文件和报告的写作培训课件.ppt

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1、2023/3/10,文件和报告的写作培训,文件和报告的写作培训,文件和报告的写作培训,内 容 提 纲,第一部分、文件类别和写作要求第二部分、文件写作的程序和规范第三部分、常用文件的写作方法第四部分、文件的格式,文件和报告的写作培训,第一部分、文件类别和写作要求,文件和报告的写作培训,一、工作中常用的文件类别,公文类：请示、报告、通知、会议纪要、通报工作类：计划/规划、总结、简报、函、意见宣传类：新闻报道稿件,文件和报告的写作培训,二、文件的基本结构,文旨（目的、目标）灵魂材料（素材、资料）血肉结构（框架、格式）骨架语言（文字、修辞）细胞,文件和报告的写作培训,三、文件写作的6C原则,1正确：符

2、合政策和方针，表达的东西有道理，不强词夺理，不讲歪理；不掩饰、不夸张，按事实本身描述与表达。2清楚：思路、表达要清楚，让人一目了然看明白，遵循一文一事，明白无误地把要说的话写出来，让别人看得懂，这是最起码的要求。3具体：忌一般化、抽象化，有具体指向和要求,使看到文件的人看了以后知道是什么事情，该怎样去做。,文件和报告的写作培训,4完整：表达事项（意图、缘由、措施、建议、要求、希望、时间、地点、人物等）完整，不遗漏。5简洁：层次分明，文字简炼、生动，不拖沓，不堆积词句。6.得体：风格适宜、规范，措词得体。,文件和报告的写作培训,第二部分、文件写作的程序和规范,文件和报告的写作培训,1、明确写作主

3、旨给写作定位，目的？写什么？文种？怎么写？2、收集信息资料供写作参考，需要哪些？怎么收集？如何整理？3、拟定结构提纲搭写作框架，通盘安排，强化要点，有详有简。4、完成正文草稿填写作内容，按照提纲一步步充实内容，加工成章。5、认真修改检查定写作终稿，反复推敲斟酌，直至满意。,一、文件写作的程序,文件和报告的写作培训,二、文件写作的6W3H准则,写作准则,What:主旨是什么？,Why:为什么要这么做？,When:什么时间做？,Where:在哪里？,Who:相关的人、物品等。,Whom:适用哪些人？,How:用什么方法，怎么做？,How much:多少费用或投入？,How long:需要多长时间？

4、,文件和报告的写作培训,a写什么？要达到什么目的？采用什么文本、文种？给谁看？要求对方做什么？f怎么做？g达到什么效果？,明确文件写作主旨,资料来源：a需要哪些资料信息？b有哪些收集渠道？c怎样收集？d达到什么目的？,自我提问：,收集资料信息,文件和报告的写作培训,三、文件写作的注意事项（技巧）,1、语言要平实、易懂，尽量用短句。切忌误导性、模糊的语句（例：如无重大分歧，实在不行等）,2、内容简单明了，突出重点。,4、用通俗易懂的例子解释。,3、当内容复杂、报告的页数较多时，可将报告分为概述部分和说明部分。概述部分遵照6W3H的原则制作，尽量使用标准样式，说明部分使用附件的形式。,文件和报告的

5、写作培训,5、版面排列清晰，切忌过分花哨的装饰。,6、提纲挈领，利用顺序好来表明逻辑关系。,7、从结论写起，让阅读者尽快理解内容，印象深刻。,8、拟定一个鲜明的题目，用能够代表整个内容的文字简单明了地命题，要做到只看题目就知道要做什么；或者将结论用于题目，并标注文件类型（请示、报告、通知、通报、计划等）。,文件和报告的写作培训,文件写作,你要说什么,你要什么结果,你要怎么说,你对谁说,对象：决策者、影响者。,效果：你有没有得到要得到的东西,主旨,表达,四、文件写作简图,文件和报告的写作培训,文件写作三环节,预想：你要告诉他们什么；回顾：你已经告诉他们什么；确认：他们是否能够了解或理解。,时刻记

