用友财务软件基本操作.doc

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1、用友财务软件基本操作用友软件运行环境 硬件及软件最低配置推荐配置硬件环境客户端内存265MPU500MHz以上，磁盘空间2GB以上内存521MB以上，CPU1GHz以上磁盘空间4GB以上数据服务器内存1G以上，CPU频率1GHz以上，磁盘空间10GB以上内存1GB以上，CPU1GHz以上我CPU、磁盘空间10GB以上发布服务器内存1GB以上，CPU1GHz以上，磁盘空间10GB以上内存1GB以上，CPU1GHz以上我CPU、磁盘空间10GB以上网络宽带广域网：56KBS以上局域网：10MBS以上硬件及软件最低配置推荐配置软件环境操作系统Win98Win NT4.0WinXP,建议使用Win20

2、0XP数据库MS SQL 200,MSDE200网络协议TCPNamed Pipe一、系统管理（一）概述用友软件各模块之间既相对独立，又相互联系、协同运作，既可独立使用，又可组合应用，实现财务、业务的一体化管理。为实现一体化的管理应用模式，就要求这些模块具备公用的基础信息，拥有相同的账套和年度账，操作员和操作权限集中管理。因此，系统设立了一个独立的系统管理模块，由系统管理为各子系统提供统一的环境，对整个系列产品的公共任务进行统一管理。系统管理模块主要功能是对软件的各个子系统进行统一的操作管理和数据维护，具体包括下面几个方面：1.账套管理账套指的是一组相互关联的数据。一般来说，我们可以为企业中每

3、一个独立核算的单位建立一个账套，系统最多可以建立999套账套。账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。2.年度账管理在软件中，用户不仅可以建立多个账套，而且每个账套中还可以存放不同年度的会计数据。这样，对不同核算单位、不同时期的数据只需要设置相应的系统路径，就可以方便地进行操作。年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据。3.操作员及其权限管理为了保证系统及数据的安全与保密，系统管理中提供了操作员及操作权限的集中管理功能。通过对系统操作分工和权限的管理，一方面可以避免与业务无关的人员进入系统，另一方面可以对系统所含的各个子产品的操作进行协调，以保证各负其责，流程顺畅。操作权

4、限的集中管理包括设定系统各模块的操作员以及为操作员分配一定的权限。（二）启动和注册系统管理系统允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员（Admin）的身份，二是以账套主管的身份。系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账的管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转、所选账套的数据备份），以及该账套操作员权限的设置。1.启动系统管理操作步骤：执行“开始所有程序用友通T

5、ong2005系统管理”命令，系统管理模块启动。 2.注册系统管理例以系统管理员（Admin）的身份注册系统管理。操作步骤：（1）在“用友Tong2005系统管理”窗口中，执行“系统注册”命令，打开“注册系统管理”对话框。（2）输入数据。操作员：admin；密码：（空）。（3）单击“确定”按钮，以系统管理员身份进入系统管理。 （三）设置操作员为了保证系统及数据的安全与保密，避免与业务无关人员对系统进行操作，系统提供操作员设置功能，以便在计算机系统上进行操作分工及权限控制，此功能只能由系统管理员进行操作。设置操作员功能主要可以完成增加、修改和删除操作员的操作。例增加操作员。编号：001 姓名：张

6、伟 口令：1操作步骤：（1）执行“权限操作员”命令，进入“操作员管理”窗口，窗口中显示系统预设的几位操作员：demo、SYSTEM和UFSOFT。（2）单击工具栏中的“增加”按钮，打开“增加操作员”对话框。（3）输入数据。编号：001；姓名：张伟；口令：1；确认口令：1；（4）单击“增加”按钮，可输入其他操作员资料。最后单击“退出”按钮。 提示：操作员编号在系统中必须唯一，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复。所设置的操作员一旦被引用，便不能被修改和删除。（四）建立账套账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等功能。其中，账套建立、账套的引入和输出只能由系统管理员进行，而账套的修改只能由账套

