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1、档案管理【第11章】,第十一章 专门档案与特殊载体档案管理入门,文书档案、科技档案和专门档案，都是国家档案资源的重要组成部分。,本章主要介绍了几种专门档案和特殊载体档案的管理方法。学习本章，要求既要了解专门档案和特殊载体档案的概念以及了解列入国家基本专业档案目录的百种档案；也要理解和熟悉人事档案、会计档案、病历档案、产权档案、音像档案等收集、整理、鉴定、保管的特殊要求。,专门档案一般是指文书档案和科技档案之外，人们在一些专业领域的活动中所形成的档案。专门档案的概念可以与专业档案等同，也可以把专门档案和与之联系紧密的，同样产生于相关专业领域的文书档案都包含在专业档案之内。,第一节 列入国家基本专
2、业档案目录的百种档案,2011年，国家档案局依照全国档案事业发展“十二五”规划的部署，印发了国家基本专业档案目录。基本目录分两批印发，共100种专业档案，分人事（12）、民生（14）、政务（35）、经济（30）、文化（9）五大类。,第二节 几种专门档案管理的常见问题,人事档案的定义人事档案是人事部门（含组织、干部、劳动、人力资源管理、学生工作等部门）在人事管理工作中形成的，记载有关人员（含干部或公务员、职工和学生等有关个人）经历、表现和实绩（德、能、勤、绩）的，保存备查的文件材料。,我国的人事档案通常包括以下十项内容：1、履历材料2、自传材料、3鉴定、考核、考察材料4、学历（籍）材料5、政审材
3、料6、党团材料7、奖励材料、8处分材料9、工资和任务材料10、其他材料。,（二）人事档案管理的“双轨制”模式和管理体制,目前，我国人事档案采用“双轨制”的管理模式，即传统管理模式与开放式管理模式并存。,传统管理即单位管理模式是我国长期以来所坚持的。这种模式主要在国家机关、组织部门和国有企事业单位的人事档案管理中实行。其人事档案的收集、整理和提供利用主要由各单位内部人事机构或者人事档案管理机构实施，管理范围仅限于有人事档案管理权限的本单位人员的人事档案。开放式管理模式是指县及县以上人力资源管理部门下属的，可以代管人事档案的人才交流中心，或者流动人员人事档案管理机构，对人事档案实施管理。其档案来源
4、不局限于某个单位，而是面向社会。,（一）电子文件概述电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）将电子文件（Electronic Records）定义为，在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。,我国人事档案工作实行集中统一和分级负责相结合的管理体制。国有单位人事档案由各级组织、人事、劳动部门集中统一管理，以企业职工、学生、军人和干部进行分类管理。企业职工档案（这里主要指国有性质企业的职工档案）由所在单位的劳动（组织人事）职能机构管理，学生档案由所在学校的教务或学生工作部门管理，军人档案由各级政治（
5、干部）部门管理。干部档案则按干部管理权限集中统一管理。各级组织、人事部门有明确的管理权限，分管哪一级干部，就管哪一级干部的人事档案，做到“人档统一”。,（三）人事档案材料的归档范围和人事档案真实性的保证,根据干部人事档案材料收集归档规定，人事档案材料的归档范围包括以下25类：1.履历材料；2.自传材料；3.报告个人有关事项的材料；4.考察、考核、鉴定材料；5.审计材料；6.学历学位材料；7.培训材料；8.职业（任职）资格材料；9.评（聘）专业技术职称（职务）材料；10.反映科研学术水平的材料；11.政审材料；12.更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料；13.党、
6、团组织建设工作中形成的材料；14.表彰奖励材料；15.涉纪涉法材料；16.招录、聘用材料；17.任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料；18.辞职、辞退、罢免材料；19.工资、待遇材料；20.出国（境）材料：因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；21.党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料；22.健康检查和处理工伤事故材料；23.治丧材料；24.干部人事档案报送、审核工作材料；25.其他材料。,人事档案材料鉴别的内容主要包括以下几个方面：1.是否属于人事档案；2.是否属于该人的人事档案材料；3.查明材料是否处理完毕；4
