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1、佳兆业集团媒体管理制度文件编号： 负责单位： 集团营销策划管理部 起草人：陆怡 修改人： 颁布日期： 审核人: 罗军 公示日期： 批准单位： 集团营销策划管理部 佳兆业集团媒体管理制度 1目的 为保障集团在对外媒体的信息传播中的一致性，树立良好的企业媒体形象，维护有效的企业媒体关系，特制定本制度。 2适用范围 本制度适用于集团总部和各下属公司对外部媒体的关系管理，本制度中提到的媒体和媒体人员均不包含媒体广告代理单位和媒体广告代理人员。 3职责 31集团营销策划管理部职责： 311 负责拓展并维护全国性主流媒体、香港媒体的关系，整合并协助各下属公司进行媒体资源管理。 312负责集团层面的媒体传播
2、和媒体接待工作，指导和协助各下属公司进行媒体传播和媒体接待。 313负责集团层面危机事件的媒体危机处理，指导和协助各下属公司进行媒体危机处理。 314 监测与集团信息相关的新闻报道，分析、评估集团信息的媒体传播状况，提供阶段性传播建议。 315对集团层面信息的媒体发言人及发言范畴进行规范和监督。 316 定期整理有关集团的媒体新闻档案存档。 文件编号： 负责单位： 集团营销策划管理部 起草人：陆怡 修改人： 颁布日期： 审核人: 罗军 公示日期： 批准单位： 集团营销策划管理部 32下属公司品牌职能部门职责： 321负责拓展并维护下属公司所在地区的区域性媒体关系。 322负责组织策划与下属公司
3、相关的媒体传播活动，配合进行集团品牌信息的传播。 323负责下属公司层面危机事件的媒体危机处理。 324监测与下属公司相关的新闻报道，及时把握媒体动向。定期整理下属公司的媒体新闻档案存档。 33集团及各下属公司其他职能部门职责： 331配合集团营销策划管理部和各下属公司品牌职能部门进行相关专业支持、接待人员协调、接待用车安排、接待物料准备等相关事宜。 4、主要内容 41媒体信息发布 411集团及各下属公司所有媒体信息的发布均需要进行信息内容审批。公司对外发布的新闻信息，一般采取提供经进行信息内容审批的新闻素材给媒体，并由媒体自行采写的方式。 412集团股价敏感信息的发布，由集团投资者关系部提供
4、已报集团董事局审批同意的信息公告或信息内容，由集团营销策划管理部配合投资者关系部所要求的披露时间进行信息发布。 413 股价敏感信息的界定 股价敏感信息一般包括：任何性质的财务数据预测，如集团预算、盈利预测、毛利率、年度经营目标数值、股息前景等；会影响公司前景文件编号： 负责单位： 集团营销策划管理部 起草人：陆怡 修改人： 颁布日期： 审核人: 罗军 公示日期： 批准单位： 集团营销策划管理部 和其股票投资价值的非公开材料，如签订重要合约、注资、合资、策略性联盟计划等；企业的融资信息，包括但不限于发行债券、票据、配股、回购股份或大股东增持计划；集团内部重要人士变动；以及企业未公开的关联交易、
5、地价的支付情况、资产的评估值、管理报表中可用于推论盈利预测的关键数据等。 定性的问题、项目推广性的材料以及购房者、租户通常提出的较微观的定量问题一般较少涉及股价敏感消息。如无法判定拟发布信息是否属于股价敏感信息，请及时联系集团投资者关系部进行确认。 414集团层面非股价敏感信息的发布，由集团营销策划管理部负责上报，报集团总裁审批同意后，可对外发布。下属公司及下属项目层面的非股价敏感信息发布，由下属公司品牌职能部门负责上报下属公司品牌职能分管高管审批同意后，对外发布。 42媒体新闻发布会 421集团及各下属公司新闻发布会的召开均需要进行活动方案审批。 422股价敏感信息的新闻发布会是指集团业绩发