7、主管进行。建立账套，即采用财务软件为本企业建立一套账簿文件。首先根据企业的具体情况设置基础参数，然后软件将按基础参数自动建立一套账。首次使用系统时，应先进行账套参数设置。它主要包括：核算单位名称、所属行业、启用时间、科目编码规则等基础参数。账套参数应根据本单位的实际情况进行定义。1.设置账套信息账套号：用来输入新建账套的编号，账套号为3位，账套号必须唯一，且用户必须输入。账套名称：用来输入新建账套的名称，用户必须输入。账套路径：用来输入新建账套所要被放置的路径，系统有默认路径，可以修改。但一般都使用系统的默认路径。启用会计期：新设置的账套被启用的时间。规定启用会计期就是为了便于确定计算机方式下

8、总账系统的起点，保证证、账、表数据的连续性。启用会计应在第一次初始设置时确定，一般地软件默认为计算机系统的时间，请注意调整正确，设定后将不能更改。会计期间：会计期间是指确定会计月份的起始日期和结账日期。有些单位可以根据单位实际情况自行设定, 例如某单位在每月25日结账，26日到月底发生的经济业务作为下月的业务记入下月的账簿中。例设置账套信息。账套号：888账套名称：北京旭日科技有限责任公司账套路径：（默认）启用会计期：2005年01月操作步骤：（1）执行“账套建立”命令，打开“创建账套”对话框。（2）输入账套信息。账套号：888；账套名称：北京阳旭日科技有限责任公司；账套路径：（默认）；启用会

9、计期：2005年01月。（3）单击“下一步”按钮，进行单位信息设置。 2.设置单位信息单位信息是用于记录本单位的基本信息。企业除定义单位名称外，还可按照实际情况，建立本单位基本信息资料，包括单位地址、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件和税号等信息。例设置单位信息。单位名称：北京旭日科技有限责任公司单位简称：旭日科技操作步骤：（1）输入单位信息。单位名称：北京阳旭日科技有限责任公司；单位简称：旭日科技。（2）单击“下一步”按钮，进行核算类型设置。 3.确定核算类型用于记录本单位的基本核算信息，包括本位币代码、本位币名称、账套主管、行业性质、企业类型、是否按行业预置科目等。本位币代码：用来输

10、入新建账套所用的本位币的代码，如“人民币”的代码为RMB。本位币名称：用来输入新建账套所用的本位币的名称。用户必须输入。账套主管：用来输入新建账套账套主管的姓名，用户必须选择输入。企业类型：用户必须选择输入。系统提供了工业、商业两种类型。如果选择工业模式，则系统不能处理受托代销业务，如果选择商业模式，委托代销和受托代销都能处理。行业性质：用户必须选择输入，系统按照所选择的行业性质预置科目。是否按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则选中该项。例确定核算类型。记账本位币：人民币（RMB）企业类型：工业行业性质：新会计制度科目账套主管：张伟是否按行业预置科目：否操作步骤：（1）输

11、入核算类型。本币代码：RMB；本币名称：人民币；企业类型：工业；行业性质：新会计制度科目；账套主管：001张伟；不选择“按行业性质预置科目”。（2）单击“下一步”按钮，进行基础信息设置。 4.确定分类信息如果用户的存货、客户、供应商相对较少，可不对它们进行分类核算。如果用户的存货、客户、供应商相对较多，通常对它们进行分类核算。如果目前无法确定，则可以待启动购销存系统时再进行设置。若选择各项分类核算，则必须先设置各项分类方案，然后才能设置相应的基础档案。例确定分类信息。客户是否分类：否供应商是否分类：否存货是否分类：否有无外币核算：有操作步骤：（1）确定分类信息。不选中“存货是否分类”、“客户是

12、否分类”、“供应商是否分类” 复选框。单击选中“有无外币核算”复选框。（2）单击“完成”按钮。系统弹出提示“可以创建账套了么”？（3）单击“是”按钮，稍候，打开“分类编码方案”对话框。5.确定编码方案为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，软件将对会计科目、企业的部门等进行编码。编码方案是指设置编码的级次方案，这里采用群码方案, 这是一种分段组合编码, 每一段有固定的位数。编码规则是指分类编码共分几段, 每段有几位。一级至最底层的段数称为级次, 每级（或每段）的编码位数称为级长。编码总级长为每级编码级长之和。例确定编码方案。科目编码级次：4-2-2-2-2其他科目编码级次采用默认值。操

