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1、小秘书办公决策信息系统工作流手册目 录一. 什么是工作流3二. 实例操作42.1 新建工作流42.2 表单设计52.2.1 宏控件72.2.2 文本控件122.2.3 时间控件152.2.4 自定义控件162.2.5 多文本控件182.3 流程设计202.3.1步骤定义212.3.2动作定义25顺序执行动作定义：25循环执行动作31三. 工作流的使用32 “小秘书”办公决策信息系统工作流使用说明一. 什么是工作流 简单来说,工作流就是企业、机关等内部使用的各种审批流程，如借款审批流程、公文发文审批流程、出差审批流程、请假审批流程等等。工作流包括两个因素：表格和审批流程，表格就是现实工作中需要填
2、写的各类表格，如请假条、报销单等；审批流程需要确定流程审批的步骤及每步骤的执行人。 工作流是现代办公系统中非常重要的组成部分， 其设计的水平决定了这套办公系统的好环。工作流完成企业内部的信息流转，如部门内工作、跨部门协同工作，要求办公系统具有良好的通用性及实用性。工作流的好环主要体现在以下方面：1.与企业适应性 即能否适应企业原有的工作流程， 各类审批表单内容能否继续延用，决定了办公系统在企业内推行的难易度。 我公司产品的审批表单无论版面内容、表格格式等都可由用户自主设计，完全使用用户的需要，实现了“系统适应人”，而不是“要人适应系统”。2.易用性 一般单位的员工文化素质、电脑水平参差不齐，因
3、此易用性是非常重要的指标。不同于普通办公系统采用文字描述审批流程的复杂方式，我公司产品采用图形化设计，工作流程一目了然，可视化编辑操作，会上网就会操作。3. 复杂业务流程的实现 许多企业内部的业务流程很复杂，对办公系统提出了较高的要求。 我公司产品采用先进的设计理念，支持顺序流程、循环流程、流程跳转、固定执行人流程、自由流程等，支持会签、并发等多种操作方式，完全可以适应我国的国情。4. 统计汇总的方便性 绝大部分办公系统对工作流中用到的表格内容数据无法进行统计，仅能简单统计执行的次数信息。 我公司产品采用先进的技术，可以统计各类用户定义的工作流表格中产生的内容数据，如借款单中借款金额、借款原因
4、等。二. 实例操作工作流的定义主要包括两个方面：表单和审批流程，表单指工作流中要填充的表格，也就是如借款单、请假单这些表格；审批流程是指执行的过程，包括有几个审批步骤及每一步的执行人等，就像请假流程一般包括部门内部审批，再到领导审批，这就是一个审批流程。2.1 新建工作流下面就以“出差申请工作流”来说明具体实现。首先，点击系统维护，然后再点击流程管理，如下图出现系统内已有的工作流然后选择添加流程其中流程时限，是指在实际执行工作流时，工作流从建立到流程全部步骤审批完毕最长执行时间，若超过则有相关告警信息。点击添加后，完成流程添加。2.2 表单设计首先要设计工作流表单，点击/设计表单，使用Word
5、、Excel、FrontPage等工具软件绘制好表格，如下图拷贝到表单编辑区2.2.1 宏控件此时，这个表单已基本成型， 下面的工作是进行方便性处理。系统中有五种控件：宏控件、时间、文本、多文本、自定义。各类控件的作用是方便用户的输入、确定表单可修改区域、方便统计、汇总。控件的操作过程是一致的： 1.在表格中控件要摆放的位置处点击鼠标左键 2.点击相应控件 3.输入控件名称，强烈建议控件名称与表单对应文字内容一致。 4.根据控件的不同，进行其它操作。至于各控件的功能，会在后面实例中详细介绍。比如申请人一项，为方便用户实际填写表单时，不需再手工输入自己的名字，而是系统自动写入， 做以下处理：在申
6、请人旁边的空白表格处点击鼠标，以此来确定申请人的填写开始位置点击宏控件，控件名称输入为申请人，之所以定义控件名称为申请人，是因为表格对应左侧内容为申请人， 这样使控件与表格内容直接联系起来，方便以后的数据统计等。添加控件后， 控件内容显示的是“部门列表”, 这代表的是系统设置的部门，一般需要的是用户真实的名字，在申请人控件上双击鼠标左键，选择当前用户姓名即可，这样当具体执行此流程时，会自动填入当前用户的真实名字，以方便用户。注：强烈建议控件名称与表格栏目文字一致， 以便以后统计、汇总。宏控件中，部门列表代表系统的所有部门列表。当前用户ID代表用户登陆系统的用户名，如admin、peter等。当
7、前用户姓名指的是用户的真实姓名。当前用户部门指的是用户所属的部门。当前日期：样式如 2008-07-31当前时间：样式如 17:30:08当前日期时间：样式如 2008-07-31 17:30:08下面是申请日期项目，具体操作如下：首先在申请部门旁边的空白处点击鼠标左键，来确定控件摆放的开始位置。点击宏控件，输入名字申请日期，点击确定，并在控件上双击选择当前日期即可，如下这样当执行此流程时，这里自动填写当前日期，而不需手动输入。下面是所属部门项目，可由系统自动填入。首先鼠标点击所属部门右侧空白处，以确定控件摆放位置，然后点击宏控件，同上述步骤输入控件名字，最后双击该控件，选择当前用户部门。2.
