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1、15台丰田叉车交车仪式策划书时 间：2004年9月15日地 点：洋浦长祥物流有限公司主办单位：海口丰运叉车公司目 录前 言一、前期准备工作二、仪式场地的布置三、现场与叉车的设计方案四、交车仪式的议程安排五、有关工作人员分配表六、仪式活动项目预算前 言海口丰运物流设备有限公司，预定于2004年9月15日左右在洋浦长祥物流有限公司举行15台丰田叉车的交车仪式。因此，本企划案旨在通过组织这次交车仪式的举行及一系列的广告宣传配合，为了企业的传播需要，为了建立品牌的知名度、认知度、美誉度，树立起产品良好的品牌形象，并在较短时期内尽可能提高产品的销售量。 本次仪式活动的主题：一、前期准备工作1、报纸媒介的
2、预先宣传9月12日左右，选择在海南地区最具影响力的海南日报或南国都市报做前期宣传，以扩大仪式活动的影响力度，同时达到广告宣传的效果。2、参与人员的拟定 确定邀请嘉宾的名单，确认来宾姓名、人数 各个流程工作人员的编制3、确定记者接待方案与新闻稿4、有关部门的审批工作（城建、气象、安全保卫、交通、消防等）5、仪式有关用品的准备二、仪式现场的布置 1、主席台的设置 主席台：在场地适宜的位置设置主席台，并配有播音、扩音设备、桌椅。四、交车仪式的议程安排再次是对新闻发布会的议程安排，也就是开新闻发布会的那天如何安排的问题。如发布会正式开始时，是否来一段歌舞表演或者是欣赏一场小品？企业的哪些领导出席此次会
3、议为最佳？进入话题时，谁先发言、发言多长时间、何时结束会议等问题都应有一个严密计划流程。最后是根据这些策略另外制订更为具体的准备操作手册，如具体到每一个人每一步，甚至具体到指引牌的内容与摆放、背景板的悬持高度，时间上具体到分钟。因为策略性方案不适合每人一份，只有核心成员和相关领导才能拥有；而这个具体操作方案则是用于企业内部工作小组的每一位成员。以“十月革命”新闻发布会中的广东地区议程安排为例：时间：2002年9月24日上午10：00地点：公司总部主题：XX发动十月革命，挑战洋品牌！与会媒体：广州日报、羊城晚报、信息时报、南方都市报、粤港信息报、南方日报等广州主流媒体；佛山日报、顺德报等当地媒体
4、；与会领导：X总X总X副总与会人员：XX（主持人）XXX等会务安排：XXX负责，XXX、XXX协助。会议安排10：0010：15 公司专题介绍片放映10：1510：20主持人宣布会议开始、来宾介绍10：2010：40总裁致欢迎辞10：4011：00隆重推介“十月革命”，并介绍相关背景，市场状况分析等11：0011：15新产品介绍与演示11:3012：00答记者问，公司领导与媒体记者等人员作双向交流12：00主持人宣布会议闭幕、午餐安排三、People“人员”邀请新闻记者是新闻发布会邀请的重头，一般来说，先草拟一份邀请的名单，至少提前一周时间发出邀请函，然后电话落实（当然，与媒体熟悉的厂家大可不
5、必去发邀请函，用电话提前两三天通知就可以）。比如此次“十月革命”新闻发布会，就邀请了广州日报、羊城晚报、南方日报、信息时报、南方都市报、粤港信息日报等广州主流媒体，佛山日报、顺德报等当地媒体。由于这家企业与广东这些媒体都很熟了，平时也经常有来往，因此一个电话就轻松搞掂了（这也说明，企业平时应该注重与媒体的公关，省得临时抱佛脚）。当然，如果还要邀请一些社会知名人士参加，还得考虑其权威性、专业性与时间方面的配合。确定参会人员是一项很重要的工作，也是一个变量性的因素，而它的变化将影响到整个发布会的规格与规模，进而影响到发布会的各个因素。因此，这是新闻发布会工作控制的“关键点”，宜重点来抓。四、Con
6、firmation“确定”所需资料资料是新闻发布会的炒作基点，也是企业充分表达自身目的的介绍场所。提供给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，在新闻发布会前发放给新闻媒体。主要有以下几种资料：1、新闻通稿：篇幅较长，内容充实，一般是详细介绍本次活动的市场背景、活动的深度分析，重点报道企业形象等，可以从不同角度提供尽量多的素材（注意，由于现在的记者越来越懂得享受，新闻通稿最好还同时提供电子文档）。2、背景材料。3、图片资料。4、重要发言。比如，老总的发言，技术、营销分管领导的发言稿等等。5、公司宣传册（如果不是第一次开新闻发布会，可以免了）。五、Choose“选择”发布时间发布时