6、住：文件的阅读者不理解就是文件写作者的错！,文件和报告的写作培训,第三部分、常用文件的写作方法,文件和报告的写作培训,1、请示的概念“请示”是下级向上级请求指示和批准时使用的文件。适用于以下情况：（1）工作中遇到的新情况、新问题，缺乏明确政策规定的情况。需要上级批准才能办理的事情。解决“请求该怎样做”的问题。（2）对本单位/部门所提出的工作方案做出批准。解决“请求批准这样做”的问题。（3）超出本单位/部门职权之外，涉及多个部门的事情，需请示上级予以指示。解决“请求有关单位这样做”的问题。,一、请示,文件和报告的写作培训,开头说明请示的原因 说明请示的理由、依据或目的，必要的话写明请示问题产生的

7、背景。阐述清晰解决问题的必要性、紧迫性。同时讲清事项已经具备的条件和办理的可行性。然后用“为此，特请示如下”，或“现将有关事项请示如下”，或“现提出以下请示意见”等作为过渡句，引出正文的主题部分。,2、请示的写法,文件和报告的写作培训,主体提出请示事项 要讲清遇到了什么问题、要请示哪些事项、本单位准备怎样处理等。重点在于对解决有关问题提出的具体建议或意见，以及具体要求的说明，甚至要提出解决问题的初步方案供上级定夺。如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级出谋献策，不能简单上交问题和矛盾。,文件和报告的写作培训,结尾恰当使用结语 用简短的语言，明确提出请上级指示、批

8、准、批转的肯定要求。注意采用征询、请求、谦和的语气，使用祈请语言。如以下格式：“当否，请批复。”“以上请示妥否，请指示。”“以上请示如无不妥，请批准。”“以上请示如无不妥，请批转执行。”,文件和报告的写作培训,3、注意事项,（1）严格遵行一文一事的原则，即一份请示只讲一个问题。（2）严格按照隶属关系逐级请示，不能越级请示，也不能多头主送，相关部门和领导可以会签或抄送。,文件和报告的写作培训,二、报告,1、报告的概念“报告”是向上级汇报工作，反映情况，答复上级询问的文体。,（1）目的不同 报告是为了让上级了解和掌握情况，或者提出意见、建议，一般无需上级批示。请示的目的是为了让上级审核、批准有关事

9、项，必须要求上级给予批复。,2、报告和请示的区别,文件和报告的写作培训,（2）时间不同 报告是为了让上级了解和掌握情况，所涉及的工作或未进行，或正在进行，或已经完成，因此可以在事前、事中、事后写报告。而请示必须要在事前，必须经上级审核、批准后才能实施或办理。（3）内容不同 报告的内容可以具有综合性特点，可以同时反映多方面的情况和问题。而请示的内容单纯，必须一文一事。（4）处理结果不同 报告上交后，不需要上级批复，阅后可归档。请示，上级无论同意与否，都必须给予批复。,文件和报告的写作培训,（1）开头 对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：工作开展的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价、

10、以及要报告的主要问题等。（2）主体 重点回顾工作进展情况和主要成绩；提炼工作中取得的经验和体会；找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法；提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。,3、报告的写法,文件和报告的写作培训,情况报告的正文一般包括下面几个内容：交待发文缘由 扼要说明依据或背景，也可概括情况的全貌等。反映主要情况或问题，必要时可对情况和问题进行分析。以后工作的计划，或提出解决问题的办法或措施，或推测情 况发展的趋势，为上级做出决策提供依据。（3）结尾 一般使用下列术语 特此报告，请审阅；以上报告如有不当，请指正。,文件和报告的写作培训,三、通知,1、通知的概念

