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1、财务制度及报销流程,目录,1.1 费用支出原则,所有费用需在发生前进行“款项使用申请”，申请审批同意后方可产生相关费用，如以先斩后奏方式产生的费用，原则上由当事人自行负担。需报销或支出大笔款项时，需提前通知财务备款，采用先申请、再拔款、后报销，多退少补方式；由需要支付费用的部门或个人先行填写“用款申请单”附表格列明费用的性质、用途、预计金额，款项支付时间、方式等要素，先报部门主管或经理(部门负责人)审核，后按申请金额大小参照财务授权体系提交上一级审批同意后方能付款。费用报销控制原则：计划管理、分级负责、层层把关。由各部门（主管）经理负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查；由财务部对报
2、销票据的合法性进行二级审查；按财务授权体系对报销票据进行下一级审核及最后的审核批准。费用报销不得跨月，原则上上月费用报销需在次月3号前完成，异地出差人员费用报销确需跨月则该费用移入下月费用。,1.2 报销制度报销流程,填写费用报销单,部门(负责人)经理审核签名,财务部复核,总裁办分管,出纳复查、付款,董事会审批,本人填写,真实性，合理性的一级审查,合法性的二级审查,审核批准,审核批准,手续是否完备，付款,1.4 报销制度单据收集及粘贴要求,费用发生过程中，经手人应充分取得费用的相关单据，如：税务部门认可的普通发票或增值税专用发票，或财政部门、社会团体专用收据等合法有效的票据。如因票据丢失或费用
3、实际发生而确未提供收款凭证的，须有一个以上证明人证明，且部门主管（经理）审批同意后方可做为有效报销单据，如因未能取得合法的票据而遭受财务部剔除的部分支出，公司原则上不予以承担，由当事人自行负责。费用发生完毕后，经手人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司统一的“费用报销单”规范粘贴，粘贴过程中应区别票据的种类、费用性质和部门（如：原料采购、辅料采购、餐饮费、招待费、办公费、差旅费等）分类粘贴，便于归类计算和整理。对于同一事项多次发生的报销，只须填写一张报销单，但必须附单据汇总表。收据和发票分开粘贴。原始票据必须按不同类别，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴；票据须用胶水粘贴，不得使用订书针
4、装订，并保证票据的金额不被覆盖，保证票据的完好与整洁，票据有金额的一面朝上。,1.5 发票取得注意事项,内容真实；填写完整；数字明晰；盖章清楚；数量、单价的乘积要和金额相符金额的大小写须一致；单位名称必须是“广东中膳食品科技有限公司”，不要简化成“中膳”或其他名称,2.财务系统使用时间,1.5 附 单据粘贴模板-1 标准粘贴,左上角对齐,1.5 附 单据粘贴模板-2 标准粘贴,对折以后对角,1.5 附 单据粘贴模板-3 标准粘贴,1.5 附 单据粘贴模板-4,1.5 附 单据粘贴模板-5 标准粘贴,1.5 附 单据粘贴模板-6 不规范粘贴,我们的目的：让我们的凭证变得美观、整洁,1.3 单据的
5、填写要求,报销单的填写应工整规范，真实清楚，金额准确；经手人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签署自己的名字，交共同参与的人员复查，并请其在证明人一栏上签署其姓名。“费用报销单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。（中文大写：壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万亿元角分整）所有财务单据要一律用签字笔填写，否则视为无效票据。报销必须有经办人、规定各级审核人及审批人的亲笔签名，财务付款不得受理手续不全的报销单据。,1.4 附报销单模板,1.4.单据粘贴要求,1.4 附报销单模板,1.5.单据
6、审批原则,费用经办人与审批人分离原则：费用经办人与审批人不能为同一人，即自己无权审批自己经手的支出、必须由其直接上级审批。费用报销经手人适用从高原则：多人一同发生的费用，应由其中最高级别的人员作为费用经办人来报销。共同审批原则：费用发生部门与费用承担部门不一致，费用发生部门报销费用时，需由费用承担部门共同审批谁审批谁负责原则：审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的费用支出负责任。,2.1.借款规定,借款人借款：按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、注明借款形式。先经部门负责人或分管人员同意，再由财务中心、分管人员批准后，方可借支。出差人员返回公司后，三天内应