13、作步骤：（1）修改分类编码方案。科目编码级次：4-2-2-2-2；其他采用默认值。（2）单击“确认”按钮，系统提示“分类编码方案已被修改，保存其修改内容吗”？（3）单击“是”按钮，保存修改。同时打开“数据精度定义”对话框。 6.设置数据精度数据精度指定义数据的小数位数。如果在总账系统中需要进行数量核算，可以根据对数量、单价等核算精度的不同要求，定义数量核算的数量小数位数和单价小数位数。例设置数据精度。操作步骤：（1）数据精度定义。所有小数位数均设置为2位。（2）单击“确认”按钮，系统提示创建账套成功。 （3）单击“确定”按钮。系统提示“是否立即启用账套”？（4）单击“是”按钮。 7.系统启用在

14、建立账套时，可选择启用的子系统。也可在账套建立完成以后，以账套主管的身份进入系统管理，再根据需要启用相应的子系统。例启用总账子系统。操作步骤：（1）选中“GL-总账”复选框，弹出“日历”对话框。（2）选择日期“2005年1月1日”。（3）单击“确定”按钮。系统提示“确实要启用当前系统吗”？（4）单击“是”按钮。最后单击“退出”按钮。 （五）设置操作员权限操作员权限设置功能是用于对已设置的操作员进行赋权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置，但两者的权限又有所区别。系统管理员可以指定某账套的账套主管，还可以对各个账套的操作员进行权限设置。而账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限指定。

15、操作员权限的设置包括增加、修改、删除操作员的权限。例设置操作员“王方”具有“总账”、“UFO报表”的全部权限。操作步骤：（1）执行“权限权限”命令，进入“操作员权限”窗口。（2）选择“888账套”、“2005年度”。（3）选择“王方”。（4）单击工具栏中的“增加”按钮，打开“增加权限”对话框。（5）分别双击选择“总账”、“UFO报表”权限。（6）单击“确定”按钮。 提示：一个账套可以设定多个账套主管。账套主管自动拥有该账套的所有权限。二、系统初始化（一）概述系统初始化是指将通用会计软件转成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机中等一系列准备工作，是使用财务软件的基础。系统初始化工作的好坏

16、，直接影响到会计电算化工作的效果。总账系统初始化一般包括：设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别、录入期初余额等操作。例以“1”的身份注册进入Tong2005。账套：001；会计年度：2008；操作日期：2008-01-12；用户名：001；密码：123。操作步骤：（1）单击“开始”按钮，执行“所有程序用友通Tong2005Tong2005”命令，打开“注册总账”对话框。（2）输入并选择数据。账套“001太阳实业”；会计年度“2008”；日期“2008-01-12”；用户明“0011”；密码“123”。（3）单击“确定”按钮，进入Tong2005。 （二）设置基础档案设置基础档案包括设置部门

17、档案、设置职员档案、设置客户档案、设置供应商档案、设置外币及汇率等。这些档案信息将在设置会计科目、填制凭证等操作中被选择引用。1.设置部门档案在会计核算中，往往需要按部门进行分类、汇总和管理,从下一级自动向有隶属关系的上一级进行汇总。部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。例设置部门档案。部门编码：1部门名称：市场部操作步骤：（1）执行“基础设置机构设置部门档案”命令，进入“部门档案”窗口。（2）单击“增加”按钮。（3）输入数据。部门编码：1；部门名称：市场部；（4）单击“保存”按钮。 2.设置职员档案职员档案主要用于本单位职员个人的信息资料，

18、设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。例设置职员档案。职员编号：101职员名称：李同所属部门：管理部操作步骤：（1）执行“基础设置机构设置职员档案”命令，进入“职员档案”窗口。（2）单击“增加”按钮。（3）输入数据。职员编码：101；职员名称：李同；所属部门：管理部。（4）单击“退出”按钮。 提示：输入一行职员档案信息，必须敲回车换行才能保存。（三）设置会计科目设置会计科目的内容包括建立会计科目、修改和删除会计科目、指定会计科目等操作。1.建立会计科目在财务软件中，建立会计科目时,输入的基本内容包括：会计科目编码、科目名称、科目类型、账页格式、辅助账标记等项目。若所用的会计科目基