7、.检查材料是否齐全、完整；5.是否有重复材料；6.检查手续是否完备；7.确定材料是否有保存价值。,二、会计档案管理的常见问题,会计档案是指各单位在进行会计记录和反映单位经济业务过程中形成或接收的，具有保存价值并归档保存的文字、图表等不同形式的会计文件。主要包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料等。,（二）会计档案管理相关规定及管理体制,1998年8月21日财政部、国家档案局根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法联合印发了会计档案管理办法，并于1999年1月1日起施行。这是专门用于指导会计档案工作的部门规章，会计档案管理办法共二十一条，分别从会计档案的种类、移交保管、保管期限
8、、销毁、单位撤销分立合并情况下会计档案的处理方式等方面给予指导，充实和完善了我国的会计档案工作制度的内容。2011年7月4日印发了会计档案管理办法修订的征求意见稿，增加了电子会计档案管理的相关内容，同时对会计档案的定义、会计档案的范围、归档时间、归档要求、查阅利用、销毁以及交接等内容进行了修改和完善。,（三）会计档案的分类,（五）会计档案管理环节,1.会计文件的归档会计文件的归档制度包括归档范围、归档时间、归档要求、归档手续等内容。归档范围：会计凭证类、会计账簿类、财务会计报告类、其他会计资料类。归档时间：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编
9、制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。归档要求：可根据有关规定和各单位的具体情况及会计文件的形成规律和特点加以规范。归档手续：会计档案在会计机构保管一年期满后向本单位档案机构移交时，档案人员应根据移交清册，详细清点案卷，经认真核对无误后，交接双方在会计档案清册上履行签字手续，双方各保存一份。,通用的会计档案的分类方法主要有以下两种：一种是年度文种分类法。首先，将会计档案按会计年度分开，再把一个会计年度的档案按凭证、账簿、财务会计报告等文种形式分为几类，然后在几类内按不同的保管期限分别组卷，再按部门依此排列。这种方法主要适用于一些企事业单位。另一种是会计年度组织机构分类法。同样先按会计年度分开
10、，再按部门分开，再在每个部门下按按凭证、账簿、财务会计报告等文种形式分。这种方法主要使适用于各级财政、税务等部门和所属单位较多的大型企业。,2.会计档案的整理,会计档案的立卷方法：,（1）会计凭证的立卷方法：会计凭证一般按月立卷。（2）会计账簿的立卷方法：会计账簿按年度立卷，在会计年度终结时进行。（3）财务会计报告的立卷：财务会计报告是按年度立卷。,3.会计档案的鉴定,按照会计档案管理办法的规定，我国将会计档案的保管期限划分为永久和定期两种。永久保管的会计档案包括：年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、反映重大经济事件或重要历史人物经济活动或会计活动重要思想变革的会计文件、其他
11、具有重要历史或经济研究价值的会计文件。定期保存的会计档案是指在一定历史时期内具有凭证价值或参考价值的会计文件。,4.会计档案的销毁,会计档案的销毁的程序：（1）本单位档案机构提出销毁意见，编制销毁清册（2）单位负责人在销毁清册上签署意见（3）按规定指派监销人员（一般情况下，企业事业单位由单位档案机构和会计机构共 同派员监销；国家机关由同级财政、审计部门派员监销；财政部门由同级审计部门派员监销）（4）销毁时由监销人员按清册内容清点校对无误（5）销毁后，监销人员在销毁清册上签名或盖章，并及时将监销情况报告单位负责人,（一）病历档案 病历是指医护技人员在医疗活动过程中形成的文字、符号、图表、影像、切
12、片等医疗信息的总和。“病历是病案的前身，是正在形成中的病案资料；病案则是对病历进行科学规范管理的必然归宿。一般地说，从登记建立门诊号或住院号起到整理归档前称为病历，患者出院、转院、死亡或结束治疗之后对病历集中归档管理，即形成病历档案，简称为病案。”,病历形成主体是医护技人员。形成领域是医疗活动过程，是医护技人员为患者诊疗过程和效果的具体体现及凭证。它不仅具有临床医疗、护理、教学及科研价值，而且也具有重要的法律作用，,三、其他专门档案管理的常见问题,2.病历档案分类,病历档案一般包括门（急）诊病历档案和住院病历档案。门（急）诊病历档案指患者在门（急）诊医疗的全部记录。包括患者的病历本、门（急）诊
