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1、程序文件标题:文件控制程序文件编号FL-CX-2001文件版本A版次00页 次第1页共3页1.0目的:确保文件执有者能拥有文件的最新版本，防止文件的误用。2.0适用范围:适用于与质量管理和环境管理有关的一切内部和外来文件和资料的控制。3.0职责:3.1办公室负责公司所有受控文件的管理。4.0参考文件:4.1ISO9001章节4.2.3“文件控制”；4.2ISO14001章节4.4.4“环境管理体系文件”和章节4.4.5“文件控制”；4.3公司质量手册FL-ZS-A章节12“管理体系要素描述”之条款4.2.3“文件控制”。5.0定义:受控文件：所有影响公司运作、产品质量和环境的文件，并加盖受控文
2、件识别印章。6.0工作程序:6.1文件有效性确认6.1.1质量手册由管理者代表组织编写，总经理批准；程序文件由管理者代表组织编写并由各部门会签审核，最后经总经理批准。6.1.2各作业指导书由各部门组织编写，并经部门经理批准。6.1.3外来文件（标准、法规等）由办公室负责确认其有效性并纳入外来文件清单。6.1.4当公司组织机构发生重大调整、外部环境发生重大变化等重要情况和三年一次的定期文件评审时，应对所有受控文件进行再次评审，必要时，更新并再次批准。6.2文件的登记和发放6.2.1对质量和环境管理运作有影响的场所，都应得到文件的有效版本。6.2.2内部文件经批准后，交办公室登记和保管，并在原件上
3、加盖红色程序文件标题:文件控制程序文件编号FL-CX-2001文件版本A版次00页 次第2页共3页“受控”文件印章。根据各文件规定的发放范围发放，发放文件时应在“文件分发登记表”上登记并由领用人签收。6.2.3 外来文件经确认后，办公室登记在“外来文件清单”上。办公室对外来文件受控分发。外来文件的使用者自行保管。6.2.4 办公室应建立所有受控文件的清单。6.3文件的更改和作废6.3.1质量手册由管理者代表组织更改，填写文件更改申请单，上报总经理批准后更改，由办公室发放存档。6.3.2其他文件的更改由各相应主管部门填写文件更改申请单，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理
4、。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料；6.3.3新版文件经批准后，办公室按6.2要求重新发放文件，并回收所有作废文件，或加盖“作废”文件印章或作适当的标识，以确保有效文件的唯一性。6.3.4办公室和各部门负责人应随时跟踪外来文件的更改换版情况，如有应立即通知办公室更改和发放新版文件。6.3.5经管理者代表同意，公司可以向外单位发放文件，并加盖“非受控”文件印章。当文件更改或作废时，不必通知非受控文件的执有单位。6.4文件分类及保管6.4.1第一级质量和环境管理体系文件：管理手册由办公室备案保存。6.4.2第二级质量和环境管理体系文件：程序文件由办公室备案保存。6.4
5、.3第三级质量和环境管理体系文件分为两类：a)通用性操作规程，检验规程、作业指导书、各种质量管理制度等由办公室备案保存。b)质量记录由使用部门保管，超过一年交由办公室保管。6.4.4外来文件法规、国家或行业标准类。6.4.5质量和环境管理体系文件的编号；程序文件标题:文件控制程序文件编号FL-CX-2001文件版本A版次00页 次第3页共3页a)管理手册本公司名称代号FL管理手册GS-版本号；例如：FL-GS-A，表示本公司管理手册第1版； b) 程序文件本公司名称代号FL程序文件CX2+流水号-版本号；例如：FL-CX-2001-A，表示本公司程序文件的第一个文件第1版；c)通用性的操作规程
6、，检验规程、作业指导书、各种质量管理制度的编号规则为： ZY-3+流水号-版本号；例如：ZY-3001-A表示作业文件的第一个文件第一版。e)质量记录的编号规则为：ZJ章节号流水号版本号。d)第一、二、三级文件的版本号由英文字母A开始，递增到B、C、D等，各章节/页次的版次用00，01，02表示，当各章节/页次变动较多时版本升级，各章节/页次版次全回到00。6.5办公室保留一套有效的空白表格，当表格换版时，其相应的受控表格也换版。换版后即时通知部门使用新表格。6.6电脑文件和资料采用“设置密码，专人专用，档案备份”的控制原则。6.7文件借阅时，经办公室同意后，文件借阅时应记录本上签名，归还后办
7、公室文件管理员确认。7.0记录序号表格编号表格名称版本归档部门保存期限1ZJ4.2-1受控文件清单A办公室3年2ZJ4.2-2外来文件清单A办公室3年3ZJ4.2-3文件更改申请单A办公室3年4ZJ4.2-4文件分发登记表A办公室3年浙江东阳富丽化工涂料有限公司受控文件清单日期：2004年5月25日 NO：02序号文件类别文件和资料名称文件编号版本实施日期备注编制： ZJ4.2-1A浙江东阳富丽化工涂料有限公司外来文件清单序号文件名称文件编号制订发行机构接收日期确认签名12345NO：01ZJ4.2-2A浙江东阳富丽化工涂料有限公司 文件更改申请 NO：文件名称编号版本更改位置及原因： 更改内容： 申请人： 日期：所在部门意见： 签名： 日期：审批部门意见： 签名： 日期： ZJ4.2-3A浙江东阳富丽化工涂料有限公司 文件更改申请 NO：文件名称编号版本更改位置及原因： 更改内容： 申请人： 日期：所在部门意见： 签名： 日期：审批部门意见： 签名： 日期： ZJ4.2-3A浙江东阳富丽化工涂料有限公司文件分发登记表发放部门： 办公室 NO：01序号类别名 称章节号/编号版本修改状态分发部门/人员分发号日期签收人签回日期份数备注制表： 审批： ZJ4.2-4A