19、本上与所选行业会计制度规定的一级会计科目一致，则可在建立账套时选择预置标准会计科目，这样在会计科目初始设置时只需对不同的会计科目进行修改，对缺少的会计科目进行增加处理即可。如果所使用的会计科目与会计制度规定的会计科目相差较多，则可在系统初始设置时选择不预留行业会计科目，这样可以根据自身的需要自行设置全部会计科目。（1）会计科目编码在手工方式下，会计科目通常采用汉字名称的形式，但汉字名称难以反映出科目间的逻辑关系，同名科目也经常发生，所以科目的汉字名称不适合直接用计算机进行处理。在电算化下，必须对会计科目进行统一编码。科目编码就是按科目编码方案对每一科目的编码进行定义。其作用是：便于反映会计科目

20、间的上下级逻辑关系；便于计算机识别和处理，将会计科目编码作为数据处理的关键字，便于检索、分类及汇总；减少输入工作量，提高输入速度；促进会计核算的规范化和标准化。设计会计科目编码首先从一级科目开始，逐级向下设置明细科目。一级科目编码按财政部的统一编码方案编制；明细科目编码按照参数设置中对科目编码级次和级长的规定进行设置。通常的方法是同级科目按顺序排列，以序号作为本级科目编码，加上上级科目编码，组成本级科目全编码。即：本级科目全编码上一级科目全编码本级科目编码由此可见,每级科目的全编码都包括上级科目的编码和本级科目编码，这样编码能够反映科目上下级之间的关系。编码设计时必须注意，科目级长如设定为二位

21、，在编码设计时，如果科目在十个以下，编码的十位数必须以“”表示。（2）会计科目名称会计科目名称是指会计科目的汉字名称。科目编码是计算机使用的科目代码，而科目汉字名称，则是证、账、表上显示和打印的标志，是企业与外部交流信息所使用的标志。因此在科目名称定义时，必须严格按照会计制度规定的科目名称输入，做到规范化、标准化。输入科目名称时尽量避免重名，以免影响科目运用的准确性。（3）科目类型即按会计科目性质对会计科目进行划分，按照会计制度规定,科目类型分为五大类,即资产、负债、所有者权益、成本、损益。指定会计科目的类型，这是计算机自动进行分类汇总的依据。财政部规定的一级科目编码的第一位，即科目大类代码为

22、：“资产”，“负债”，“所有者权益”，“成本”，“损益”。因此在指定科目类型时必须将定义的类型与编码的第一位保持一致。（4）账页格式即会计核算的需要对会计账簿进行定义格式，账页格式一般有金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式等种类。（5）辅助账设置辅助账是指科目的辅助核算内容，主要有个人往来、客户往来、供应商往来、部门核算、项目核算等，另外还有外币核算、数量核算、银行账和日记账辅助核算。设置外币核算可以按外币种类进行分类和汇总；设置数量核算可以按指定的计量单位进行分类和汇总；设置往来核算可以按往来目录进行分类和汇总,即下一级将自动向有隶属关系的上一级进行汇总；设置部门核算可以按部门进行分类

23、和汇总；设置项目核算不仅可方便地实现对部分成本费用和收入地按项目核算，而且为这些成本费用及收入情况地管理提供了快速方便地辅助手段；设置银行账和日记账可以实现出纳管理。因此，对有辅助核算要求的科目设置相应的辅助核算标记，在数据输入时,系统根据辅助账标记的不同,需要输入不同的附加内容。辅助账标记要求设在最底层的科目上。辅助账一经定义并已使用，则不要进行随意的修改，以免造成账簿数据的混乱。例增加会计科目。增加“管理费用”的二级科目操作步骤：（1）执行“基础设置财务会计科目”命令，点击“损益”“管理费用”（2）单击“增加”按钮，进入“会计科目-新增”窗口。 输入科目相关内容。科目编码：550201；科

24、目中文名称：办公费；账页结构：金额式；辅助核算：部门核算。（3）单击“确定”按钮。 提示：增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则。科目一经使用，就不能再增设下级科目。只能增加同级科目。由于建立会计科目的内容较多，很多辅助核算内容对后面凭证输入操作产生影响，因此在建立会计科目时，要小心并反复检查。2.修改和删除会计科目如果需要对原有会计科目的某些项目进行修改，譬如账页格式、辅助核算、汇总打印、封存标识等，可以通过“修改”功能来完成。如果需要删除原有会计科目，可通过“删除”功能来完成。要修改和删除某会计科目，应先选中该会计科目。修改或删除会计科目应遵循“自下而上”的原则,即先删除或修改下一