13、化验单、X光检查报告单、B超报告、心电图报告等记录以及医生诊断的结论、各种治疗处方，同时包括门（急）诊中西处方的存根。一份完整的住院病历档案应包括四个部分：医疗部分、检查报告或记录、护理记录、医疗行政文件,3.病历档案管理,一般来说，病历档案是以个人（即单个患者）为单位集中保存的，记录和反映的是患者的医疗信息，不能分散保管。病历档案的内容具有私密性，牵涉到患者的隐私，在医疗机构病历管理规定中，第11条、第12条、第13条、第14条对病历档案查阅、复印、复制做了明确的规定，范围限定在相关的医务人员、患者本人或其代理人、医保机构以及因办理案件的需要且具有采集证据的法定证明的公安、司法机关（或拥有有
14、效身份的执行公务人员）内。其他人员，未经同意或许可就擅自查阅或公布涉及患者隐私权内容的病案属于违法行为。,4.病历档案管理机构 病历档案的管理与医院其他档案的管理是分开的，由病案科室或医务科行使管理职能。5.电子病历 电子病历是指医务人员在医疗活动过程中，使用医疗机构信息系统生成的文字、符号、图表、图形、数据、影像等数字化信息，并能实现存储、管理、传输和重现的医疗记录，是病历的一种记录形式。电子病历基本规范（试行）对电子病历形成的基本要求、医疗机构实施电子病历的基本条件和电子病历的管理，作了详尽的规定。,3.病历档案管理,（二）产权档案,城市房地产权属档案管理办法第三条指出，房地产权属档案（以
15、下简称产权档案）是城市房地产行政主管部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是城市房地产权属登记管理工作的真实记录和重要依据，是城市建设档案的组成部分。2.产权档案的特点一是专业性 二是动态性三是真实性 四是完整性,3.产权档案的整理,（1）产权档案的分类产权档案的分类就是按照一定的标准分门别类，使其构成有机体系，以方便管理。（2）产权档案的立卷房地产权属档案应当以房地产权利人（即权属单元）为宗立卷。即以丘建档、建籍，以权利人立卷。每个案卷应是一个产权人的某处房产。（3）案卷的排列、编号案卷排列可以按丘号
16、，也可以按丘号（或街道门牌号）楼号单元号房号进行排列。可以按姓氏编索引，排列地籍卡，但不宜按姓氏排列案卷，因为权利人是变动的，不稳定。档号编制可以采用分类代号（丘号）案卷号的方式。,4.产权档案利用查询,房屋权属登记信息查询暂行办法 第八条规定了原始登记凭证可查询的范围：（1）房屋权利人或者其委托人可以查询与该房屋权利有关的原始登记凭证；（2）房屋继承人、受赠人和受遗赠人可以查询与该房屋有关的原始登记凭证；（3）国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察部门和证券监管部门可以查询与调查、处理的案件直接相关的原始登记凭证；（4）公证机构、仲裁机构可以查询与公证事项、仲裁事项直接相关的原
17、始登记凭证；（5）仲裁事项、诉讼案件的当事人可以查询与仲裁事项、诉讼案件直接相关的原始登记凭证；（6）涉及本法第九条规定情形的，可以在国家安全、军事等机关同意查询范围内查询有关原始登记凭证。,5.产权档案异动管理,产权档案异动管理是指产权动态变动后，引起产权档案的动态注记和调整补充。办法第十六条规定：“房地产权属档案管理机构应当掌握房地产权属变化情况，及时补充有关权属档案材料，保持房地产权属档案与房地产权属现状的一致。”产权档案具有动态性的特点，产权变动必然引起产权档案异动，应该依法、依据、依序对产权档案进行异动管理。产权档案异动管理要遵循四个原则：一是及时。二是保证产权档案的齐全、有效。三是
18、保持产权档案的真实。四是房屋产权档案与土地使用权档案同步异动。,第三节 音像档案的管理,音像档案是指实践主体在社会活动各个领域中形成的以感光记录、磁记录和激光记录为代表的新的记录技术与现代新型材料相结合而产生的档案的总称，比如我们常见的照片档案、录音、录像档案等。音像档案也被称为声像档案、视听档案，是国家档案资源的重要组成部分。,二、音像档案的保管条件具有特殊要求（1）库房要求保持恒温恒湿。（2）认真选样。（3）注意防磁。（4）重视防尘、防光。（5）定期检查。,思考练习题,1、什么是专门档案？什么是特殊载体档案？2、人事档案材料的归档范围包括哪些种类？人事档案材料鉴别的内容主要包括哪些方面？3、什么是病历档案、产权档案、音像档案？,本章结束,