7、间的选择在新闻策划中相对定性一点，因为每一次新闻发布会总是要配以相应的市场行动，特别新品上市的新闻策划，不会为新闻发布会而影响其营销策略的进程。但是我们在这些限制中也可以寻找一些合适的时机，如选择人们容易记起的日子：节日、国际宣传日或者是企业的特殊日子，如厂庆等。但要注意的是，发布会要避开重大的事件、会议或忌日，如笔者策划的另一场“六月革命”新闻发布会中，因没有考虑到“6*4风波”的历史忌日，导致媒体文章发不出来，到了编辑手里就砍了。此外，由于记者的职业习惯，一般都是晚睡晚起，故企业的新闻发布会不宜在上午10：00前召开，否则，很难聚齐所邀请的媒体。说到时间问题，这里还涉及到整个会议的议程时间
8、安排。从实践来看，一般控制在一到两个小时为宜。特别是发言的时间，演讲稿件字数应该控制在把问题讲清楚的长度，不宜太长，也不宜太短，实践证明，15分钟到20分钟之间比较合适。六、Place“地点”布置地点的布置可以分为地点的选择和现场的布置两部分。新闻发布会一般都选择在酒店召开，这里就涉及到一个品位与风格的问题。依据企业的实力和新闻发布会的内容选择发布会的档次，也就是说，在不同星级标准的酒店体现出一个企业的实力情况和发布会的内容。此外，依据发布会的内容、类型、规模及企业所在的行业特性，选择不同风格的酒店。如在“十月革命”新闻发布会中，在广东地区我们选择总部，在北京选择四星级的酒店，在重庆选择的是准
9、三星级的宾馆等。至于现场布景，一般包括：会议室布置：主题背景板的设计与布景、主席台的设置和大小、投影设备和电源、麦克风的准备（如果是小型会议的话，尽可能每人一部）、茶水与果点、纸巾、现场服务员的到位、签到薄与笔等物品的准备；同时考虑实际情况进行现场气氛装饰，如笔者在重庆开“十月革命”新闻发布会时，由于某种原因不得不订一个大的会议厅，现场很大，已超过预定的规模。如何使会议厅看起来不会空荡，便成为我们现场布置时重点考虑的问题，后来，我们用气球、花、宣传架画和一些塑料的大树进行填充式的布景，取得良好效果。室外布景：这是营造一个热烈气氛的先导，我们可以在酒店外围设置一些横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等，
10、但是各个酒店有所不同，有的允许，有的不允许。迎宾指引布置：有些酒店经常会是很多企业同时召开相关会议，因此迎宾指引就呈现出一个企业的人性化服务，一般而言，在门口都应该有迎宾小姐，或者是设立一个迎宾台。不然的话，就在大堂门口树立企业新闻发布会在此召开的信息立牌，并注明在哪一楼、哪一会议厅，而且在电梯口、拐弯处也应设立相关的指示牌，如“XX集团十月革命新闻发布会由此进”等指示语。现场布置一个很重要的方面就是席位摆放的问题。一般是主席台加下面的课桌式摆放，也有的发布会是圆桌摆放式的（中小型发布会采用这种方式更佳）。如在“十月革命”时，我们就一律采用圆桌式摆放，这样可以拉近与记者的心理距离。此外，注意席
11、位的预留，一般在后面准备一些无桌子的坐席，以备不时之需。七、Control“控制”现场气氛其实，前面的准备工作在可控性方面都相对较高，真正难以控制的就是现场的气氛。当一个会议进行时，不可能停下来给时间你去冷静思考或者是重头再来，很多企业或者是新闻策划者都容易在这里栽跟头。我们来分析一下容易出问题的环节：会议的流程。大多数发布会整个过程就是讲话，念稿件，例行演示。这几乎成了一成不变的模式，这样的会议参加得多了，记者心里就有一种腻的感觉。实际上，尽管发布会是一个正式的会议，但可以做得更活跃一些，尤其是会议的开幕，如可以欣赏些舞蹈、音乐等。记者提问。这是与媒体互动沟通的时候，最常见的问题就是冷场，可