25、级科目,然后再删除或修改本级科目。修改或删除会计科目已经输入余额的科目，必须先删除本级及其下级科目的期初余额（设为0）,才能修改或删除该科目。科目一经使用,即已输入凭证，则不允许修改或删除该科目，不允许作科目升级处理，即只能增加同级科目，而不能在科目下增设下级科目。例修改“应付工资（2151）”会计科目。操作步骤：（1）在“会计科目”窗口中，单击要修改的会计科目“2151应付工资”。（2）单击“修改”按钮或双击该科目，进入“会计科目修改”窗口。（3）单击“修改”按钮。（4）将科目中文名称“应付工资”修改为“应付职工薪酬”。（5）单击“确定”按钮。 3.指定会计科目指定会计科目。指定会计科目是指

26、定出纳的专管科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。在指定“现金科目”、“银行科目”之前，应在建立“现金”、“银行存款”会计科目时选中“日记账”复选框。例指定“现金”和“银行存款”会计科目。操作步骤：（1）在“会计科目”窗口中，执行“编辑指定科目”命令，进入“指定科目”窗口。（2）单击“银行总账科目”单选按钮。（3）单击选中“1002银行存款”科目。（4）单击“”按钮，将“1002银行存款”科目由待选科目选入已选科目。（5）同理，将“1001现金”由待选科目选入已选科目。（6）单击“确认”按钮。 （四）设置凭证类别许多企业为了便于管理或

27、登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各企业的分类方法不尽相同，可以按照本单位的需要对凭证进行分类。通常，系统提供五种常用分类方式供选择：记账凭证；收款、付款、转账凭证；现金、银行、转账凭证；现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；自定义凭证类别凭证分类不影响记账的结果，一般可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，业务量较少的单位可不分类，即只设置“记账凭证”一种凭证类别。某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，通常系统有五种限制类型供选择：借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额；贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额；凭证必有：制单时，此类凭证无论

28、借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额；凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生额；无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分隔，数量不限，也可参照输入，但不能重复录入。在录入凭证之前，应进行凭证类别的设置；已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字；若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。例设置凭证类别。 凭 证 类 别限 制 类 型限 制 科 目收款凭证借方必有1001,100201,100202付款凭证贷方必有1001,100201,100202转账凭证凭证必无1001,

29、100201,100202操作步骤：（1）执行系统菜单“设置凭证类别”命令，打开“凭证类别预制”对话框。（2）单击“收款凭证、付款凭证、转账凭证”单选按钮。（3）单击“确定”按钮，进入“凭证类别”窗口。（4）单击收款凭证“限制类型”的下三角按钮，选择“借方必有”；在“限制科目”栏输入“1001,100201,100202”。（5）同理，设置付款凭证的限制类型“贷方必有”、限制科目“1001,100201,100202”；转账凭证的限制类型“凭证必无”、限制科目“1001,100201,100202”。（6）设置完后，单击“退出”按钮。 图3-7（五）输入期初余额在初次使用账务处理子系统时，应将

30、经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。若企业是在年初建账，则输入的期初余额就是年初余额。若企业是在年中建账，则输入建账月份的期初余额和年初到此时的借贷方累计发生额，系统会自动倒算出年初余额。例如，某企业2000年4月开始启用总账系统，那么，应将该企业2000年3月末各科目的期末余额及1-3月的累计发生额计算出来，准备作为启用系统的期初数据录入到账务处理子系统中，系统将自动计算年初余额；若科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。期初余额录入是将手工会计资料录入到计算机中的过程之一。余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。

31、红字余额用负号输入。期初余额的录入分两部分：总账期初余额录入、辅助核算科目期初余额录入。1.总账期初余额录入对于没有设置辅助核算的科目，可直接录入期初余额。例总账期初余额录入。“库存商品A商品”科目的期初借方余额为1000元。操作步骤：（1）执行“总账设置期初余额”命令，进入“期初余额录入”窗口。（2）输入“库存商品A商品”科目的期初余额1000，敲回车键确认。 2.辅助科目期初余额录入在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动为其开设辅助账页。相应地，在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来，即不能直接输入总账期初数。例辅助科目期初余额录入。会计科目：

