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1、北方华锦项目档案管理制度汇编北方华锦化学工业集团有限公司档案馆二一年三月目 录北方华锦集团建设项目档案管理规定3第一章 总 则3第二章 项目档案管理职责3第三章 项目档案的管理5第四章 项目档案的登记、鉴定、移交与验收7项目文件材料归档范围和保管期限表9固定资产投资项目档案管理登记表14档案鉴定表15资料移交书16关于规范项目建设中施工文件通用表格的通知17资料移交相关表格格式18建设项目资料归档考核办法61规范设计变更资料归档格式的相关要求64设计变更单样式附表65图纸收发管理制度68图 纸 借 阅 登 记 表71作 废 图 纸 回 收 登 记 表72图 纸 发 放 登 记 表73图 纸 到
2、 图 登 记 表74建设工程声像档案管理制度75设备仪器文件的收集、整理与归档79附录：设备档号规定82北方华锦化工集团建设项目档案管理规定第一章 总 则第一条 为加强集团建设项目档案管理工作，保证建设项目档案的完整、准确、系统，根据中华人民共和国档案法、辽宁省档案条例、兵器工业档案工作实用手册及国家、辽宁省有关规定，结合本集团实际情况，制定本规定。第二条 本规定所称建设项目包括集团所有新建、扩建和改建项目，上述项目建设过程中的档案管理工作，适用本规定。第三条 项目档案是指在项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值和使用价值的各种形式的历史记录和资料。第二章 项目档案管理职责第四条 项目档案实
3、行分级管理。盘锦本埠企业项目档案由集团档案部门统一管理；集团外埠企业需设立专门档案室，在执行集团档案馆相关管理制度及当地档案部门相关要求的基础上，自行进行项目档案的管理工作；合资企业的项目档案管理按照合同约定或双方商定办法执行。第五条 集团档案部门负责指导全集团的建设项目档案工作，负责建立本埠企业项目档案管理网络，负责对本埠企业项目档案专兼职人员定期进行业务培训及项目档案的监督、检查、指导和专项验收工作，负责本埠企业重要项目档案的统一归档、保管和利用，负责外埠企业项目档案工作的监督与检查。第六条 项目建设单位应当明确分管项目档案的领导与部门，配备项目档案专、兼职工作人员；项目建设单位负责收集项
4、目立项前期文件并及时移交归档；负责在工程开工前做好单位工程划分并会同集团档案馆做好项目档案的编号规定工作；负责开工前将非标设备清单上报集团档案馆及财务部，并同时做好设备开箱及随机文件收集、整理、归档工作；负责规定施工验收规范，检查指导施工、监理文件的形成、整理工作，做好工程项目质量管理人员名册的备案登记工作，坚持“四同时”管理，即下达项目任务的同时下达归档要求；检查工程进度的同时检查文件形成情况；项目竣工验收的同时验收项目档案的完整、准确、系统情况；上报项目评优和有关人员提职考核的同时，档案部门出具专题档案归档证明材料；负责试生产文件的收集、整理、归档工作。第七条 采购部门负责合同范围内的材料
5、、设备质量证明文件的汇编工作，负责记录材料和设备的领用单位、单元名称或使用部位，为使用单位在质量证明文件复印件上加盖确认印章，工程结束后将汇编成册的质量证明文件向集团档案馆移交。第八条 勘察、设计单位负责按合同约定出具勘察、设计文件；参与工程主体结构及重要部位的竣工验收；同时设计单位负责在工程中交结束一个月内，将竣工图及时提交给施工单位以备归档。第九条 施工单位负责合同范围内施工部分的交工技术文件的编制，确保交工技术文件的规范、合理、真实、准确。第十条 监理单位负责施工单位交工技术文件的审核及监理文件的编制，同时负责由多家施工单位承包且无总承包单位的单位工程交工技术文件综合卷的编制及汇总工作。
6、第十一条 检测单位负责合同范围内或委托范围内无损检测报告和其他检验、试验报告的编制、汇总。设备检测报告应按设备位号编制、且应有检测位置示意图，检测报告和检测示意图上应有焊缝编号、焊工代号、检测位置编号、返修及扩探等可追溯性标记；管道无损检测报告应按管道编号编制，检测报告应有检测焊缝编号、固定口标记、焊工代号、返修及扩探等可追溯性标识，并由被检测工程的施工单位汇入相关工程卷册，经合同签订单位检查、确认后，办理移交手续。第十二条 集团其他与项目相关的部室负责收集、整理本职范围内项目相关文件并及时做好整理、移交工作。第十三条 所有项目档案责任单位都要建立、健全项目档案工作规章制度，负责收集、整理本单
7、位形成的项目档案并及时归档，确保项目档案工作与项目建设同步进行，维护项目档案的完整、准确、系统， 专、兼职档案人员应当忠于职守，遵守纪律，参加档案专业培训，具有专业技术技能。第三章 项目档案的管理第十四条 集团建设项目文件材料的收集和整理等工作必须符合国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA /T 282002)及集团项目档案管理有关规定（项目文件资料归档范围及保管期限见附件1）。第十五条 项目所属单位与各承包单位签订的项目承包合同中，必须按照档案管理有关要求明确规定项目文件执行标准，资料的归档、整理方法以及移交套数等。第十六条 实行总承包的项目，各分包单位负责收集、整理分包范围内的项
8、目档案资料，项目竣工时，由项目总承包单位负责汇总整理项目全部档案资料；由项目建设单位分别向几个单位发包的项目，按照SH/T3503-2007要求各承包单位负责收集、整理所承包范围内的项目档案资料，由监理单位负责汇总整理项目档案资料并编制综合卷，没有监理单位的由项目建设单位负责汇总项目档案资料并编制综合卷。第十七条 归档的项目文件材料要严格执行北方华锦集团项目档案相关管理制度，保证机器打印，手工签字，字迹清晰、图面整洁，载体及书写材料符合档案保管要求。第十八条 项目所属分公司应采取拍照、录像等方式，按照北方华锦集团声像档案管理制度将项目开发建设前后的新旧面貌和开发建设过程进行记录，形成音像档案，