7、按规定到财务部报账。填写费用报销单，并粘贴原始发票，在所附凭单上，由经办人签字，部门经理、财务人员签字，办理审批手续后，方可冲帐或付现。出差人员借款一次性不得超出出差人的月工资总额，需长时间出差或出差地点较多的人员，可在出发前向公司 预支借款，三天后或预支款不足时，通知部门主管或经理，由部门主管 或经理代借，再由财务部汇入出差人员帐户。4.有特殊情况需私人借款时，私人借款不能在一个月内两次借款（含两次）以上，还款日期原则上在下月工资中一次扣除,借用公款者，前款不清，后款不借。,个人备用金参照此项规定,交通费,2.2 差旅费报销-基本规则,含市内交通费，指公交，巴士，地铁，火车、高铁等因公事外出
8、交通费用，私家车外出办公按公里数报销（需填写“租车报销单”），其他非因公外出办事的交通费不作报销。长途出差尽量以大巴、火车，高铁等交通工具,住宿费按出差的实际住宿天数计算，出差人员无住宿发票，按每天100元的标准给予补助(出差地有联盟公司安排接待者除外)同性人员出差须以双人房，三人房为主，禁止开多间单人房，并按一个人的住宿标准报销。前往同一地区的出差如需二人，尽量是同性别。,餐费补助：市内误餐费同餐费补助一起发放，每餐15元；市外补助同出差旅费用一起报销，不另作餐费补助。调休人员没有餐费补助。,住宿费,餐费,2.3 差旅费补贴 标准-其他说明,2.4 差旅费补贴 标准-其他说明,一类地区指首都
9、、特区、直辖市（如：北京、天津、上海、重庆、深圳、珠海、汕头、厦门、海口）；二类地区指一类之外的国内省会城市；三类地区指一、二类之外的国内其它城市。“其它交通工具”含巴士、地铁（的士费原则上不给予报销）。工作需要前往国内各地出差，所有费用按第2.3项（国内公干差旅标准）凭据报销；实际发生额未达标准金额，不予补偿；超出标准部分由员工自行承担。,3.1 财务授权制度,公司对财务审批事项授权后，各授权人必须严格遵守公司现有各项财务制度和其他相关规定及业务流程，不得背离，逾越现有制度框架进行任何审批，对现在制度无明确规定的待批事项，由董事会作最后审批。各授权人必须在授权范围内进行审批，如审批事项超越各
10、自权限，必须呈请董事会作最后审批。各授权人不能在授权范围内进行再授权，如授权人职位空缺，直接移交上一级审批，对财务审批所作的任何授权规定必须公司书面批准，否则无效。授权人本人发生的或经手的任何费用，必须经上一级审批。在授权审批权限内的审批完成后，单据直接到财务付款。审批方式与信息共享：各授权人对职权内的各项财务审批时（费用申请审批），以电子邮件方式进行批复，同时抄送各相关人员；支付款项或费用报销时，以书面、纸质方式审批。审批过程中如出现各授权人审批意见不一致的情况，由双方进行沟通，如仍不能达成一致意见，提交董事会做最后批复。,3.2 财务审批授权-规则,审批权限：500元以下：部门负责人审批后
11、，财务复核无误即可付款 500元 10000元：总裁办分管做最后审批。10000元以上：董事会核准后，董事会代表签批。2.此审批权限为单笔审批，同一项目分多张报销单或分多次报销不算，含所有费用开支（如原料采购、差旅费用、接待费用、办公用品、固定资产、备用金、各类投资等等）3.所有费用必须在预算范围内，超预算支出须经董事会批准。4.各中心部门财务分管审批负责人:,4.1 预算管理,财务预算,年度预算,月度预算,1.以公司经营总目标为依据，反映公司在预算期间的全部经济活动和结果，其内容可分为利润预算、现金流量预算和资本性支出、经营性支出预算；由各相关部门提出预算初稿2.预算开始时间：每年11月15
12、日开始，12月25日结束。,1.月度预算以资金需求预算为主。2.如一笔费用的发生由多部门分摊或归属各不同部门，该笔预算由主管部门或主导部门一起预算（如工资，工衣、节假日福利等）。3.预算提交时间：各部门每月25号提交资金需求预算到财务部初审。,费用预算控制的第一责任人为部门最高主管，第一责任人可指定一至二人为直接负责人，具体负责各部门费用控制和财务中心部门具体事项对接。,单位价值在1000元以上或使用期限超过2年的设备、器具、工具，作为固定资产管理。单价虽未达到规定标准，但耐用时间在2年以上的同类办公设备、工具等，亦纳入固定资产管理范畴,使固定资产受到安全保护，防止遗失或被窃；使固定资产可发挥
13、其正常使用功能；消除闲置固定资产，避免浪费资金,1.财务部为公司固定资产的核算部门；2.财务部对固定资产的增减变动进行财务处理；3.财务部会同行政部对固定资产进行盘点做到帐物相符。,1.固定资产范围,2.管理目的,4、固定资产核算,3.管理方式,谁使用，谁申请；谁使用，谁保管，分配到各部门的固定资产，各部门负责人为最高责任人，负责固定资产保管，使用，清洁，维护；固定资产的验收、领用、变更、报废等，都由行政部统一管理。含办公室固定资产,5 固定资产管理,公司的财务机密是关系公司的权利和利益，在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项，公司每一名员工都有保守公司秘密的义务,一切不宜对外或对内泄漏会对公司利益造成不良影响的会计资料和信息等财务机密，均属公司保密范围，未经董事会许可任何人不得向外泄漏，同时禁止向外传播,01,02,6.财务保密制度,不该知道的不要问，不该说的不要说，不该动的资料不要动交际活动中，注意保守公司机密，不准随便谈论公司机密情况;含工资及经营数据,谢谢！,