32、1131应收账款余额：借30000元日 期客 户摘 要方向金额2004-12-26志新小学销售商品借30000操作步骤：（1）执行“总账设置其初余额”命令，进入“期初余额录入”窗口。（2）双击“应收账款”的期初余额栏，进入“客户往来期初”窗口。（3）单击“增加”按钮。（4）输入相应的辅助核算信息。（5）单击“退出”按钮。 提示：当不想输入某项内容而系统又提示必须输入时，可按ESC键取消输入。此操作在本软件中很多地方是适用的。3.试算平衡期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证；已经记过曲，则不能录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。例试算

33、平衡。操作步骤：（1）输完所有科目余额后，在“期初余额输入”窗口，单击“试算”按钮，打开“期初试算平衡表”对话框。（2）单击“确认”按钮。若期初余额不平衡，则修改期初余额直到平衡为止。 三、日常账务处理和结账在总账系统中，当初始设置完成后，就可以开始进行日常业务处理了。日常业务处理的任务主要包括填制凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账。（一）填制凭证在实际工作中，可直接在计算机上根据原始凭证填制记账凭证，填制凭证是电算化方式下工作量较大的一项内容。填制凭证的功能包括：增加凭证、修改凭证、删除凭证、查询凭证等。1.增加凭证记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头

34、部分；二是凭证正文部分。如果输入会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则同时要求输入各种辅助核算的有关内容。凭证头内容：（1）凭证类别：可以输入凭证类别字，也可以参照输入。（2）凭证编号：一般情况下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始。系统同时也自动管理凭证页号，系统规定每页凭证有五条记录，当某号凭证不止一页时，系统将自动在凭证号后标上分单号，如：收-0001号0002/0003表示收款凭证第0001号凭证共有三张分单，当前光标所在分录在第二张分单上。如果在启用账套时设置凭证编号方式为“手工编号”，则用户可在此处手工录入凭证编号。

35、（3）制单日期：即填制凭证的日期。系统自动进入账务系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。（4）附单据数：即输入原始单据张数。凭证正文内容：（1）摘要：输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了，不能为空。（2）科目：必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码。（3）辅助信息：对于要进行辅助核算的科目，系统会提示输入相应的辅助核算信息。辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算等。如果需要对所输入的辅助项进行修改，可双击所要修改的项，系统显示辅助信息录入窗，可进行修改。（4）金额：即该笔分录的借方或贷方本币

36、发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。例 增加一张普通凭证。1月3日，销售部购买了500元的办公用品，以现金支付。（附单据一张）（付款凭证）摘要：购办公用品借：营业费用（5501）500贷：现金（1001）500操作步骤：（1）执行系统菜单“总账凭证填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。（2）单击“增加”按钮，增加一张空白凭证。（3）选择凭证类型“付款凭证”；输入制单日期“2005/01/02”；输入附单据数“1”。（4）输入摘要“购办公用品”；输入科目名称“5501”，借方金额“500”，回车；摘要自动带到下一行，输入科目名称“1001”，贷方金额“500”。（5）单击

37、“保存”按钮，弹出“凭证已成功保存！”信息提示框。（6）单击“确定”按钮。 例增加一张有辅助核算信息的凭证。1月11日，销售部收到北京志心小学转来一张转账支票，金额30000元，用以偿还前欠货款。（收款凭证）摘要：收到货款借：银行存款/工行存款（100201）30000贷：应收账款（1131）30000操作步骤：（1）在填制凭证过程中，输完客户往来科目“1131”，弹出“辅助项”对话框。（2）选择输入客户“志新小学”，发生日期“2005/01/11”。（3）单击“确认”按钮。 提示：采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。正文中

38、不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。科目编码必须是末级的科目编码。既可以手工直接输入，也可选择输入。金额不能为“零”； 红字以“”号表示。可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。不能确定的辅助核算信息可不输入。2.修改凭证在填制凭证中，通过翻页查找或输入查询条件，找到要修改的凭证，将光标移到需修改的地方进行修改即可。可修改内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等。注意：修改凭证时，首先要取消签字或者取消审核。3.删除凭证（1）作废/恢复凭证当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时，可将其作废。方法是：进入填制凭证后