9、及时归档保存，施工单位应对隐蔽工程进行拍照，具体要求详见北方华锦集团声像档案管理制度。第十九条 存放项目档案的库房应符合档案馆建筑设计规范的基本要求，采取防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等有效措施，保证项目档案的安全管理。第二十条 集团负有档案管理责任的部门要逐步提高档案信息化管理水平，建立健全并切实落实相关规范、标准和规章制度，做好电子文件的归档和电子档案的保管工作，确保其真实、完整和有效，逐步实现项目档案信息的网络化。第四章 项目档案的登记、鉴定、移交与验收第二十一条 实行建设项目档案登记制度。凡新开工、续建、收尾和竣工试生产的建设项目均应进行备案登记，属新开工的
10、必须于项目开工前一个月内向集团档案馆报送登记表(见附件2)；属续建项目的，必须于每年十一月底前向集团档案馆报送登记表。对未按规定进行登记的单位予以通报、限期登记。第二十二条 项目档案鉴定是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案鉴定或档案鉴定不合格的建设项目，不得进行项目档案移交，不得进行竣工结算。第二十三条 申请项目档案鉴定应具备下列条件：1、项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要；2、项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；3、完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作；4、基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。5、施工单位完成项目档案自检报告。第二十四
11、条 档案鉴定由项目建设单位组织，项目建设单位在中交后3个月内组织项目勘察、设计、施工、工程监理负责人及有关人员组成档案鉴定小组，做出档案专项鉴定并填写档案鉴定表，档案鉴定不合格的限期整改直到合格为止。（档案鉴定表见附件3）第二十五条 档案鉴定合格后一个月内，施工单位向项目建设单位办理档案副本移交，再由项目建设单位协同施工单位向集团档案馆办理项目档案正本移交手续，明确移交档案的内容、数量等，并有完备的清点、签章等交接手续；未办理项目档案移交手续的不得进行竣工结算（档案移交书见附件4）第二十六条 项目档案全部移交集团档案馆后，由集团档案馆按照归档规程对全部档案资料进行整理、归档。归档完毕后由集团档
12、案馆会同有关部门根据项目情况申请档案专项验收。第二十七条 集团外埠企业项目档案管理工作参照本规定执行。第二十八条 本规定自下发之日起执行，由集团公司档案馆负责解释。 附件：1、项目文件材料归档范围和保管期限表2、固定资产投资项目档案管理登记表3、档案鉴定表4、资料移交书附件1项目文件材料归档范围和保管期限表序号归 档 文 件保 管 期 限建设单位1立项文件1.1项目申请报告及评估意见、报批文件永久1.2可行性研究报告及其评估、报批文件永久1.3环境预测、安全、职业卫生等预评价报告书和批复永久1.4其他项目相关评估（包括借贷承诺评估）、论证文件永久1.5关于立项的会议纪要及领导批示等永久2用地文
13、件2.1征占用地的批准文件和对使用国有土地的批准意见2.2选址意见书及附图2.3建设用地规划许可证、许可证附件及附图2.4国有土地使用证2.5国有土地使用权出让交易文件2.6土地勘察定界报告等3工程建设许可备案文件3.1建设工程规划许可证及其相关附图等文件3.2建设工程施工许可证或开工报告等4设计及项目管理文件4.1工程地质、水文地质等工程相关勘察、试验报告等永久4.2地形测量成果报告永久4.3水文、气象、地震等其它设计基础资料永久4.4总体规划设计永久4.5初步设计及其报批文件永久4.6基础设计及报批永久4.7施工图设计永久4.8技术秘密材料、专利文件4.9设计评价、鉴定及审批永久4.10计
14、划、投资、统计、管理文件4.11合同等涉及法律事务的文件长期4.12规程、规范、标准，规划、方案、规定长期4.13招标投标、承发包合同协议4.14专项申请、批复文件5施工文件5.1建筑施工文件5.1.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期5.1.2施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件长期5.1.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期5.1.4建筑材料试验报告长期5.1.5设计变更通知、工程更改洽商单、材料代表核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等永久5.1.6施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探永久