6、布等股价敏感的投资者关系类的新闻发布活动，这类活动由集团投资者关系部负责向集团董事局进行活动方案的上报审批和活动组织。集团营销策划管理部负责新闻发布活动中的媒体邀请、媒体沟通和媒体传播。 文件编号： 负责单位： 集团营销策划管理部 起草人：陆怡 修改人： 颁布日期： 审核人: 罗军 公示日期： 批准单位： 集团营销策划管理部 423非股价敏感信息的新闻发布会是指集团各种经营管理类信息的发布活动，这类活动由各进行活动主导的职能部门负责向集团总裁进行活动方案的上报审批和活动组织。集团营销策划管理部负责新闻发布活动中的媒体邀请、媒体沟通和媒体传播。 424下属公司及下属项目层面的非股价敏感消息的发布
7、活动，由下属公司品牌职能部门负责上报下属公司第一负责人审批同意后组织实施。下属公司品牌职能部门，负责新闻发布活动中的媒体邀请、媒体沟通和媒体传播。 43媒体采访接待 431所有媒体单位的采访均需要提前预约并进行采访审批，审批内容包括采访对象、采访主题、采访提纲及采访地点安排等。 针对集团董事局成员和集团总部高管的采访预约，由集团营销策 划管理部负责上报，报集团董事局审批同意后，可接受访问。针对下属公司高管的采访预约，由下属公司品牌职能部门负责上报下属公司第一负责人审批同意后接受访问。集团董事局成员、集团总部高管及下属公司高管以外人员，在未被授权的情况下不得接受任何采访。 媒体采访如为专访或深度
8、报道，应最大可能地要求媒体所撰写的稿件进行回传复核、审批，具体事宜见“41媒体信息发布”。 432如集团及下属公司品牌职能部门以外的部门接到电话访问，均应礼貌拒绝，并及时将媒体转介到集团营销策划管理部或各下属公司品牌职能部门接待。集团营销策划管理部或各下属公司品牌职能部门需了解清楚媒体名称、采访对象、采访主题等要点，留下对方联系文件编号： 负责单位： 集团营销策划管理部 起草人：陆怡 修改人： 颁布日期： 审核人: 罗军 公示日期： 批准单位： 集团营销策划管理部 方式，再与采访话题涉及部门进行情况了解，并对采访内容信息进行相应审批后进行回复。如遇香港财经媒体的采访查询，或香港媒体关于集团危机
9、事件的采访查询，集团营销策划管理部需与集团投资者关系部统一意见，共同处理此类采访。 433如果有媒体直接到集团或下属公司的相关场所进行参观拍摄，在场的公司人员均有责任请对方出示证件，礼貌了解采访目的，并及时通知集团营销策划管理部或下属公司品牌职能部门人员进行接待。如涉及危机事件，处理方法参考佳兆业集团控股危机事件处理工作指引。 434集团营销策划管理部和各下属公司品牌职能部门均应指定一位品牌职能人员固定负责各单位的采访配合工作。 44新闻发言人 441新闻发言人的设立 公司新闻发言人的职责为代表集团和下属公司对外发布公司信息、回应新闻事件、引导舆论方向。集团总部新闻发言人由公司秘书担任；各下属
10、公司新闻发言人由各下属公司第一负责人指派下属公司高管固定担任，并向集团董事局报备。在工作繁忙或不便情况下，集团及下属公司新闻发言人可授权集团或下属公司相关高管代为履行新闻发言人职责，人员变更需提前向集团董事局报备。 新闻发言人以外的任何单位和人员，均不得对外发布公司信息，不得回应新闻事件、不得擅自引导舆论方向。 442新闻发言人的职责 文件编号： 负责单位： 集团营销策划管理部 起草人：陆怡 修改人： 颁布日期： 审核人: 罗军 公示日期： 批准单位： 集团营销策划管理部 集团总部新闻发言人履行职责的内容范围：集团股权变动、董事会调整、集团*关系、集团战略类的新闻信息；集团公司发展情况、各类数
11、据资料及涉及企业的新闻事件。 下属公司新闻发言人履行职责的内容范围：下属公司发展情况、所辖项目开发建设、优势及卖点等具体情况。 公司新闻发言人的具体职责和媒体处理办法可参照附表一。 45媒体危机处理 451媒体危机对接部门职责 当企业出现危机事件时，集团营销策划管理部和下属公司品牌职能部门需配合企业危机事件应急小组，在24小时内形成媒体应对方案和应对说辞，作为此次事件媒体传播管理的指导性文件，并组织实施传播管理工作。 集团层面的危机事件由集团营销策划管理部负责完成媒体应对方案，报集团危机事件应急小组负责人审批同意后，进行相关媒体的媒体沟通及信息发布。 下属公司层面的危机事件，由各下属公司品牌职