12、能会出现的几种极端情况是：无人提问的冷场、太多人提问而无法回答的冷场和敏感性问题不知如何回答的冷场。对于第一种情况，则事先与几个较熟的媒体进行一些沟通，可以设置几个问题给他们提出，以启发其它记者的思考与发问。对于第二种情况，会议主持人应敏捷地将一些同类的提问进行归纳，并将这些提问有序地请相关的企业领导来回答。对于第三种情况则比较复杂，因为一些涉及到企业机密或不愿意对外公开表态的问题，企业都会极力地回避，如某企业在开新闻发布会时，被记者问及其“商标事件”，这是该企业的一个历史伤痛问题，一直对外就讳莫如深，结果该企业采取避而不答的方式造成冷场。因此，出现这种情况，避而不答、无可奉告显然不是明智的做
13、法，这时，我们可以直接、礼貌地告诉它是企业机密，一般来说，记者也可以理解，有的则可以委婉作答。注意一个技巧，就是先简单地以点带面答出要点，邀请其在会后探讨，这样就不会出现相关的尴尬。气氛的控制。一般来说，答记者问都是由一位主答人负责回答，必要时，如涉及到专业性强的问题，由他人辅助。因此在回答时应平等对待每一个媒体，不应有偏颇，在态度、语气等方面都应表现出一视同仁，哪怕平时你与这家媒体很熟。而且值得重视的是，礼节问题是气氛融洽与否的关键之一，如开发布会之前，对前来的经销商、社会人士要有人陪同和沟通；对于前来的记者，要主动打招呼，不要冷落了哪一家等等。节目的安排。很多企业开新闻发布会就是叫几家媒体
14、坐坐，事后发发稿件就完事，整个现场除了人和资料就没其它东西，使人感到单调、枯燥、乏味。其实在很多环节我们可以做得有“声”有“色”。如在产品的演示讲解过程中，就不要去念技术资料了，可以用一些现代科技手段，结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等，以助与会者的理解等。所以，现场的控制是体现新闻策划者或者说会议总协调者应变能力的一环，要取得新闻发布会的圆满成功，我们应该将工作做在前面：首先是预防变数的发生，将可能出现的问题考虑一遍。其次，针对这些问题在事前准备好备选方案，并做一些排练以应付。再次，在发布会前准备好记者答问备忘提纲，并在事先取得一致意见。最后，注意积累现场的灵活应变的处理技巧。五、有
15、关工作人员分配表其次是在流程的基础之上进行时间的控制，一般以时间进度表（倒计时）的方式来表现。即根据工作小组的内部分工，明确指出场地布置应在哪天完成、资料应在哪天到位等，工作小组的总协调人将根据时间进程表来检查完成情况。但要注意的是，在安排的时间上要合理，同时要留有余地，一般来说，前面的时间、进度要安排得紧凑一些，保证后面有时间来调整、调配、完善。5、任务分工：(1)市委办公厅、市政府办公厅负责主席台领导的名单确定、请柬及观摩券发送、就座安排、主席台服务等工作。(2)市委宣传部负责广播稿及有关文字材料审定，起草领导讲话和总体指挥、协调工作，安排新闻宣传报道工作。(3)市建设局负责搭建主席台及彩
16、虹门、标语、盆花和桌椅摆放等项工作。主席台的设置及相关工作于正月十五上午11时前全部准备就绪。(4)市广电局负责主席台全套音响设备(含高音喇叭)的装置、操作工作，中午12时前装置、调试工作就绪，并抽调2名播音解说人员于下午l时到位。(解说词由文化局提供)(5)市公安局、交警支队负责拟定安全保卫预案，组织足够警力作好主席台、集结区、各表演区和疏散区的安全保卫、秩序维护、消防、交通疏导工作，负责沿线妨碍表演进行的指挥岗、隔离墩的撤离，负责主席台就座领导车辆的停放指挥工作。(6)市武警支队于下午1时整，分别派员在市委门前和公共汽车公司院内待命，并将到位情况报告总指挥及执行副总指挥。(7)市供电局负责
17、活动期间的电力保障及应急抢险、维修工作。(8)市卫生局于下午1时前在市政府门前设置紧急救护点，并配置必要的器械及交通工具、并将到位情况报告总指挥。(9)市电视台、市电台、阳泉日报社的记者子下午l时前到位，做好活动的全程报道及录制工作。(10）市城管办负责表演沿线的广告横幅的提升和撤离，确保表演队伍的正常行进。(11)市文化局负责起草秩序册现场解说词、表演队伍指挥和艺术指导。负责礼仪小姐组织，大赛标示牌、工作证、观摩车证及袖标的制作及发放工作。新闻发布会开完后，很多人以为万事大吉了，其实不然，我们新闻发布会最主要的目的就是通过媒体的公信向外界传播企业，“效果才是硬道理”。而评估效果的主要指标就是见报率和社会影响度，因此，在发布会开完后，还得与记者沟通何时出稿，并跟进出席媒体的见报情况，同时收集整理相关样报以作事后评估。