15、5.1.7土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录永久5.1.8隐蔽工程验收记录永久5.1.9各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告永久5.1.10工程质量检查、评定永久5.1.11技术总结、施工预、决算5.1.12交工验收记录证明永久5.1.13竣工报告、竣工验收报告永久5.1.14竣工图永久5.1.15声像材料长期5.2设备及管线安装施工文件5.2.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期5.2.2施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件长期5.2.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期5.2.4建筑材料试验报
16、告长期5.2.5设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等永久5.2.6焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录永久5.2.7隐蔽工程检查验收记录永久5.2.8强度、密闭性试验报告长期5.2.9设备、网络调试记录长期5.2.10施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期5.2.11系统调试、试验记录长期5.2.12管线清洗、试压、通水、通气、通毒等记录短期5.2.13管线标高、位置、坡度测量记录长期5.2.14中间交工验收记录证明、工程质量评定永久5.2.15竣工报告、竣工检验报告、施工预、决算永久5.2.16竣工图永久5.2.17声像
17、材料长期5.3电气、仪表安装施工文件5.3.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期5.3.2施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件短期5.3.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期5.3.4建筑材料试验报告长期5.3.5设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等永久5.3.6系统调试、整定记录长期5.3.7绝缘、接地电阻等性能测试、校核长期5.3.8材料、设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告永久5.3.9操作、联动试验短期5.3.10电气装置交接记录短期5.3.11中间交工验收记录
18、、工程质量评定永久5.3.12竣工报告、竣工验收报告永久5.3.13竣工图永久5.3.14声像材料长期6监理文件6.1.施工监理文件、资料6.1.1监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复长期6.1.2施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审长期6.1.3施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔、及付款报审长期6.1.4开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书长期6.1.5设计变更、材料、零部件、设备代用审批长期6.1.6监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示，来往函件长期6.1.7工程材料监理检查、复检、实验记录、报告长期6.1.8监理日志
19、、监理周（月、季、年）报、备忘录长期6.1.9各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录长期6.1.10施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告长期6.1.11工程进度设计、实施、分析统计文件长期6.1.12变更价格审查、支付审批、索赔处理文件长期6.1.13单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部分项质量认证、评估长期6.1.14主要材料及工程投资计划、完成报表长期6.2设备采购、监造工作监理资料6.2.1设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划长期6.2.2市场调查、考察报告长期6.2.3设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表长期6
20、.2.4原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告长期6.2.5开动、复工报审表、暂停令长期6.2.6会议纪要、来往文件长期6.2.7监理工程师通知单、监理工作联系单长期6.2.8监理日志、监理月报长期6.2.9质量事故处理文件、设备制造索赔文件长期6.2.10设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件长期6.2.11设备采购、监造工作总结长期6.3监理工作声像材料长期7工艺设备文件7.1工艺说明、规程、路线、试验、技术总结长期7.2产品检验、包装、工装图、检测记录长期7.3设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明长期7.4设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单长期7.