11、 向特定对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道情况或执行相关要求的公文。2、通知的特点（1）内容单纯，行文灵活简便。（2）表述具体，可操作性强。（3）时效性强，需要及时周知或执行。,文件和报告的写作培训,3、通知的写法,（1）通知缘由 一般应简述发布通知的缘由（即背景、根据、目的、意义等），也可以不写，直接发布内容。（2）通知事项 通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等，都在这一部分中有条理地组织表达。内容复杂的需要分条列款。（3）执行要求 发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要，可以没有这一部分。篇幅短小的通知，一般不需有专门的结

12、尾部分。,文件和报告的写作培训,4、两类通知的写法,篇段合一式：小规模、临时性、内部会议 要素：时间、地点、参加人、会议名称等。分层表达式：规格高、人数多、重要会议。导语：目的、根据、名称等。主体：时间、地点、参加人、内容、注意事项、联系方式等。结尾：提出准时到会的要求，或用结语“特此通知”。,（1）会议性通知,导语：通知的依据，即为什么发此通知，然后一句话作过渡语，如“现通知如下”，转入主体内容。主体：写具体事项结尾：一般写执行的要求，如“以上事项，望认真执行”。,（2）指示性通知,文件和报告的写作培训,四、工作计划,1、计划的概念“计划”是对一定时期的工作预先作出安排和打算时使用的一种文体

13、。2、计划的类别 根据不同情况，计划有不同的文种。比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”。,无论何种计划，其内容都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三项。,文件和报告的写作培训,3、规划,“规划”是计划中最宏大的一种：时间一般都要在三五年以上；范围大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；内容和写法往往是粗线条的，比较概括。“规划”带有方向性、战略性、指导性，其内容要具有严肃性、科学性和可行性。（）标题“四要素”写法：单位/部门名称时间期限内容范围“规划”二

14、字。,文件和报告的写作培训,（）正文 前言：即有关的背景材料，是制定规划的起因和缘由。要认真地综合和分析。指导方针和目标要求：规划的纲领和原则，用精炼的语言、概要地阐述出来。主要任务和政策、措施：规划的主体和核心，解决“做什么”和“怎样做”的问题，任务要明确，措施要概括有力。（3）结尾 即远景展望和号召。简短、有力、富有号召力。,文件和报告的写作培训,4、计划,（1）计划 计划是时间一般在一年、半年左右，范围一般是一个单位/部门的工作或某一项重要工作。内容和写法比规划具体、深入；比设想正规、细致；比方案简明、集中；比安排扩展、概要。具有以下特点：目的性、预见性、可行性、可变性、严肃性。,文件和

15、报告的写作培训,标题：“四要素”写法，不宜省略要素。正文：开头 说明指导思想、现状分析、计划总任务；完成计划的意义，即阐述依据、概述情况、或直述目的，包括前期阶段工作做到的程度、有哪些优点与缺点或经验教训以及有哪些有利条件和不利条件。开头要写得简明扼要。,（2）计划的具体写法,文件和报告的写作培训,主体 核心内容，阐述“做什么”（目标、任务，规定一定时期计划指标应完成的任务，以及应达到的要求）、“做到什么程度”（要求）和“怎样做”（措施办法）三项内容，包括责任分工、方法、步骤、措施、时问期限等。既要写得全面周到，又要写得有条不紊，具体明白。结尾 或突出重点，或强调有关事项（如检查落实方法），或

16、提出简短号召，也可不写。,文件和报告的写作培训,（3）计划写作的要求,制定科学合理的目标和指标，总目标是明确、具体、符合公司方针和要求、方向正确。任务的数量和质量要求要合理；任务的指标要能够考核和控制；任务指标要相对稳定，可以衡量；任务指标要符合实际，可以实现；任务指标要有明确的时间限制。,文件和报告的写作培训,五、总结,1、总结的概念“总结”是对以往一段工作的回顾与反思,并以书面形式表达的业务性文件。,“计划”和“总结”的区别：“计划”是工作之前的安排与打算，解决“做什么”和“怎么做”的问题；“总结”则是工作之后的回顾、分析，是解决“做了什么”和“做得怎么样”的问题。,文件和报告的写作培训,