39、，找到要作废的凭证。执行“制单作废/恢复”命令，凭证上显示“作废”字样，表示已将该凭证作废，作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。若当前凭证已作废，还可执行“制单作废/恢复”命令，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。（2）整理凭证凭证整理就是删除所有作废凭证，并对未记账凭证重新编号。若本月已有凭证记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。若想作凭证整理，应先利用“恢复记账前状态”功能中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。4.查询凭证总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口，同时也提供了强大的信息查询功能。不仅可以查询符合条件的

40、凭证信息，还可以查看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。例查询未记账的付款凭证。操作步骤：（1）执行系统菜单“凭证查询凭证”命令，打开“凭证查询”对话框。（2）选择输入查询条件“付款凭证、未记账凭证”。单击“辅助条件”按扭，可输入更多查询条件。（3）单击“确认”按钮，进入“查询凭证”窗口。（4）双击某一凭证行，则屏幕可显示出此张凭证。 （二）审核凭证为确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确性和可靠性，制单员填制的每一张凭证都必须经过审核员的审核。审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。审查认为错误或

41、有异议的凭证，应交与填制人员修改后再审核，只有具有审核权的人才能进行审核操作。根据会计制度规定，审核与制单不能为同一人。凭证审核需先重新注册更换操作员，由具有审核权限的操作员来进行。凭证既可逐张审核，也可成批审核。例 更换操作员。以“张伟”的身份重新注册Tong2005.操作步骤：（1）执行“文件重新注册”命令，打开“注册控制”对话框。（2）以“张伟”的身份重新注册Tong2005。账套：888；会计年度：2005；操作日期：2005-01-31；用户名：001；密码：1。（3）单击“确定”按钮。 例审核凭证。操作步骤：（1）执行系统菜单“凭证审核凭证”命令，打开“凭证审核”查询条件对话框。（

42、2）输入查询条件，可采用默认值。（3）单击“确认”按钮，进入“凭证审核”的凭证列表窗口。（4）双击要审核的凭证或单击“确定”按钮，进入“凭证审核”的审核凭证窗口。（5）检查要审核的凭证，无误后，单击“审核”按钮，凭证底部的“审核”处自动签上审核人姓名。（6）单击“下张”按钮，对其他凭证签字。（7）最后单击“退出”按钮。 提示（容易出判断题）：审核人必须具有审核权，有相应身份的人才能对其进行审核。作废凭证不能被审核，也不能被标错。审核人和制单人不能是同一个人；凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除；已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能审核。（三）记账记账是

43、以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法。在手工方式下，记账是由会计人员根据已审核的记账凭证及所附有的原始凭证逐笔或汇总登记有关的总账、明细账和日记账。（注意多选题）在电算化方式下，记账凭证经审核签字后，由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动地进行合法性检查、科目汇总并登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。记账一般采用向导方式，使记账过程更加明确，记账工作由计算机自动进行数据处理，不用人工干预。记账操作每月可多次进行。例记账。操作步骤：（1）执行系统菜单“凭证记账”命令，进入“记账”窗口。（2

44、）第一步，单击“全选”按钮，选择所有要记账的凭证。（3）单击“下一步”按钮。（4）第二步显示记账报告，如果需要打印记账报告，可单击“打印”按钮。如果不打印记账报告，单击“下一步”按钮。（5）第三步记账，单击“记账”按钮，打开“试算平衡表”对话框。（6）单击“确认”按钮，系统开始登录有关的总账和明细账、辅助账。登记完后，弹出“记账完毕”信息提示对话框。（7）单击“确定”，记账完毕。 第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。上月未记账，本月不能记账。未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。作废凭证不需审核，可直接记账。记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账，即数据不会丢失。判断题：一个企业一个月可以记多次账，但只能结一次账。（正确）（四）账簿查询企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程序后，就形成了正式的会计账簿。账簿管理包括基本会计核算账簿的查询输出，以及各种辅助账的查询和输出。1.基本会计核算账簿管理基本会计核算账簿管理包括总账、余额表、明细账、序时账、多栏账的查询及打印。（1）总账的查询及打印总账查询不但可以查询各总账科