8、2.2 文本控件文本控件是用来输入单行数据的控件，适合于较少输入内容的场合。在表格借款金额栏中，就可采用文本控件。 首先点击用途栏右侧的空白处，以确定文本控件的放置位置，如下图：点击文本按钮，提示输入控件名称，一般采用表格中的相同名字，以方便以后进行统计、汇总等工作。定义完成后的界面。表格中出差路线、出差天数同样采用文本控件，同上述操作过程，结果如下：2.2.3 时间控件 时间控件是用来方便输入日期的控件，避免手工输入日期格式的随便性。操作过程同其他控件一样，先在表格中点击确定控件要摆放的位置，再点击时间控件，输入控件名称（应与表格中对应文字一致）即可。实际执行工作流填写表单时，点击时间控件位
9、置会弹出日历框来选择日期。如下：注: 【时间控件】与【宏控件中的当前日期】属性不同:时间控件在填充时会自动弹出日历框,由用户选择。宏控件的当前日期属性只是自动填入当前日期、时间，是不可修改的值。2.2.4 自定义控件自定义控件是用来记录多种固定结果的控件，用户可最多设定10种可选结果，在实际执行流程时，审批人可轻松选择其中的一种结果。操作过程同其他控件一样，先在表格中点击确定控件要摆放的位置，再点击自定义控件，输入控件名称（应与表格中对应文字一致）即可。具体使用如下：点击自定义控件，控件名称与表单内左侧文字相同，并可输入多种可选结果。2.2.5 多文本控件多文本控件与文本控件类似，区别是多文本
10、多行输入，文本控件单行输入。操作过程同其他控件一样，先在表格中点击确定控件要摆放的位置，再点击多文本控件，输入控件名称（应与表格中对应文字一致）即可。表单中出差原因适宜用多文本控件，操作后结果如下：表单中部门审批、总经理审批，我们采用自定义控件，操作后结果如下：至此，整个表单配置完成，最后不要忘记点击保存，保存劳动成果。经过我们辛苦努力， 配置好的表单将来运行时是什么样子呢？看下面：2.3 流程设计 流程设计用来定义审批步骤和流程动作。审批步骤定义步骤执行人、审批内容及执行人之间执行的方式。流程动作定义各审批步骤的执行先后顺序，保证流程按照设定的顺序执行。下面我们再定义出差申请单的审批流程，首
11、先点击系统维护，再点击流程管理。进入下面界面： 2.3.1步骤定义步骤与表单中的所需的审批部分一一对应定义，如本例表单中有部门审批和总经理审批两处，则在定义步骤时需定义两个审批步骤，具体操作如下：在空白处点击鼠标右键，在弹出窗口中点击添加新步骤，如下：在步骤名称中填入此步骤的名称，建议与表单中相应审批步骤一致。如在前述表单中有部门审批项，在此填入部门审批即可，以便于理解。 点击工作流属性，定义步骤执行人、本步骤可以修改的表单位置以及审批人之间的工作方式。具体如下：其中人员选择框中，有三种选择方式： 按部门 、按权限、 按人员。按部门：列出所有部门-选择某部门-选择具体人按权限：列出所有操作权限
12、-选择某种-选择具体人按人员：列出所有人-选择某人可写字段中列出表单中所定义的所有控件的名字，由控件名字可以非常清楚的了解其所代表的区域，选择一个或多个控件后，意味着本步骤的执行人有权力修改控件对应文字内容。执行方式有两种情况： 并发、会签， 这是两种完全相反的审批方式。并发： 在本步骤有多个执行人的情况下，采取时间优先策略，以最早处理此步骤的执行人的处理结果作为本步骤的执行结果，其他人再无权处理此步骤。会签：在本步骤有多个执行人的情况下，所有执行人必须全部审批后，才能执行下一步骤。定义完成总经理审批步骤的界面。2.3.2动作定义流程动作定义各步骤的执行先后顺序，保证流程按照设定的顺序执行。动