17、2、总结的特点,（1）客观性 总结是对过去工作的回顾和评价,因而要尊重客观事实,以事实为依据。（2）典型性 总结出的经验教训是基本的,突出的,本质的,有规律性的东西,在日常学习,工作,生活中很有现实意义,具有鼓舞,针砭等作用。（3）指导性 通过工作总结,深知过去工作的成绩与失误及其原因,吸取经验教训,指导将来的工作,使今后少犯错误,取得更大的成绩。,文件和报告的写作培训,（4）证明性 总结的基本表达手段是被动的(严格地说是证明),它要用自身实践活动中的真实的、典型的材料来证明它所指出的观点的正确性。（5）实践性 工作实践的记录、分析。（6）经验性 工作经验的总结，工作提高的记录。（7）理论性

18、形成书面、分析、归纳和提高，应该总结出理论性内容，工作能够得到提高。,文件和报告的写作培训,2、总结的几种写法,（1）两段式 采用叙述议论方式，第一部分主要写做了哪些工作，取得了哪些成绩，存在什么问题；第二部分则是根据第一部分的叙述，主要写经验、体会、教训；这种形式结构简单、中心明确。（2）概述式 按照“情况成绩经验问题意见”的模式。（3）阶段式 分阶段总结，注意各阶段特点，根据不同阶段写作，结构清晰，突出重点。,文件和报告的写作培训,（4）经验式 略写工作内容，重点论述工作经验，以便发挥总结的指导作用，侧重点鲜明、结构简单。（5）贯通式 按照工作发展的过程逐步进行总结，从各个工作阶段的具体工

19、作任务、完成任务的方法措施、工作结果等方面进行较为具体的叙述，同时谈经验、体会、教训；这种形式结构紧凑、内容连贯。,文件和报告的写作培训,3、总结的一般结构,（1）开头 概括工作的基本情况，交代总结针对的背景、时间、工作事项、点明中心思想；即或者阐述依据，或者概述情况，或者直述目的，要写得简明扼要。（2）主体 阐述“做什么”（目标、任务）、“做到什么程度”（要求）和“怎样做”（措施办法）三项内容，既要写得全面周到，又要写得有条不紊、具体明白。回顾完成工作情况：内容、措施、方法、成绩。提炼工作中的经验体会。指出存在的不足之处。今后的努力方向。,文件和报告的写作培训,第1部分、指标完成情况第2部分

20、、成效及分析第3部分、存在问题及解决建议第4部分、工作计划和措施,目前工作总结的模式,（3）结尾 简要说明今后工作的打算，或突出重点，或强调有关事项，或提出简短号召，也可不写结尾。,文件和报告的写作培训,4、写好总结的注意事项,（1）重视总结工作 自下而上与自上而下相结合，认真写总结。（2）一分为二、运用辩证分析的方法 坚持两点论，要实事求是地总结工作，任何一项工作都会有成绩有问题，因此要运用辩证法，全面地、一分为二地看待所做工作，即要肯定成绩，又要找出存在问题；既要看到现象，又要看到本质；既要看到主流，又要看到枝节。,文件和报告的写作培训,（3）材料取舍得当 做好材料工作，总结前要充分占有材

21、料做到观点和材料的统一，通过进行认真分析，围绕重点事实，突出主要内容，分析典型材料，切忌不分主次。既要有丰富材料，又要发现工作中的闪光点。（4）注重理性分析，找出规律 抓住重点问题，注意提炼，总结正反两方面的经验教训，但要避免事无巨细、面面俱到。（5）思路明确 叙述、分析过程中，一般要通过纵向、横向比较，反映取得的成绩和存在的问题。在结构上要详略得当，突出主要内容。在内容的安排上，应主次分明，思路清晰。,文件和报告的写作培训,六、提案,1、提案的概念 提请会议讨论、处理和决定的建议；对某项工作的开展提出的以文字形式表述的、系统化的、待讨论的方案。一般是用于某个方面的工作改进和改善。如：“提案改

