料药按剂型控制；原料药按生产范围剂型+原料药品种进行控制；b. 按销售单冲差时，若药品不在购货单位的生产范围之内时，提取单据后不在经营范围内的药品不带到页面上c. 企业资质判断：限制生产型/经营型购货单位GSP/GMP、法人委托书必须有切有效、针对生产型和经营型企业营业执照必须有且有效限制医疗机构必须有有效法人委托书、医疗机构许可证/事业单位法人证书二选一限制疾病控制中心必须有法人委托书、组织机构代码证、事业单位法人证书10.1.1.7 直调管理经营范围控制a) 针对生产型的供、购货单位，按药品生产范围剂型进行控制，

26、非原料药按剂型控制；原料药按生产范围剂型+原料药品种进行控制；b) 企业资质判断：限制生产型/经营型购货单位GSP/GMP、法人委托书必须有切有效、针对生产型和经营型企业营业执照必须有且有效限制医疗机构必须有有效法人委托书、医疗机构许可证/事业单位法人证书二选一限制疾病控制中心必须有法人委托书、组织机构代码证、事业单位法人证书10.1.2 法人委托书10.1.2.1 法人委托书企业资料调整a) 首营企业资料填报、期初供货单位资料录入、供货单位资料维护、购货单位资料录入、期初购货单位资料录入和购货单位资料维护页面调整法人委托书信息采集b) 增加受委托人身份证号码采集c) 原委托内容字段录入框调整

27、为在录入框中双击或回车弹出选择品种页面，输入品种助记码选择品种添加到已选品种列表，点确定后，品种名称拼串展示到委托内容文本框中，保存资料后生效；委托内容为空时认为委托内容和供/购货单位经营范围或生产范围一致；d) 手工录入委托内容无效10.1.2.2 法人委托书业务环节控制a) 采购计划，提取供货单位时判断供货单位是否有有效法人委托书，若无，则不允许做采购业务；若有有效法人委托书，输入商品助记码提取品种到页面时，若品种不在委托范围内，清空该品种记录信息10.1.2.3 企业资质业务环节控制采购计划提取供货单位时判断供货单位是否有有效的营业执照、组织机构代码证、法人委托书、质量保证协议、GSPG

28、MP证书，以上几种任何一个禁用，都禁止采购业务；药品经营许可证药品生产许可证器械经营许可证器械生产许可证，以上四个若禁用只提示，仍允许提取供货单位，可采购禁用许可证范围以外，并且在供货单位经营范围之内的品种10.1.3 批准文号在采购订单，采购退出（手工录入），销售开票，销售冲差（手工录入），销售退回（手工录入），直调管理(制单和修改页面)增加品种批准文号过期提醒滚动提示。在系统配置项- 许可证失效提示天数可以自行设置天数，超过这个天数将不再提示。 10.2 人员资质人员资质按GSP新规范要求在添加职员时进行控制，老数据处理，针对人员岗位设成符合要求的资质信息。（即在人员岗位设置的时候有资质要

29、求）10.3 软件质量管理基本数据提取、核对10.3.1 支持扫描件上传功能1) 新增扫描件上传功能，实现品种资料、企业资料相关资料的上传功能；通过选择是上传品种或企业资料，动态展示对应信息，输入品种或企业助记码模糊查询品种和企业资料，选择到页面后在商品信息或企业信息展示品种或企业的基本信息，通过扫描件信息栏中文件类型确定上传附件对应的文件类型；点每一行的查看超链，查看上传的图片，如果历史上上传多次，则查看页面默认展示最后一次上传图片，点“历史”按钮展示上传历史2) 首营企业审批、首营品种登记、购货单位资料登记最后一级审批，审批意见为同意时审批后提示是否上传扫描件，点确定，跳转至扫描件上传页面，上传扫描件，点取消则跳转至品种质量档案维护页面10.3.2 收货、验收支持调取查看扫描件在收货、验收环节，可以提取质量管理基本数据库中资质扫描件进行核实、确认。