13、作类型分两种：顺序执行动作、循环执行动作。顺序执行动作定义了流程是按照一个方向执行，当前步骤执行完毕不会再跳转回前面步骤执行。循环执行动作定义了流程不是按照一个方向执行，当前步骤执行完毕再跳转回前面步骤执行。顺序执行动作： 结合本例， 在流程新建立时，有一条线段由开始步骤指向结束步骤，这是系统默认动作，现在需要将此动作由开始步骤指向部门审批步骤，具体如下：上图中起始步骤定义动作的开始步骤，目的步骤定义动作目的步骤。工作流属性中，条件类型定义了此动作在何种审批结果下执行。审批结果包括：同意、不同意两种情况：同意：当此步骤的审批人审批同意后，如果选择内容条件有效，满足“内容条件预览”中的条件才会继
14、续执行下一步骤。说明：您可以在这一个动作定义里多个逻辑关系。如：金额=1 or 申请部门=“部门A” or 申请日期2009-06-19。最多四个逻辑关系来确定你的流程走向哪个步骤。您也可以定义多个动作分支。按照条件来执行指定的步骤。如：金额1执行“步骤A”，金额=1执行“步骤B”，金额1执行“步骤C”分三个动作定义。不同意：当此步骤审批结果为不同意时，执行指定步骤。 一般通过定义这种动作，可实现循环审批流程，即当审批不同意时，可以将流程退回前面步骤重新审批。需要说明的是：当条件类型未定义【不同意】的动作时，此步骤的审批结果为不同意时，整个工作流将全部结束。再定义另一步骤。定义流程完成之后界面
15、。 注意不要忘了点击保存流程。 至此，工作流的表单、流程步骤定义全部完成，可以正式使用了。循环执行动作在定义工作流属性时，定义审批结果为不同意时流程的跳转步骤即可实现循环执行动作。下面图是循环流程的样图。三. 工作流的使用 工作流定义完成后，接着是如何使用的问题，下面就以【出差申请流程】为例具体介绍。 点击左侧或顶部导航条中的【个人办公】，选择工作流后，出现下图：点击【出差申请单】右侧的【新建工作流程】，建立一个工作流，如下图：蓝色框内容为系统自动填入，方便用户操作；红色框为用户手工填入。填入相关内容后，点击【保存】，流程自动转给下一步审批人；若点击【返回】，所输入内容无效，放弃新建工作流。点
16、击出差申请单 右侧的 【查看申请情况】，系统显示出“我”所发起的出差申请所有工作流。点击查看，显示此工作流的具体审批情况。如下图：点击查看流程表，显示我所填写的表单内容。下一步的执行人登陆后，系统会自动提示审批内容，如下图： 点击“查看详情”按钮，直接进入审批界面。同时下一步执行人可在首页的【待办事宜】或在【个人办公】的【待办事宜】中看到待办内容。点击【主办】，审批此工作流。如下图：修改表单中有权限修改的内容，本例中为本部门审批项，然后再选择同意或不同意按钮，即可完成审批。按照【出差申请流程】的流程步骤定义，点击不同意后，整个流程即结束，此流程不会再继续下面的审批步骤。 审批完成后，在已处理流程旁边的计数会自动累加，如下图：点击【已处理】按钮，可查看“我”已审批完毕的工作流，如下图：【催办】表示需要下一步执行人尽快审批；【收回】重新审批此工作流，前提是下一步的执行人尚未审批此工作流。