22、善”。,文件和报告的写作培训,2、提案的内容,（1）案由分析提出提案的理由、原因或根据。它是提案的核心部分，要有情况、有分析、实事求是，简明扼要，切忌笼统、空泛、失实。（2）建议、办法和要求针对案由反映的问题，提出自己对解决问题的主张和办法。（3）一案一事切忌一案多事。,文件和报告的写作培训,一般分四部分：引言、分析、建议和总结。(1)引言：10-15%(2)分析：40-50%(3)建议：35-45%(4)总结：5-10%,3、提案的结构,分析客观的数据层面过去和现在问题,建议主观的设想全面现在和未来答案,文件和报告的写作培训,4、写好提案的注意事项,（1）提高认识 提案是工作的改进，是能力的

23、提高。（2）充分准备 一件高质量的提案需要一番认真的准备，包括酝酿、选定题目、调查思考等过程，要下很大功夫。（3）掌握政策 把握公司的方针和目标。（4）调查研究 深入、切实地了解提案项目相关的一系列内容。（5）征求意见 提案酝酿、调查研究、撰写过程，听取相关人员、部门的意见，避免片面性。,文件和报告的写作培训,六、函/工作函/工作联系单,1、函的概念“函”是不相隶属部门之间商洽工作、询问或答复问题，请求批准、获得支持和答复审批事项时使用的文体。,2、函的分类（1）按形式分：公函和便函（2）按行文关系分：发函和复函（3）按内容分：告知函、商洽函、询问函、请求函、答复函。,文件和报告的写作培训,3

24、、函的写作（1）直截了当 简要明确地提出要商洽的事项和要询问的问题，并表明态度，不绕弯子，不含糊其词。简单说明问题的缘起，需要对方“怎么做”。（2）用语 叙述清楚，语言简洁，注意分寸和礼貌，因为函用于不相隶属部门之间，因此，语言要平和、礼貌、得体，忌用命令、生硬或过于乞求的语气，本着平等协商、以诚相见的态度，谦和有理，不卑不亢。（3）格式规范 如“工作联系单”。,文件和报告的写作培训,第四部分、文件的格式,文件和报告的写作培训,一、文件的排版,1、用纸：A4型幅面尺寸为：210mm297mm。2、页面（左右、上下边距）上2.5厘米；下2厘米、左2.5厘米、右2厘米 3、排版规格 正文用小三号、

25、四号仿宋字，文中如有小标题可用小三号宋体字或黑体字，注意分级标题一般每面排26行，每行排28个字。,文件和报告的写作培训,4、制版打印要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。5、装订要求 一般靠左侧装订，不掉页。6、页码 一般页脚居中，如果正反 面打印，可居中或在外侧。7、标点 标点是文件的重要组成部分，合理使用标点符号。,文件和报告的写作培训,第一层-一、二、三、四第二层-（一）、（二）、（三）、（四）第三层-1、2、3、4、第四层-（1）、（2）、（3）、第五层-、,二、文件内容的层次序号,文件和报告的写作培训,三、文件的附件和附表,附件是属于正文的文字性材料。一般分为两种：一是补充说明正文的或作印证参考的某方面的材料、数字、图表，或者是文件中使用的表格等。另一类是正文相关的另一份文件。,附件、附表的使用要点：1、文件中用到附件、附表时需在正文中相关位置注明，并在正文最后逐一按顺序列出。2、有多份附件或附表时，需注意序号和名称的对应一致。3、打印稿，附件、附表按顺序附在正文之后。,2023/3/10,文件和报告的写作培训,演讲完毕，谢谢听讲!,再见，see you again,3rew,