21、5设备图纸、使用说明书、零部件目录长期7.6设备测绘、验收记录及索赔文件长期7.7设备安装调试、测定数据、性能鉴定长期9涉外文件9.1询价、报价、投标文件短期9.2合同、合同附件永久9.3谈判协议、议定书永久9.4谈判记录长期9.5谈判过程中外商提交的材料长期9.6出国考察及收集来的有关材料短期9.7国外各设计阶段文件及设计联络文件永久9.8.各设计阶段审查议定书永久9.9技术问题来往函电永久9.10国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件永久9.11国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发展、保险单证明长期9.12设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件永久9.13国外设备、材料的
22、防腐、保护措施短期9.14外国技术人员现场提供的文件材料长期10生产技术准备、试生产文件10.1技术准备计划短期10.2试生产管理、技术责任制短期10.3开停车方案短期10.4设备试车、验收、运转、维护记录长期10.5试生产产品质量鉴定报告短期10.6安全操作规程、事故分析报告长期10.7运行记录短期10.8技术培训材料短期10.9产品技术参数、性能、图纸永久10.10工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录短期11财务、器材管理文件11.1财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计短期11.2工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明永久11.3主要材料消耗、器材管理短期11.4
23、交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、逆延资产清册永久12竣工验收文件12.1项目竣工验收报告永久12.2工程设计总结永久12.3工程施工总结永久12.4工程监理总结永久12.5项目质量评审文件永久12.6工程现场声像文件永久12.7工程审计文件、材料、决算报告永久12.8环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件永久12.9竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件永久12.10项目评优报奖申报材料、批准文件及证书长期附件二固定资产投资项目档案管理登记表项目代号：项目建设单位项目名称批准概算总投资 万元计划工期 年 月 日 年 月 日现已完成的单项工程
24、主要设计单位主要施工单位主要设备安装单位监理单位项目文件材料管理情况档案资料管理部门名称隶属部门电话负责人专（兼）职档案人员数量现有文件材料数量卷（册）份其中基建工程卷（册） 份设备仪表卷（册） 份会计卷（册） 份图纸张数卷（册） 份其他卷（册） 份 填表单位（盖章）年 月 日注：1、新建项目于项目开工后当月填报此表，以后每年填报一次。在建项目每年11月底前将表报送集团档案馆。 2、项目代号：建设项目的代号档案鉴定表工程代号归档日期工程名称密级鉴定组织成员签字保管日期鉴定日期鉴定结论及处理意见执行标准情况格式达标情况内容准确情况建设单位技术部门意见签字 年 月 日建设单位档案部门意见签字 年
25、月 日主管领导审批意见签字 年 月 日备注附件4资料移交书 建设单位 移交序号资 料 移 交 书现有合同编号- 资料，共计 卷 册， 经建设单位鉴定合格，资料齐全、准确、完整，向集团档案馆办理移交手续。文件移交清单附后：建设单位签章：施工单位签章：集团档案馆签章：移交时间： 年 月 日关于规范项目建设中施工文件通用表格的通知各相关单位：在新建及扩建项目中，采用规范、统一的施工文件格式是规范项目档案管理的重要内容。目前，在集团公司新建及扩建项目中，由于行业之间制定标准存在差异，各参建单位对标准理解的不同，及本单位的一些规定和工作习惯等原因，造成竣工文件执行的标准不统一，导致竣工文件格式混乱。为避