12、能部门负责完成媒体应对方案，报下属公司危机事件应急小组负责人审批同意后可进行媒体沟通及信息发布，但需同时报集团营销策划管理部备案。下属专业公司发生的媒体危机，需同时向同区域地产公司报备媒体应急方案，以便地产公司品牌职能部门及时了解事件进展，给予相应支持。 452 媒体危机的分级处理 文件编号： 负责单位： 集团营销策划管理部 起草人：陆怡 修改人： 颁布日期： 审核人: 罗军 公示日期： 批准单位： 集团营销策划管理部 一级危机：指针对公司重大突发事件造成负面报道或公司品牌引发媒体负面报道，涉及全国范围媒体报道的危机事件。集团营销策划管理部须和集团投资者关系部共同评估危机事件对集团品牌的影响程
13、度，并将危机事件的媒体应对方案上报集团总裁，再由集团营销管理部统一安排集团相关部门和下属公司进行处理。如事件发生在下属公司，下属公司品牌职能部门必须在事件发生4小时内书面上报集团营销策划管理部事件情况，并在24小时内报审媒体应对方案和应对说辞。同时，下属公司还需每天向集团营销策划管理部书面报备危机事件的阶段进展。 二级危机：指针对区域公司产品及服务引发的负面报道，涉及区域范围媒体报道的危机事件。下属公司品牌职能部门须及时妥善处理，并每天向集团营销策划管理部书面报备危机事件的阶段进展。 455 在危机处理过程中，集团营销策划管理部、集团投资者关系部、下属公司品牌职能部门必须明确危机事件的媒体沟通
14、人员，根据已确定的媒体应对方案和应对说辞，协调媒体资源，组织危机事件应急小组发言人接受媒体采访，掌握事件信息发布的主动权。在危机处理过程中，所有的对外沟通必须通过危机事件应急小组指定的发言人和媒体人员，未经授权，任何人不得随意对外发布信息。 46媒体维护 集团营销策划管理部及下属公司品牌职能部门需要与行业及各地媒体保持良好互动关系，至少每半年安排一次媒体关系维护活动，项目开盘等活动文件编号： 负责单位： 集团营销策划管理部 起草人：陆怡 修改人： 颁布日期： 审核人: 罗军 公示日期： 批准单位： 集团营销策划管理部 邀请媒体不在此范围内。 媒体维护活动结束三个工作日内，须以邮件形式将媒体维护
15、活动的实施情况报送至集团营销策划管理部品牌组工作对接人，内容包括维护日期、媒体名称、媒体参与人员及其职务、我司参与人员、活动内容等。 47媒体资料存档 471外部媒体发布的与公司密切相关的报道，由集团营销策划管理部、下属公司品牌职能部门的媒体职能人员共同监测、收集和存档； 472各下属公司应于每月的前七个工作日内，将上个月刊发的重要报道所在网页及报纸扫描件、广播或电视报道电子文件刻录成光盘交由集团营销策划管理部存档备份，同时上传至集团品牌信息平台进行共享，不需邮寄报纸原件。如媒体的相关活动跨越两个月，则在该活动要求反馈时间后三个工作日完成上述存档及共享工作。 5.附则 5.1集团营销策划管理部
16、负责本制度的制定、修改和解释。 5.2本制度自发布之日起生效。 6、附件 文件编号： 负责单位： 集团营销策划管理部 起草人：陆怡 修改人： 颁布日期： 审核人: 罗军 公示日期： 批准单位： 集团营销策划管理部 附表一： 佳兆业集团新闻发言人发言范畴表 新闻发言人 发言范畴 l 集团股权变动及董事会调整(只限于已在港交所公布之资料) l 集团使命与发展愿景 l 集团发展战略、年度经营目标及数值 l *关系与社会职责 集团总部新闻发言人 l 宏观政策与行业发展趋势判断 l 企业文化与价值观 l 企业经营理念与策略 l 合作伙伴关系(只限于已公开披露之资料)l 企业所获得的荣誉 l 集团层面的其他范畴 l 企业文化与价值观 l 下属公司经营策略 l 下属公司与当地*关系及社会职责 下属公司新闻发言人 l 下属公司产品项目定位 l 项目层面危机公关的对外发言人 l 下属公司荣誉 l 下属公司层面的其他范畴 佳兆业集团控股有限公司 二零一一年一月二十五日