26、免此种现象的发生，结合国家档案管理相关规定及行业特点，现将竣工文件通用表格下发给你们，请参照执行。其他专业施工记录用表仍执行相关行业标准规范。此通知。附表：1、 资料移交相关表格格式之一2、 资料移交相关表格格式之二3、 资料移交相关表格格式之三资料移交相关表格格式规范标准代码封 面案卷号： 第 / 卷 第 / 册（ ）建设工程项目交工技术文件 工程名称： 卷 名：建设单位（公章） 施工单位（公章） 监理单位（公章）项目经理： 项目经理： 总监 ：日期： 日期： 日期： 年 月 日 年 月 日 年 月 日规范标准代码封 面案卷号： 第 / 卷 第 / 册（ ）建设工程项目交工技术文件工程名称：
27、 单元名称： 卷 名： 册 名：建设单位（公章） 施工单位（公章） 监理单位（公章）项目经理： 项目经理： 总监 ：日期： 日期： 日期： 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日SH/T 3503-J102交工技术文件总目录工程名称：序号卷 号册 号资 料 名 称页 数编制人：日 期： 年 月 日审核人：日 期： 年 月 日卷 内 目 录序号文件编号责任者文 件 材 料 题 名日期页号备注规范标准代码交工技术文件说明工程名称：编制人：日 期： 年 月 日审核人：日 期： 年 月 日规范标准代码开 工 报 告工程名称：合 同 号设 计 单 位计划开工日期年 月 日
28、计划竣工日期年 月 日工程内容开工条件审查意见质量监督意见工程质量监督站站长： （公章） 日期： 年 月 日建 设 单 位监 理 单 位总 承 包 单 位施 工 单 位（公章）项目经理：日期： 年 月 日（公章）项目总监：日期： 年 月 日（公章）项目经理：日期： 年 月 日（公章）项目经理：日期： 年 月 日规范标准代码工程中间交接证书工程名称：合同编号交接日期年 月 日工程内容验收意见质量监督意见工程质量监督站站长： （公章） 日期： 年 月 日建 设 单 位监 理 单 位施 工 单 位设 计 单 位（公章）项目经理：日期： 年 月 日（公章）项目总监：日期： 年 月 日（公章）项目经理：
29、日期： 年 月 日（公章）项目经理：日期： 年 月 日规范标准代码工程交工证书工程名称：合同编号实际开工日期年 月 日交工日期年 月 日工程内容：工程接收意见：工程质量监督意见：工程质量监督站站长： （公章） 日期： 年 月 日 建 设 单 位监 理 单 位施 工 单 位设 计 单 位（公章）项目经理：日期： 年 月 日（公章）项目总监：日期： 年 月 日（公章）项目经理：日期： 年 月 日（公章）总代表：日期： 年 月 日规范标准代码交工技术文件移交证书工程名称：合同编号： 按 建设工程项目交工技术文件规定（ ）向 办理工程建设交工技术文件移交手续，共计 卷 册。建 设 单 位监 理 单 位
30、承 包 单 位（公章） 经 办 人：日期： 年 月 日（公章）经 办 人：日期： 年 月 日（公章）经 办 人：日期： 年 月 日规范标准代码工程变更一览表工程名称：序号变更通知单号页数变更要点建 设 / 监 理 单 位总 承 包 单 位承 包 单 位 专业工程师： 日期： 年 月 日 专业工程师： 日期： 年 月 日 审核人： 编制人： 日期： 年 月 日规范标准代码隐蔽工程记录工程名称：单元名称：隐蔽项目施工图号隐蔽内容及简图检查结果 建 设 / 监 理 单 位总 承 包 单 位施 工 单 位 专业工程师： 日期： 年 月 日专业工程师：日期： 年 月 日 专业工程师： 质量检查员： 施工
31、班组长： 日期： 年 月 日 规范标准代码工 程 联 络 单工程名称：单元名称：联络单编号送达单位 内 容： 经办人： 提出单位（公章） 审核人： 年 月 日 处理意见：经办人： 处理单位（公章）审核人： 年 月 日 会 签 意 见代表：会签单位（公章）日期： 年 月 日代表：会签单位（公章）日期： 年 月 日代表：会签单位（公章）日期： 年 月 日规范标准代码合格焊工登记表工程名称：序号焊工姓名焊工代号证书编号合格项目代号有效期限建 设 / 监 理 单 位总 承 包 单 位施 工 单 位 专业工程师： 日期： 年 月 日专业工程师：日期： 年 月 日 专业工程师： 质量检查员：制表人： 日期： 年 月 日规范标准代码无损检测人员登记表工程名称：序号姓 名证书编号合格项目代号级别有效期限建 设 / 监 理 单 位总 承 包 单 位检 测 单 位 专业工程师： 日期： 年 月 日专业工程师：日期： 年 月 日 专业工程师：制表人： 日期： 年 月 日规范标准代码开箱检验记录（一）工程名称
